1. Thời điểm Trung tâm tư liệu Thư viện Tòa án nhân dân tối cao tiến hành công tác kiểm kê tài liệu?

Trung tâm tư liệu Thư viện Tòa án nhân dân tối cao có quy định rõ về việc kiểm kê tài liệu và thanh lọc tài liệu trong Quy chế Hoạt động Trung tâm tư liệu - Thư viện Tòa án nhân dân tối cao, ban hành kèm theo Quyết định số 581/QĐ-TANDTC năm 2021.

- Theo quy định đó, Trung tâm tư liệu Thư viện Tòa án nhân dân tối cao sẽ tiến hành kiểm kê tài liệu định kỳ mỗi 2 năm/1 lần. Qua quá trình kiểm kê, Trung tâm sẽ xác định rõ số lượng tài liệu còn tồn tại trong kho, số lượng tài liệu đang được cho mượn, số lượng tài liệu bị mất hoặc thất lạc, cũng như tài liệu bị hư hỏng ở các mức độ khác nhau. Các thông tin này được ghi chép bằng văn bản để phục vụ cho việc xử lý trong công tác sắp xếp và bảo quản kho.

- Mục đích chính của việc kiểm kê tài liệu là để đảm bảo rằng các tài liệu trong Trung tâm tư liệu Thư viện Tòa án nhân dân tối cao được quản lý một cách chính xác và hiệu quả. Kết quả kiểm kê cung cấp thông tin chi tiết về số lượng tài liệu có sẵn, tình trạng sử dụng và tình trạng bảo quản của chúng. Điều này giúp cho việc xác định các biện pháp cần thiết để sắp xếp và bảo quản tài liệu một cách tốt nhất, từ việc sắp xếp lại các tài liệu trong kho, xử lý các trường hợp tài liệu mất hoặc thất lạc, đến việc thực hiện các biện pháp bảo quản phù hợp để đảm bảo tính nguyên vẹn và sẵn sàng sử dụng của tài liệu.

- Quy trình kiểm kê tài liệu được thực hiện một cách cẩn thận và chi tiết. Trung tâm tư liệu Thư viện Tòa án nhân dân tối cao sẽ tổ chức đội ngũ nhân viên chuyên trách thực hiện công tác kiểm kê, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của quá trình. Các thông tin về tài liệu cần được ghi chép một cách rõ ràng và chi tiết, bằng văn bản hoặc hình thức khác, để tạo nền tảng cho việc phân loại, sắp xếp và quản lý tài liệu trong tương lai.

- Ngoài việc kiểm kê định kỳ, Trung tâm tư liệu Thư viện Tòa án nhân dân tối cao cũng thực hiện công tác thanh lọc tài liệu. Quá trình thanh lọc này nhằm loại bỏ các tài liệu không còn cần thiết, lỗi thời hoặc đã hư hỏng, giúp giảm thiểu không gian lưu trữ và tạo điều kiện tốt hơn cho việc quản lý và sử dụng tài liệu trong tương lai.

- Tổ chức kiểm kê và thanh lọc tài liệu là một phần quan trọng trong công tác quản lý tài liệu của Trung tâm tư liệu Thư viện Tòa án nhân dân tối cao. Qua việc thực hiện kiểm kê định kỳ và thanh lọc tài liệu, Trung tâm tạo ra một hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả, đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn sàng sử dụng của các tài liệu trong kho.

- Trung tâm tư liệu Thư viện Tòa án nhân dân tối cao quan tâm đến việc duy trì và bảo tồn các tài liệu quan trọng và giá trị trong hệ thống của mình. Việc kiểm kê định kỳ giúp xác định rõ số lượng và tình trạng của các tài liệu, từ đó đưa ra các biện pháp cần thiết để bảo quản và sắp xếp chúng một cách tốt nhất. Đồng thời, việc thanh lọc tài liệu giúp loại bỏ những tài liệu không còn cần thiết, tạo không gian cho các tài liệu mới và cải thiện quá trình quản lý tài liệu.

- Công tác kiểm kê tài liệu được thực hiện một cách tỉ mỉ và cẩn thận. Trung tâm tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ nhân viên chuyên trách thực hiện nhiệm vụ này và đảm bảo tính chính xác của quá trình kiểm kê. Các thông tin về số lượng tài liệu, tình trạng và các vấn đề liên quan đều được ghi chép một cách chi tiết và rõ ràng, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng tra cứu trong tương lai.

Ngoài việc xác định số lượng tài liệu và tình trạng của chúng, kết quả kiểm kê còn đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch và triển khai các biện pháp sắp xếp và bảo quản tài liệu. Dựa trên thông tin thu thập được từ quá trình kiểm kê, Trung tâm tư liệu Thư viện Tòa án nhân dân tối cao có thể đưa ra các giải pháp hiệu quả để đảm bảo tài liệu được xếp đúng vị trí, bảo quản đúng quy trình và dễ dàng truy cập khi cần thiết.

 

2. Để thanh lý tài liệu của Trung tâm tư liệu Thư viện Tòa án nhân dân tối cao căn cứ vào đâu?

- Để thực hiện quy trình thanh lý tài liệu của Trung tâm Tư liệu - Thư viện Tòa án Nhân dân Tối cao, chúng ta cần tìm căn cứ trong các quy định hữu quan. Theo điểm 2.1, khoản 2, Điều 5 của Quy chế Hoạt động Trung tâm Tư liệu - Thư viện Tòa án Nhân dân Tối cao, được ban hành kèm theo Quyết định số 581/QĐ-TANDTC năm 2021, có quy định cụ thể như sau:

- Một trong các nhiệm vụ quan trọng của Trung tâm Tư liệu - Thư viện Tòa án Nhân dân Tối cao là kiểm kê và thanh lọc tài liệu. Trong phạm vi thanh lọc tài liệu, mục 2.1 quy định về căn cứ thanh lý tài liệu. Để biết cách thực hiện quy trình thanh lý tài liệu, chúng ta sẽ dựa vào Thông tư số 21/2012/TT-BVHTTDL ngày 28 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch về việc quy định tiêu chí và thủ tục thanh lọc tài liệu thư viện, và các quy định của pháp luật hiện hành.

- Theo Thông tư trên, để thực hiện quy trình thanh lý tài liệu của Trung tâm Tư liệu - Thư viện Tòa án Nhân dân Tối cao, chúng ta phải tuân theo quy định tiêu chí và thủ tục thanh lọc tài liệu thư viện, cũng như các quy định pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng Thông tư số 21/2012/TT-BVHTTDL đã hết hiệu lực và đã được thay thế bởi Thông tư số 02/2020/TT-BVHTTDL. Thông tư mới này quy định về bảo quản và thanh lọc tài nguyên thông tin, cũng như tài nguyên thông tin hạn chế sử dụng trong thư viện.

Vì vậy, để thực hiện quy trình thanh lý tài liệu của Trung tâm Tư liệu - Thư viện Tòa án Nhân dân Tối cao, chúng ta sẽ dựa vào Thông tư số 02/2020/TT-BVHTTDL về quy định bảo quản và thanh lọc tài nguyên thông tin, cùng với các quy định pháp luật hiện hành. Việc tuân thủ các quy định này sẽ đảm bảo quy trình thanh lý tài liệu diễn ra một cách chính xác và hiệu quả, đồng thời giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên thông tin trong Trung tâm Tư liệu - Thư viện Tòa án Nhân dân Tối cao.

 

3. Điều kiện để thanh lý tài liệu của Trung tâm tư liệu Thư viện Tòa án nhân dân tối cao ?

Để đáp ứng yêu cầu thanh lý tài liệu của Trung tâm Tư liệu Thư viện Tòa án nhân dân tối cao, cần tuân theo các điều kiện sau đây. Căn cứ vào điểm 2.2 khoản 2 Điều 5 Quy chế Hoạt động Trung tâm Tư liệu - Thư viện Tòa án nhân dân tối cao ban hành kèm theo Quyết định 581/QĐ-TANDTC năm 2021, các điều kiện thanh lý tài liệu được quy định như sau:

- Đầu tiên, tài liệu cần được kiểm kê và xác định rõ ràng. Sau đó, phải kiểm tra xem tài liệu có nội dung lạc hậu không, tức là không còn giá trị lịch sử, văn hóa, khoa học hoặc thực tiễn. Nếu tài liệu thuộc loại này, nó sẽ được xem xét để được thanh lý.

- Thứ hai, giáo trình và tài liệu tham khảo sử dụng trong các trường đại học, học viện và cơ sở đào tạo khác cần được kiểm tra xem đã được sửa đổi hoặc thay thế chưa. Nếu đã có phiên bản mới, chúng sẽ được xem xét để được thanh lý.

- Thứ ba, các văn bản pháp quy mà hiệu lực thi hành đã hết cần được kiểm tra và xem xét để được thanh lý.

- Thứ tư, tài liệu có giá trị về nội dung nhưng không phù hợp với đối tượng phục vụ của Trung tâm cũng sẽ được xem xét để được thanh lý.

- Thứ năm, báo, tạp chí phổ thông và khoa học thường thức sau khi xuất bản đã quá 5 năm cũng sẽ được xem xét để được thanh lý.

- Thứ sáu, tài liệu điện tử đã có phiên bản mới thay thế được sản xuất bằng các công nghệ cao hơn cũng sẽ được xem xét để được thanh lý.

- Thứ bảy, tài liệu còn giá trị về nội dung nhưng đã hư, nát trong quá trình sử dụng hoặc do thiên tai, bão lũ, côn trùng xâm hại mà không còn khả năng phục chế sẽ được xem xét để được thanh lý. Tất nhiên, những tài liệu thuộc di sản văn hóa theo quy định của pháp luật sẽ không được thanh lý.

- Thứ tám, bản ghi âm, ghi hình hoặc ghi chữ bị hỏng, vỡ trong quá trình sử dụng và không đảm bảo chất lượng cũng sẽ được xem xét để được thanh lý.

- Thứ chín, tài liệu bị mất trong quá trình phục vụ người sử dụng sẽ được xem xét để được thanh lý.

- Cuối cùng, các tài liệu bằng tiếng nước ngoài không thông dụng mà bạn đọc không có nhu cầu sử dụng trong thời gian 5 năm gần nhất tính đến thời điểm đề nghị thanh lọc cũng sẽ được xem xét để được thanh lý.

Xem thêm >>> Trình tự, thủ tục thanh lý tài sản công tại cơ quan nhà nước?

Để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong việc tư vấn pháp luật, chúng tôi đã thành lập một tổng đài tư vấn pháp luật với số điện thoại 1900.6162. Quý khách hàng có thể gọi đến tổng đài này để được tư vấn trực tiếp với các chuyên gia pháp luật có kinh nghiệm. Chúng tôi cam kết đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật thông tin của quý khách hàng trong quá trình tư vấn.

Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể liên hệ với chúng tôi qua email: lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi sẽ nhanh chóng phản hồi và cung cấp thông tin chi tiết, giúp quý khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý một cách hiệu quả.