1. Đại hội đồng cổ đông họp thường niên vào thời điểm nào?
Theo quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, việc tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) cần tuân thủ các điều sau:
- Tần suất tổ chức: ĐHĐCĐ cần họp thường niên mỗi năm ít nhất một lần. Ngoài ra, có thể tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ bất thường khi cần thiết. Địa điểm tổ chức ĐHĐCĐ được xác định tại Việt Nam.
- Thời gian tổ chức: Cuộc họp thường niên phải được tổ chức trong vòng 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Tuy nhiên, Hội đồng quản trị có thể quyết định gia hạn thời gian này nhưng không quá 6 tháng từ ngày kết thúc năm tài chính, trừ khi có quy định khác trong Điều lệ công ty.
- Nội dung thảo luận và thông qua: ĐHĐCĐ thường niên cần thảo luận và thông qua các vấn đề quan trọng như: kế hoạch kinh doanh hàng năm, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên, cũng như quyết định về mức cổ tức và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền.
Theo quy định, Đại hội đồng cổ đông buộc phải tổ chức họp thường niên trong thời hạn 04 tháng tính từ ngày kết thúc năm tài chính. Điều này đồng nghĩa với việc cuộc họp quan trọng này phải diễn ra và được hoàn thành trong khung thời gian cụ thể, đảm bảo tính định kỳ và kịp thời.
2. Các tài liệu được gửi kèm theo khi thông báo cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Theo Điều 143 của Luật Doanh nghiệp 2020, quy trình mời họp Đại hội đồng cổ đông cần tuân thủ các điều sau:
- Thông báo mời họp: Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông có quyền dự họp. Thời hạn gửi thông báo là 21 ngày trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thời hạn khác. Thông báo phải cung cấp đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ của công ty, thông tin liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và các yêu cầu khác đối với người dự họp.
- Phương thức gửi thông báo: Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức đảm bảo đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và cần được đăng trên trang thông tin điện tử của công ty. Trong trường hợp cần thiết, công ty có thể đăng thông báo trên báo chí trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.
- Tài liệu kèm theo thông báo: Thông báo mời họp phải được gửi kèm các tài liệu như chương trình họp, tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết cho từng vấn đề trong chương trình họp, cùng với phiếu biểu quyết.
- Việc đăng tải trên trang thông tin điện tử: Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời họp có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Tuy nhiên, trong trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu.
Do đó, theo quy định trên, thông báo mời họp phải được gửi kèm các tài liệu cần thiết sau:
- Chương trình họp và tài liệu liên quan: Bao gồm chương trình họp chi tiết, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp như báo cáo, biên bản, và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề được đề cập trong chương trình họp. Điều này giúp cổ đông có thể hiểu rõ về nội dung và các vấn đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp.
- Phiếu biểu quyết: Đây là tài liệu quan trọng để cổ đông có thể tham gia vào quá trình ra quyết định trong Đại hội. Phiếu biểu quyết cung cấp cho cổ đông cơ hội để bày tỏ ý kiến của mình đối với các vấn đề được đề cập và đưa ra quyết định thông qua phiếu bầu.
3. Xử phạt khi không họp đại hội đồng cổ đông thường niên
Theo Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, các vi phạm liên quan đến tổ chức và quản lý doanh nghiệp bị phạt như sau:
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
+ Bổ nhiệm người không được quyền quản lý doanh nghiệp giữ các chức danh quản lý doanh nghiệp;
+ Bổ nhiệm người không đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm Giám đốc (Tổng Giám đốc).
- Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
+ Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;
+ Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu;
+ Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
+ Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.
- Biện pháp khắc phục hậu quả:
+ Buộc miễn nhiệm chức danh quản lý của người không được quyền quản lý doanh nghiệp đối với hành vi vi phạm quy định bổ nhiệm người không được quyền quản lý doanh nghiệp giữ các chức danh quản lý doanh nghiệp;
+ Buộc miễn nhiệm chức danh Giám đốc (Tổng Giám đốc) đối với người không đủ tiêu chuẩn và điều kiện đối với hành vi vi phạm quy định ổ nhiệm người không đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm Giám đốc (Tổng Giám đốc);
+ Buộc cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định hông cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;
+ Buộc lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu;
+ Buộc gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định hông gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
4. Thời gian tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên
Theo quy định tại Điều 139 của Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được quy định như sau:
- Tính thường niên và bất thường của cuộc họp: Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài ra, Đại hội đồng cổ đông cũng có thể họp bất thường khi cần thiết. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
- Thời hạn tổ chức họp thường niên: Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính của công ty. Tuy nhiên, trong trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị có thể quyết định gia hạn thời hạn tổ chức họp thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
- Các nội dung được thảo luận và thông qua trong cuộc họp thường niên: Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề quan trọng như:
+ Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty.
+ Báo cáo tài chính hằng năm.
+ Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị.
+ Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty.
+ Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên.
+ Xác định mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại.
+ Thảo luận và quyết định về các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Theo quy định, công ty của bạn phải tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong khoảng thời gian 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Điều này nhằm đảm bảo tính đúng đắn và chính đáng trong quản lý và tổ chức hoạt động của doanh nghiệp.
Quý khách xem thêm bài viết sau: Đại hội đồng Cổ đông là gì? Nhiệm vụ của Đại hội đồng cổ đông
Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.
