Công ty tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ được không?

1. Quy định pháp luật về việc sao y bản chính

Sao y bản chính hay còn gọi là chứng thực bản sao từ bản chính. Căn cứ dựa theo quy định tại khoản 2 Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định về sao y chứng thực bản chính. Theo đó thì chứng thực bản sao từ bản chính là việc mà cơ quan tổ chức có thẩm quyền theo quy định căn cứ dựa vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thi có quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực sao y bản chính. Cụ thể như sau:

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh:

• Phòng Tư pháp có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp, cũng như từ các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài.
• Ngoài ra, Phòng Tư pháp cũng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn:

• Cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, hoặc từ các giấy tờ mà cơ quan này đã chứng nhận.

- Công chứng viên:

• Công chứng viên được ủy quyền có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Những quy định này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình sao y bản chính các văn bản, giấy tờ, từ đó góp phần tăng cường sự tin cậy và hợp pháp của các thủ tục hành chính và pháp lý.

2. Trường hợp doanh nghiệp được phép sao y bản chính

Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP rõ ràng quy định về phân quyền và trách nhiệm trong việc sao y bản chính các văn bản, giấy tờ. Trong đó, doanh nghiệp không được ủy quyền thẩm quyền sao y bản chính. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện việc sao y bản chính đối với các giấy tờ mà chính doanh nghiệp tự ban hành và được quy định cụ thể trong sổ gốc công ty.

Việc này giới hạn thẩm quyền của doanh nghiệp trong việc xác thực bản sao của các văn bản quan trọng. Thực tế, các giấy tờ như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động, quyết định thành lập công ty là những tài liệu quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc sao y bản chính của những tài liệu này là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong quá trình giao dịch, xử lý pháp lý, và thực hiện các thủ tục hành chính.

Việc chỉ cho phép doanh nghiệp sao y bản chính đối với các tài liệu mà chính họ đã ban hành và được quản lý trong sổ gốc công ty là một biện pháp kiểm soát cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và pháp lý của các thông tin được sao y. Điều này giúp tránh được sự lạm dụng thẩm quyền và giả mạo thông tin, đồng thời tăng cường tính chính xác và đáng tin cậy của các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh.

3. Hậu quả của việc doanh nghiệp tự đóng dấu sao y bản chính

Việc doanh nghiệp tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ có thể mang lại những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến cả hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp. Dưới đây là một số hậu quả có thể xảy ra:

- Bị cơ quan chức năng xử phạt hành chính: Việc tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ mà không có thẩm quyền có thể vi phạm pháp luật và bị cơ quan chức năng xử phạt hành chính. Những xử phạt này không chỉ gây thiệt hại về mặt tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trong cộng đồng doanh nghiệp và xã hội. Việc tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ mà không có thẩm quyền không chỉ là một vi phạm pháp luật mà còn có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng đối với doanh nghiệp. Trong trường hợp này, cơ quan chức năng có thể tiến hành xử phạt hành chính đối với doanh nghiệp vi phạm, theo quy định của pháp luật. Các biện pháp xử phạt hành chính có thể bao gồm việc áp đặt mức phạt tiền đối với doanh nghiệp vi phạm. Mức phạt này có thể là một khoản số đáng kể, đặc biệt là trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng hoặc lặp đi lặp lại. Việc phải chi trả các khoản phạt này không chỉ gây ra thiệt hại về mặt tài chính mà còn có thể ảnh hưởng đến sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp.

Hơn nữa, hậu quả của việc bị xử phạt hành chính không chỉ dừng lại ở mức thiệt hại về mặt tài chính. Nó còn có thể ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trong cộng đồng doanh nghiệp và xã hội. Việc bị xử phạt hành chính có thể làm mất đi lòng tin từ phía khách hàng, đối tác kinh doanh và cả nhân viên, gây ra tổn thất không chỉ về mặt tài chính mà còn về uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp. Điều này có thể làm suy giảm khả năng thu hút và giữ chân khách hàng, đồng thời cũng làm giảm sự hấp dẫn đối với nhân viên và đối tác kinh doanh tiềm năng.

- Gây thiệt hại cho các bên liên quan trong các giao dịch, hợp đồng: Việc sao y bản chính giấy tờ mà không có thẩm quyền có thể dẫn đến việc thông tin không chính xác hoặc không hợp pháp, từ đó gây ra tranh chấp và mâu thuẫn trong các giao dịch và hợp đồng. Điều này có thể khiến các bên liên quan phải chịu thiệt hại về mặt tài chính và uy tín.

- Gây ảnh hưởng đến uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp: Việc vi phạm pháp luật trong quá trình sao y bản chính giấy tờ không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp mà còn có thể làm giảm giá trị thương hiệu của họ. Khả năng tin cậy và uy tín là những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng, đối tác và nhân viên. Việc gây ra các vấn đề pháp lý và tranh cãi có thể làm mất đi sự tin cậy của khách hàng và gây ra tổn thất không chỉ trong tài chính mà còn trong hình ảnh của doanh nghiệp trên thị trường.

Vì vậy, việc tuân thủ các quy định pháp luật về sao y bản chính giấy tờ là vô cùng quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách hợp pháp, minh bạch và có trách nhiệm.

4. Khuyến nghị

Để tránh những hậu quả tiềm ẩn và đảm bảo tính chính xác, uy tín của doanh nghiệp, có một số khuyến nghị quan trọng sau đây:

- Tìm đến các cơ quan có thẩm quyền: Thay vì tự sao y bản chính, doanh nghiệp nên tìm đến các cơ quan có thẩm quyền như Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố hoặc công chứng viên để thực hiện quy trình sao y bản chính. Điều này đảm bảo tính chính xác và pháp lý của bản sao.

- Kiểm tra kỹ lưỡng nội dung bản sao và bản chính: Trước khi sử dụng bản sao, doanh nghiệp cần phải kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng thông tin trong bản sao và bản chính là giống nhau và không có sự sai sót nào. Việc này giúp tránh được các tranh chấp và phản ứng tiêu cực từ phía các bên liên quan.

- Lưu trữ bản sao y bản chính cẩn thận: Doanh nghiệp nên lưu trữ bản sao y bản chính một cách cẩn thận và an toàn. Việc này giúp đảm bảo rằng các tài liệu quan trọng sẽ được bảo quản một cách an toàn và có sẵn khi cần thiết, đặc biệt trong các tình huống khẩn cấp hoặc khi cần phải trình bày trước cơ quan chức năng.

Như vậy việc tuân thủ các quy định và khuyến nghị trên sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và duy trì uy tín trong hoạt động kinh doanh. Đồng thời, việc thực hiện đúng quy trình sao y bản chính cũng là một biện pháp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch và hành vi pháp lý của doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết có liên quan đến sao y bản chính. Nếu các bạn còn có những vướng mắc vui lòng liên hệ 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ chi tiết. Tham khảo thêm bài viết sau đây: Sao y bản chính là gì? Thẩm quyền, thủ tục sao y bản chính ở đâu?