Điểm mới về trách nhiệm của doanh nghiệp trong sử dụng con dấu

1. Con dấu của doanh nghiệp được quy định như nào?

Con dấu của doanh nghiệp còn được gọi là con dấu công ty, là một dạng dấu ấn đặc biệt được sử dụng bởi các doanh nghiệp và tổ chức để xác nhận và đại diện cho danh tính pháp nhân của mình. Đây là một công cụ quan trọng để chứng thực các văn bản và giao dịch pháp lý của doanh nghiệp.

Con dấu của doanh nghiệp thường bao gồm tên và logo của công ty, và có thể có các thông tin bổ sung như mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, tên người đại diện pháp luật, và năm thành lập. Con dấu thường được làm từ cao su hoặc kim loại, có kích thước nhỏ gọn và dễ dàng mang theo.

Việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp được điều chỉnh bởi pháp luật và quy định của quốc gia hoặc khu vực nơi công ty hoạt động. Nó được sử dụng để xác nhận tính chính xác và hợp pháp của các văn bản như hợp đồng, giấy tờ tài chính, biên bản cuộc họp, chứng từ thanh toán, ... Con dấu có vai trò quan trọng trong việc thể hiện quyền và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp và đại diện cho sự uy tín của công ty trước khách hàng, đối tác và cơ quan nhà nước.

Thủ tục để sử dụng con dấu của doanh nghiệp thường phụ thuộc vào quy định pháp luật và quy trình hành chính của từng quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cụ thể. Dưới đây là một ví dụ về thủ tục sử dụng con dấu của doanh nghiệp trong một số quốc gia thông thường, tuy nhiên, lưu ý rằng thông tin này có thể không còn chính xác tại thời điểm hiện tại (2023), vì vậy bạn nên tìm hiểu quy định mới nhất tại cơ quan chức năng hoặc văn phòng đại diện của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ mà doanh nghiệp của bạn hoạt động. Ví dụ thủ tục sử dụng con dấu của doanh nghiệp ở Việt Nam được quy định:

- Đăng ký con dấu của doanh nghiệp tại cơ quan quản lý kinh doanh hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh.

- Chuẩn bị các giấy tờ và hồ sơ liên quan như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động, quyết định về việc thành lập doanh nghiệp, đăng ký ký tên của người đại diện doanh nghiệp.

- Điền đơn đăng ký con dấu theo mẫu của cơ quan quản lý kinh doanh.

- Nộp hồ sơ và giấy tờ cần thiết tại cơ quan quản lý kinh doanh để hoàn tất thủ tục đăng ký con dấu.

2. Điểm mới về hình thức nộp hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu

Về việc sửa đổi quy định liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu trong Nghị định 99/2016/NĐ-CP, được sửa đổi thông qua Nghị định 56/2023/NĐ-CP. Cụ thể, thay đổi hình thức nộp hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu được thể hiện như sau:

- Thay đổi hình thức nộp hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu:

+ Trước đó, việc nộp hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu chỉ theo quy định của Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

+ Nghị định 56/2023/NĐ-CP sửa đổi và bổ sung thêm một số hình thức nộp hồ sơ mới, giúp người dân và doanh nghiệp thực hiện thủ tục liên quan đến con dấu một cách linh hoạt và tiện lợi hơn. 

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có thể nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu theo các quy định của Nghị định 99/2016/NĐ-CP thông qua một trong ba hình thức sau:

+ Nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu: Trong trường hợp quy định, cá nhân có nhu cầu nộp hồ sơ về thủ tục con dấu có thể đến trực tiếp cơ quan đăng ký mẫu con dấu và nộp hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

+ Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích: Cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ bưu chính công ích để gửi hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu đến cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

+ Nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật): Nếu có sẵn hệ thống Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Công an, cá nhân có nhu cầu có thể sử dụng các công cụ trực tuyến này để nộp hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu. Tuy nhiên, cần chú ý về việc đăng tải văn bản và giấy tờ theo quy định của pháp luật để đảm bảo tuân thủ quy định về bảo mật thông tin. 

Cần nhớ rằng, để biết chính xác các hình thức nộp hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu, cá nhân nên tra cứu quy định của quốc gia hoặc khu vực mà doanh nghiệp của cá nhân hoạt động.

- Mục tiêu của việc sửa đổi:

+ Tối ưu hóa quy trình và giảm thời gian, công sức cho người dân và doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục liên quan đến con dấu.

+ Tăng cường sự minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng con dấu.

Do đó, việc sửa đổi hình thức nộp hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu nhằm giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thời gian và công sức đối với người dân và doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục liên quan đến con dấu. Các hình thức nộp hồ sơ mới cũng mang tính tiện ích, giúp tăng cường sự minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng con dấu.

Tổng kết lại, việc sửa đổi quy định liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu đã mang lại những cải tiến tích cực, giúp đơn giản hóa quy trình và cung cấp các hình thức nộp hồ sơ mới tiện lợi cho người dân và doanh nghiệp. Điều này hứa hẹn giúp nâng cao hiệu quả và minh bạch trong việc thực hiện các thủ tục liên quan đến con dấu.

3. Điểm mới vè việc kiểm tra hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu

Trách nhiệm của cán bộ tiếp nhận hồ sơ khi làm thủ tục quản lý và sử dụng con dấu, cụ thể là quá trình tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ được thể hiện như sau:

Trách nhiệm của cán bộ tiếp nhận hồ sơ:

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có nhiệm vụ kiểm tra thông tin, văn bản và giấy tờ có trong hồ sơ theo quy định. 

- Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu, cán bộ tiếp nhận phải ghi giấy biên nhận hồ sơ, bao gồm thông tin về ngày tiếp nhận hồ sơ và ngày trả kết quả. Sau đó, hồ sơ sẽ được giao trực tiếp cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đến liên hệ nộp hồ sơ.

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải tuân thủ những quy định liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ hợp lệ:

- Nếu hồ sơ được xem là hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải lập giấy biên nhận hồ sơ.

- Giấy biên nhận hồ sơ cần ghi rõ ngày tiếp nhận hồ sơ và ngày dự kiến trả kết quả.

- Sau khi lập giấy biên nhận, hồ sơ sẽ được giao trực tiếp cho người được cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ:

- Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện để giải quyết, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo ngay cho người nộp hồ sơ.

- Đồng thời, cán bộ tiếp nhận cũng phải hướng dẫn để cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước hoàn thiện hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định tại Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP:

- Nếu hồ sơ không đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có nhiệm vụ trả lời bằng văn bản.

- Cơ quan đăng ký mẫu con dấu phải từ chối giải quyết hồ sơ theo thời hạn quy định tại khoản 7 Điều 11 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP về việc từ chối giải quyết hồ sơ.

Tóm lại, đoạn văn trên mô tả quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ tại một cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước, với các bước kiểm tra hồ sơ, xác định tính hợp lệ của hồ sơ và hướng dẫn hoàn thiện nếu cần thiết. Đồng thời, đoạn văn cũng nhấn mạnh việc tuân thủ quy định và từ chối giải quyết những hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định pháp luật.

>> Xem thêm: Những quy định mới về con dấu của doanh nghiệp 

Luật Minh Khuê sẽ giải đáp thắc mắc nhanh chóng qua tổng đài số 1900.6162 hoặc qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn