Công ty không hoạt động tại trụ sở chính có vi phạm không?

Câu hỏi tình huống của khách hàng: Thưa luật sư, xin hỏi: Bên mình đang có công ty cổ phần đang hoạt động kinh doanh thương mại, có địa điểm trụ sở cố định, vừa rồi mở 1 văn phòng đại diện cách trụ sở công ty tầm 2km và được sở tài chính cấp giấy chứng đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoạt động theo ủy quyền của doanh nghiệp. Tuy nhiên bên mình chuyển toàn bộ các phòng ban về văn phòng đại diện để làm việc (cả HĐQT, giám đốc công ty, các phòng chuyên môn... về văn phòng đại diện làm việc) và mọi giao dịch buôn bán đều ở đó. Trụ sở địa điểm chính thì bên mình cho thuê toàn bộ và không ai ở đó làm việc nữa, nhưng hợp đồng mua bán, mã số thuế đều vẫn để địa chỉ trụ sở cũ kia. Vậy xin hỏi chức năng của văn phòng đại diện như vậy thì bên mình chuyển hết bộ phận về đó làm việc có hợp lý không, và trụ sở cũ cho đơn vị khác thuê mình không làm việc ở đó như vậy có đúng không? Cảm ơn!

Luật sư tư vấn:

Để giải đáp được quy định pháp luật cho trường hợp trên cần làm rõ quy định Luật doanh nghiệp 2020 về chức năng hoạt động của trụ sở chính của Doanh nghiệp và văn phòng đại diện như sau:

1. Quy định luật doanh nghiệp về trụ sở chính doanh nghiệp và địa điểm đăng ký kinh doanh

1.1 Trụ sở chính doanh nghiệp

Theo quy định tại Điểm 10, Điều 4 Luật doanh nghiệp năm 2020 thì: “10. Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh”.

Tại điểm 13, Điều 4 Luật doanh nghiệp 2020 quy định: "13. Địa chỉ liên lạc là địa chỉ đăng ký trụ sở chính đối với tổ chức; địa chỉ thường trú hoặc nơi làm việc hoặc địa chỉ khác của cá nhân mà người đó đăng ký với doanh nghiệp để làm địa chỉ liên lạc.”

Theo khoản 2, điều 23 Luật doanh nghiệp 2020 thông tin địa chỉ chính bắt buộc phải có, gồm: “2. Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, số điện thoại; số fax, thư điện tử (nếu có)”. Đồng thời quy định rõ hơn tại Điều 42 Luật doanh nghiệp về trụ sở chính của doanh nghiệp: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Như vậy, doanh nghiệp khi thành lập hoặc đang hoạt động bắt buộc phải đăng ký địa chỉ trụ sở chính là địa chỉ liên lạc đối với các quan nhà nước (Đội quản lý thuế, cơ quan BHXH, Cơ quan công an….). Địa điểm trụ sở chính là kênh liên lạc bắt buộc phải có điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải hoạt động hoặc có cơ chế để cơ quan nhà nước có thể liên hệ làm việc khi cần.

1.2. Chế độ lưu trữ hồ sơ/chứng từ của doanh nghiệp

Quy định về cơ chế lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định tại Điều 11 Luật doanh nghiệp thì: “2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.”

Như vậy, việc chuyển toàn bộ hoạt động của sang địa chỉ hoạt động của văn phòng giao dịch/địa điểm kinh doanh có thể dẫn đến việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu vi phạm quy định này. Pháp luật cho phép việc lưu giữ tài liệu theo Điều 11 Luật doanh nghiệp 2020 tại địa điểm khác nhưng phải sửa nội dung trong điều lệ cho phù hợp.

1.3. Quy định treo biển thể hiện tên doanh nghiệp

Để chứng minh doanh nghiệp có hoạt động tại trụ sở về mặt hình thức Luật doanh nghiệp có yêu cầu cụ thể về tên doanh nghiệp theo khoản 4 Điều 37 Luật doanh nghiệp: “4. Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.”.

Khoản 3 điều 40 Luật doanh nghiệp quy định: “3. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.”

Quy định này thể hiện doanh nghiệp bắt buộc phải treo biển hiệu tại địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh. Thể hiện tính công khai và minh bạch của thông tin địa chỉ trụ sở đối với khách hàng và với cơ quan quản lý nhà nước.

1.4 Nghĩa vụ thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Việc thay đổi địa chỉ không đảm bảo các quy định trên phài tiến hành đăng ký thay đổi hoặc thông báo trong vòng 10 ngày. Cụ thể:

Khoản 3, điều 31 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định: “Công ty cổ phần phải thông báo bằng văn bản đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi đối với cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài được đăng ký trong sổ đăng ký cổ đông của công ty.” 

1.5 Quy định khác có liên quan đến trụ sở chính doanh nghiệp/Văn phòng giao dịch.

Ngoài các quy định trên, Luật doanh nghiệp năm 2020 còn quy định trong việc quản trị, điều hành có rất nhiều văn bản nội bộ của doanh nghiệp khi ban hành phải thực hiện tại địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp như:

• Giấy chứng nhận góp vốn phải có địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp (Khoản 6, điều 47 Luật Doanh nghiệp năm 2020)
• Sổ đăng ký thành viên phải có địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp (Điểm a, b khoản 2 điều 48 LDN); Đồng thời, khoản 4 điều 48 Doanh nghiệp năm 2020 quy định: “Sổ đăng ký thành viên được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.”
• Thông báo, giấy triệu tập họp hội đồng thành viên phải có thông tin địa chỉ trụ sở chính (Điểm a khoản 2; Khoản 3; Điểm a khoản 6 của Điều 57 LDN)
• Nghị quyết, Quyết định, phiếu lấy ý kiến của thành viên phải có thông tin trụ sở chính (Điều 61 LDN);
• Thông báo tăng/Giảm vốn của công ty phải có địa chỉ trụ sở chính (Điều 68 Luật doanh nghiệp)
• Thônng báo khác của công ty liên quan đến tình hình hoạt động, quản trị điều hành cho thành viên công ty phải có thông tin địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp (Điều 71, LDN)
• Công bố thông tin bất thường phải thực hiện tại trụ sở chính doanh nghiệp theo điều 110 Luật doanh nghiệp;
• Cổ đông phổ thông (nhóm cổ đông sở hữu trên 0,5% cổ phần) có quyền yêu cầu công bố thông tin liên quan đến hoạt động quản trị, điều hành tại trụ sở theo Điểm c, khoản 2 Điều 115 Luật Doanh nghiệp; Đồng thời có quyền yêu cầu họp đại hội đồng cổ đông theo khoản 4 Điều 115 LDN;
• Cổ phiếu, sổ đăng ký cổ đông và việc chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu cũng phải thực hiện tại trụ sở công ty cổ phần theo quy định tại các điều 121, 122 và 124 Luật doanh nghiệp;
• Việc mua lại cổ phần, trả cổ tức cũng phải thực hiện tại trụ sở công ty theo điều 133 và 135 Luật doanh nghiệp;
• Việc công bố danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải thực hiện tại trụ sở theo Điều 141 Luật doanh nghiệp;
• Việc mời họp Đại hội đồng cổ đông theo điều 143 Luật doanh nghiệp;
• Thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông (Điểm a, khoản 3, Điều 149; Điểm a, khản 5 và khoản 7 điều 149 LDN)
• Biên bản họp đại hội đồng cổ đông Điểm a, khoản 1 và khoản 6 điều 150 Luật doanh nghiệp;
• Biên bản họp hội đồng quản trị theo điểm a, khoản 1 và khoản 4 Điều 158 Luật doanh nghiệp;
• Việc công khai các lợi ích liên quan của cổ đông thực hiện theo điểm a, b khoản 2 và điểm b khoản 4 LDN;
• Trình báo cáo hàng năm của ban kiểm soát quy định: “Ban kiểm soát và báo cáo kiểm toán phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty chậm nhất là 10 ngày trước ngày khai mạc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn khác dài hơn.” Theo khoản 4 điều 175;
• Công khai thông tin (thực hiện khoản 3 điều 176 LDN): ““3. Công ty cổ phần, trừ công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán, phải thông báo cho Cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất là 03 ngày làm việc sau khi có thông tin hoặc có thay đổi các thông tin về họ, tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa chỉ liên lạc, số cổ phần và loại cổ phần của cổ đông là cá nhân nước ngoài; tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, số cổ phần và loại cổ phần của cổ đông là tổ chức nước ngoài và họ, tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa chỉ liên lạc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài.”.
• Các hoạt động tổ chức lại, giải thể hoặc phá sản doanh nghiệp đều phải thực hiện tại trụ sở chính cụ thể gồm: Chia công ty (Điều 198); Tách công ty (Điều 199); Hợp nhất công ty (Điều 200); Sáp nhập công ty (điều 201); Giải thể Công ty (điều 208); Thu hồi giấy phép kinh doanh (Điều 209);…

Như vậy, có thể thấy rằng mọi hoạt động quản trị điều hành nội bộ của doanh nghiệp nói chung và công ty cổ phần nói riêng pháp luật quy định phải thực hiện gắn chặt với trụ sở chính mà doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh. Trong đó, có rất nhiều hoạt động theo luật doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện tại trụ sở chính.

Văn Phòng đại diện của Công ty cổ phần (Hình ảnh minh họa)

2. Thành lập và hoạt động tại văn phòng đại diện có thay thế được trụ sở chính không?

Không, Bởi vì:

Theo khoản 2, Điều 44 Luật doanh nghiệp quy định về chức năng chính của văn phòng đại diện làt: “2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Ví dụ: Công ty A có trụ sở tại Hà Nội, có thể mở một văn phòng đại diện cùng thành phố hoặc ở một tỉnh/Thành phố khác nhằm đại diện cho Công ty ty A theo ủy quyền. Đặc biệt lưu ý văn phòng đại diện KHÔNG thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Như vậy, Có thể hiểu văn phòng đại diện chỉ được lập ra để thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của doanh nghiệp nó không có chức năng ký doanh và không thay thế được trụ sở chính của doanh nghiệp. Việc chuyển toàn bộ chức năng quản trị điều hành công ty và các bộ phận phòng ban về văn phòng đại diện hoạt động là không phù hợp theo Luật Doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện được thành lập tuân thủ các quy định tại:

• Tên văn phòng đại diện theo Điều 40, Luật doanh nghiệp;
• Dấu của văn phòng đại diện quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 43 Luật doanh nghiệp;
• Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh (Điều 45)

Hội đồng thành viên (Điều 55) Công ty TNHH và Hộ đồng quản trị (Điều 153) công ty cổ phần có thẩm quyền thành lập hay giải thể Văn phòng đại diện;

3. Hình thức xử lý trường hợp doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở chính​

Từ sự phân tích ở trên, có thể khẳng định việc doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở chính là hành vi vi phạm pháp luật doanh nghiệp, hành vi này có thể bị xử lý theo những hình thức sau: