Thủ tục thực hiện chứng thực chữ ký hiện nay như thế nào?

I. Giới thiệu

Chứng thực chữ ký là một thủ tục hành chính quan trọng nhằm xác nhận tính chính xác và pháp lý của chữ ký được đặt trên các tài liệu, văn bản. Qua quy trình này, chữ ký của một cá nhân được xác nhận là hợp lệ và có giá trị pháp lý. Dưới đây là các bước chi tiết trong quá trình chứng thực chữ ký:

- Xác định nhu cầu chứng thực: Người cần chứng thực chữ ký xác định văn bản cần được chứng thực và mục đích sử dụng sau khi đã có chữ ký được chứng thực.

- Chuẩn bị văn bản: Người có chữ ký cần chứng thực chuẩn bị văn bản cần ký.

- Đến cơ quan có thẩm quyền: Người có chữ ký đưa văn bản cần ký và chứng thực chữ ký đến cơ quan có thẩm quyền, thường là cơ quan chứng thực hoặc cơ quan công lý.

- Chứng thực chữ ký: Tại cơ quan có thẩm quyền, người có chữ ký thực hiện việc ký trên văn bản trước mặt nhân viên cơ quan. Nhân viên cơ quan sẽ chứng thực chữ ký bằng cách xác minh danh tính và xác nhận tính hợp lệ của chữ ký.

- Cấp giấy chứng thực: Sau khi chứng thực chữ ký, cơ quan sẽ cấp một giấy chứng thực, xác nhận rằng chữ ký trên văn bản đã được chứng thực và có giá trị pháp lý.

Theo quy định tại khoản 3 Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác và pháp lý của chữ ký trên giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều có thể chứng thực chữ ký. Dưới đây là các trường hợp cụ thể khiến chứng thực chữ ký không được thực hiện:

- Người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình: Trong trường hợp người yêu cầu không minh mẫn, nhận thức và không làm chủ được hành vi của mình tại thời điểm chứng thực chữ ký, việc chứng thực sẽ không được thực hiện.

- Giấy tờ không hợp lệ: Nếu chứng minh nhân dân, hộ chiếu, hoặc Căn cước công dân mà người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình không còn giá trị sử dụng hoặc bị giả mạo, việc chứng thực cũng không được thực hiện.

- Nội dung vi phạm pháp luật và đạo đức: Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội; có nội dung chống phá cách mạng; xuyên tạc lịch sử; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức khác; kích động chiến tranh sẽ không được chứng thực.

- Văn bản không phù hợp với quy định: Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch trừ giấy uỷ quyền không có thù lao, bên được uỷ quyền không có nghĩa vụ bồi thường, không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản cũng không thể chứng thực chữ ký.

II. Hồ sơ cần thiết

Theo quy định tại Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, khi yêu cầu chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng: Điều này nhằm xác nhận danh tính và chứng minh quyền hạn của người yêu cầu chứng thực chữ ký.

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu sẽ ký: Điều này cho phép cơ quan chứng thực kiểm tra tính xác thực và hợp lệ của chữ ký được yêu cầu chứng thực.

=> Để thực hiện chứng thực chữ ký, bạn cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu: Bạn cần xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực của giấy tờ tùy thân như Giấy chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu. Đảm bảo rằng giấy tờ này còn giá trị sử dụng và được cơ quan có thẩm quyền công nhận.

- Giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký: Bạn cần mang theo các giấy tờ, văn bản mà bạn muốn chứng thực chữ ký. Đây có thể là hợp đồng, giao dịch, tài liệu pháp lý hoặc bất kỳ văn bản quan trọng nào khác mà bạn muốn xác nhận tính pháp lý và tính xác thực của chữ ký.

- Phí chứng thực chữ ký: Bạn cần chuẩn bị số tiền phí phải trả cho quá trình chứng thực chữ ký. Phí này thường được quy định bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể. Đảm bảo rằng bạn đã tìm hiểu về số tiền phí cần trả trước khi tiến hành chứng thực chữ ký.

Trước khi đi chứng thực chữ ký, bạn nên kiểm tra kỹ về các yêu cầu cụ thể của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực để đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ và đúng quy trình.

III. Quy trình thực hiện

Việc thực hiện chứng thực chữ ký theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP được thực hiện như sau:

- Xác nhận điều kiện và thực hiện chứng thực:

+ Người thực hiện chứng thực kiểm tra các giấy tờ yêu cầu chứng thực và đảm bảo rằng người yêu cầu chứng thực có đủ giấy tờ theo quy định và minh mẫn, nhận thức được hành vi của mình.

+ Nếu người yêu cầu chứng thực đáp ứng đủ điều kiện và không thuộc các trường hợp bị từ chối chứng thực theo quy định, người yêu cầu chứng thực sẽ được yêu cầu ký và ghi lời chứng vào giấy tờ cần chứng thực.

- Ghi lời chứng và ký chứng thực:

+ Người thực hiện chứng thực ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định, ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực, và ghi vào sổ chứng thực.

+ Đối với giấy tờ có từ 02 trang trở lên, lời chứng được ghi vào trang cuối; nếu giấy tờ có từ 02 tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai.

- Thực hiện quy định cho các trường hợp đặc biệt: Quy định chứng thực chữ ký cũng áp dụng cho các trường hợp đặc biệt như chứng thực nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân, chứng thực chữ ký trong giấy tờ cá nhân tự lập, và chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản.

=> Để nộp hồ sơ chứng thực chữ ký, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

- Nộp hồ sơ trực tiếp:

+ Đến phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã, thành phố nơi bạn thường trú hoặc cư trú.

+ Mang theo các giấy tờ cần thiết và hồ sơ liên quan.

+ Gặp cán bộ tiếp nhận hồ sơ để tiến hành nộp.

- Nộp hồ sơ trực tuyến:

+ Truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn/) hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố nơi bạn thường trú hoặc cư trú.

+ Làm theo hướng dẫn trên trang web để điền đầy đủ thông tin và tải lên các tài liệu cần thiết.

+ Hoàn thành quy trình nộp hồ sơ trực tuyến theo hướng dẫn trên trang web.

- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, đảm bảo rằng tất cả các thông tin và tài liệu cần thiết đã được điền đầy đủ và chính xác.

- Ký tên và chứng thực:

+ Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ được yêu cầu ký tên vào giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký.

+ Cán bộ tư pháp sẽ thực hiện việc chứng thực chữ ký của bạn dựa trên quy trình và quy định của cơ quan.

- Nhận Giấy chứng nhận chữ ký:

+ Sau khi quá trình chứng thực hoàn thành, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận chữ ký từ cán bộ tư pháp.

+ Giấy chứng nhận này là bằng chứng về việc chữ ký của bạn đã được cơ quan chứng thực công nhận và có tính pháp lý.

Quý khách xem thêm bài viết sau: Xin xác nhận, chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu, viết như thế nào?

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.