Cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp nào?

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ quan trọng được tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cung cấp cho người lao động để ghi nhận việc khấu trừ thuế TNCN. Để hiểu rõ hơn về khái niệm này, cần tìm hiểu về bản chất của "chứng từ" và "khấu trừ thuế".

Theo quy định tại Khoản 4, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ được định nghĩa như sau: là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện dưới dạng điện tử hoặc in ấn, tự in.

Theo quy định tại Điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, khấu trừ thuế là quá trình tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thực hiện việc tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.

Từ các quy định trên, ta có thể hiểu rằng chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ được cung cấp bởi tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập, nhằm ghi nhận việc khấu trừ thuế TNCN đối với người lao động. Chứng từ này có thể được lập dưới dạng giấy tờ in ấn, tự in hoặc điện tử. Tuy nhiên, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, các tổ chức và doanh nghiệp bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng chứng từ thuế TNCN điện tử.

2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Xét theo các trường hợp được ghi nhận trong luật quản lý thuế, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được sử dụng với các mục đích sau:

- Chứng minh khoản thuế mà người lao động (NLĐ) được khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế.

- Đóng vai trò là căn cứ để NLĐ biết được liệu họ phải đóng thuế TNCN hay không, và xác định xem mức khấu trừ đã được tính đúng hay chưa.

- Thể hiện tính minh bạch và rõ ràng về các khoản tiền mà NLĐ đã bị khấu trừ thuế.

- Là một trong những tài liệu quan trọng trong bộ hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp NLĐ tự quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế, được ghi nhận tại Phụ lục I kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

- Trong trường hợp tổ chức chi trả thu nhập không cung cấp chứng từ khấu trừ thuế cho NLĐ do tổ chức đó đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế có thể dựa vào cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét và xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho NLĐ mà không yêu cầu phải có chứng từ khấu trừ thuế.

3. Cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp nào?

Các trường hợp cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được quy định tại khoản 2 Điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC) như sau:

(1) Tổ chức và cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế khi cá nhân bị khấu trừ thuế trong các trường hợp sau đây:

   - Thu nhập của cá nhân không cư trú.

   - Thu nhập từ tiền lương, tiền công.

   - Thu nhập từ hoạt động làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.

   - Thu nhập từ đầu tư vốn.

   - Thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.

   - Thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.

   - Thu nhập từ trúng thưởng.

   - Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.

   - Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).

(2) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

   - Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

     Ví dụ: Ông Q kí hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của công ty theo lịch một tháng một lần từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Trong trường hợp này, ông Q có thể yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.

   - Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức và cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

     Ví dụ: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ thì công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.

* Lưu ý: Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

4. Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bao gồm:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.

- Thông tin về người nộp thuế bao gồm tên, địa chỉ, và mã số thuế (nếu có).

- Thông tin về người nộp thuế (nếu có mã số thuế) bao gồm tên, địa chỉ, và mã số thuế.

- Quốc tịch của người nộp thuế (nếu không phải là công dân Việt Nam).

- Chi tiết về khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, và số thu nhập còn được nhận.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.

- Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập.

Trong trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, chữ ký trên chứng từ điện tử được thực hiện dưới dạng chữ ký số.

(Tham khảo theo khoản 1 Điều 32 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

5. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 

Theo Điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được tạo ra tại thời điểm tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thực hiện việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được chuyển giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi cá nhân yêu cầu gửi cho tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cho mình.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp cho cá nhân có thể là bản giấy hoặc bản điện tử và phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2022, khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, tất cả doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân đều phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dưới dạng bản điện tử.

Theo Điều 33 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được phép tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử, nhưng vẫn phải đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải hiển thị đầy đủ và chính xác các nội dung, tránh gây hiểu lầm cho cá nhân khi đọc.

Về số lượng chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp cho cá nhân, khoản 2 Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: được yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế cho cá nhân.

Bài viết liên quan: Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì? Cách khấu trừ TNCN

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về vấn đề: Cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp nào? Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!