Mục lục bài viết

1. Khái niệm về chứng thực và công chứng

1.1. Công chứng là gì?

Theo quy định của pháp luật tại Luật công chứng 2014 quy định về công chứng là : Công chứng là một quá trình quan trọng trong hệ thống pháp lý, thực hiện bởi các công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên có nhiệm vụ xác nhận và chứng thực tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch dân sự khác thông qua các văn bản. Đối với các bản dịch tài liệu, công chứng viên cũng đảm bảo rằng các bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tính chính xác, hợp pháp và không vi phạm đạo đức xã hội, theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu tự nguyện của cá nhân hoặc tổ chức.

Công chứng viên là những cá nhân được tuyển chọn và bổ nhiệm bởi Bộ trưởng Bộ Tư pháp, sau khi đã đạt đủ các tiêu chuẩn và yêu cầu quy định bởi Luật Công chứng. Họ phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp để thực hiện nhiệm vụ công chứng một cách chính xác và công bằng.

Các tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng cùng các văn bản pháp luật liên quan. Những tổ chức này chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động công chứng và bảo đảm rằng tất cả các giao dịch và tài liệu được công chứng đều tuân thủ đúng quy định pháp lý và tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu.

 

1.2. Chứng thực là gì?

Chứng thực là một quy trình pháp lý quan trọng mà trong đó cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tiến hành việc xác nhận và xác thực tính hợp pháp, chính xác của các loại giấy tờ, văn bản, hợp đồng và giao dịch bằng cách dựa vào bản chính hoặc bản gốc của các tài liệu đó. Quy trình chứng thực này phải tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ.

Có bốn loại hoạt động chứng thực cụ thể được quy định và thực hiện trong khuôn khổ này:

- Cấp bản sao từ sổ gốc: Đây là hoạt động chứng thực nhằm mục đích tạo ra bản sao từ một sổ gốc đã được lưu giữ và quản lý bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Bản sao này sẽ được cấp và chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền, và nó sẽ được xem là bản sao chính thức có giá trị pháp lý tương đương với bản gốc trong các giao dịch và thủ tục pháp lý.

- Chứng thực bản sao từ bản chính: Hoạt động này liên quan đến việc chứng thực một bản sao của một tài liệu từ bản chính của tài liệu đó. Cơ quan chứng thực sẽ kiểm tra bản sao so với bản chính để đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của nội dung bản sao so với bản chính, từ đó cấp chứng thực cho bản sao này.

- Chứng thực chữ ký: Trong hoạt động chứng thực chữ ký, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành xác nhận tính hợp pháp và sự chính xác của chữ ký trên một tài liệu hoặc văn bản. Điều này đảm bảo rằng chữ ký trên tài liệu đó thực sự được thực hiện bởi người có thẩm quyền và có giá trị pháp lý.

- Chứng thực hợp đồng và giao dịch: Đây là hoạt động chứng thực liên quan đến việc kiểm tra và xác nhận tính hợp pháp, chính xác của các hợp đồng và giao dịch. Cơ quan chứng thực sẽ kiểm tra các điều khoản và nội dung của hợp đồng hoặc giao dịch để đảm bảo rằng chúng tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành và có giá trị pháp lý khi được ký kết và thực hiện.

Những hoạt động chứng thực này đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý và sự minh bạch của các giao dịch, hợp đồng, và các tài liệu liên quan, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan.

 

2. Giá trị pháp lý của công chứng và chứng thực

2.1. Giá trị pháp lý của công chứng

-  Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.

-  Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

- Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

CSPL: Điều 5 Luật Công chứng

 

2.2. Giá trị pháp lý của chứng thực

- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

CSPL: Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP

 

3. Sự khác biệt giữa công chứng và chứng thực

3.1. Về thẩm quyền

Đối với công chứng:

- Tổ chức hành nghề công chứng: Phòng công chứng, Văn phòng công chứng. 

- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài.

Đối với chứng thực:
- Phòng Tư pháp cấp huyện.

- Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

- Công chứng viên.

 

3.2. Về quy trình thực hiện

- Công chứng:

Bước 1: Người yêu cầu công chứng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của công chứng viên.

Bước 2: Công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ và nội dung giao dịch.

Bước 3: Nếu hồ sơ hợp lệ, công chứng viên sẽ tiến hành lập biên bản công chứng và chứng nhận tính pháp lý của giao dịch.

Bước 4: Người yêu cầu công chứng nhận biên bản công chứng và thanh toán phí.

- Chứng thực:

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ cần chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ và đối chiếu bản sao với bản chính.

Bước 3: Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành chứng thực và cấp giấy chứng thực.

Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận giấy chứng thực và thanh toán phí.

 

3.3. Về mức phí

Mức phí: Phí công chứng và chứng thực được quy định cụ thể theo từng loại hình dịch vụ và tùy thuộc vào giá trị của giao dịch, số lượng giấy tờ.

So sánh: Thông thường, phí công chứng sẽ cao hơn phí chứng thực do tính chất phức tạp và trách nhiệm pháp lý cao hơn.

 

3.4. Ví dụ cụ thể

- Công chứng:

Hợp đồng mua bán đất: Khi mua bán bất động sản, việc công chứng hợp đồng là bắt buộc để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.

Hợp đồng thuê nhà: Công chứng hợp đồng thuê nhà giúp bảo vệ quyền lợi của cả chủ nhà và người thuê nhà, tránh tranh chấp phát sinh.

Chứng thực:

- Bản sao chứng thực: Chứng thực bản sao giấy khai sinh, bằng cấp, hộ khẩu để sử dụng trong các thủ tục hành chính.

- Chứng thực chữ ký: Chứng thực chữ ký trên các đơn xin, giấy ủy quyền.

 

4. Khi nào nên công chứng và khi nào nên chứng thực?

Nên công chứng khi:

- Hợp đồng có giá trị lớn: Như mua bán bất động sản, hợp đồng thừa kế, hợp đồng vay vốn...

- Hợp đồng có nhiều điều khoản phức tạp: Cần một bên thứ ba có chuyên môn pháp lý xác nhận để đảm bảo quyền lợi cho các bên.

- Hợp đồng cần được thi hành ở nước ngoài: Để hợp đồng có giá trị pháp lý tại nước đó.

- Các trường hợp pháp luật quy định bắt buộc phải công chứng: Như hợp đồng mua bán nhà ở, hợp đồng góp vốn...

Nên chứng thực khi:

- Xác nhận chữ ký: Chứng minh chữ ký trên một văn bản là của chính người đó.

- Xác nhận bản sao: Chứng minh bản sao hoàn toàn giống với bản gốc.

- Xác nhận ngày giờ giao kết: Chứng minh một giao dịch đã được thực hiện vào thời điểm nào.

Bạn đọc có thể tham khảo bài viết sau: Xin xác nhận chứng thực căn cước công dân ở đâu?
Bạn đọc có thắc mắc pháp lý có thể liên hệ qua số tổng đài 19006162 hoặc thông qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ.