Ý nghĩa, mục đích của việc quy định trụ sở chính của doanh nghiệp là gì?

>> Luật sư vấn pháp luật cho doanh nghiệp trực tuyến gọi số:1900.6162

Luật sư tư vấn:

1. Quy định pháp luật về trụ sở chính của doanh nghiệp qua các thời kỳ?

Hiện nay khi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể đặt trụ sở chính của mình ở những nơi mà chủ doanh nghiệp mong muốn. Tuy nhiên, khi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp cần phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Cụ thể, những quy định pháp luật về trụ sở doanh nghiệp đã được Luật doanh nghiệp 2005, Luật doanh nghiệp 2014 và hiện hành là Luật doanh nghiệp năm 2020 đã ghi nhận về trụ sở chính như sau:

* Theo Luật Doanh nghiệp năm 2005:

- Trụ sở chính của doanh nghiệp theo Điều 35 Luật Doanh nghiệp 2005 được hiểu là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp; phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

* Theo Luật Doanh nghiệp 2014:

- Trụ sở chính của doanh nghiệp theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2014 được hiểu là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

* Theo Luật Doanh nghiệp 2020:

- Trụ sở chính của doanh nghiệp theo Điều 42 Luật doanh nghiệp 2020 phải được đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Như vậy, tuy qua từng thời kỳ Luật doanh nghiệp có cách quy định khác nhau về trụ sở chính. Nhưng nhìn chung, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phải là địa chỉ chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp, có thể sử dụng ổn định lâu dài để phục vụ cho công việc kinh doanh cũng như đảm bảo cho công tác quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 

2. Ý nghĩa, mục đích của việc quy định trụ sở chính của doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp là gì?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2005 cũng như Luật Doanh nghiệp 2020 hiện hành thì việc quy định trụ sở chính của doanh nghiệp mang những ý nghĩa, mục đích như sau:

Thứ nhất, trụ sở chính của doanh nghiệp tồn tại để thực hiện được việc liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp với các bên có liên quan. Cụ thể, trụ sở chính của doanh nghiệp phải có địa chỉ được xác định rõ ràng. Bên cạnh đó phải  số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Thứ hai, trụ sở chính của doanh nghiệp tồn tại để xác định được quốc tịch của doanh nghiệp. Cụ thể, địa chỉ của trụ sở chính phải có tên trên bản đồ hành chính Việt Nam, phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

Thứ ba, việc đăng ký trụ sở chính của doanh nghiệp là một thủ tục bắt buộc để đăng ký thành lập doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời gian 15 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Thứ tư, mục đích của việc quy định trụ sở chính của doanh nghiệp nhằm buộc doanh nghiệp phải thông báo sự hiện diện, sự tồn tại của mình tại trụ sở để cơ quan Nhà nước kiểm tra giám sát.

3. Có thể thay đổi địa điểm trụ sở chính của doanh nghiệp không? 

Hiện nay, công ty có thể thực hiện việc thay đổi trụ sở chính trong phạm vi quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh sẽ làm thay đổi thông tin quản lý đăng ký kinh doanh và thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế. Do vậy, khi công ty muốn thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/ huyện/ thành phố thuộc tỉnh, công ty chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi công ty đặt trụ sở.

Tuy nhiên đối với trường hợp công ty thay đổi trụ sở chính khác quận/ huyện hoặc khác tỉnh/thành phố thì sẽ thay đổi cơ quan thuế quản lý. Do vậy, doanh nghiệp cần tất toán đầy đủ nghĩa vụ thuế so với cơ quan thuế cũ theo quy định tại Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn thi hành luật doanh nghiệp 2020.

Theo đó, Luật Minh Khuê sẽ hướng dẫn cho quý khách hàng các bước để thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở chính công ty theo quy định pháp luật mới nhất.

Bước 1: Thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan thuế sở tại

- Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ Công ty khác Tỉnh/ Thành phố

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đến Chi cục thuế cũ nơi công ty đã đặt trụ sở chính để chuyển cơ quan quản lý thuế sang Tỉnh. Theo đó thành phần hồ sơ bao gồm:

+ Thông báo thay đổi địa chỉ theo mẫu có sẵn (Mẫu 08- MST được ban hành theo Thông tư 105/2020/TT-BTC)

+ Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

+ Văn bản ủy quyền trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ

Trong quá trình xử lý hồ sơ, nếu công ty còn thiếu tờ khai hoặc tiền thuế thì sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung các tờ khai hoặc nghĩa vụ thuế còn thiếu theo quy định của pháp luật. Sau khi bổ sung đầy đủ theo yêu cầu, doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả Mẫu 09 - MST thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm của chi cục thuế. Khi nhận được giấy này, tức là Công ty đã hoàn tất thủ tục ở thuế quận cũ.

- Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ Công ty khác Quận/ Huyện

Đối với trường hợp Công ty thay đổi địa chỉ sang quận khác nhưng cùng thành phố thì doanh nghiệp cần nộp hồ sơ lên Chi cục thuế quận cũ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để chuyển cơ quan quản lý thuế sang quận/huyện khác. Theo đó thành phần hồ sơ bao gồm:

+ Thông báo thay đổi địa chỉ theo mẫu có sẵn (Mẫu 08 - MST được ban hành theo Thông tư 105/2020/TT-BTC)

+ Bản sao y công chứng còn hạn giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty.

+ Văn bản ủy quyền trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi trụ sở chính công ty

Sau khi đã thực hiện xong bước chuyển cơ quan thuế, người đại diện theo pháp luật cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ để nộp lên Cơ quan đăng ký kinh doanh để thực hiện thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Cụ thể, căn cứ theo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp thì hồ sơ thay đổi trụ sở chính công ty gồm có:

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Phụ lục II-1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT)

- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

- Trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ thì cần có Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh kèm theo bản sao chứng thực (hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu) một trong các giấy tờ sau:

+ Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chính tới Phòng Đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo các phương thức sau:

- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở;

- Đăng ký nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính;

- Đăng ký nộp hồ sơ qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn)

Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi trụ sở

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận địa chỉ trụ sở chính của công ty; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

Trong trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do (Theo khoản 3 điều 30 Luật doanh nghiệp 2020).

Bước 5: Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ghi nhận trụ sở mới công ty

Doanh nghiệp có thể đăng ký nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính hoặc nhận kết quả trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 6 : Đăng bố cáo thay đổi

Việc đăng bố cáo thay đổi sẽ được Phòng đăng ký kinh doanh thực hiện bằng cách cập nhật thông tin mới nhất của công ty lên trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký kinh doanh ngay thời điểm có giấy phép kinh doanh mới.

5. Những lưu ý đối với trụ sở chính của doanh nghiệp

Hiện nay, khi lựa chọn trụ sở chính của doanh nghiệp mình ở chung cư, doanh nghiệp cần chú ý các điểm sau:

- Trường hợp căn hộ nằm trong nhà chung cư có mục đích để ở thì doanh nghiệp không được phép đặt làm trụ sở doanh nghiệp;

- Trường hợp căn hộ nằm trong nhà chung cư có mục đích hỗn hợp và căn hộ đó thuộc khu vực được phép kinh doanh thì mới có thể sử dụng để làm trụ sở doanh nghiệp;

- Khi được phép đặt trụ sở tại căn hộ đó, doanh nghiệp cần xuất trình các tài liệu chứng minh nhà chung cư mà mình đang sử dụng là “nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp”, hợp đồng thuê nhà hoặc bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu căn hộ … để được Phòng đăng ký kinh doanh xem xét chấp nhận hồ sơ.

- Việc đặt trụ sở sẽ chịu ảnh hưởng từ một số ngành nghề doanh nghiệp dự kiến kinh doanh. Ví dụ, trong trường hợp doanh nghiệp kinh doanh những ngành nghề sản xuất, chế biến, nuôi trồng… thì doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại khu dân cư, trung tâm thành phố mà chỉ đặt ở các vùng lân cận, xa khu dân cư.

Như vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn địa điểm trụ sở chính phù hợp với quy định nêu trên, có thể lựa chọn trụ sở tại nhà riêng đáp ứng điều kiện nêu trên và lập địa điểm kinh doanh tại nơi thực sự kinh doanh để tiện cho việc kê khai thuế và nhận thông báo thuế. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ không phải di chuyển trụ sở khi muốn đổi địa bàn kinh doanh mà chỉ đăng ký đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh.

Bên cạnh đó, một trong những điều cơ bản doanh nghiệp cũng cần phải chú ý đó là việc treo biển tại trụ sở phải có các nội dung sau:

- Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);

- Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

- Địa chỉ, điện thoại. Khi treo biển tại trụ sở, biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hỏa; không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về chủ đề Ý nghĩa, mục đích của việc quy định trụ sở chính của doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp và một số nội dung pháp luật khác có liên quan.

Mọi vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tại: Tư vấn pháp luật qua Email để được giải đáp. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê./.