Mục lục bài viết

1. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán?
2. Khi tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cần phải đảm bảo những nội dung nào?
3. Xử phạt đối với doanh nghiệp tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán không đầy đủ nội dung

1. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán?

Hiểu rõ về quá trình xây dựng biểu mẫu sổ kế toán là một vấn đề quan trọng và cần thiết trong quản lý kinh tế của mọi doanh nghiệp. Liệu doanh nghiệp có thể tự mình xây dựng nên biểu mẫu sổ kế toán hay không theo quy định hiện hành?

Sổ kế toán là một trong những vấn đề gây nhiều thắc mắc nhất trong lĩnh vực kế toán. Đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và kinh tế của doanh nghiệp, sổ kế toán được quy định theo Điều 88 của Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính về Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Theo quy định này, sổ kế toán là một loại giấy tờ dùng để ghi chép và thống kê lưu giữ toàn bộ các giao dịch kinh tế, bao gồm cả những vấn đề quan trọng trong lĩnh vực tài chính, tuân thủ theo thời gian và theo đúng nội dung kinh tế của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho mỗi kỳ kế toán nhất định, nhằm đảm bảo khả năng làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Để tuân thủ quy định pháp luật về kế toán, doanh nghiệp này phải thực hiện và duy trì sổ kế toán phù hợp với các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn liên quan. Sổ kế toán không chỉ là công cụ ghi chép thông tin mà còn là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, và báo cáo về tình hình tài chính, giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và tuân thủ theo các quy định quản lý.

Dựa trên quy định tại Điều 122 của Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, hướng dẫn về Chế độ kế toán Doanh nghiệp, có các hướng dẫn cụ thể về việc xây dựng biểu mẫu sổ kế toán như sau:

- Sổ kế toán là tài liệu được sử dụng để ghi chép và tổ chức một cách có hệ thống, đặc biệt là để lưu trữ tất cả các giao dịch liên quan đến lĩnh vực kinh tế và tài chính theo cách khoa học, tuân theo nội dung kinh tế và thứ tự thủ tục thời gian có liên quan trực tiếp đến các hoạt động kinh doanh. Theo quy định của pháp luật, mỗi doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán cụ thể, nhằm thuận tiện cho việc tương tác với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đồng thời, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về sổ kế toán, phải phù hợp với quy định kế toán và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

- Các doanh nghiệp, theo quy định của pháp luật hiện tại, được phép tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình. Tuy nhiên, trong quá trình thiết kế biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp cần đảm bảo điều kiện cung cấp thông tin đầy đủ về các giao dịch kinh tế một cách minh bạch, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trong trường hợp doanh nghiệp không thể tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán theo phân tích đã nêu, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo mẫu mà pháp luật quy định, miễn là nó phản ánh đúng đặc điểm quản lý và hoạt động của doanh nghiệp đó.

- Tùy thuộc vào các đặc điểm và yêu cầu quản lý đặc biệt của từng doanh nghiệp, việc xây dựng hình thức sổ kế toán sẽ được thực hiện tự do để đáp ứng đúng với đặc thù của loại hình doanh nghiệp đó. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hình thức sổ kế toán của họ không chỉ đáp ứng đầy đủ thông tin về các giao dịch mà còn phản ánh chính xác và kịp thời, cung cấp khả năng kiểm tra và kiểm soát dễ dàng, cũng như thực hiện các hoạt động đối chiếu một cách thuận tiện.

Do đó, có thể khẳng định rằng, theo quy định của pháp luật hiện nay, các doanh nghiệp được phép tự mình tạo ra biểu mẫu sổ kế toán theo đặc điểm và yêu cầu quản lý cụ thể của chính doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, trong quá trình thiết lập biểu mẫu sổ kế toán, việc cung cấp thông tin đầy đủ về các giao dịch kinh tế là không thể thiếu, và thông tin này cần được trình bày một cách minh bạch và toàn diện, để dễ dàng kiểm tra và thực hiện các công đoạn đối chiếu.

2. Khi tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cần phải đảm bảo những nội dung nào?

Dựa theo quy định của Điều 24 trong Luật Kế toán năm 2015, các doanh nghiệp cần tuân thủ các nội dung quan trọng khi xây dựng biểu mẫu sổ kế toán. Theo đó, quá trình xây dựng biểu mẫu sổ kế toán của doanh nghiệp phải đảm bảo các yếu tố chủ yếu sau:

- Ghi rõ ngày tháng năm lập biểu mẫu sổ kế toán.

- Thông tin về số hiệu, ngày tháng năm của chứng từ kế toán được sử dụng làm căn cứ để lập biểu mẫu sổ kế toán.

- Tóm tắt nội dung về các giao dịch kinh tế và tài chính phát sinh trong doanh nghiệp.

- Ghi rõ số tiền liên quan đến các giao dịch kinh tế và tài chính của doanh nghiệp.

- Ghi rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của doanh nghiệp.

- Cung cấp thông tin về đơn vị kế toán, tên sổ, ngày tháng năm khóa sổ, chữ ký của người lập sổ, tên và chữ ký của kế toán trưởng và người đại diện theo quy định pháp luật, số trang, và thực hiện việc đóng dấu giáp lai theo quy định pháp luật.

Doanh nghiệp có thể tự mình xây dựng biểu mẫu sổ kế toán phù hợp với quy mô hoạt động của mình. Tuy nhiên, quá trình này cần đáp ứng đầy đủ các nội dung như đã được phân tích trước đó.

3. Xử phạt đối với doanh nghiệp tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán không đầy đủ nội dung

Dựa theo điểm d khoản 1 Điều 9 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập (được sửa đổi bởi Nghị định số 102/2021/NĐ-CP ngày 16/11/2021 của Chính phủ, sửa đổi và bổ sung một số điều của các Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn; hải quan; kinh doanh bảo hiểm, kinh doanh xổ số; quản lý, sử dụng tài sản công; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; dự trữ quốc gia; kho bạc nhà nước; kế toán, kiểm toán độc lập), có quy định về xử phạt đối với các hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán như sau:

Doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng nếu thực hiện một trong những hành vi vi phạm sau đây:

- Lập sổ kế toán mà không ghi đầy đủ họ tên của đơn vị kế toán, không đủ thông tin về ngày tháng năm lập sổ và ngày tháng năm khóa sổ; thiếu chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; không đánh số trang; không đóng dấu giáp lai giữa các trang của sổ kế toán trên giấy;

- Sổ kế toán không được ghi bằng bút mực, có ghi chồng lên nhau ở phía trên hoặc phía dưới, có hành vi ghi cách dòng; không gạch chéo phần trang sổ không ghi; không thực hiện cộng số liệu tổng cộng khi ghi hết trang sổ, không thực hiện chuyển số liệu tổng cộng từ trang sổ trước sang đầu trang sổ kế tiếp;

- Không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán nhất định hoặc không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định sau khi in ra giấy;

- Mẫu sổ kế toán do doanh nghiệp lập không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định.

Như vậy, doanh nghiệp có thể đối mặt với việc bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng nếu tự mình tạo ra mẫu sổ kế toán nhưng không đáp ứng và không phản ánh đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định.