Mục lục bài viết

 1. Danh mục hồ sơ là gì?

Danh mục hồ sơ là một khái niệm được đề cập trong khoản 13 Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Theo quy định này, danh mục hồ sơ được định nghĩa là một bảng kê có hệ thống, liệt kê những hồ sơ dự kiến sẽ được lập trong năm của một cơ quan hoặc tổ chức cụ thể. Danh mục hồ sơ nhằm mục đích tổ chức, quản lý và kiểm soát các hồ sơ trong một cơ quan hoặc tổ chức. Nó được sử dụng để xác định và mô tả các loại hồ sơ cần được tạo ra, thu thập và bảo quản trong quá trình hoạt động hàng ngày của cơ quan hoặc tổ chức đó.

Trong danh mục hồ sơ, thông tin chi tiết về mỗi hồ sơ được ghi lại, bao gồm tên hồ sơ, mục đích tạo ra hồ sơ, cách thức thu thập thông tin, các yêu cầu về nội dung, hình thức và quy trình xử lý hồ sơ, thời gian bảo quản và tiêu hủy hồ sơ, cũng như các quy định pháp lý liên quan đến việc quản lý hồ sơ. Danh mục hồ sơ giúp đảm bảo tính hợp pháp, trật tự và tổ chức trong việc quản lý hồ sơ. Nó cung cấp một cơ sở dữ liệu cho việc theo dõi, tìm kiếm và sắp xếp các hồ sơ, đồng thời đảm bảo rằng các quy trình và quy định pháp lý liên quan đến hồ sơ được tuân thủ một cách chính xác và đầy đủ.

=> Danh mục hồ sơ là một công cụ quan trọng trong quản lý tài liệu và hồ sơ của cơ quan, tổ chức, giúp tăng cường hiệu quả và đáng tin cậy trong việc sử dụng và bảo quản hồ sơ, đồng thời đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định liên quan.

 

2. Danh mục hồ sơ gồm những gì?

Thành phần của danh mục hồ sơ, theo Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, bao gồm các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, và người lập hồ sơ. Dưới đây là chi tiết các thành phần này:

- Đề mục trong danh mục hồ sơ:

  • Đề mục được xây dựng theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức).
  • Trong từng đề mục lớn, có thể chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động).
  • Trật tự các hồ sơ trong các đề mục nhỏ được sắp xếp từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.

- Số, ký hiệu của hồ sơ:

+ Số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.

+ Có thể áp dụng hai cách đánh số hồ sơ:

  • Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01; hoặc
  •  Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

- Tiêu đề hồ sơ: Tiêu đề hồ sơ cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng vẫn phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

- Thời hạn bảo quản của hồ sơ:

  • Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành.
  • Thời hạn có thể là vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể, tùy theo loại hồ sơ và yêu cầu của cơ quan, tổ chức.

Ngoài ra, danh mục hồ sơ cũng cần ghi rõ người lập hồ sơ, tức là cá nhân, đơn vị nào đã thực hiện việc tạo ra hồ sơ đó. Và chữ viết tắt của các đề mục lớn trong danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn và dễ hiểu để dễ dàng nhận biết và sắp xếp hồ sơ một cách hiệu quả.

 

3. Ai có thẩm quyền phê duyệt danh mục hồ sơ

Theo quy định tại Điều 28 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc lập danh mục hồ sơ được giao cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Người này có trách nhiệm phê duyệt danh mục hồ sơ và ban hành nó vào đầu năm. Đây là quy trình quan trọng để đảm bảo tính hợp lý và thực tế của các đề mục trong danh mục hồ sơ. Sau khi danh mục hồ sơ được phê duyệt, nó sẽ được gửi đến các đơn vị và cá nhân liên quan trong cơ quan, tổ chức. Danh mục hồ sơ sẽ được sử dụng làm căn cứ để lập hồ sơ trong quá trình làm việc, xử lý công việc.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xác định, quản lý và phê duyệt danh mục hồ sơ theo yêu cầu và nhu cầu của cơ quan, tổ chức đó. Việc xác định các đề mục trong danh mục hồ sơ được thực hiện dựa trên cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc các lĩnh vực hoạt động chủ yếu. Các đề mục lớn trong danh mục hồ sơ được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã và có chữ viết tắt ngắn gọn, dễ hiểu. Trong mỗi đề mục lớn, sẽ có các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động). Các đề mục nhỏ này sẽ được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập.

Tiêu đề của mỗi hồ sơ trong danh mục cần được viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ được lưu trữ trong hồ sơ. Thời hạn bảo quản của hồ sơ sẽ được xác định theo quy định hiện hành. Thời hạn này có thể là vĩnh viễn hoặc một thời gian cụ thể tính bằng số năm, tùy thuộc vào loại hồ sơ và yêu cầu của pháp luật.

=> Tổ chức việc lập danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ theo quy định giúp đảm bảo tính khoa học, hiệu quả và tiện lợi trong việc tra cứu, tìm kiếm và sử dụng tài liệu khi cần thiết.

 

4. Quy định về việc lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Theo quy định của Điều 29 trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc lập hồ sơ và lưu trữ trong cơ quan được thực hiện theo các quy định chi tiết sau:

- Yêu cầu về hồ sơ:

  • Hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng và nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
  • Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

- Mở hồ sơ:

  • Các cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
  • Thông tin ban đầu về hồ sơ cần được cập nhật theo danh mục hồ sơ đã ban hành.
  • Trong trường hợp hồ sơ không có trong danh mục hồ sơ, các cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải tự xác định các thông tin như tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: Các cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập và cập nhật tất cả các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở. Điều này bao gồm cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) để đảm bảo tính toàn vẹn và đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

- Kết thúc hồ sơ:

  • Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã được giải quyết hoàn toàn.
  • Người lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ. Họ phải loại bỏ các bản trùng lặp và bản nháp khỏi hồ sơ, xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ, chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ để đảm bảo sự phù hợp. Cuối cùng, họ phải hoàn thiện và kết thúc hồ sơ.
  • Đối với hồ sơ giấy, người lập hồ sơ thực hiện việc đánh số tờ đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên. Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, người lập hồ sơ viết mục lục văn bản. Đồng thời, họ phải viết chứng từ kết thúc cho tất cả các hồ sơ.
  • Đối với hồ sơ điện tử, người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật thông tin thiếu vào hệ thống. Các chức năng của hệ thống sẽ được sử dụng để biên mục văn bản trong hồ sơ.

Quy định về lập hồ sơ và lưu trữ trong cơ quan nhằm đảm bảo tính hợp pháp, trật tự và sự tổ chức trong quá trình quản lý hồ sơ. Nó giúp đảm bảo rằng việc lưu trữ hồ sơ được thực hiện đúng quy định và đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định liên quan.

Quý khách hàng có nhu cầu thì tham khảo thêm nội dung bài viết sau của công ty Luật Minh khuê: 

Công ty Luật Minh Khuê mong muốn gửi đến quý khách hàng những thông tin tư vấn hữu ích. Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, hãy liên hệ với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Hoặc quý khách hàng gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nhanh chóng. Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng!