Doanh nghiệp giữ sổ BHXH của người lao động thì phải làm thế nào?

1. Sổ bảo hiểm xã hội do ai nắm giữ?

Quá trình đóng bảo hiểm xã hội được ghi chép đầy đủ trong sổ bảo hiểm xã hội, căn cứ vào đó để người đóng có cơ sở giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội. Bởi mỗi người chỉ được cấp một quyền nên việc nắm giữ và quản lý sổ bảo hiểm là rất quan trọng. 

Theo đó, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 đã đưa ra quy định người lao động được tham gia các chế độ bảo hiểm xã hội bên cạnh đó còn được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội, theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ khác. Năm 2020, người lao động được giữ thẻ bảo hiểm xã hội chứ không cần phải giữ sổ, vì sổ có thể bị mất, rách, mờ, nhoè....điều đó cũng tiện phần nào cho người lao động trong việc quản lý.

Tuy nhiên, quyền và trách nhiệm của người lao động là vậy nhưng người lao động có thể nhờ công ty giữ sổ cho ngay từ đầu, có thể báo cáo với bên nhân sự để công ty giữ nếu người lao động không muốn giữ. Luật cũng quy định thêm định kỳ 6 tháng phải niêm yết thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động và công khai thông tin do cơ quan Bảo hiểm xã hội cung cấp. 

Như vậy, mấu chốt lại là người lao động là người có quyền giữ sổ bảo hiểm xã hội và có thể theo dõi quá trình đóng trên VssID để biết thêm thông tin. Trong trường hợp để người sử dụng lao động giữ sổ thì người sử dụng lao động phải trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, điều này nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động.

2. Người sử dụng lao động giữ sổ bảo hiểm xã hội thì xử lý như thế nào?

Trong trường hợp người lao động không muốn giữ sổ mà nhờ người sử dụng lao động giữ thì người sử dụng lao động cũng phải có trách nhiệm quản lý sổ, chốt sổ và trả sổ cho người lao động khi người lao động nghỉ việc. Bên cạnh đó, người sử dụng lao động còn phải thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho cơ quan bảo hiểm xã hội, giới thiệu người lao động đi khám giám định mức suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng giám định y khoa cùng với đó là phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả trợ cấp bảo hiểm xã hội cho người lao động  và trả sổ bảo hiểm xã hội, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi quan hệ lao động giữa các bên chấm dứt. 

Ngoài ra, Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải hoàn thành trách nhiệm liên quan đến quyền lợi của mỗi bên trong vòng 14 ngày và có thể kèo dài nhưng không được vượt quá 30 ngày, đồng nghĩa với việc nếu làm sai quy định nêu trên thì người sử dụng lao động sẽ bị xử lý theo chế tài. Bởi lẽn, bảo hiểm xã hội thuộc nội dung quản lý của nhà nước, theo đó cơ quan nhà nước sẽ thanh tra, kiểm tra, việc chấp hành pháp luật về bảo hiểm xã hội cũng như giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội

Cụ thể, nếu người sử dụng lao động không thực hiện theo quy định mà giữ sổ của người lao động thì bị xử phạt vi phạm hành chính khi vi phạm các quy định về bảo hiểm xã hội cụ thể, đối với mỗi mỗi người lao động mà giữ sổ không trả thì người sử dụng dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 2 triệu đến 4 triệu đồng và có thể bị phạt tối đa lên đến 75 triệu đồng và thời hạn xử lý vi phạm hành chính là 1 năm. Ngoài ra, người lao động có thể thực hiện khiếu nại theo quy định về hành vi của người sử dụng lao động theo đó, người lao động có quyền làm đơn khiếu nại gửi đến Công đoàn hoặc Thanh tra lao động Sở lao động - thương binh và xã hội, hoặc Phòng lao động - Thương binh và xã hội đến cơ quan này để giải quyết buộc người sử dụng lao động thực hiện chốt và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, bên cạnh đó người lao động có thể khởi kiện trực tiếp ra Toà án quận/huyện nơi công ty/doanh nghiệp đặt trụ sở

Người lao động khi khiếu nai phải thu thập được thông tin người sử dụng lao động giữ sổ và không trả sổ thông qua tin nhắn, ghi âm hoặc có người làm chứng để chứng minh hành vi vi phạm của người sử dụng lao động

Như vậy, người sử dụng lao động giữ sổ không trả cho người lao động thì người lao động có quyền khiếu nại và đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính.

Trong trường hợp người sử dụng lao động xác nhận là đã làm mất sổ của người lao động thì phải chịu trách nhiệm gửi đơn đề nghị đến cơ quan bảo hiểm xã hội để xin cấp lại sổ mới. Bảo hiểm xã hội Việt Nam sẽ lưu trữ chứng từ gốc trên thông tin điện tử phần mềm quản lý nên việc cấp lại sổ mới là hoàn toàn được. Do đó, người lao động không nên lo ngại về vấn đề trên.

3. Doanh nghiệp không trả sổ với lý do chưa đóng đủ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Nếu người sử dụng lao động không trả sổ cho người lao động thì giải quyết theo mục 2 bài viết. Trơng trường hợp không trả sổ với lý do nợ bảo hiểm xã hội hay chưa đóng đủ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì người sử dụng lao động còn bị xử phạt thêm. Theo đó, nếu người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc nhưng người sử dụnng lao động không đóng hoặc bất kỳ hình thức nào cho dù thoả thuận và được sự đồng ý của người lao động cũng bị coi là hành vi cấm và bị xử lý theo chế tài, theo đó tại khoản 6 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định phạt tiền đối với người sử dụng lao động đối với hành vi không đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp cho toàn bộ người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự với mức xử phạt là từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng. Nộp tiền lãi bằng 2 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liên kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng, không đóng, trốn đóng, chiếm dụng tiền đóng; nếu nư không thực hiện thì người có thẩm quyền có quyền yêu cầu các cơ quan có liên quan như ngân hàng, tổ chức tín dụng khác hay khi bạc nhà nước có trách nhiệm trích tiền gửi từ tài khoản tiên gửi của người sử dụng lao động đã vi phạm sau đó nộp thay vào số tiền chưa đóng, chậm đóng. Khoản tiền lãi của số tiền gửi sẽ tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn và là lãi suất cap nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước được công bố tại thời điểm xử phạt  vào tài khoản của cơ quan bảo hiểm xã hội.

Ngoài ra, người sử dụng còn buộc phải đóng đủ số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp phải đóng cho cơ quan bảo hiểm xã hội đối với hành vi vi phạm nêu trên. Ngoài ra, người lao động có quyền khởi kiện người sử dụng lao động ra Toà án hoặc khiếu nại Ban giám đốc công ty, tổ chức công đoàn công ty; khiếu nại tới Chánh Thanh tra Sở Lao động Thương binh và Xã hội hoặc có thể yêu cầu hoà giải viên lao động giải quyết.

Như vậy, pháp luật quy định rất nghiêm ngặt với hành vi không đóng, trốn đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của doanh nghiệp đối với người lao động bắt buộc đóng bảo hiểm thì hệ quả phải chịu rất nặng nề. Nếu có tình không thi hành thì cơ quan có thẩm quyền còn buộc áp dụng các hình thức cưỡng chế nêu ở trên, nếu vậy mức lãi suất trả cho ngân hàng hoặc cã tổ chức tín dụng cũng tương đối cao

Trên đây là bài viết của Luật Minh Khuê muốn cung cấp cho khách những thông tin về việc Doanh nghiệp giữ sổ bảo hiểm. Nếu có như cầu giải đáp thắc mắc xin liên hệ qua tổng đài: 1900.6162 để được hỗ trợ