Điều kiện lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo quy định mới nhất

Trong hoạt động đấu thầu, việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu đóng vai trò quan trọng nhằm bảo đảm quá trình mua sắm, đầu tư được triển khai một cách minh bạch, hiệu quả và đúng quy định pháp luật. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu không chỉ là căn cứ để tổ chức các bước lựa chọn nhà thầu mà còn giúp chủ đầu tư xác định rõ phạm vi công việc, nguồn vốn, hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu phù hợp. Theo quy định mới nhất của Luật Đấu thầu 2023, việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải đáp ứng một số điều kiện nhất định nhằm bảo đảm tính khả thi của gói thầu và hiệu quả sử dụng vốn. Vì vậy, việc nắm rõ các điều kiện lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu có ý nghĩa quan trọng đối với các chủ đầu tư, bên mời thầu và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong quá trình triển khai dự án.

1. Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu là gì?

Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu là quá trình xác định và xây dựng nội dung liên quan đến việc tổ chức lựa chọn nhà thầu cho các gói thầu thuộc một dự án hoặc dự toán mua sắm. Trong kế hoạch này, chủ đầu tư hoặc bên mời thầu phải xác định rõ các yếu tố như số lượng gói thầu, hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu, thời gian tổ chức đấu thầu, nguồn vốn cũng như tiến độ thực hiện. Việc lập kế hoạch giúp cơ quan, tổ chức có cái nhìn tổng thể về toàn bộ hoạt động đấu thầu trước khi triển khai thực tế. Nhờ đó, quá trình lựa chọn nhà thầu được thực hiện có hệ thống, tránh tình trạng tổ chức đấu thầu rời rạc hoặc thiếu kiểm soát. Có thể hiểu đơn giản đây là bước chuẩn bị quan trọng để bảo đảm việc lựa chọn nhà thầu diễn ra đúng mục tiêu và hiệu quả.

Trong thực tế, việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu thường được thực hiện ngay từ giai đoạn chuẩn bị dự án hoặc chuẩn bị mua sắm. Thông qua kế hoạch này, các cơ quan quản lý có thể dự kiến trước những công việc cần triển khai và phân chia thành các gói thầu phù hợp với quy mô, tính chất của dự án. Ví dụ, trong một dự án xây dựng trường học, kế hoạch lựa chọn nhà thầu có thể bao gồm các gói thầu như tư vấn thiết kế, thi công xây dựng và mua sắm thiết bị dạy học. Mỗi gói thầu sẽ có phương thức lựa chọn và thời gian thực hiện khác nhau để bảo đảm tiến độ chung của dự án. Nhờ việc lập kế hoạch rõ ràng, quá trình đấu thầu và triển khai dự án sẽ diễn ra thuận lợi và hạn chế được nhiều rủi ro phát sinh.

2. Các điều kiện chung để lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Căn cứ Điều 37 Luật đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025 các điều kiện chung để lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu như sau:

- Kế hoạch phải được lập cho toàn bộ dự án hoặc dự toán mua sắm 

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu cần bao quát toàn bộ phạm vi của dự án hoặc dự toán mua sắm nhằm bảo đảm việc tổ chức đấu thầu được thực hiện một cách tổng thể và có định hướng rõ ràng. Khi tất cả các gói thầu được xác định ngay từ đầu, quá trình triển khai sẽ tránh được tình trạng thực hiện rời rạc hoặc thiếu sự liên kết giữa các công việc. Đối với hoạt động mua sắm, việc lập kế hoạch có thể dựa trên dự toán của năm ngân sách hiện tại kết hợp với dự kiến dự toán của các năm tiếp theo. Cách tiếp cận này giúp cơ quan, đơn vị chủ động trong việc phân bổ nguồn lực và tổ chức đấu thầu. Trong trường hợp chưa đủ điều kiện lập kế hoạch cho toàn bộ dự án, vẫn có thể xây dựng kế hoạch cho một hoặc một số gói thầu cần triển khai trước.

- Phải xác định rõ thời gian và giá gói thầu đối với gói thầu nhiều năm

Đối với các gói thầu có thời gian thực hiện kéo dài qua nhiều năm, việc xác định rõ thời gian thực hiện và tổng giá trị gói thầu là yêu cầu rất quan trọng. Thông tin này giúp các cơ quan quản lý và chủ đầu tư có cái nhìn đầy đủ về quy mô cũng như tiến độ của gói thầu trong toàn bộ vòng đời thực hiện. Khi giá trị gói thầu được tính cho toàn bộ thời gian triển khai, kế hoạch tài chính sẽ trở nên chính xác và dễ kiểm soát hơn. Điều này cũng giúp hạn chế tình trạng chia nhỏ chi phí theo từng năm làm sai lệch quy mô thực tế của gói thầu. Nhờ vậy, việc quản lý nguồn vốn và tổ chức thực hiện gói thầu được thực hiện chặt chẽ và minh bạch hơn.

- Kế hoạch phải xác định rõ số lượng và nội dung từng gói thầu

Một trong những yêu cầu quan trọng khi lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu là phải xác định rõ cơ cấu các gói thầu trong dự án hoặc dự toán mua sắm. Kế hoạch cần thể hiện đầy đủ số lượng gói thầu cũng như nội dung công việc cụ thể của từng gói. Việc phân chia gói thầu hợp lý sẽ giúp quá trình triển khai dự án được tổ chức khoa học và phù hợp với đặc điểm kỹ thuật của từng hạng mục. Đồng thời, cách phân chia này còn giúp các nhà thầu dễ dàng xác định phạm vi công việc để tham gia đấu thầu. Nhờ đó, môi trường cạnh tranh trong đấu thầu được nâng cao và tính minh bạch của hoạt động đấu thầu cũng được bảo đảm.

- Kế hoạch phải bảo đảm tính đồng bộ và phù hợp với trình tự thực hiện dự án

Khi xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu, cần xem xét đầy đủ các yếu tố kỹ thuật và trình tự thực hiện của dự án để bảo đảm sự thống nhất giữa các gói thầu. Việc sắp xếp thứ tự thực hiện các gói thầu phải phù hợp với tiến độ triển khai của từng hạng mục công việc. Nếu kế hoạch được xây dựng đồng bộ, các gói thầu sẽ hỗ trợ lẫn nhau và góp phần bảo đảm tiến độ chung của dự án. Ngược lại, việc tổ chức đấu thầu không theo trình tự hợp lý có thể gây ra sự chồng chéo hoặc gián đoạn trong quá trình thực hiện. Vì vậy, kế hoạch lựa chọn nhà thầu cần được thiết kế phù hợp với tổng thể dự án để bảo đảm hiệu quả triển khai.

- Thời điểm lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải phù hợp với giai đoạn chuẩn bị dự án

Việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu có thể được thực hiện tại nhiều thời điểm khác nhau trong quá trình chuẩn bị dự án hoặc mua sắm. Trong thực tế, kế hoạch có thể được lập sau khi đã có dự toán mua sắm hoặc sau khi dự án được phê duyệt. Ngoài ra, việc lập kế hoạch cũng có thể được tiến hành đồng thời với quá trình xây dựng dự án để chuẩn bị sẵn các bước tổ chức đấu thầu. Trong một số trường hợp đặc biệt, kế hoạch còn có thể được lập trước khi dự án được phê duyệt đối với những gói thầu cần triển khai sớm. Quy định linh hoạt này giúp các cơ quan, đơn vị chủ động hơn trong việc chuẩn bị và đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án.

3. Điều kiện về căn cứ pháp lý để lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu

3.1. Điều kiện về căn cứ lập kết hoạch đối với dự án đầu tư

Căn cứ khoản 1 Điều 38 Luật đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025, việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với dự án đầu tư phải dựa trên nhiều căn cứ pháp lý quan trọng để bảo đảm tính hợp pháp và khả thi của kế hoạch. Trước hết, căn cứ quan trọng nhất là quyết định phê duyệt dự án và các tài liệu liên quan, bởi đây là cơ sở xác định phạm vi, quy mô và nội dung của các gói thầu cần tổ chức lựa chọn nhà thầu. Trong trường hợp cần thực hiện một số gói thầu trước khi dự án được phê duyệt, việc lập kế hoạch có thể dựa trên quyết định của người đứng đầu chủ đầu tư hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án. Bên cạnh đó, kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu (nếu có) cũng là cơ sở định hướng cho toàn bộ quá trình tổ chức đấu thầu của dự án. 

Ngoài các căn cứ nêu trên, việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu còn phải xem xét kế hoạch đầu tư công trung hạn đối với các dự án sử dụng vốn đầu tư công, nhằm bảo đảm dự án phù hợp với định hướng phát triển và chiến lược đầu tư của Nhà nước. Đồng thời, kế hoạch bố trí vốn hoặc nguồn vốn thực hiện dự án cũng là yếu tố quan trọng để xác định khả năng tài chính trước khi tổ chức đấu thầu. Đối với các dự án sử dụng vốn ODA hoặc vốn vay ưu đãi nước ngoài, kế hoạch lựa chọn nhà thầu cần căn cứ thêm vào các điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận vay đã được ký kết. Ngoài ra, nhiều văn bản pháp lý khác như quy hoạch, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc quy định chuyên ngành cũng có thể ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch. Ví dụ, trong một dự án xây dựng tuyến đường sử dụng vốn vay nước ngoài, kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải tuân thủ cả quy định pháp luật trong nước và các điều kiện đấu thầu do nhà tài trợ quy định.

3.2. Điều kiện về căn cứ lập kế hoạch đối với dự toán mua sắm

Theo khoản 2 Điều 38 Luật đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025, việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với dự toán mua sắm phải dựa trên một số căn cứ quan trọng nhằm bảo đảm tính hợp lý và đúng quy định của pháp luật. Trước hết, tiêu chuẩn và định mức sử dụng tài sản công là cơ sở để xác định nhu cầu mua sắm của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Những tiêu chuẩn này giúp bảo đảm việc mua sắm tài sản được thực hiện đúng nhu cầu thực tế, tránh lãng phí hoặc mua sắm vượt quá mức cần thiết. Bên cạnh đó, dự toán mua sắm là căn cứ tài chính trực tiếp để xác định quy mô mua sắm và giá trị các gói thầu cần tổ chức lựa chọn nhà thầu. Ví dụ, một cơ quan nhà nước khi có nhu cầu mua sắm máy tính làm việc sẽ phải căn cứ vào định mức số lượng máy tính được phép trang bị cho cán bộ, công chức.

Ngoài các căn cứ nêu trên, việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu còn phải xem xét các văn bản pháp lý có liên quan đến quản lý tài sản công và ngân sách nhà nước. Những quy định này giúp bảo đảm hoạt động mua sắm được thực hiện đúng trình tự, thủ tục và phù hợp với cơ chế quản lý tài chính của Nhà nước. Đồng thời, các quy định chuyên ngành cũng có thể ảnh hưởng đến việc xác định yêu cầu kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn của tài sản cần mua sắm. Nhờ có các căn cứ pháp lý này, kế hoạch lựa chọn nhà thầu sẽ được xây dựng một cách chặt chẽ và minh bạch. Ví dụ, khi một bệnh viện công lập lập kế hoạch mua sắm thiết bị y tế, việc lựa chọn nhà thầu phải dựa trên dự toán ngân sách đã được phê duyệt và các quy định chuyên ngành về trang thiết bị y tế.

4. Nội dung kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Căn cứ Điều 39 Luật đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025, nội dung kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản liên quan đến từng gói thầu nhằm làm cơ sở tổ chức hoạt động đấu thầu. Trước hết, kế hoạch cần xác định tên gói thầu, trong đó phải phản ánh rõ tính chất, nội dung và phạm vi công việc của gói thầu để các nhà thầu dễ dàng nhận diện lĩnh vực tham gia.

Bên cạnh đó, giá gói thầu cũng là nội dung quan trọng, bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để thực hiện gói thầu như chi phí thực hiện công việc, chi phí dự phòng, thuế và các khoản phí liên quan. Ngoài ra, kế hoạch phải nêu rõ nguồn vốn thực hiện gói thầu, bảo đảm nguồn tài chính đã được xác định hoặc phê duyệt trước khi tiến hành lựa chọn nhà thầu. 

Ngoài các nội dung cơ bản trên, kế hoạch lựa chọn nhà thầu còn phải xác định hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu, chẳng hạn như đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế hoặc chỉ định thầu, đồng thời xác định việc tổ chức đấu thầu trong nước hay quốc tế. Kế hoạch cũng phải nêu rõ thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu, bao gồm thời điểm bắt đầu phát hành hồ sơ mời thầu và thời gian dự kiến triển khai quá trình đấu thầu.

Bên cạnh đó, nội dung kế hoạch cần xác định loại hợp đồng và thời gian thực hiện gói thầu, từ khi hợp đồng có hiệu lực đến khi hoàn thành và nghiệm thu công việc. Trong một số trường hợp, kế hoạch còn có thể quy định tùy chọn mua thêm để chủ đầu tư có thể bổ sung khối lượng hàng hóa hoặc dịch vụ khi cần thiết. Ví dụ, trong gói thầu mua sắm thiết bị văn phòng, kế hoạch có thể dự kiến thêm khả năng mua bổ sung thiết bị nếu phát sinh nhu cầu trong quá trình thực hiện hợp đồng.

5. Kết luận

Như vậy, việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu là một bước quan trọng, mang tính nền tảng trong toàn bộ quá trình tổ chức đấu thầu của dự án hoặc dự toán mua sắm. Khi các điều kiện cần thiết được đáp ứng đầy đủ như nguồn vốn được xác định rõ ràng, phạm vi công việc được phân chia hợp lý, cũng như các thông tin liên quan đến hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu được xác định cụ thể, kế hoạch lựa chọn nhà thầu sẽ trở thành cơ sở quan trọng để triển khai các bước tiếp theo của hoạt động đấu thầu. Một kế hoạch được xây dựng chặt chẽ và phù hợp không chỉ giúp quá trình lựa chọn nhà thầu diễn ra thuận lợi, đúng trình tự pháp luật mà còn góp phần hạn chế rủi ro, tránh lãng phí và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn. Vì vậy, các chủ đầu tư và bên mời thầu cần đặc biệt chú trọng đến việc nghiên cứu quy định pháp luật, chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết và xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu một cách khoa học, minh bạch và sát với thực tế của dự án. Điều này không chỉ bảo đảm tính hợp pháp của quá trình đấu thầu mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý đầu tư, thúc đẩy việc sử dụng nguồn lực một cách tiết kiệm, hiệu quả và bền vững.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email  để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.