1. Các trường hợp cập nhật, bổ sung Giấy chứng nhận 

Tại Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định việc cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

"1. Khi đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm bổ sung thông tin còn thiếu về số điện thoại của doanh nghiệp trong hồ sơ. Trường hợp doanh nghiệp không bổ sung thông tin về số điện thoại thì hồ sơ đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được coi là không hợp lệ.

2. Doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Luật Doanh nghiệp, như sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định từ Điều 47 đến Điều 55 Nghị định này, doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh nhận thông báo, xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp;

b) Trường hợp doanh nghiệp chỉ cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định tại các điều từ Điều 56 đến Điều 60 Nghị định này thì doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin vào hồ sơ của doanh nghiệp, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3. Doanh nghiệp không phải trả phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp cập nhật, bổ sung thông tin về số điện thoại, số fax, thư điện tử, website, địa chỉ của doanh nghiệp do thay đổi về địa giới hành chính và các trường hợp quy định tại điểm b khoản 2 Điều này"

Như vậy, theo quy định của pháp luật có những trường hợp doanh nghiệp cần phải bổ sung, cập nhật là bổ sung những thông tin còn thiếu khi đã đăng ký doanh nghiệp; cập nhật lại những thông tin đã thay đổi cố định như số điện thoại, số giấy tờ pháp lý của người đại diện,... Ngoài ra khách hàng có thể tham khảo thêm quy định của pháp luật trên.

2. Trình tự, thủ tục bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp 

Như đã phân tích về các trường hợp cập nhật, bổ sung thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Chúng tôi đưa ra cụ thể hồ sơ cập nhật giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật được thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

- Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

- Bản sao căn cước công dân mới của người đại diện theo pháp luật;

- Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật.

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có ủy quyền).

Nơi nộp hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đã đăng ký

Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo Điều 33 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

"Thời hạn cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

1. Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cập nhật thông tin thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ"

Theo đó khi có thay đổi về căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật thì doanh nghiệp cần làm thủ tục bổ sung, cập nhật thông tin theo quy định nêu trên.

3. Thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Quyết toán thuế với cơ quan quản lý thuế trụ sở hiện tại

(Công ty chỉ phải thực hiện bước 1 khi có thay đổi trụ sở công ty khác quận, khác tỉnh).

Thực hiện nghĩa vụ quyết toán thuế (thanh tra thuế)

Khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận hoặc khác tỉnh trước khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh. Công ty cần thực hiện thủ tục quyết toán thuế với chi cục thuế hoặc cơ quan quản lý thuế hiện tại. Đây là một trong các điểm rất mới áp dụng năm 2024 khi doanh nghiệp thực hiện thay đổi trụ sở chính công ty khác quận, khác tỉnh.

Thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế

Trừ trường hợp, công ty mới thành lập hoặc mới quyết toán thuế tại chi cục thuế hiện tại khi thay đổi khác quận, khác tỉnh thì chỉ cần thực hiện thủ tục chốt nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý thuế cũ. Sau khi có xác nhận của cơ quan thuế công ty thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đăng ký trụ sở mới của công ty.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

+ Luật Minh Khuê sẽ tư vấn điều kiện, quy trình, thủ tục pháp lý liên quan đến mỗi nội dung thay đổi để doanh nghiệp chuẩn bị.

+ Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ của chúng tôi sẽ hỗ trợ soạn thảo hồ sơ chuyển khách hàng ký để chúng tôi thực hiện các bước tiếp theo.

+ Nếu khách hàng tự nộp hồ sơ thì chuẩn bị hồ thay đổi tương ứng với nội dung thay đổi để nộp Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi, lệ phí công bố thông tin

Công ty nộp hồ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính: Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ và nộp lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp.

Phương thức nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

+ Nộp hồ sơ trực tuyến: tại website Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn. Hiện nay, tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh 100% các hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh phải nộp thông qua hình thức trực tuyến, cơ quan đăng ký kinh doanh không nhận hồ sơ trực tiếp cho thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp. Mọi thông tin thực hiện thủ tục được thực hiện qua tài khoản đăng ký kinh doanh nghiệp và kết quả thay đổi được gửi về doanh nghiệp theo đường bưu chính, doanh nghiệp nộp lệ phí thay đổi và lệ phí công bố thông tin bằng hình thức chuyển khoản qua thẻ ngân hàng.

+ Nộp hồ sơ trực tiếp: Hiện tại, chỉ có một số trường hợp đặc biệt do doanh nghiệp chưa gộp mã số thuế với mã số doanh nghiệp thì Phòng Đăng ký kinh doanh mới tiếp nhận hồ sơ giấy của doanh nghiệp trực tiếp. Khi nhận hồ sơ trực tiếp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và tiến hành thủ tục hành chính liên quan.

Bước 4: Nhận kết quả thay đổi đăng ký kinh doanh

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ hợp lệ sẽ bổ sung, thay đổi thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp một trong các giấy tờ pháp lý sau cho doanh nghiệp:

+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với các nội dung thay đổi. Một trong các điểm mới từ năm 2024 Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được in trên giấy A4 thường thay cho việc in bằng giấy phôi vàng cứng như trước đây.

+ Giấy xác nhận thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo để công ty sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu cụ thể và nêu rõ lý do.

Liên hệ qua hotline 1900.6162 hoặc gửi thư qua email lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ nhanh nhất và tận tâm.