1. Khi nào phải thay đổi con dấu công ty ?

- Khi con dấu bị hư hỏng;

- Bị mất con dấu;

- Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi con dấu do chất liệu làm con dấu;

- Doanh nghiệp có nhu cầu khắc thêm con dấu mới với mẫu mã tự quyết định phù hợp với quy định của pháp luật;

- Khi công ty thay đổi tên công ty;

- Thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện, tỉnh thành phố

- Khi công ty thay đổi số đăng ký kinh doanh cũ do công ty được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh từ lâu.

 

2. Quy định về con dấu của công ty

Con dấu được hiểu như là một dấu hiệu pháp lý của mỗi công ty, doanh nghiệp hay cá nhân tham gia sản xuất. Con dấu thường được sử dụng trong các văn bản, tài liệu nội bộ, công khai để đảm bảo uy tín của những doanh nghiệp trong những văn bản đó

Nội dung con dấu và hình thức con dấu được quy định khắt ke trong Luật Doanh nghiệp 2014: Nội dung con dấu phải thể hiện được các thông tin ( tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp); Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể( hình tròn, hình đa giác, hoặc hình dạng khác) bên cạnh đó mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.

Còn theo Điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định mở rộng hơn cho doanh nghiệp từ đó Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp

Ngoài ra con dấu con có hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử

( Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng  dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật)

 

3. Thủ tục thay đổi mẫu dấu công ty

Theo khoản 5 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký  doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc đóng dấu đối với tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật liên quan.

Do đó thủ tục thay đổi con dấu công ty chỉ cần doanh nghiệp tự khắc con dấu mới hoặc thuê dịch vụ khắc dấu mới và nếu đối tác, khách hàng yêu cầu thì làm cam kết sử dụng mẫu con dấu cũ và mới . 

 

4. Có cần thông báo khi thay đổi mẫu dấu 

Theo quy định thì trước ngày 1 tháng 1 năm 2021 cụ thể là tại Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2014 thì trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên từ ngày 1 tháng 1 năm 2021 ngày Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực quy định đã được bãi bỏ. Do đó hiện nay doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức cũng như việc quản lý và lưu giữ.

Cho nên doanh nghiệp đăng ký mới hay thay đổi mẫu dấu thì đều không phải thủ tục thông báo lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 

Lưu ý về thời điểm đăng ký con dấu

- Trường hợp doanh nghiệp có con dấu cũ đăng ký trước thời điểm ngày 1 tháng 7 năm 2015 dấu do công an cấp thì Sau khi con dấu mới đăng ký  với phòng đăng ký kinh doanh hoàn tất; doanh nghiệp tiến hành thủ tục trả lại con dấu, giấy chứng nhận mẫu dấu ( được cấp trước đây) cơ quan  công an.

- Trường hợp con dấu cũ của doanh nghiệp được đăng ký sau ngày 1 tháng 7 năm 2015 dấu đăng ký với phòng đăng ký kinh doanh thì khi con dấu mới đăng ký với phòng đăng ký kinh doanh hoàn tất; Doanh nghiệp tự hủy con dấu cũ, hoặc giữ không sử dụng trong các hồ sơ sau ngày có con dấu mới đăng ký thành công và có  hiệu lực.

Hiện nay thì doanh nghiệp chỉ cần khắc lại con mấu hoặc thuê dịch vụ khắc lại con dấu và thực hiện thủ tục thay đổi với ngân hàng không cần làm thủ tục đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh

Xử lý con dấu khi công ty giải thể

Căn cứ Khoản 8 Điều 70 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì trường hợp các doanh nghiệp sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, doanh nghiệp có trách nhiệm trả con dấu, Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan công an theo quy định khi làm thủ tục giải thể.

 

5. Xử phạt vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu

Tuy doanh nghiệp tự quyết đinh, quản lý con dấu trong doanh nghiệp nhưng việc quản lý không thực hiện đúng có thể bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 144/2021/NĐ-CP 

- Đối với hành vi không ban hành quy định nội bộ về quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình thì có thể bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng.

- Phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 3 triệu đồng đối với hành vi tự ý mang con dấu ra khỏi trụ sở cơ quan, tổ chức mà không được phép của chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức;

- Phạt tiền từ 3 triệu đến 5 triệu đồng đối với hành vi khi không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền có hiệu lực về việc tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đỉnh chỉ hoạt động hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc giao nộp con dấu theo quy định của pháp luật;

 

6. Xử phạt hành vi làm giả con dấu

Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của hành vi mà hành vi làm giả con dấu có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015 sửa đổi, bổ sung 2017.

- Theo đó người nào làm giả con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác của cơ quan, tổ chức hoặc sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ giả thực hiện hành vi trái pháp luật, thì bị phạt tiền từ 30 triệu đồng đến 100 triệu đồng, phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 02 năm

- Có thể bị phạt tù từ 2 năm đến 5 năm nếu phạm tội thuộc một trong các trường hợp

+ Có tổ chức;

+ Phạm tội 02 lần trở lên;

+ Làm từ 02 đến 05 con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác;

+ Sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác thực hiện tội phạm ít nghiêm trọng hoặc tội phạm nghiêm trọng;

+ Thu lợi bất chính từ 10 triệu đồng đến dưới 50 triệu đồng;

+ Tái phạm nguy hiểm;

- Có thể bị phạt tù từ 3 năm đến 7 năm nếu phạm tội thuộc một trong các trường hợp

+ Làm 06 con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác trở lên;

+ Sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác thực hiện tội phạm rất nghiêm trọng hoặc tội phạm đặc biệt nghiêm trọng;

+  Thu lợi bất chính 50 triệu đồng trở lên;

Ngoài ra người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 50 triệu đồng;

Tuy thuộc vào hành vi sử dụng con dấu giả của người phạm tội thì còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản được quy định tại điều 174 Bộ luật Hình sự năm 2015 sửa đổi, bổ sung năm 2017

- Theo đó người nào bằng thủ đoạn gian dối ( ở đây có thể là sử dụng con dấu giả ) để chiếm đoạt tài sản của người khác trị giá từ 2 triệu đến dưới 50 triệu đồng hoặc dưới 2 triệu đồng nhưng thuộc một trong các trường hợp sau đây, thì bị phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm:

+ Đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi chiếm đoạt tài sản mà còn vi phạm;

+ Đã bị kết án về tội này hoặc về một trong các tội quy định tại các điều 168, 169, 170, 171, 172, 173, 175 và 290 của Bộ luật Hình sự năm 2015, chưa được xóa án tích mà còn vi phạm;

+ Gây ảnh hưởng xấu đến an ninh, trật tự, an toàn xã hội;

+ Tài sản là phương tiện kiếm sống chính của người bị hại và gia đình họ;

- Có thể bị phạt tù từ 02 năm đến 07 năm nếu phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau:

+ Có tổ chức;

+ Có tính chất chuyên nghiệp;

+ Chiếm đoạt tài sản trị giá từ 50 triệu đồng đến dưới 200 triệu đồng;

+ Tái phạm nguy hiểm;

+ Lợi dụng chức vụ, quyền hạn hoặc lợi dụng danh nghĩa cơ quan, tổ chức;

+ Dùng thủ đoạn xảo quyệt;

- Có thể bị phạt tù từ 7 năm đến 15 năm nếu chiếm đoạt tài sản từ 200 triệu đồng đến dưới 500 triệu đồng hoặc Lợi dụng thiên tai, dịch bệnh;

- Có thể bị phạt tù từ 12 năm đến 20 năm hoặc tù chung thân nếu chiếm đoạt tài sản trị giá 500 triệu đồng trở lên hoặc lợi dụng hoàn cảnh chiến tranh, tình trạng khẩn cấp

Ngoài ra người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 100 triệu đồng, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.

Trên đây là phân tích hướng dẫn quy định về thủ tục thay đổi con dấu công ty của Luật Minh Khuê. Hi vọng những thông tin mà chúng tôi phân tích, đưa ra trên đây sẽ giúp ích cho quý khách trong thủ tục thay đổi con dấu. Trong trường hợp quý  bạn đọc có điều chưa rõ vè bài viết hay có bất cứ khúc mắc về pháp luật doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến theo số Hotline: 1900.6162 để được hỗ trợ giải dáp một cách nhanh, hiệu quả nhất. Rất mong được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách, Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn !