Công tác hậu cần, lễ tân của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

1. Khái niệm

1.1. Công tác hậu cần

Công tác hậu cần là một trong những chức năng chủ yếu của Văn phòng cơ quan, đơn vị. Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ Văn phòng với toàn bộ cơ quan, đơn vị, là việc cung cấp, quản lý, bảo dưỡng các phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan, đơn vị.

1.2. Công tác lễ tân

Công tác lễ tân được hiểu một cách chung nhất là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân trong nội bộ cơ quan hoặc giữa các cơ quan, đơn vị với nhau. Công tác lễ tân là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xã hội của các quốc gia như chính trị, kinh tế, quốc phòng, văn hóa xã hội...

2. Vai trò

Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, chức năng hậu cần, lễ tân của Văn phòng có nhiều ý nghĩa đối với Văn phòng nói riêng và cơ quan, đơn vị nói chung.

1. Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị.

2. Tăng cường khả năng sử dụng các trang thiết bị trong Văn phòng cơ quan: Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị... nếu được quản lý sắp xếp, phân phối khoa học, hợp lý sẽ là trợ thủ đặc lực cho việc tối ưu hóa những hoạt động của con người tăng cường hiệu năng của thiết bị.

3. Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác Văn phòng: Công tác hậu cần đảm bảo các điều kiện cần thiết cho sự điều hành hoạt động của cơ quan. Các điều kiện này được cung ứng kịp thời, đầy đủ, tương thích góp phần tiết kiệm sức người, sức của và các khoản phụ phí không cần thiết.

4. Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức: Năng suất lao động của cơ quan tổ chức chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có các yếu tố vật chất là đối tượng quản lý, phân phối, sắp xếp của công tác hậu cần.

3. Các bước khi tổ chức cuộc họp

3.1. Tổ chức hội họp

Hội họp là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị.

3.2. Các cuộc họp không nghi thức

Các cuộc họp nội bộ bình thường, không nghi thức thường là các cuộc họp do các cấp lãnh đạo trong cơ quan triệu tập như họp cán bộ trong cơ quan, họp cấp ủy, họp thông báo, họp đột xuất, họp thảo luận và bàn bạc giải quyết vấn đề...

Các cuộc họp phải đảm bảo đúng người tham dự, đúng thời điểm và địa điểm. Do đó, cán bộ Văn phòng phải chịu trách nhiệm các việc sau đây:

- Đăng ký phòng họp.

- Thông báo cho người tham dự biết lịch trình cuộc họp và yêu cầu họ mang theo bản tường trình, hướng dẫn cuộc thảo luận...

- Chuẩn bị tài liệu.

- Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn.

- Chuẩn bị nước giải khát.

- Ghi biên bản.

- Theo dõi.

* Đăng ký phòng họp

- Việc chọn lựa chỗ họp rất quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp. Đó là không chỉ là vấn đề tiện nghi, mà người tham gia cũng phải có cảm giác nơi đó phù hợp với nội dung của cuộc họp. Điều này đúng với tất cả các cuộc họp lớn hay nhỏ, có nghi thức hay không có nghi thức.

- Thông thường các cuộc họp được tổ chức tại phòng họp chung của cơ quan. Phòng họp phải được đăng ký trước và chuẩn bị sạch sẽ.

* Thông báo cho người tham dự

- Mời những người tham dự thông qua lịch công tác, điện thoại, thông báo trực tiếp, fax hoặc email.

- Thông báo cho các thành viên biết chương trình, nội dung cuộc họp để cho họ chuẩn bị.

- Nếu có một số người chỉ cần thiết có mặt một lúc trong cuộc họp thì hãy báo cho họ thời gian sự kiến bắt đầu và kết thúc về những mục có liên quan đến họ. Điều này sẽ tiết kiệm được thời gian của người tham gia và làm cho cuộc họp dễ điều khiển hơn.

- Một trong những phần khó khăn nhất trong việc tổ chức một cuộc họp là tìm ra thời gian phù hợp cho tất cả những người thuộc thành phàn tham dự. Đôi khi, cách dễ nhất để xác định cuộc họp là thu xếp cuộc họp đó ngay sau cuộc họp mà những người đó vừa mới tham gia.

* Chuẩn bị tài liệu

Một số cuộc họp cần nhiều phương tiện hỗ trợ, cần phải chuẩn bị trước các tài liệu phát tại chỗ và các dụng cụ nghe nhìn như: phim, slide, máy chiếu, video, bảng viết, sơ đồ...

* Chuẩn bị nước giải khát

Phục vụ nước trà, nước khoáng nếu cuộc họp ngắn gọn. Đối với các cuộc họp kéo dài, phải tuy nghi theo sự chỉ đạo của cấp trên, hoặc giờ giải lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trên bàn sẵn cho người tham dự.

* Ghi biên bản

Thường trong các cuộc họp không cần nghi thức, biên bản chỉ cần ghi ý chính và tóm tắt.

3.3. Các cuộc họp theo nghi thức

Các cuộc họp trang trọng theo nghi thức là các cuộc họp, hội nghị lớn có tính chất quan trọng, thành viên tham gia cần đưa ra các quyết định có tính pháp lý mà tất cả các thành viên đều phải bị ràng buộc tuân theo. Ví dụ: Hội nghị Ban Thường vụ, Hội nghị Ban Chấp hành, Hội nghị tổng kết cơ quan cuối năm, Hội nghị ký kết giao ước thi đua...

Hoạch định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức chia làm ba giai đoạn:

+ Giai đoạn chuẩn bị.

+ Giai đoạn tiến hành.

+ Giai đoạn kết thúc hội nghị.

* Giai đoạn chuẩn bị

a. Trách nhiệm của lãnh đạo

- Xác định mục tiêu của cuộc họp.

- Xác định những nội dung cần phải giải quyết.

- Xác định thành phần tham dự

- Xác định ngày tháng và thời gian tiến hành cuộc họp.

- Xác định địa điểm cuộc họp

Ngoài ra cần phải xem xét các vấn đề cần phải giải quyết khác như: chương trình nghị sự, xét duyệt người ghi biên bản, kiểm tra phòng họp và trang thiết bị...

b. Trách nhiệm của cán bộ làm công tác tổ chức

- Lựa chọn ngày tháng: Thông thường, các cuộc họp trang trọng theo nghi thức được ấn định trước vài tuần, vài tháng, thậm chí cả năm nhằm đảm bảo các cuộc họp được tổ chức đúng kế hoạch. Sau khi lựa chọn ngày, phải rà soát lại xem có trùng với các cuộc họp khác hoặc vào ngày nghỉ lễ không. Ghi thời điểm tổ chức cuộc họp vào lịch công tác.

- Chuẩn bị hồ sơ cuộc họp: Để cho cuộc họp được tổ chức chu đáo, phải chuẩn bị một bìa đựng hồ sơ để đựng thư từ giao dịch, các bản tường trình, các hợp đồng, danh sách và các tài liệu khác liên quan đến cuộc họp đó.

- Soạn thảo một lịch trình kế hoạch: Lịch trình kế hoạch là một công cụ giúp hoạch định và phối hợp tổ chức cuộc họp. Nó được coi như là một bảng danh sách kiểm tra những điều phải làm. Khi hoàn tất một công việc, hãy rà soát lại. Lịch trình kế hoạch sẽ giúp ta có cái nhìn tổng quát cái gì đã thực hiện xong và cái gì cần phải làm.

- Soạn thảo lịch trình nghị sự: Lịch trình nghị sự rất quan trọng. Đó là một bảng danh sách các đề mục nghị sự theo thứ tự. Phải xin ý kiến lãnh đạo chấp thuận bản thảo cuối cùng trước khi in. Có thể gửi bản lịch trình nghị sự chính thức bằng thư hoặc phân phối lịch trình nghị sự cùng các tài liệu khác ngay bắt đầu cuộc họp.

- Đặt phòng: Tùy thuộc vào tính chất của cuộc họp và số người họp để quyết định nên chọn phòng ở đâu. Sau khi chọn phòng, phải gửi thư xác nhận để tránh có trục trặc vào phút chót. Khi cuộc họp kề cận, phải gửi thư tái xác nhận hoặc gọi điện thoại để kiểm tra lại, nếu cần thiết thì nên khảo sát trước khi cuộc họp diễn ra. Khi lựa chọn địa điểm họp, hãy cố gắng tránh những tình huống sau:

+ Có nhiều người đến dự họp dự kiến dẫn đến tình trạng không đủ chỗ và khiến mọi người cảm thấy không thoải mái.

+ Có ít người đến dự hơn dự kiến dẫn đến tình trạng lãng phí.

+ Máy điều hòa không đủ khiến không khí trong phòng ngột ngạt.

+ Những sự cố kỹ thuật phát sinh do không được kiểm tra trước.

- Sắp xếp dịch vụ ăn uống: Việc sắp xếp chỗ ăn uống rất cần thiết. Nếu cuộc họp được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm thương mại, phải sắp đặt và chuẩn bị trước những thứ sau đây: chỗ ăn, loại dịch vụ, thời gian phục vụ, thực đơn, sắp xếp bàn ghế, màu sắc và trang trí (nếu cần).

Nếu cuộc họp kéo dài, nên bố trí thời gian nghỉ giải lao để mọi người có cơ hội trao đổi với nhau thân mật hơn trước khi họp trở lại, đôi khi cũng nên đặt đồ uống, thức ăn nhẹ phục vụ cho giờ giải lao. Tuy nhiên tránh phục vụ quá nhiều vì ăn no có thể làm cho người tham dự dễ buồn ngủ.

- Thông báo cho các thành viên tham dự: Phải thông báo trước cho các thành viên để họ có thời gian chuẩn bị. Đôi khi phải gửi kèm theo dự kiến chương trình nghị sự và các tài liệu khác để họ tham khảo trước. Trong trường hợp cần thiết, phải gửi bản đồ địa phương nơi sẽ tiến hành cuộc họp đối với những vị khách ở xa. Trước ngày cuộc họp bắt đầu, cần xác nhận lại xem các thành viên có tham dự hay không để có sự đón tiếp chu đáo.

- Sắp xếp và phân phối tài liệu: sắp xếp các tài liệu cần thiết theo thứ tự của chương trình. Tất cả tài liệu được đựng trong một bìa hồ sơ hoặc cặp hồ sơ.

- Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn: Phương tiện hỗ trợ nghe nhìn được sử dụng ngày càng nhiều ở các cuộc họp, các buổi thuyết trình và hội nghị lớn để nhấn mạnh các điểm cần thảo luận, nhờ đó mang lại hiệu quả cao hơn. Những hỗ trợ đó có thể là sơ đồ vẽ trên giấy cho đến máy chiếu phức tạp. Khi cần phải sử dụng những phương tiện hỗ trợ nghe nhìn đó, phải kiểm tra hoạt động máy móc trước khi họp. Phải đảm bảo rằng người trình bày đã quen với cách sử dụng các phương tiện đó, thiết bị hoạt động tốt, và mọi người có thể nhìn thấy hình ảnh từ chỗ ngồi của mình. Nếu cần thiết nên có người hỗ trợ về mặt kỹ thuật. Nếu không chuẩn bị các dụng cụ nghe nhìn chu đáo, sẽ làm xáo trộn, mất tính trang trọng của cuộc họp.

- Sắp xếp chỗ ngồi: Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp có một ảnh hưởng quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp. Hãy cân nhắc trước việc sắp xếp chỗ ngồi và nếu cần thiết, vẽ sơ đồ chỗ ngồi để cuộc họp có thể đạt được mục tiêu đề ra.

4. Các bước tổ chức hội nghị

Cách sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp, hội nghị nếu chỉ có hai người:

+ Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “hỗ trợ”: nếu muốn thể hiện sự hỗ trợ, hãy ngồi vuông góc với người kia. Điều này giúp phá vỡ rào cản và cho phép nhìn vào mặt nhau.

+ Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “hợp tác”: ngồi kề nhau đó để thể hiện sự hợp tác. Cách ngồi này thể hiện ý kiến của hai người là giống nhau.

+ Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “đối kháng”: ngồi đối diện để tạo khoảng cách giữa hai người. Vị trí này giúp việc thể hiện quan điểm cá nhân dễ hơn.

Cách sắp xếp chỗ ngồi cho nhóm làm việc:

Trong những cuộc họp lớn, cần thiết phải xác định cách sắp xép chỗ ngồi. Khi sắp xếp cho một nhóm người ngồi quanh bàn, có ba cách sắp xếp với hai kiểu bàn.

+ Nếu dự kiến có thương thảo hay đối kháng thì hãy chọn bàn hình chữ nhật để hai bên có thể ngồi ở hai phía, người chủ trì trung lập ngồi ở vị trí giữa của một bên.

+ Để thực hiện mức độ cấp bậc cao thấp trong cuộc họp, hãy để người chủ trì ngồi ở đầu bàn hình chữ nhật, và xếp những người khác theo thứ tự giảm dần của cấp bậc. Người kém quan trọng nhất ngồi xa người chủ trì nhất.

+ Đối với cuộc họp không chính thức và không phân biệt cấp bậc, mọi người đều có thể thảo luận tự do thoải mái, hãy chọn bàn tròn để mọi người có thể ngồi ở vị trí như nhau.

+ Nếu cuộc họp có một số lượng người đáng kể tham gia được tổ chức trong thính phòng hay trong phòng lớn, hãy thu xếp cho mọi người ngồi theo từng dãy đối diện với người chủ trì.

- Xử lý tình huống làm gián đoạn: Khi cần nhắn tin hoặc thông báo với quan khách nào đó, chúng ta nên sử dụng phiếu nhắn tin và nhờ chuyển. Trong trường hợp cần nói trực tiếp, nên đến nói nhỏ với họ.

- Ghi biên bản: Biên bản là những hồ sơ chính thức của cuộc họp. Có nhiều phương pháp ghi biên bản như: ghi bình thường, ghi tốc ký, ghi bằng máy ghi âm.

Thông thường thư ký cuộc họp không cần phải ghi nguyên văn cuộc họp, mà chỉ cần ghi nguyên các vấn đề như: các đề nghị hay kiến nghị, điều khoản bổ sung, các giải pháp... nhưng phải được ghi chính xác và đầy đủ, rõ ràng. Trước khi kết thúc biên bản, thư ký cần phải ghi thêm ngày giờ cuộc họp lần tới (nếu có) và ngày giờ kết thúc hội nghị, sau cùng thư ký ký tên.

- Soạn thảo biên bản: Biên bản thường được ghi tại chỗ. Đôi khi, biên bản phải được biên soạn lại bởi vì có khu thư ký ghi tốc ký, hoặc bằng máy ghi âm, hoặc ghi chép chưa đầy đủ.

Khi viết lại biên bản, thư ký phải ghi một cách trung thực, khách quan, và không được ghi ý kiến hoặc giải thích của mình. Biên bản được trình bày sao cho những người vắng mặt khi đọc cũng có thể hiểu được. Phải dùng thì quá khứ và viết rõ ràng, chính xác.

Sau khi soạn lại biên bản, thủ trưởng trực tiếp sẽ duyệt lại biên bản xem có chính xác không, rồi mới đánh máy lại.

* Giai đoạn tiến hành

- Đón tiếp đại biểu

- Phân phát văn kiện, tài liệu

- Quyết định chủ tịch đoàn và thư ký đoàn

- Khai mạc cuộc họp

+ Tiến hành các nghi thức nhà nước (nếu cần)

+ Giới thiệu chủ đề cuộc họp

+ Giới thiệu thành phần tham dự và các đại biểu

+ Diễn văn ngắn của chủ tọa

- Tiến hành hội nghị

+ Chủ tọa điều hành

+ Các thành viên hoạt động dưới sự điều hành của chủ tọa

* Giai đoạn kết thúc hội nghị

- Kết luận

+ Thông qua các nghị quyết

+ Diễn văn tổng kết của chủ tọa

+ Bế mạc

- Sau cuộc họp

+ Hoàn thiện các văn bản

+ Tặng quà, chiêu đãi và tiễn khách

+ Thanh quyết toán các chi phí

+ Tổ chức thực hiện các nghị quyết

- Rút kinh nghiệm

* Các hội nghị từ xa

Hội nghị từ xa là các cuộc họp mà các thành viên vẫn ở tại địa điểm của mình không phải đi xa, và theo dõi tại phòng họp các bài thuyết trình qua các phương tiện nghe nhìn.

- Ưu điểm: Giảm bớt chi phí di chuyển, thời gian di chuyển, tiết kiệm công sức.

- Nhược điểm: Người trình bày chỉ thấy những người đang họp ở trong phòng của mình, nghĩa là người này không nhìn thấy người khác đang tham dự ở nơi khác. Cũng như người tham dự chỉ thấy người trình bày trên màn hình và những người ở xung quanh.

5. Nghiệp vụ lễ tân

Lễ tân là nghi thức và tập quán trong việc đón, tiếp và giao tiếp với khách. Lễ tân là thủ tục cần thiết trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Thái độ và hình thức đón tiếp khách thể hiện mức độ, nội dung và mói quan hệ giữa hai bên. Lễ tân cũng tạo nên khung cảnh và bầu không khí cho mối quan hệ được tiến hành thuận lợi hơn.

* Trang bị lễ tân

Khu vực lễ tân hay địa điểm đón tiếp khách của cơ quan là nơi tạo ấn tượng đầu tiên cho khách. Phòng lễ tân thường được trang bị các vật dụng sau:

- Bàn ghế tiếp khách;

- Sổ đăng ký khách đến liên hệ công tác;

- Điện thoại;

- Tủ đựng đồ uống;

- Sơ đồ bố trí phòng làm việc trong cơ quan;

- Danh bạ điện thoại nội bộ cơ quan;

- Chậu hoa, cây cảnh.

Khu vực lễ tân được thường xuyên vệ sinh sạch sẽ, ngăn nắp, ngoài ra nhiều cơ quan còn trang bị đồng phục, phù hiệu cho nhân viên lễ tân...

* Phân loại khách

- Khách ngoài cơ quan: Khách đến liên hệ công tác, khách hàng, khách tham quan...

- Khách nội bộ: Cán bộ, công nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp lên gặp thủ trưởng...

* Đón tiếp khách

- Chào hỏi khách

Khi khách tới phải chào và đón khách với thái độ vui vẻ, niềm nở, lịch sự. Nếu biết trước tên, hãy chào đón khách bằng chính tên của họ.

+ Trường hợp khách đến lần đầu: Cán bộ đón tiếp phải giới thiệu tên mình trước, sau đó khéo léo hỏi tên khách. Nếu khách đưa danh thiếp, phải trình cho thủ trưởng và báo cáo về người đó.

+ Trường hợp khách cấp trên hoặc khách quan trọng: Phải đứng lên chào lịch sự khi khách đến và ra về.

+ Trường hợp khách đến khi cán bộ đón tiếp đang bận việc khác không thể dừng lại (ví dụ: đang có điện thoại) thì vẫn phải ra dấu hiệu chào hỏi khách và tỏ thái độ sẽ tiếp khách ngay sau khi xong việc.

- Bày tỏ sự quan tâm: Phải bày tỏ sự quan tâm đến khách và trả lời đầy đủ các câu hỏi của khách. Điều này sẽ gây được ấn tượng tốt đẹp của khách về cơ quan.

- Phải biết tên, nơi làm việc, mục đích đến thăm của khách: Tất cả khách đến liên hệ đều cần ghi lại tên khách, nghề nghiệp, địa chỉ, lý do cuộc gặp.

- Không nên ngắt quãng hay kết thúc cuộc đàm thoại của cấp trên: Trong lúc cấp trên đang tiếp khách, phải cố gắng không cắt ngang cuộc điện thoại trừ các trường hợp:

+ Cấp trên phải trả lời các cuộc điện thoại quan trọng. Cán bộ Văn phòng phải xin lỗi khách và thông báo cấp trên cần trả lời điện thoại ngay.

+ Cấp trên phải dự các cuộc họp quan trọng hoặc phải kết thúc tiếp khách để giải quyết các công việc cần thiết. Cán bộ có thể ghi phiếu nhắn tin, thông báo cho cấp trên biết để cấp trên tự kết thúc cuộc nói chuyện.

+ Đổi với những vị khách ngồi quá lâu: cấp trên và cấp dưới phải tự quy định một phương pháp nào đó để tiễn khéo vị khách mà không gây phật ý.

- Thu xếp phòng đợi: Trong trường hợp khách phải ngồi đợi, phải nêu rõ lý do và lịch sự mời khách vào phòng đợi. Phòng đợi phải sáng sủa, thoáng mát, có sách báo, tạp chí, nước uống.

- Thường trực tại nơi làm việc: Cán bộ phụ trách đón tiếp không được rời vị trí làm việc mà không nhờ người khác tạm thay thế, phải luôn chuẩn bị tư thế sẵn sang chờ các yêu cầu của cấp trên.

- Ghi biên bản các buổi bàn bạc: Cán bộ có thể thực hiện ghi biên bản các buổi bàn bạc khi cấp trên thấy cần thiết.

* Đãi khách

* Giải khát trong tiếp khách

Trong việc tiếp khách ở cơ quan, đơn vị, các cuộc họp phải quan tâm đến vấn đề giải khát. Giải khát có nhiều hình thức: nước trà, nước giải khát (có ga, không ga), cà phê. vấn đề phụ thuộc vào sở thích người dùng, điều tối thiểu cần quan tâm là ly cốc sạch sẽ, cách pha chuẩn.

- Tiếp nước trà (nước lọc): Đây là hình thức giải khát thông thường nhất với cả khách ngoài cơ quan cũng như khách trong nội bộ cơ quan.

+ Trong bất cứ trường họp nào cũng phải mời khách uống nước trà. Trong phòng làm việc của lễ tân, thư ký phải luôn có nước sôi và trà ngon, ấm chén sạch sẽ. Trong mọi trường hợp, không nên tiếp khách bằng loại trà kém chất lượng, pha trà bằng nước không đủ độ nóng.

+ Đối với những cuộc tiếp xúc ngắn, chủ yếu là khách nội bộ, khách làm việc nhanh thì chỉ cần tiếp nước trà là đủ.

+ Tùy theo thời gian làm việc với khách, nhiệt độ của từng mùa mà ta có thể lựa chọn thức uống cho phù hợp, trong một số trường hợp, chúng ta có thể dùng nước khoáng thay cho nước trà.

- Tiếp nưởc giải khát: Nước giải khát có nhiều loại, tùy theo đối tượng khách, thời tiết và thời điểm để sử dụng cho thích hợp.

- Tiếp rượu: Tùy theo yêu cầu của thủ trưởng, sở thích của khách, loại khách hoặc trong những thời điểm đặc biệt như ngày lễ, tết... có thể tiếp khách bằng rượu.

+ Khi tiếp bằng loại rượu nào thì phải chuấn bị ly cho phù hợp, một người đi rót, có dụng cụ mở nút phù hợp, rót theo một lượt. Có thể chủ bàn tiệc (thủ trưởng nội bộ) sẽ là người đi rót rượu.

+ Nếu đãi khách bằng rượu vang thì nên kèm theo chút thức ăn dạng miếng, nguội hay hoa quả theo mùa Hoa quả được gọt sẵn và sơ chế để không bị thâm, héo; hay đã bóc trước theo kiểu trang trí đẹp mắt.

- Tiếp cà phê: Được nhiều người ưa chuộng, nhất là người Châu Âu. Tùy theo mùa và sở thích mà có thể tiếp cà phê đen, cà phê đá, cà phê sữa nóng.

+ Cách tiếp cà phê: Đưa từ bên phải để trên đĩa nhỏ, đặt cách mép bàn 2 - 3cm. Khi ở trên bàn đã xếp đầy công văn, giấy tờ, sổ sách thì không bao giờ đặt cà phê trước mặt khách, vì trước mặt khách là tài liệu mà khách phải sử dụng. Trong trường họp này nên đặt cà phê ở bên phải của khách. Khi tiếp cà phê, nếu đi một lượt, bắt đầu từ trưởng đoàn khách (bên tay phải thủ trưởng nội bộ) hay bắt đầu từ thủ trưởng nội bộ đến cuối dù cho khách được sắp xếp ngồi như thế nào; còn nếu đi hai lượt, bắt đầu từ trưởng đoàn khách và từ thủ trưởng hay bắt đầu từ thủ trưởng (nội bộ) đến bên phải và từ phó thủ trưởng bên trái.

+ Có thể bố trí bàn cà phê ở cuối phòng họp hay ở hành lang, khách sẽ tự phục vụ vào thời gian nghỉ giữa cuộc họp.

* Đặt tiệc

Có rất nhiều loại tiệc khác nhau như: Tiệc Âu, tiệc Á, tiệc đứng, tiệc ngồi. Tùy theo từng loại khách, phong tục tập quán của khách và theo yêu cầu của thủ trưởng mà đặt tiệc cho phù hợp, nhằm tạo cho khách một ấn tượng tốt đẹp sau buổi tiệc.

* Đón tiếp khách tại tiệc

- Đón tiếp khách một cách lịch sự và hiệu quả đòi hỏi những người làm công tác lễ tân phải am hiểu và phải có nghệ thuật đón tiếp khách. Khi khách đến dự hội nghị hoặc tiệc chiêu đãi có số lượng lớn cần phải tổ chức đón tiếp và hướng dẫn khách một cách chu đáo.

- Giới thiệu khách với nhau: Chủ tọa phải tạo điều kiện thuận lợi cho khách làm quen với nhau nhằm tạo ra một bầu không khí thân mật, gần gũi trong bữa tiệc, thông qua việc giới thiệu một cách ngắn gọn. Tuy nhiên, phải tùy từng hoàn cảnh và đối tượng khách mời để có sự giới thiệu cho phù họp, ví dụ: Khi có khách nước ngoài tham dự thì việc giới thiệu chức danh của khách sẽ tạo được sự chú ý của khách nước ngoài với người có chức vụ; giới thiệu chức danh để việc chọn khách để nói chuyện của khách một cách thuận lợi.

- Thứ bậc trong giới thiệu: Theo thông lệ thì người ít quan trọng phải được giới thiệu với người quan trọng hơn và thông thường theo phép lịch sự nên giới thiệu nam với nữ, ngoại trừ các chính khách và cũng theo phép lịch sự người phụ nữ thông thường chủ động giơ tay cho người đàn ông bắt.

* Phương pháp bố trí khách ở bàn tiệc

Trong tiếp khách có nhiều loại bàn tiệc như: Bàn hình chữ nhật, bàn bầu dục, bàn tròn, bàn vuông, bàn cữ T... Tùy theo loại bàn và số lượng người tham dự để có cách sắp xếp khác nhau.

a. Bàn chữ nhật: Với bàn chữ nhật chủ tọa bàn ăn (chủ nhà) có thể ngồi ở giữa hoặc ở đầu bàn, khách ngồi hai bên.

- Chủ tọa ngồi ở giữa bàn (theo kiểu Pháp): Chủ và khách danh dự ngồi đối diện nhau ở giữa bàn. Vị trí của các khách khác (theo đôi thứ) được bố trí như sau:

+ Vị trí thứ 1: Bên phải chủ tọa;

+ Vị trí thứ 2: Bên trái khách danh dự;

+ Vị trí thứ 3: Bên trái chủ tọa;

+ Vị trí thứ 4: Bên trái khách danh dự;

+ Vị trí thứ 5: Bên phải thứ 2 của chủ;

+ Vị trí thứ 6: Bên phải thứ 2 của khách danh dự;

Nếu còn khách cứ theo nguyên tắc bên phải, bên trái chéo nhau để sắp xếp khách.

- Chủ tọa ngồi ở hai đầu bàn (theo kiểu Anh): Theo kiểu này chủ tọa và khách danh dự ngồi ở hai đầu bàn còn khách được xếp hai bên theo sơ đồ kiểu Pháp.

b. Bàn tròn: Là loại bàn tương đối phổ biến hiện nay, nó khuyên khích xu hướng giao tiếp thân thiện hơn. Có thể bố trí khách ngồi theo các cách sau:

- Cách 1: Khách danh dự và chủ tọa ngồi cạnh nhau;

- Cách 2: Khách danh dự và chủ tọa ngồi đối diện nhau;

c. Bàn vuông: Các cách bố trí khách và chủ ngồi đều có thể được áp dụng giống như đối với bàn chữ nhật và bàn tròn.

6. Tổ chức chuyến đi công tác

Cán bộ đoàn thường có các chuyến đi công tác xa lâu ngày, kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngoài. Cán bộ Văn phòng cần biết hoạch định, sắp xếp các chuyến đi công tác cho bản thân và thủ trưởng. Ke hoạch chuyến đi bao gồm các hoạt động sau đây:

- Xây dựng chuông trình cho chuyến đi công tác

- Giải quyết các thủ tục giấy tờ

- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn

- Liên hệ với các nơi đoàn đển để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm việc cho đoàn

- Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn

- Chuẩn bị kinh phí

- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà

- Kiểm tra chuyến đi phút chót.

* Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác

• Xác định mục đích chuyến đi
• Nội dung chuyến đi
• Số lượng người tham gia
• Các địa điểm đến
• Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc
• Phương tiện đi lại

- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm...

- Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai loại:

+ Lịch trình sắp xếp di chuyển

+ Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn.

* Giải quyết các thủ tục giấy tờ

Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:

- Giấy giới thiệu đi công tác

- Giấy đi đường

- Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu (nếu đi công tác nước ngoài)

- Chứng minh nhân dân

- Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị...

* Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn

- Tùy theo địa điểm và thời gian công tác, lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm.

- Thứ ký đoàn công tác (gọi tắt là thư ký) phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn đến công tác như:

+ Bảng giờ đi, đến của từng phương tiện

+ Giá vé

+ Độ dài quãng đường

+ Chế độ, tiêu chuẩn thủ trưởng được sử dụng.

* Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm việc cho đoàn

- Thư ký phải điện thoại đến các nơi đoàn đến công tác để thông báo nội dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng ký nơi ăn, nơi ở.

- Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:

+ Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó.

+ Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tại Việt Nam,việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba.

- Sau khi đã thỏa thuận về các chuyến đi công tác, trước thời gian đi cần phải thông báo cụ thể cho cơ quan tiếp nhận về thời điểm đến, danh sách người đến và đăng ký chỗ ở bang fax hoặc email, có xin xác nhận.

* Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn

- Các tài liệu bản cứng theo yêu cầu của thủ trưởng. Các tài liệu cần được lưu bằng bản mềm trong máy vi tính xách tay hoặc USB mang theo.

- Nếu có thể được, nên mang theo thiết bị di động có khả năng kết nối mạng với máy tính xách tay để có thể gửi fax, email, truy cập

Internet, hội thoại với các bộ phận cần liên hệ, hoặc nhận và xử lý thông tin đột xuất.

* Chuẩn bị kinh phí

Dựa vào kế hoạch công tác của đoàn, thư ký lập dự trù kinh phí.

Trong bản dự trù cần có các khoản chi phí cơ bản sau đây:

• Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ôtô...
• Tiền ăn, nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi.
• Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính.
• Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu).

- Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng...

*Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ờ nhà

• Thông báo về thời gian thủ trưởng vắng mặt.

- Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà.

- Những việc khác cần phải thực hiện như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc họp đã ấn định trong suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt...

* Kiểm tra chuyến đi trước khi xuất phát

• Các tài liệu cần thiết.
• Phương tiện di chuyển, vé tàu xe.
• Giấy đi đường, giấy giới thiệu.
• Lộ trình chuyến đi. Bản đồ đi đường.
• Sổ tay các địa chỉ cần liên hệ trong quá trình công tác.

- Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên nhận đặt chỗ. Các hướng dẫn của khách sạn (nếu có).

• Tính cách những người quan trọng cần gặp.
• Phong bì có địa chỉ.
• Tiền tạm ứng công tác phí (nếu có).

Nếu đi công tác nước ngoài, cần kiểm tra thêm:

• Passport, visa.

- Xác nhận phòng thừa y tế.

- Giấy phép lái xe quốc tế.

- Các loại bảo hiểm.

- Thẻ tín dụng.

Sau khi thủ trưởng đi công tác về, thư ký cần thực hiện một số nội dung sau:

- Báo cáo tóm tắt tình hình công việc, cơ quan trong khi thủ trưởng đi công tác.

- Nhận giấy tờ, chửng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán.

- Soạn thảo các thư cảm ơn những người đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi trong chuyến đi.

• Lưu trữ các tài liệu, hồ sơ của chuyến đi.

* Các loại công vụ khác cùa công tác hậu cần

- Quản lý toàn bộ tài sản của cơ quan, bao gồm: trụ sở làm việc, phương tiện đi lại và các tài sản khác từ khi hình thành, đưa vào sử dụng, biến động tăng, giảm, sửa chữa, thanh lý tài sản. Quản lý hệ thống hồ sơ nhà đất, hồ sơ xây dựng công trình trụ sở cơ quan. Để quản lý tài sản của cơ quan, Văn phòng phải thực hiện nhiều nghiệp vụ cụ thể:

+ Phân loại tài sản cố định;

+ Lập hồ sơ tài sản cố định;

+ Lập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp thời việc xuất nhập và sử dụng, sửa chữa, nắm chắc số lượng, chất lượng; có quy chế quản lý, giao nhận trong quá trình sử dụng và quy định chế độ trách nhiệm vật chất đối với việc sử dụng tài sản cố định;

+ Lập kế hoạch, tổ chức việc mua sắm vật tư, thiết bị văn phòng phẩm phục vụ làm việc của cán bộ, công chức cơ quan;

+ Thực hiện việc kiểm kê cuối năm để đánh giá chất lượng và nắm vững số lượng tài sản, quản lý vật tư, hàng hóa, vật rẻ tiền mau hỏng.

- Bảo quản điều kiện và phương tiện đi lại, phục vụ làm việc của các đồng chí lãnh đạo. Quản lý xe theo đúng quy định, có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xe sạch, đẹp, bảo đảm an toàn tuyệt đối khi đưa xe vào sử dụng, phục vụ với chất lượng cao. Có trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ, đảm bảo sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả. Sử dụng xe đúng mục đích, tiết kiệm nguyên nhiên liệu. Tham mưu phương án huy động, bố trí xe phục vụ các đoàn công tác lớn khi có yêu cầu.

- Tham mưu đề xuất và tổ chức thực hiện các biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong cơ quan. Tham mưu đề xuất lập kế hoạch tổ chức các hoạt động chào mừng các ngày lễ tết, các dịp kỷ niệm trong năm (treo cờ, khẩu hiệu, trang trí cơ quan...).

- Bảo đảm môi trường, cảnh quan, vệ sinh nơi làm việc và khu vực trụ sở cơ quan: thực hiện công tác vệ sinh và điều kiện làm việc ở các phòng làm việc của Thường trực cấp ủy, Lãnh đạo cơ quan; các phòng họp, phòng tiếp khách và nhà khách; kiểm tra, giám sát công việc của lao động hợp đồng làm vệ sinh tại khuôn viên trụ sở cơ quan và công tác vệ sinh của các đơn vị trực thuộc Văn phòng.

Bảo đảm an ninh, an toàn tuyệt đối khu vực trụ sở cơ quan: xây dựng phương án, kế hoạch và biện pháp bảo vệ cơ quan; tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện các quy chế, quy định của cơ quan cho lực lượng cảnh sát bảo vệ mục tiêu. Hằng năm, xây dựng phương án phòng cháy, chữa cháy và tổ chức hướng dẫn triển khai thực hiện cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan.