1. Trách nhiệm của doanh nghiệp khi xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động

Trách nhiệm của doanh nghiệp trước khi thu thập dữ liệu của người lao động là một phần quan trọng của quy trình xử lý dữ liệu cá nhân và đòi hỏi sự chú ý đặc biệt đối với các quy định pháp lý và nguyên tắc bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân. Dưới đây là một số điểm cần xem xét:

- Thông báo cho người lao động: Một trong những nguyên tắc cơ bản là chủ thể dữ liệu phải được thông báo về hoạt động liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thông báo trước cho người lao động về việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của họ.

- Số lần thông báo: Thông báo phải được thực hiện một lần trước khi tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân. Tuy nhiên, xử lý dữ liệu cá nhân không chỉ bao gồm một hoặc hai hành động mà bao gồm nhiều hành động khác nhau như thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan. Do đó, việc chỉ thông báo một lần có thể không đảm bảo quyền lợi của người lao động.

- Nội dung thông báo: Thông báo phải bao gồm mục đích xử lý, loại dữ liệu cá nhân được sử dụng, cách thức xử lý, thông tin về các tổ chức hoặc cá nhân khác liên quan, hậu quả có thể xảy ra, và thời gian bắt đầu và kết thúc xử lý dữ liệu. Thông báo cần phải cụ thể và rõ ràng để đảm bảo sự hiểu biết đầy đủ của người lao động.

- Hình thức thông báo: Thông báo phải được thực hiện bằng văn bản có thể in ra, sao chép, hoặc dưới dạng điện tử và phải được xác minh. Việc thông báo bằng lời nói có thể không đảm bảo tính chính xác và xác thực của thông tin và có thể dễ dàng bị tranh cãi.

- Ngoại lệ của việc thông báo: Có hai trường hợp ngoại lệ khi không cần thông báo cho người lao động, bao gồm khi người lao động đã đồng ý với hoạt động xử lý hoặc khi dữ liệu cá nhân được xử lý bởi cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, việc xác định rõ ràng các hoạt động của cơ quan nhà nước để đảm bảo tính công bằng và bảo vệ quyền lợi của người lao động là rất cần thiết.

Việc thông báo cho người lao động trước khi thu thập dữ liệu là một phần quan trọng của việc bảo vệ quyền riêng tư và đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng từ phía doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật và tôn trọng quyền lợi của người lao động.

2. Đề xuất các thông tin trong cơ sở dữ liệu về NLĐ phải được bảo mật

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đang lấy ý kiến về Dự thảo Luật Việc làm sửa đổi.

Theo đó, tại Điều 48 dự thảo Luật Việc làm sửa đổi đề xuất quy định mới về bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin về người lao động như sau:

- Thông tin đăng ký lao động trong quá trình thu thập, cập nhật, điều chỉnh và cơ sở dữ liệu về người lao động phải được bảo đảm an toàn.

- Thông tin trong cơ sở dữ liệu về người lao động phải được bảo mật gồm:

+ Thông tin gắn với tên của từng cá nhân, trừ trường hợp được cá nhân đó đồng ý cho công bố;

+ Thông tin đang trong quá trình thu thập, tổng hợp, chưa được cơ quan, người có thẩm quyền công bố;

+ Thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và pháp luật về cơ yếu.

- Cơ quan, tổ chức và cá nhân khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu về người lao động có trách nhiệm bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin theo quy định của  dự thảo Luật Việc làm sửa đổi và quy định khác của pháp luật có liên quan.

3. Trách nhiệm của doanh nghiệp khi thu thập dữ liệu cá nhân người lao động

Trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thu thập dữ liệu cá nhân của người lao động là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý lao động và đòi hỏi sự chú ý đặc biệt đối với việc đảm bảo tính phù hợp và giới hạn của việc thu thập thông tin. Trách nhiệm của doanh nghiệp khi thu thập dữ liệu cá nhân người lao động bao gồm:

- Phạm vi và mục đích thu thập dữ liệu: Dữ liệu cá nhân được thu thập phải phù hợp và giới hạn trong phạm vi và mục đích cụ thể cần xử lý. Các doanh nghiệp chỉ được phép xử lý dữ liệu cá nhân đúng với mục đích đã được người lao động, Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Xử lý dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, Bên thứ ba đăng ký, tuyên bố.

- Nội dung dữ liệu: Thông tin trong hợp đồng lao động như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ, số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân của người lao động là những dữ liệu cơ bản và cần thiết. Đây là thông tin mà doanh nghiệp cần để quản lý lao động và thực hiện các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.

- Quy định pháp luật và nghĩa vụ của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có nghĩa vụ thu thập và quản lý những thông tin cơ bản về người lao động như yêu cầu của quy định pháp luật. Việc không thực hiện đầy đủ thông tin này có thể dẫn đến vi phạm pháp luật và bị phạt tiền theo quy định của pháp luật.

- Tính nhạy cảm của thông tin: Cần xem xét các thông tin nhạy cảm như tình trạng tài sản cá nhân, nguyện vọng tham gia tổ chức chính trị, xã hội. Việc thu thập thông tin nhạy cảm này cần được thực hiện theo quy định của pháp luật và chỉ trong các trường hợp cụ thể và phù hợp.

- Tuân thủ quy định của ILO: Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), trong đó không được phép thu thập thông tin nhạy cảm như đời sống tình dục hoặc thông tin y tế trừ khi có quy định hoặc thỏa thuận tập thể cho phép.

Như vậy, doanh nghiệp có trách nhiệm đảm bảo rằng việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động tuân thủ đúng quy định pháp luật và tôn trọng quyền lợi của người lao động. Điều này bao gồm việc chỉ thu thập và xử lý những thông tin cần thiết và phù hợp với mục đích quản lý lao động mà không vi phạm quy định về quyền riêng tư và bảo mật thông tin cá nhân.

Doanh nghiệp có quyền tiếp tục lưu trữ dữ liệu cá nhân sau khi quan hệ lao động kết thúc, miễn là việc này phù hợp với mục đích xử lý dữ liệu và không vi phạm quy định pháp luật. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có nghĩa vụ bảo vệ thông tin cá nhân của người lao động và chỉ sử dụng dữ liệu cá nhân theo mục đích đã được thông báo và được pháp luật cho phép. Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về thời hạn lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động, đảm bảo rằng việc lưu trữ không vượt quá thời gian phù hợp và cần thiết cho mục đích xử lý dữ liệu.

Việc lưu trữ dữ liệu cá nhân có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc quản lý quan hệ lao động và giải quyết các tranh chấp lao động sau này.

Xem thêm: Ai được sử dụng và khai thác dữ liệu người lao động của Bộ Nội vụ theo quy định?

Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Đề xuất các thông tin trong cơ sở dữ liệu về NLĐ phải được bảo mật mà Công ty Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!