Có được gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính hay không?

1. Chứng thực bản sao có giá trị trong bao lâu?

Chứng thực bản sao có giá trị bao lâu là một vấn đề quan trọng đối với rất nhiều người, và câu trả lời cho nó được quy định chi tiết trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP tại Điều 3 như sau:

- Bản sao chứng thực từ bản chính có giá trị thay thế cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp có quy định khác.

- Chứng thực chữ ký có giá trị chứng minh việc người yêu cầu chứng thực chữ ký đã ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của văn bản.

- Bản sao cấp từ sổ gốc có giá trị thay thế cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp có quy định khác.

Theo quy định này, có thể thấy, không có bất kỳ giới hạn nào về thời gian có hiệu lực của bản sao được chứng thực. Điều này đồng nghĩa với việc bản sao không có hạn sử dụng cố định. Tuy nhiên, còn một số trường hợp, thời hạn sử dụng của bản sao phụ thuộc vào thời hạn của bản chính mà nó sao chép, như sau:

- Vô thời hạn: Một trong những trường hợp phổ biến là khi cả bản chính và bản sao không có giới hạn thời gian cố định, được gọi là "vô thời hạn." Trong trường hợp này, bản chính và bản sao đều có giá trị lâu dài và không bị ràng buộc bởi một hạn sử dụng cụ thể. Ví dụ điển hình cho trường hợp này là bảng điểm học tập hoặc bằng cử nhân, những tài liệu này thường không kèm theo thời hạn cố định.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng trong trường hợp bản chính bị huỷ bỏ hoặc thu hồi bởi cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền, thì bản sao chứng thực cũng sẽ mất giá trị theo. Do đó, việc bảo quản bản chính và bản sao một cách cẩn thận và tuân thủ các quy định liên quan đến bảo quản giấy tờ là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và sử dụng hiệu quả của chúng.

- Có thời hạn nhất định: Bản chính của một giấy tờ thường được gắn với thời hạn cố định, và thời hạn của bản sao chứng thực phụ thuộc vào thời hạn của bản gốc. Điều này có nghĩa là bản sao chứng thực chỉ có giá trị và sử dụng trong khoảng thời gian mà bản gốc của giấy tờ đó vẫn còn hiệu lực. Khi thời hạn của bản gốc đã kết thúc, bản sao chứng thực sẽ không còn giá trị và không thể được sử dụng cho mục đích chứng thực hoặc thủ tục hành chính nữa.. Ví dụ:

1. Phiếu lý lịch tư pháp không quy định cụ thể thời hạn, nhưng một số pháp luật yêu cầu phiếu này được cấp không quá 90 ngày (đối với hồ sơ xin nhập, thôi, trở lại quốc tịch Việt Nam) hoặc không quá 06 tháng (đối với hồ sơ xin nhận con nuôi trong nước).

2. Ví dụ, nếu một giấy tờ như chứng minh nhân dân có thời hạn cố định là 15 năm, thì bản sao chứng thực của nó sẽ chỉ có giá trị trong suốt thời gian 15 năm đó. Sau khi thời hạn này kết thúc, người sử dụng sẽ cần phải cập nhật hoặc làm mới bản gốc để tiếp tục sử dụng cho các mục đích cần đến giấy tờ này

- Trường hợp đặc biệt: Một số giấy tờ thường có sự biến đổi hoặc thay đổi trong quá trình sử dụng, do đó, các cơ quan, tổ chức có thể yêu cầu bản sao được chứng thực trong thời hạn cụ thể, thường là 06 tháng hoặc 03 tháng, để đảm bảo rằng nó thể hiện tình trạng biến động của giấy tờ một cách chính xác và cập nhật nhất. Đồng thời, trong các trường hợp này, cơ quan, tổ chức còn yêu cầu người thực hiện thủ tục hành chính phải xuất trình bản gốc để đối chiếu thông tin trong bản chứng thực và bản gốc.

2. Có được gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính hay không?

Theo Điều 7 và Điều 21 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được đảm bảo ngay trong ngày cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận yêu cầu, hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu yêu cầu được gửi sau 15 giờ.

Tuy nhiên, trong trường hợp một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng lớn bản sao; hoặc nội dung của giấy tờ, văn bản phức tạp và khó kiểm tra, đối chiếu, mà cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực không thể hoàn thành trong thời hạn ban đầu, thì thời hạn chứng thực có thể được kéo dài thêm nhưng không quá 02 (hai) ngày làm việc. Tuy nhiên, trong trường hợp đặc biệt, có thể thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực để kéo dài thời hạn chứng thực hơn nếu cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng quy trình chứng thực bản sao được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác, đồng thời đáp ứng được yêu cầu của người yêu cầu chứng thực mà không gây trễ hạn không cần thiết.

3. Quy định về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính năm 2023

Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thiết lập quy trình chứng thực bản sao từ bản chính với các quy định cụ thể như sau:

- Việc cung cấp bản chính của giấy tờ hoặc văn bản là một bước quan trọng trong quá trình yêu cầu chứng thực bản sao. Bản chính đóng vai trò quan trọng, là căn cứ để thực hiện việc tạo ra bản sao chứng thực có giá trị tương đương. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng có những quy định cụ thể liên quan đến bản chính, đặc biệt là trong trường hợp bản chính của giấy tờ hoặc văn bản được cấp bởi cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài.

Trong những trường hợp này, bản chính phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam trước khi yêu cầu chứng thực bản sao. Điều này đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả của việc chứng thực trong lãnh thổ của Việt Nam. Tuy nhiên, cũng cần nhấn mạnh rằng có các trường hợp đặc biệt mà Việt Nam đã cam kết theo các điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc chấp nhận hợp pháp hóa lãnh sự. Trong những trường hợp này, miễn hợp pháp hóa lãnh sự có thể được áp dụng, giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc chứng thực và sử dụng giấy tờ, văn bản quốc tế một cách linh hoạt và hiệu quả.

- Khi người yêu cầu chứng thực chỉ cung cấp bản chính của giấy tờ hoặc văn bản, cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực sẽ thực hiện việc chụp bản sao từ bản chính. Việc này nhằm đảm bảo rằng bản sao chứng thực có thể được tạo ra để phục vụ mục đích yêu cầu của người yêu cầu mà không gây cản trở. Tuy nhiên, có trường hợp cơ quan hoặc tổ chức không có phương tiện hoặc thiết bị để thực hiện việc chụp bản sao, trong trường hợp đó, họ có thể thông báo cho người yêu cầu và đề nghị giải quyết vấn đề này một cách hợp lý.

- Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra bản chính và đối chiếu nó với bản sao. Nếu nội dung của bản sao trùng khớp với bản chính và bản chính không thuộc các trường hợp được quy định tại Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thì họ sẽ thực hiện chứng thực theo các bước sau đây:

+ Ghi đầy đủ lời chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định.

+ Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực, và ghi vào sổ chứng thực.

+ Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên, lời chứng thực sẽ được ghi vào trang cuối. Nếu bản sao bao gồm từ 02 (hai) tờ trở lên, thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ hoặc văn bản, hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ hoặc văn bản trong cùng một thời điểm sẽ được gán một số chứng thực riêng biệt. Điều này giúp xác định và quản lý một cách chặt chẽ số lượng và nguồn gốc của bản sao chứng thực.

Xem thêm bài viết: Mức xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm quy định về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Khi có thắc mắc về quy định pháp luật, hãy liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến email: lienhe@luatminhkhue.vn