Mục lục bài viết

1. Thế nào là chi phí quản lý doanh nghiệp?

Chi phí quản lý doanh nghiệp đại diện cho một loại chi phí thuộc lĩnh vực quản lý kinh doanh. Để cụ thể hóa, nó bao gồm các chi phí chung liên quan đến quản lý doanh nghiệp, như sau:

- Các chi phí liên quan đến lương của nhân viên trong bộ phận quản lý doanh nghiệp (bao gồm tiền lương, tiền công, và các khoản phụ cấp khác);

- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chi phí công đoàn, và bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên quản lý doanh nghiệp;

- Chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) dành cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; cũng như việc lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi;

- Dịch vụ mua ngoại trực tiếp (như điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ...);

- Chi phí khác bằng tiền (như tiếp khách, tổ chức hội nghị khách hàng...).

Tuy nhiên, chi phí quản lý doanh nghiệp không được xem xét như là chi phí có thể khấu trừ theo quy định của Luật Thuế Thu nhập Doanh nghiệp năm 2008 (đã được sửa đổi vào năm 2013). Trong trường hợp có đầy đủ hóa đơn và chứng từ, và đã được hạch toán đúng theo Chế độ Kế toán, chi phí này không được giảm trừ trong kế toán mà chỉ có thể điều chỉnh trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp để tăng số thuế phải nộp theo quy định tại Điểm 1.1 và 1.2, Khoản 1, Điều 64, Thông tư 133/2016/TT-BTC.

 

2. Phân loại các chi phí quản lý doanh nghiệp 

- Chi phí lương cán bộ quản lý: Đại diện cho các chi phí liên quan đến việc trả lương cho cán bộ và nhân viên quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chi phí công đoàn, và bảo hiểm thất nghiệp cho Ban Giám đốc cũng như các nhân viên quản lý tại các phòng và ban.

- Chi phí vật tư quản lý: Bao gồm chi phí cho vật liệu sử dụng trong công tác quản lý như văn phòng phẩm, vật liệu cho việc bảo dưỡng tài sản cố định, công cụ, và thiết bị (bao gồm giá đã bao gồm thuế và chưa bao gồm thuế VAT).

- Chi phí đồ dùng văn phòng: Liên quan đến chi phí dành cho các dụng cụ và thiết bị văn phòng cần thiết cho công tác quản lý (bao gồm giá đã bao gồm thuế và chưa bao gồm thuế VAT).

- Chi phí khấu hao tài sản: Đại diện cho chi phí khấu hao các tài sản cố định chung dành cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc, kho hàng, cơ sở vật chất, phương tiện vận tải, máy móc và thiết bị văn phòng.

- Chi phí liên quan đến thuế và lệ phí: Bao gồm các khoản chi phí liên quan đến thuế môn bài, tiền thuê đất và các loại phí và lệ phí khác.

- Chi phí dự phòng: Liên quan đến các khoản dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi và các khoản phải trả, được tính vào chi phí sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các chi phí cho dịch vụ mua ngoài như tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế và tiền thuê tài sản, cũng như chi phí cho các nhà thầu phụ, và được phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Các chi phí khác: Bao gồm các chi phí khác liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp như chi phí tổ chức hội nghị, tiếp đón khách, chi phí tàu xe, và các khoản chi khác cho lao động nữ.

 

3. Chi tiết từng loại trong chi phí quản lý doanh nghiệp

Theo quy định tại điểm 1.3, Khoản 1, Điều 64 của Thông tư 133/2016/TT-BTC, các loại chi phí thuộc lĩnh vực quản lý doanh nghiệp bao gồm những mục sau đây:

- Chi phí nhân viên quản lý: Thể hiện các chi phí cần chi trả cho cán bộ và nhân viên quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, và bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, cũng như nhân viên quản lý ở các phòng và ban của doanh nghiệp.

- Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm chi phí cho vật liệu được sử dụng trong công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm và vật liệu cần thiết cho việc bảo dưỡng tài sản cố định, công cụ, và dụng cụ (bao gồm cả giá đã bao gồm thuế và chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng).

- Chi phí đồ dùng văn phòng: Đồng nghĩa với việc phản ánh chi phí cho các dụng cụ và đồ dùng văn phòng sử dụng trong công tác quản lý (bao gồm cả giá đã bao gồm thuế và chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng).

- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Bao gồm chi phí khấu hao cho tài sản cố định được sử dụng chung trong doanh nghiệp như nhà cửa làm việc, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, và máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng.

- Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí liên quan đến thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, tiền thuê đất, cũng như các khoản phí và lệ phí khác.

- Chi phí dự phòng: Bao gồm các khoản dự phòng liên quan đến việc thu khó đòi và phải trả, được tính vào chi phí sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp, bao gồm chi phí mua và sử dụng tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, và các phương tiện không đủ tiêu chuẩn để được ghi nhận là tài sản cố định. Chi phí này được phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, bao gồm cả tiền thuê tài sản cố định và chi phí trả cho nhà thầu phụ.

- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác liên quan đến quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm chi phí hội nghị, tiếp đón khách, công tác phí, tàu xe, và các chi phí khác liên quan đến lao động nữ.

 

4. Chi phí quản lý doanh nghiệp 642

4.1. Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp 642

Theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC, các chi phí phát sinh từ quá trình xây dựng và thực hiện các hoạt động quản lý trong doanh nghiệp được gọi là Chi phí quản lý doanh nghiệp 642, hay còn được biết đến với tên Tài khoản 642. Đây được coi là một thành phần quan trọng trong cấu trúc chi phí của mọi doanh nghiệp. Do đó, việc quản lý và tối ưu hóa chi phí này một cách hiệu quả, nhằm giảm thiểu các rủi ro như lỗi lầm và thua lỗ, luôn luôn được đặt lên hàng đầu trong mục tiêu của mỗi doanh nghiệp.

 

4.2. Nguyên tắc trong kế toán tài khoản 642

- Tài khoản 642 chủ yếu dùng để theo dõi và quản lý chi phí kinh doanh, trong đó bao gồm cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Dù chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp không được miễn thuế theo quy định của Luật thuế TNDN, nhưng khi có đầy đủ hóa đơn và chứng từ, và đã được hạch toán đúng theo chế độ kế toán, thì sẽ không được ghi nhận giảm trừ trong kế toán. Thay vào đó, chúng sẽ được điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để tăng số thuế phải nộp.

- Tài khoản 642 được phân rõ từng mục chi phí theo quy định, chi tiết hơn sẽ được mô tả trong ví dụ về chi phí quản lý doanh nghiệp.

 

4.3. Kết cấu và nội dung hệ thống tài khoản 642

Bên Nợ:

- Chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ.

- Số dự phòng khó thu và dự phòng phải trả. Đây là chênh lệch giữa số dự phòng phải thiết lập trong kỳ này và số dự phòng còn lại từ kỳ trước.

Bên Có:

- Các khoản giảm chi phí quản lý kinh doanh.

- Hoàn trả dự phòng khó thu và dự phòng phải trả. Đây là chênh lệch giữa số dự phòng thiết lập trong kỳ này và số dự phòng còn lại từ kỳ trước.

- Chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản 642, trong hệ thống chi tiết, bao gồm hai tài khoản cấp dưới:

- 6421 – Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí thực tế khi bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ. Nó cũng thể hiện tình hình chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản 911.

- 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Đại diện cho chi phí quản lý tổng thể của doanh nghiệp trong kỳ và sự di chuyển của chi phí này sang tài khoản 911.

Bài viết liên quan: Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Chế độ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!