1. Liệu rằng công trình xây dựng có bắt buộc phải lưu trữ hồ sơ hoàn thành không?

Căn cứ dựa theo quy định tại Điều 26 Nghị định 06/2021/NĐ-CP có quy định cụ thể về việc lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng như sau:

Lập hồ sơ hoàn thành công trình: Chủ đầu tư phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình trước khi đưa công trình vào khai thác, vận hành. Hồ sơ hoàn thành được lập một lần chung cho toàn bộ dự án nếu các công trình thuộc dự án được đưa vào khai thác cùng một thời điểm. Trường hợp các công trình được đưa vào khai thác ở thời điểm khác nhau, có thể lập hồ sơ riêng cho từng công trình.

Lưu trữ hồ sơ: Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng. Các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng cũng phải lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc mình thực hiện. Bản gốc có thể được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Đối với công trình nhà ở và công trình di tích, phải tuân thủ quy định của pháp luật về nhà ở và di sản văn hóa.

Thời gian lưu trữ: Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với nhóm B, và 05 năm đối với nhóm C kể từ khi đưa công trình vào sử dụng.

Lưu trữ lịch sử của công trình: Hồ sơ nộp lưu trữ lịch sử của công trình phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Quy định về hình ảnh công trình: Các bộ phận công trình bị che khuất, che lấp phải có hình ảnh (ảnh chụp, video) để phục vụ kiểm tra, nghiệm thu. Hình ảnh ghi lại phải rõ nét, thể hiện đầy đủ thông tin về hình khối, quy cách, thời gian, vị trí thực hiện. Thời gian lưu trữ hình ảnh do chủ đầu tư quy định, nhưng không ngắn hơn thời gian bảo hành công trình.

Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch, chất lượng, và an toàn của công trình xây dựng, cũng như tạo điều kiện cho việc kiểm tra, nghiệm thu sau khi công trình hoàn thành.

Như vậy thì dựa theo quy định của pháp luật thì chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng. 

 

2. Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu đối với tài liệu đầu tư xây dựng

Căn cứ dựa theo quy định tại Điều 3 của Thông tư 10/2022/TT-BNV có quy định cụ thể về thời hạn bảo quản tài liệu, cụ thể như sau:

Thời hạn bảo quản tài liệu: Thời hạn bảo quản tài liệu được tính từ năm công việc kết thúc, nhằm đảm bảo lưu giữ thông tin liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Quy định chung: Các cơ quan, tổ chức phải tuân thủ thời hạn bảo quản tài liệu theo quy định tại Phụ lục I của Thông tư 10/2022/TT-BNV.

Thời hạn đặc thù của hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân: Đối với tài liệu hình thành trong hoạt động đặc thù của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân, thời hạn bảo quản sẽ được quy định theo quy định tại Phụ lục II của Thông tư 10/2022/TT-BNV.

Các trường hợp khác: Đối với tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức mà không có quy định cụ thể trong Thông tư, các cơ quan, tổ chức đó cần căn cứ vào thời hạn bảo quản của tài liệu tương ứng để xác định.

Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo sự quản lý hiệu quả, tiết kiệm không gian lưu trữ, và bảo vệ thông tin quan trọng của cơ quan, tổ chức. Các quy định cụ thể về thời hạn bảo quản có thể được xem xét và điều chỉnh theo yêu cầu cụ thể của từng lĩnh vực và loại hình tài liệu.

Thời hạn bảo quản tài liệu đầu tư xây dựng mà các bạn có thể tham khảo thể hiện như sau:

- Hồ sơ xây dựng ban hành quy định, hướng dẫn về đầu tư, xây dựng là 20 năm

- Hồ sơ xây dựng đề án, chương trình mục tiêu được phê duyệt là vĩnh viễn

- Hồ sơ xây dựng đề án, chương trình mục tiêu không được phê duyệt là 10 năm

- Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu là vĩnh viễn

- Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án, dự án, chương trình mục tiêu là vĩnh viễn

- Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện đề án, dự án, chương trình mục tiêu tổng kết là vĩnh viễn còn sơ kết là 10 năm

- Hồ sơ xây dựng công trình xây dựng cơ bản nhóm A, nhóm B công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu công nghệ thiết bị vật liệu mới, công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa kể từ khi hạng mục công trình xây dựng vào sử dụng

 

3. Tại sao cần phải lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng?

Lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng là quan trọng và có nhiều lý do quan trọng. Dưới đây là một số lý do chính vì sao cần phải lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng:

Minh bạch và quản lý dự án: Hồ sơ công trình là nguồn thông tin chính xác và đầy đủ về quá trình thi công, chất lượng vật liệu, và các công việc liên quan. Minh bạch thông tin giúp quản lý dự án và các bên liên quan hiểu rõ về quá trình xây dựng, từ đó tăng cường sự kiểm soát và quản lý chất lượng. Hồ sơ công trình cung cấp một nguồn thông tin tập trung, giúp mọi người có thể dễ dàng truy xuất thông tin quan trọng về dự án mọi lúc, từ bất kỳ đâu. Minh bạch thông tin qua hồ sơ công trình giúp chứng minh rằng công trình đã được xây dựng theo các tiêu chuẩn và quy định đặt ra, đảm bảo chất lượng của công việc. Các bên liên quan như chủ đầu tư, nhà thầu, và cơ quan quản lý có thể dựa vào hồ sơ để đưa ra phản hồi về quá trình thi công và chất lượng xây dựng.  Thông tin trong hồ sơ giúp quản lý rủi ro bằng cách theo dõi và đánh giá tình trạng của dự án, từ đó đưa ra các biện pháp phòng ngừa và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Minh bạch thông tin qua hồ sơ công trình tạo ra môi trường tin cậy và thuận lợi cho hợp tác giữa các đối tác và bên liên quan khác nhau trong dự án. Trong trường hợp có tranh chấp, hồ sơ công trình cung cấp bằng chứng và chứng minh về quá trình xây dựng, giúp giải quyết mọi tranh chấp pháp lý hiệu quả hơn.  Minh bạch thông tin giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ hơn về công trình, từ đó tạo ra sự đồng thuận và sự cam kết đối với mục tiêu chung của dự án. Những lợi ích này không chỉ hỗ trợ quản lý dự án mà còn tạo ra cơ sở để xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hợp tác trong lĩnh vực xây dựng.

Bảo dưỡng và bảo trì: Hồ sơ công trình cung cấp thông tin về cấu trúc, vật liệu, và quá trình xây dựng, giúp việc bảo dưỡng và bảo trì trở nên dễ dàng hơn. Các thông tin này quan trọng để đảm bảo rằng công trình được duy trì và sử dụng hiệu quả trong thời gian dài.

Nghiệm thu và đánh giá chất lượng: Hồ sơ công trình là căn cứ để thực hiện nghiệm thu công trình, đánh giá chất lượng công việc, và xác nhận việc hoàn thành theo yêu cầu đặt ra.

Pháp lý và an toàn: Trong trường hợp tranh chấp pháp lý, hồ sơ công trình là bằng chứng quan trọng để chứng minh các thông tin liên quan đến quá trình xây dựng. An toàn là một yếu tố quan trọng, và hồ sơ giúp định rõ các tiêu chuẩn và biện pháp an toàn đã được thực hiện.

Quản lý rủi ro: Hồ sơ công trình giúp quản lý rủi ro bằng cách lưu trữ thông tin về các biện pháp phòng ngừa, an toàn lao động, và các tình huống đặc biệt trong quá trình xây dựng.

Đối tác và mối quan hệ: Trong tương lai, khi cần thiết kế lại hoặc mở rộng công trình, hồ sơ xây dựng là nguồn thông tin quý giá để hiểu rõ về công trình đã tồn tại và dễ dàng tích hợp các cải tiến mới.

Tóm lại, việc lưu trữ hồ sơ công trình không chỉ giúp duy trì thông tin đầy đủ và chính xác về công trình mà còn hỗ trợ nhiều khía cạnh khác trong quản lý, bảo dưỡng, an toàn, và pháp lý.

Vui lòng liên hệ 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn

Tham khảo thêm: Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình ? Cách lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng