Chỉ định thầu thông thường khi một nhà thầu được xác định nhận hồ sơ?

1. Chỉ định thầu thông thường được hiểu thế nào?

Chỉ định thầu, như một hình thức lựa chọn nhà thầu đơn giản và thời gian thực hiện ngắn, đã trở thành một lựa chọn phổ biến đối với nhiều chủ đầu tư. Điều này bắt nguồn từ mong muốn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro cho gói thầu hoặc dự án cũng như đối với bản thân nhà thầu. Với chỉ một nhà thầu tham gia, việc có kiến nghị trong quá trình đấu thầu trở nên khó khăn hơn. Quy trình lựa chọn nhà thầu trong trường hợp chỉ định thầu đơn giản nên ít xảy ra sai sót hơn. Việc này làm giảm rủi ro cho chủ đầu tư và đảm bảo tính đáng tin cậy của quá trình lựa chọn nhà thầu.

Ngoài ra, việc sử dụng hình thức chỉ định thầu còn phản ánh một số yếu tố khách quan và chủ quan. Khách quan là do các điều kiện cụ thể của dự án, như sự phức tạp của công việc, yêu cầu kỹ thuật đặc biệt, hoặc sự hiếm hoi của các nhà thầu có khả năng tham gia. Trong khi đó, các yếu tố chủ quan thường liên quan đến sự tiện lợi và đơn giản của việc sử dụng hình thức này, cũng như sự tin tưởng vào khả năng của nhà thầu được chỉ định.

Chỉ định thầu thông thường là một hình thức lựa chọn nhà thầu mà quy trình đấu thầu diễn ra theo thủ tục thông thường, bao gồm các bước cơ bản như sau: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; Tổ chức lựa chọn nhà thầu; Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về đề xuất của nhà thầu; Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; Hoàn thiện, ký kết hợp đồng.

Việc áp dụng chỉ định thầu thông thường sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể và được quy định tại Điều 43 của Luật Đấu thầu 2023. Điều này đảm bảo rằng quá trình lựa chọn nhà thầu diễn ra một cách hợp pháp, công bằng và minh bạch, đồng thời đảm bảo sự hiệu quả và chất lượng của dự án hoặc công việc được thực hiện.

2. Chỉ định thầu thông thường khi chỉ một nhà thầu được xác định nhận hồ sơ?

Ngày 27/02/2024, Chính phủ đã ban hành Nghị định 24/2024/NĐ-CP, điều chỉnh và hướng dẫn việc thực thi Luật Đấu thầu 2023 đặc biệt trong việc lựa chọn nhà thầu. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả trong quá trình đấu thầu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà thầu tham gia cạnh tranh một cách công bằng. Theo Nghị định trên, quy trình chỉ định thầu thông thường sẽ được áp dụng trong trường hợp chỉ có một nhà thầu được xác định để nhận hồ sơ yêu cầu, theo quy định tại Điều 76 của Nghị định 24/2024/NĐ-CP. Quy trình này nhấn mạnh vào việc đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình chỉ định thầu, đồng thời giúp chủ đầu tư và các bên liên quan tiết kiệm thời gian và chi phí.

Thứ nhất, để thực hiện quy trình chỉ định thầu thông thường cần phải được thực hiện là việc phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Điều này đảm bảo rằng việc chỉ định thầu được thực hiện theo quy định và tuân thủ quy trình đã được đề ra từ trước. Quy trình chỉ định thầu thông thường sẽ được áp dụng đối với các gói thầu cụ thể quy định tại các điểm d, đ, e, g, h, i, k và l của khoản 1 Điều 23 Luật Đấu thầu 2023. Trong quá trình này, chủ đầu tư sẽ quyết định gửi hồ sơ yêu cầu cho một nhà thầu duy nhất.

Thứ hai, việc lập hồ sơ yêu cầu đấu thầu là một bước quan trọng và phức tạp trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Bằng cách cung cấp thông tin đầy đủ và rõ ràng, hồ sơ yêu cầu giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc cạnh tranh công bằng và hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình đấu thầu. Nội dung của hồ sơ yêu cầu bao gồm một loạt các thông tin quan trọng, bao gồm:

- Thông tin tóm tắt về dự án: Đây là một phần giới thiệu tổng quan về dự án, bao gồm mục tiêu, phạm vi và quy mô của dự án.

- Dự toán mua sắm: Bao gồm thông tin về kế hoạch chi tiêu dự kiến cho việc mua sắm trong dự án.

- Gói thầu: Xác định rõ từng gói thầu trong dự án và yêu cầu cụ thể cho từng gói thầu.

- Chỉ dẫn việc chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất: Mô tả quy trình và các yêu cầu cụ thể để nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất của họ.

- Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu: Xác định các tiêu chuẩn để đánh giá khả năng và kinh nghiệm của các nhà thầu.

- Tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật: Mô tả các yêu cầu kỹ thuật cụ thể và tiêu chuẩn để đánh giá các đề xuất kỹ thuật từ các nhà thầu.

- Xác định giá chỉ định thầu: Đưa ra thông tin về giá trị dự án và các điều kiện liên quan đến giá.

- Điều kiện về hợp đồng: Mô tả các điều kiện và điều khoản của hợp đồng mà nhà thầu phải tuân thủ nếu họ được chọn làm nhà thầu.

Để đánh giá năng lực, kinh nghiệm và kỹ thuật của các nhà thầu, hồ sơ yêu cầu sử dụng tiêu chí đạt và không đạt. Bên cạnh đó, hồ sơ yêu cầu cần phải nêu rõ các thông tin chi tiết như ký mã hiệu, nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể của hàng hóa, cũng như các yêu cầu kỹ thuật và dịch vụ có liên quan, nếu có. Giúp đảm bảo rằng nhà thầu có đầy đủ thông tin để chuẩn bị hồ sơ đề xuất của họ một cách chính xác và đáp ứng đúng yêu cầu của dự án.

Trong quá trình đấu thầu, việc trình, thẩm định và phê duyệt hồ sơ yêu cầu đóng một vai trò vô cùng quan trọng để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong quá trình lựa chọn nhà thầu.Theo quy định tại Điều 129 của Nghị định trên, hồ sơ yêu cầu phải được thẩm định trước khi được phê duyệt. Quy trình thẩm định này nhằm mục đích đảm bảo rằng các thông tin trong hồ sơ yêu cầu được kiểm tra và đánh giá một cách chính xác và toàn diện, từ đó đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của hồ sơ.Việc phê duyệt hồ sơ yêu cầu phải được thực hiện bằng văn bản, căn cứ vào tờ trình phê duyệt và báo cáo thẩm định hồ sơ yêu cầu. 

Trong quá trình xác định nhà thầu dự kiến được mời nhận hồ sơ yêu cầu trong các gói thầu, một số quy định cụ thể và chi tiết được đưa ra để đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quá trình lựa chọn nhà thầu như sau:

+ Khi xác định nhà thầu dự kiến, chủ đầu tư căn cứ vào quy mô và tính chất của gói thầu cùng với thông tin sơ bộ về nhà thầu có khả năng thực hiện gói thầu đó. Trong quá trình này, không phải đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu dự kiến được mời nhận hồ sơ yêu cầu. Điều này giúp tập trung vào các yếu tố quyết định khác như khả năng thực hiện và sự phù hợp với yêu cầu cụ thể của dự án.

+ Nhà thầu được dự kiến chỉ định thầu và nhận hồ sơ yêu cầu phải đáp ứng các điều kiện hợp lệ quy định tại Luật Đấu thầu 2023. Điều này bao gồm các điểm a, b, c, d, e, g và i của khoản 1 Điều 5 Luật Đấu thầu 2023 đối với nhà thầu tổ chức, và các điểm a, b của khoản 2 và các điểm d, e của khoản 1 Điều 5 Luật Đấu thầu 2023 đối với nhà thầu là hộ kinh doanh. Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, nhà thầu là cá nhân hoặc nhóm cá nhân chào thầu sản phẩm đổi mới sáng tạo của mình cũng phải đáp ứng các điều kiện hợp lệ quy định tại khoản 3 Điều 5 Luật Đấu thầu 2023.

Thứ ba, trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu, việc thực hiện các bước cẩn thận và đúng đắn là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và công bằng. Một trong những bước quan trọng trong quá trình lựa chọn nhà thầu là việc phát hành hồ sơ yêu cầu cho nhà thầu dự kiến chỉ định. Quá trình này đảm bảo rằng tất cả các nhà thầu có cơ hội nhận được thông tin cần thiết và có đủ thời gian để chuẩn bị hồ sơ đề xuất của mình. Đồng thời, việc phát hành hồ sơ yêu cầu cũng giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình lựa chọn. Sau khi nhận được hồ sơ yêu cầu, nhà thầu dự kiến chỉ định sẽ tiến hành chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất. Quá trình này căn cứ vào thông tin được cung cấp trong hồ sơ yêu cầu, nơi mà nhà thầu tìm hiểu và hiểu rõ yêu cầu của dự án, từ đó lập ra hồ sơ đề xuất của mình. 

Thứ tư, đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về các đề xuất của nhà thầu đóng một vai trò quan trọng và không thể thiếu. Việc đánh giá hồ sơ đề xuất được thực hiện theo các tiêu chuẩn đã được quy định trong hồ sơ yêu cầu. Trong quá trình đánh giá, bên mời thầu mời nhà thầu đến thương thảo để làm rõ hoặc sửa đổi, bổ sung nội dung hồ sơ đề xuất. Điều này nhằm mục đích chứng minh việc đáp ứng yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, tiến độ, khối lượng, chất lượng, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện gói thầu. Qua đó, việc thương thảo này giúp tối ưu hóa hồ sơ đề xuất và đảm bảo rằng nhà thầu đề xuất có thể đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của dự án. Nhà thầu sẽ được đề nghị chỉ định thầu khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

+ Có hồ sơ đề xuất hợp lệ: Điều này bao gồm việc chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất theo các quy định và yêu cầu trong hồ sơ yêu cầu.

+ Có năng lực, kinh nghiệm và đề xuất kỹ thuật đáp ứng yêu cầu của hồ sơ yêu cầu: Nhà thầu cần chứng minh rằng họ có đủ năng lực và kinh nghiệm để thực hiện dự án và các đề xuất kỹ thuật của họ phải phản ánh được sự hiểu biết và chuyên môn trong lĩnh vực tương ứng.

+ Có giá đề nghị trúng thầu không vượt giá gói thầu được duyệt: Nhà thầu cần đề xuất một giá thấp nhất có thể nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận hợp lý và chất lượng dịch vụ.

Thứ năm, quá trình trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả chỉ định thầu là một phần quan trọng của quy trình lựa chọn nhà thầu, đồng thời cũng là bước cuối cùng trước khi tiến hành ký kết hợp đồng. Theo quy định tại Điều 31 của Nghị định 24/2024/NĐ-CP, quá trình này phải được thực hiện một cách cẩn thận và minh bạch để đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Sau khi kết thúc quá trình lựa chọn, kết quả chỉ định thầu cần được trình, thẩm định và phê duyệt theo quy định pháp luật. Khi kết quả được phê duyệt, công khai kết quả chỉ định thầu là bước tiếp theo. Việc công khai này không chỉ giúp đảm bảo sự minh bạch và công bằng mà còn giúp tạo điều kiện cho các bên tham gia có thể kiểm tra và đánh giá kết quả một cách độc lập và công bằng.

Thứ sáu, sau khi đã xác định nhà thầu, quá trình hoàn thiện, ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng là bước cuối cùng. Hợp đồng sẽ được ký kết dựa trên kết quả phê duyệt chỉ định thầu, hồ sơ đề xuất và hồ sơ yêu cầu, cùng với các tài liệu liên quan khác. Quá trình này cần tuân thủ các quy định được quy định tại Điều 32 và Điều 33 của Nghị định 24/2024/NĐ-CP để đảm bảo tính hợp lệ và rõ ràng của hợp đồng, cũng như việc quản lý thực hiện hợp đồng sau này.

3. Thời hạn chỉ định thầu

Khoản Điều 23 của Luật Đấu thầu 2023 quy định về thời hạn chỉ định thầu, một phần quan trọng trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Theo quy định này, việc chỉ định thầu phải được thực hiện trong một thời hạn cụ thể, không quá 45 ngày kể từ ngày phê duyệt hồ sơ yêu cầu đến ngày ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, trong trường hợp gói thầu có quy mô lớn và phức tạp, thời hạn có thể được kéo dài lên đến không quá 90 ngày.

Quy định về thời hạn chỉ định thầu này nhấn mạnh sự cần thiết của việc thực hiện quá trình lựa chọn nhà thầu một cách nhanh chóng và linh hoạt, nhằm đảm bảo tiến độ của dự án và tránh tình trạng trễ hẹn. Việc xác định thời hạn cụ thể giúp tạo ra một kỳ vọng rõ ràng đối với cả chủ đầu tư và các nhà thầu, từ đó tăng tính minh bạch và tin cậy trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

Tuy nhiên, quy định cũng cần được áp dụng một cách linh hoạt và có sự đánh giá cẩn thận của từng trường hợp cụ thể. Trong trường hợp gói thầu có quy mô lớn và phức tạp, việc kéo dài thời hạn chỉ định thầu lên đến 90 ngày được coi là hợp lý để đảm bảo rằng quá trình lựa chọn nhà thầu được thực hiện một cách cẩn thận và toàn diện.

Xem thêm >>> Quy trình chỉ định thầu thông thường và chỉ định thầu rút gọn?