1. Các trường hợp cần chứng thực

Dựa trên quy định từ Điều 2 đến Điều 4 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, quy trình chứng thực bao gồm các trường hợp sau:

- Chứng thực bản sao từ bản gốc đòi hỏi cơ quan có thẩm quyền, theo quy định của Nghị định, dựa vào bản gốc để xác minh tính chính xác của bản sao.

- Chứng thực chữ ký ám chỉ việc cơ quan có thẩm quyền, theo quy định trong Nghị định này, xác nhận chữ ký trên tài liệu là của người có yêu cầu chứng thực.

- Chứng thực về hợp đồng, giao dịch được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền theo quy định của Nghị định này, xác nhận về thời gian, địa điểm ký hợp đồng, giao dịch, cũng như ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu chỉ của các bên tham gia.

 

2. Có thể công chứng passport ở đâu?

Hộ chiếu, còn được gọi là passport, là một chứng từ được Nhà nước cấp cho công dân Việt Nam để sử dụng khi xuất nhập cảnh, chứng minh quốc tịch và nhân thân (theo Điều 2, Khoản 3 của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019).

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 2 của Thông tư 73/2021/TT-BCA, mẫu hộ chiếu được sử dụng bao gồm hai ngôn ngữ là tiếng Việt và tiếng Anh. Tuy nhiên, giấy tờ này được cấp bởi Cục Quản lý xuất nhập cảnh thuộc Bộ Công an - cơ quan của Việt Nam.

Ngoài ra, theo Công văn số 3086/HTQTCT-CT ngày 13/6/2014, những văn bản, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp có thể có sự xen lẫn tiếng nước ngoài, nhưng nếu không hiển thị đầy đủ bằng cả hai ngôn ngữ, có thể được chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã, tại địa điểm thuận tiện nhất.

Vì vậy, để chứng thực hộ chiếu, còn được biết đến là công chứng passport, người dân có thể đến các cơ quan sau đây:

- Phòng Tư pháp cấp huyện (bao gồm huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh).

- Uỷ ban nhân dân cấp xã (bao gồm xã, phường, thị trấn).

- Cơ quan đại diện (bao gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài).

- Tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng).

Lưu ý: Người cần chứng thực có thể chọn một trong những cơ quan trên tại địa phương thuận tiện nhất cho mình.

(dựa trên Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP).

 

3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính passport (hộ chiếu) mới nhất

Sau khi xác định nơi công chứng passport, người yêu cầu cần đưa đến một trong các cơ quan hoặc tổ chức được quy định tại Điều 5 của Nghị định 23 năm 2015 của Chính phủ để làm thủ tục công chứng. Đối với việc này, người yêu cầu cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

- Bản gốc của passport, phải đảm bảo không bị tẩy xoá, chỉnh sửa, hoặc thêm/bớt thông tin không hợp lệ. Passport cần được giữ nguyên vẹn, không hư hỏng, không cũ nát và thông tin phải rõ ràng, không bị đóng dấu mật hoặc ghi chú không thể sao chép.

- Bản sao (nếu có). Trong trường hợp cơ quan có thẩm quyền không thể chứng thực trực tiếp từ bản gốc passport vì lý do nào đó, người yêu cầu chỉ cần mang theo bản sao của passport để thực hiện thủ tục công chứng.

Khi đến công chứng, quy trình chứng thực bản sao từ bản gốc bao gồm các bước sau:

Bước 1: Người có thẩm quyền từ các tổ chức, cơ quan được nêu trên sẽ kiểm tra, so sánh hoặc sao chụp bản gốc để xác định tính chính xác của bản sao và đảm bảo rằng thông tin trên bản sao và bản gốc khớp nhau.

Bước 2: Người có thẩm quyền sẽ ký tên, đóng dấu và ghi số chứng thực lên bản sao cũng như sổ chứng thực.

Bước 3: Sau khi hoàn tất thủ tục, bản gốc cùng bản sao passport đã được chứng thực sẽ được trả lại cho người yêu cầu. Đồng thời, người thực hiện chứng thực sẽ thu lệ phí theo quy định cho việc chứng thực bản sao từ bản gốc passport.

Người yêu cầu chứng thực passport cần phải nộp số tiền lệ phí theo quy định của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền. Số tiền này được quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC hoặc Thông tư số 264/2016/TT-BTC, tùy thuộc vào cơ quan hoặc tổ chức nào mà người yêu cầu chọn để tiến hành chứng thực.

Cụ thể:

Tên thủ tục chứng thực

Cơ quan thực hiện chứng thực

Mức thu phí

Chứng thực bản sao từ bản chính passport

- Uỷ ban nhân dân cấp xã

- Phòng Tư pháp cấp huyện

- Phòng/Văn phòng công chứng

Lệ phí là 2.000 đồng cho mỗi trang đầu tiên; từ trang thứ ba trở đi, lệ phí là 1.000 đồng mỗi trang, với mức lệ phí tối đa không vượt quá 200.000 đồng cho mỗi bản (theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 226/2016/TT-BTC).

Tại cơ quan đại diện

10 USD/bản

(Theo Phụ lục 2 ban hành kèm Thông tư số 264/2016/TT-BTC)

 

4. Những trường hợp không chứng thực passport

Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định các trường hợp bản chính giấy tờ không được sử dụng để chứng thực bản sao như sau:

- Bản chính bị chỉnh sửa, sửa đổi, bổ sung không hợp lệ.

- Bản chính bị hỏng, cũ nát, không thể xác định nội dung.

- Bản chính có dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền không cho phép sao chép hoặc ghi rõ không được sao chụp.

- Nội dung của bản chính vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền chiến tranh, phản đối chế độ xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

- Bản chính do cơ quan ngoại giao của quốc gia ngoại quốc cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.

- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Do đó, hộ chiếu rơi vào bất kỳ trường hợp nào trong danh sách trên sẽ không đủ điều kiện để được công chứng hoặc chứng thực.

 

5. Yêu cầu bản sao hộ chiếu phải có đủ các trang thị thực

Trong Công văn 4330/BTP-HTQTCT năm 2020 của Bộ Tư pháp, phản hồi kiến nghị của công dân về việc chứng thực bản sao từ bản chính, đã được nêu rõ như sau: thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Bộ Tư pháp tiếp nhận ý kiến của công dân liên quan đến Điều 10 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP. Điều này quy định về việc sử dụng từ "chụp" trong việc tạo bản sao từ bản chính, gây ra nhiều hiểu lầm do không tương đồng với thuật ngữ "sao". Đề xuất sửa đổi điều này để khi chứng thực hộ chiếu, chỉ cần sao y theo yêu cầu của người yêu cầu.

Bộ Tư pháp đã có ý kiến rõ ràng: theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về việc cấp bản sao từ bản gốc và chứng thực bản sao từ bản chính. "Chứng thực bản sao từ bản chính" được hiểu là cơ quan, tổ chức có thẩm quyền dựa trên bản gốc để chứng thực bản sao sao cho đúng với bản gốc (khoản 2 Điều 2); "Bản sao" là bản chụp hoặc bản đánh máy có đầy đủ, chính xác như bản gốc (khoản 5 Điều 2). Do đó, bản sao dùng để chứng thực từ bản chính là bản chụp từ bản gốc và phải đáp ứng nguyên tắc chính xác, đầy đủ thông tin giống bản gốc.

Thêm vào đó, Điều 10 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định rằng: "bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính". Do đó, bản chụp dùng để chứng thực bản sao từ bản chính hộ chiếu cần phải bao gồm tất cả các trang có thông tin của hộ chiếu, kể cả trang chứa thông tin về thị thực (trừ các trang không có thông tin).

Theo hướng dẫn trên, bản chụp được sử dụng để chứng thực bản sao từ bản chính của hộ chiếu cần bao gồm tất cả các trang có thông tin, bao gồm cả trang thông tin về thị thực (trừ các trang không chứa thông tin).

Bài viết liên quan: Thủ tục chứng thực bản sao CMND/CCCD được thực hiện như thế nào?

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!