1. Thế nào là bản sao điện tử?

Bản sao điện tử, thường được gọi là bản sao điện tử chính xác, là một bản sao đầy đủ và hoàn toàn chính xác của một tài liệu văn bản gốc. Điều đặc biệt ở bản sao điện tử này là khả năng thể hiện mọi chi tiết, mọi từ ngữ và mọi hình thức trình bày của tài liệu gốc, cho dù tài liệu gốc là một bản in trên giấy hoặc một tập tin điện tử.

Bản sao điện tử không chỉ đơn giản là một bản chụp hoặc bản sao, mà còn là một hình ảnh số hóa hoàn hảo của tài liệu gốc, với khả năng đảm bảo tính toàn vẹn và trung thực tuyệt đối của thông tin so với bản gốc văn bản trên giấy hoặc tập tin gốc.

2. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính có được thực hiện tại Văn phòng công chứng?

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì việc chứng thực bản sao từ bản gốc đòi hỏi sự can thiệp của một chuyên gia được ủy quyền, thường được gọi là công chứng viên. Trong ngữ cảnh này, công chứng viên đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của tài liệu sao chép. Việc chứng thực này có thể được thực hiện tại các tổ chức chuyên nghiệp hoặc văn phòng công chứng, nơi những người có thẩm quyền chứng thực sẽ xác nhận tính xác thực của bản sao và bảo đảm rằng nó phản ánh chính xác nội dung của tài liệu gốc. Điều này giúp đảm bảo tính hợp pháp và tin cậy của các tài liệu quan trọng trong quá trình công bố và giao dịch pháp lý.

Việc chứng thực bản sao điện tử từ bản gốc là một quy trình đòi hỏi sự can thiệp của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Do đó, việc này không thể thực hiện tại các Văn phòng công chứng thông thường, mà phải diễn ra tại hai loại cơ quan riêng biệt:

- Phòng Tư pháp, một tổ chức chịu trách nhiệm trong việc chứng thực bản sao điện tử từ bản gốc của các giấy tờ và văn bản. Phòng Tư pháp tiến hành chứng thực cho các tài liệu được ban hành hoặc liên quan đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam. Ngoài ra, họ cũng chứng thực cho các tài liệu liên quan đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, và cả các tài liệu từ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài.

- Tổ chức UBND cấp xã có nhiệm vụ quan trọng trong việc chứng thực bản sao điện tử từ bản gốc của các giấy tờ và văn bản. Chức năng của họ tập trung vào việc chứng thực cho các tài liệu xuất phát từ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp xã. Điều này bao gồm việc đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các tài liệu này, đặc biệt là những tài liệu có ảnh hưởng đến cuộc sống và công việc của cộng đồng địa phương.

Ngoài ra, UBND cấp xã cũng thực hiện chứng thực cho các tài liệu có liên quan đến chứng nhận cấp xã. Ví dụ, họ có thể chứng thực các giấy tờ quan trọng cho những người dân trong khu vực của họ, đảm bảo tính hợp pháp và đáng tin cậy của các chứng nhận và văn bản mà cộng đồng cần sử dụng. UBND cấp xã đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp sự tin tưởng và sự hỗ trợ pháp lý cần thiết cho người dân trong khu vực.

3. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính?

Để thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cần thực hiện qua các bước sau:

- Bước 1: 

+ Để thuận tiện cho việc chứng thực, tổ chức và cá nhân có thể sắp xếp một cuộc hẹn với cơ quan có thẩm quyền theo cách sau: Trước hết, họ cần truy cập vào cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG) hoặc thủ tục hành chính tương ứng, chẳng hạn như "Chứng thực bản sao từ bản gốc giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận". Sau đó, họ sẽ cung cấp thông tin chi tiết về cơ quan có thẩm quyền mà họ muốn đặt cuộc hẹn, bao gồm tỉnh, huyện và xã cụ thể. Khi đã điền đầy đủ thông tin này, họ có thể đặt cuộc hẹn theo thời gian và địa điểm phù hợp với họ. Điều này giúp tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chứng thực và giảm bớt thời gian chờ đợi, giúp tối ưu hóa trải nghiệm của họ khi tương tác với cơ quan có thẩm quyền.

+ Khi thực hiện quy trình chứng thực, tổ chức và cá nhân sẽ cần đưa tài liệu gốc cần chứng thực cùng với các tài liệu liên quan đến cơ quan có thẩm quyền để yêu cầu việc chứng thực bản sao điện tử từ bản gốc. Sau khi tài liệu gốc đã được tiếp nhận tại cơ quan có thẩm quyền để thực hiện chứng thực, tổ chức và cá nhân sẽ phải nộp lệ phí chứng thực trực tiếp tại nơi thực hiện quy trình chứng thực. Điều này đảm bảo tính đầy đủ và đáng tin cậy của quy trình, đồng thời giúp hỗ trợ sự duy trì của hệ thống chứng thực, đảm bảo rằng các dịch vụ này vẫn hoạt động một cách hiệu quả và đáp ứng đúng nhu cầu của tổ chức và cá nhân.

- Bước 2: 

Trong quá trình tiến hành công tác chứng thực, các công chức có nhiệm vụ xác minh và kiểm tra tài liệu gốc cần chứng thực. Nếu tài liệu đáp ứng các quy định về chứng thực, họ sẽ tiến hành các bước sau đây thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG) để tiếp nhận yêu cầu chứng thực:

+ Đối với trường hợp tổ chức và cá nhân đã đặt lịch hẹn: Công chức thực hiện công tác chứng thực bằng cách lựa chọn một trong các lịch hẹn có sẵn trong danh sách lịch hẹn. Thông tin về tổ chức và cá nhân được tự động trích xuất từ tài khoản của họ trên hệ thống.

+ Đối với trường hợp tổ chức và cá nhân chưa đặt lịch hẹn: Công chức thực hiện công tác chứng thực bằng cách nhập thông tin về tổ chức hoặc cá nhân trực tiếp vào hệ thống. Nếu tổ chức hoặc cá nhân đã có tài khoản trên DVCQG, thông tin của họ sẽ tự động được đưa vào theo thông tin tài khoản. Trong trường hợp không có tài khoản trên DVCQG, thông tin về tổ chức hoặc cá nhân sẽ được nhập bằng thư điện tử cung cấp.

+ Bước tiếp theo là khi Công chức thực hiện công tác chứng thực, họ sẽ tạo một bản scan hoặc bản sao kỹ thuật số chính xác của tài liệu gốc. Sau đó, họ sẽ tải lên file scan này lên hệ thống chứng thực, đồng thời nhập thông tin lời chứng để chắc chắn tính chính xác và hợp pháp của tài liệu. Khi quá trình chứng thực này hoàn tất, hồ sơ sẽ được chuyển đến lãnh đạo cơ quan để tiến hành ký duyệt và hoàn tất quá trình chứng thực. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn và tính chính xác của quy trình chứng thực và đồng thời đảm bảo rằng mọi tài liệu được chứng thực đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và quy định pháp lý.

Những bước này giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình xác minh và tiếp nhận yêu cầu chứng thực, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức và cá nhân tham gia trong quá trình này.

- Bước 3: 

Sau khi quá trình chứng thực đã diễn ra, lãnh đạo cơ quan sẽ tiến hành bước tiếp theo bằng việc đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG). Tại đây, họ sẽ thực hiện việc kiểm tra hồ sơ chứng thực mà họ đang xem xét. Khi họ đã xác nhận tính hợp pháp và chính xác của tài liệu, họ sẽ tiến hành ký số trực tiếp lên bản scan hoặc bản sao kỹ thuật số chính xác của tài liệu đó. Điều này là một bước quan trọng trong quá trình chứng thực, đảm bảo tính chính xác và tính toàn vẹn của tài liệu, cũng như sự hợp pháp của quá trình chứng thực.

- Bước 4:

Cán bộ quản lý con dấu của cơ quan đóng một vai trò quan trọng trong việc xác nhận tính hợp pháp của tài liệu chứng thực. Họ thực hiện việc này bằng cách đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG), nơi hệ thống cung cấp cho họ một số chứng thực điện tử. Số chứng thực này được cấp tự động dựa trên thông tin từ Sổ chứng thực bản sao điện tử từ bản gốc. Tiếp theo, cán bộ quản lý con dấu cơ quan sẽ tiến hành ký số lên bản scan hoặc bản sao kỹ thuật số chính xác của tài liệu. Điều này đánh dấu bước cuối cùng trong quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản gốc, đảm bảo rằng tài liệu này đã được chứng thực hoàn chỉnh và đáng tin cậy. Quá trình này giúp bảo vệ tính chính xác và tính hợp pháp của tài liệu chứng thực, đồng thời cung cấp một hệ thống hiệu quả để quản lý và xác thực các tài liệu quan trọng của cơ quan.

Bản sao điện tử mà đã trải qua quá trình chứng thực từ tài liệu gốc sẽ được chuyển đến nơi lưu trữ tài khoản trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG), đặc biệt nếu thông tin đăng ký trùng khớp với thông tin tài khoản DVCQG. Trong trường hợp này, tài liệu chứng thực sẽ được đồng bộ hóa và lưu trữ trên tài khoản của người đăng ký trên DVCQG, giúp họ dễ dàng quản lý và truy cập vào tài liệu sau này. Nếu thông tin đăng ký không trùng khớp với tài khoản DVCQG hoặc người đăng ký cung cấp một địa chỉ email, bản sao điện tử sẽ được gửi trực tiếp đến địa chỉ email mà người đăng ký đã cung cấp. Điều này đảm bảo rằng người đăng ký có thể truy cập tài liệu chứng thực một cách dễ dàng và an toàn thông qua hệ thống hoặc qua email, đáp ứng nhu cầu của họ và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Bản sao điện tử được chứng thực có giá trị như bản chính. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.