1. Quy định hệ thống quản lý chống hối lộ cần phải tuân thủ những gì?
Hệ thống quản lý chống hối lộ là một bộ công cụ quan trọng giúp tổ chức ngăn chặn và đối phó với nguy cơ hối lộ trong hoạt động kinh doanh. Để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu, tổ chức cần phải thực hiện một số biện pháp cụ thể như sau:
Thiết lập và lập thành văn bản: Tổ chức cần phải xác định và tạo ra một hệ thống quản lý chống hối lộ dựa trên Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 37001:2018. Điều này bao gồm việc viết ra và phổ biến các chính sách, quy trình và hướng dẫn liên quan đến việc ngăn chặn và đối phó với hối lộ.
Áp dụng và duy trì: Sau khi hệ thống được thiết lập, tổ chức cần phải thực hiện nó trong các hoạt động hàng ngày. Các quy trình và chính sách cần được áp dụng một cách nhất quán và liên tục duy trì để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống.
Xem xét và cải tiến: Tổ chức cần thường xuyên xem xét hiệu suất của hệ thống và tiến hành cải tiến nếu cần thiết. Điều này có thể bao gồm việc đánh giá rủi ro mới, điều chỉnh quy trình hoặc cung cấp đào tạo bổ sung cho nhân viên.
Nhận diện và định mức rủi ro: Hệ thống quản lý chống hối lộ cần có các biện pháp nhằm nhận diện và đánh giá rủi ro về hối lộ trong các quá trình kinh doanh của tổ chức. Điều này có thể bao gồm việc phân loại các loại rủi ro, xác định nguồn gốc và ảnh hưởng của chúng.
Ngăn chặn, phát hiện và ứng phó: Hệ thống cần có các biện pháp cụ thể nhằm ngăn chặn hối lộ từ việc xảy ra, phát hiện sớm các hành vi không đạo đức và đối phó hiệu quả với chúng khi chúng xảy ra.
Hợp lý và thích hợp: Hệ thống cần được thiết kế và triển khai một cách hợp lý và thích hợp, phù hợp với loại và quy mô của tổ chức, cũng như yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 37001:2018.
Xem xét các yếu tố tại Mục 4.3: Các yếu tố như văn hóa tổ chức, cam kết của lãnh đạo, và sự tham gia của tất cả các bên liên quan cũng cần được xem xét để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống quản lý chống hối lộ.
Như vậy, để tuân thủ các yêu cầu của hệ thống quản lý chống hối lộ theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 37001:2018, tổ chức cần thực hiện một loạt các biện pháp cụ thể và liên tục cải tiến để đảm bảo tính hiệu quả và hiệu suất của hệ thống
2. Những công việc mà lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống hối lộ?
Cụ thể theo Mục 5.1.2 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 37001:2018 (ISO 37001:2016) quy định thì lãnh đạo cao nhất của một tổ chức phải đảm bảo sự lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý chống hối lộ thông qua một loạt các công việc cụ thể như sau:
- Đảm bảo thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chống hối lộ: Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng hệ thống này, bao gồm chính sách và mục tiêu, được thiết lập, thực hiện và duy trì một cách hiệu quả trong tổ chức.
- Tích hợp yêu cầu của hệ thống vào các quá trình tổ chức: Họ cần đảm bảo rằng các yêu cầu của hệ thống quản lý chống hối lộ được tích hợp vào các quy trình và hoạt động hàng ngày của tổ chức.
- Triển khai nguồn lực thích hợp: Lãnh đạo phải cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện hệ thống quản lý chống hối lộ một cách hiệu quả và thích hợp.
- Trao đổi thông tin về chính sách chống hối lộ: Họ cần đảm bảo việc truyền đạt thông tin về chính sách chống hối lộ cả bên trong và bên ngoài tổ chức.
- Tôn trọng tầm quan trọng của quản lý chống hối lộ: Lãnh đạo phải trao đổi thông tin nội bộ về tầm quan trọng của việc thực hiện hệ thống quản lý chống hối lộ và sự phù hợp với yêu cầu của nó.
- Thiết kế hệ thống quản lý chống hối lộ: Họ phải đảm bảo rằng hệ thống này được thiết kế một cách thích hợp để đạt được mục tiêu của tổ chức.
- Hướng dẫn và hỗ trợ nhân sự: Lãnh đạo cần định hướng và hỗ trợ nhân sự để họ có thể đóng góp vào hiệu quả của hệ thống.
- Thúc đẩy văn hóa chống hối lộ: Họ phải thúc đẩy một văn hóa trong tổ chức nơi mọi người chống lại hối lộ và tuân thủ các chính sách liên quan.
- Thúc đẩy cải tiến liên tục: Lãnh đạo cần khuyến khích việc cải tiến liên tục của hệ thống quản lý chống hối lộ.
- Hỗ trợ các quản lý khác: Họ phải hỗ trợ các vị trí quản lý khác trong việc chứng tỏ sự lãnh đạo của họ trong việc ngăn ngừa và phát hiện hối lộ.
- Khuyến khích sử dụng thủ tục báo cáo về hối lộ: Lãnh đạo cần khuyến khích việc sử dụng các thủ tục báo cáo về hối lộ thực tế và nghi ngờ.
- Bảo vệ nhân viên không bị trả thù: Cuối cùng, họ phải đảm bảo rằng không có nhân viên nào bị trả thù hoặc bị phân biệt đối xử đối với việc báo cáo về hối lộ hoặc từ chối tham gia vào hối lộ.
Tóm lại, để đảm bảo tuân thủ các quy định của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 37001:2018, lãnh đạo cao nhất cần thực hiện một loạt các công việc để chứng tỏ sự lãnh đạo và cam kết của họ đối với hệ thống quản lý chống hối lộ trong tổ chức
3. Những chính sách chống hối lộ mà lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, duy trì và xem xét
Lãnh đạo cao nhất của một tổ chức phải thiết lập, duy trì và xem xét một loạt các chính sách chống hối lộ nhằm đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ các quy định của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 37001:2018. Cụ thể, các chính sách này bao gồm:
- Nghiêm cấm việc hối lộ: Chính sách phải rõ ràng và mạnh mẽ trong việc cấm mọi hành vi hối lộ trong tổ chức, không chấp nhận bất kỳ hành vi vi phạm nào.
- Yêu cầu tuân thủ luật chống hối lộ: Chính sách phải yêu cầu tất cả các thành viên trong tổ chức tuân thủ tất cả các luật pháp liên quan đến chống hối lộ, bao gồm cả luật pháp quốc gia và quốc tế.
- Thích hợp với mục đích của tổ chức: Chính sách phải phản ánh mục đích và giá trị cốt lõi của tổ chức, đảm bảo rằng các biện pháp chống hối lộ được tích hợp vào các mục tiêu chiến lược tổ chức.
- Đưa ra khuôn khổ cho việc thiết lập, xem xét và đạt được các mục tiêu: Chính sách phải cung cấp một khuôn khổ cụ thể để thiết lập, xem xét và đạt được các mục tiêu chống hối lộ trong tổ chức.
- Bao gồm cam kết thỏa mãn các yêu cầu của hệ thống quản lý chống hối lộ: Chính sách phải chứa đựng cam kết của tổ chức để tuân thủ và thực hiện các yêu cầu của hệ thống quản lý chống hối lộ.
- Khuyến khích nêu ra các lo ngại một cách thiện ý: Chính sách cần khuyến khích mọi người trong tổ chức nêu ra các lo ngại về hối lộ một cách thiện ý hoặc dựa trên sự tin tưởng hợp lý, mà không phải lo lắng về việc bị trả thù.
- Bao gồm cam kết cải tiến liên tục: Chính sách phải chứa đựng cam kết của tổ chức để liên tục cải tiến hệ thống quản lý chống hối lộ và nâng cao hiệu quả của nó theo thời gian.
- Diễn giải về quyền hạn và tính độc lập của chức năng tuân thủ chống hối lộ: Chính sách cần diễn giải rõ ràng về quyền hạn và tính độc lập của các bộ phận hoặc cá nhân có trách nhiệm trong việc tuân thủ và thực hiện chính sách chống hối lộ.
- Diễn giải về hậu quả của việc không tuân thủ chính sách chống hối lộ: Chính sách phải mô tả các hậu quả mà nhân viên hoặc tổ chức sẽ phải đối mặt nếu vi phạm hoặc không tuân thủ các chính sách chống hối lộ.
Đối với tính hiệu quả của chính sách, điều quan trọng là chúng phải:
- Sẵn có bằng thông tin dạng văn bản: Chính sách phải được lưu trữ và truy cập dễ dàng dưới dạng văn bản để tất cả các thành viên trong tổ chức có thể tiếp cận và tham khảo.
- Được truyền đạt bằng ngôn ngữ thích hợp: Chính sách phải được truyền đạt bằng ngôn ngữ thích hợp và dễ hiểu trong tổ chức và đối với các đối tác kinh doanh.
- Sẵn có cho các bên quan tâm liên quan: Chính sách cần được cung cấp cho tất cả các bên quan tâm liên quan, khi cần thiết, bao gồm cả nhân viên, đối tác kinh doanh và các bên liên quan khác.
Tóm lại, việc thiết lập, duy trì và xem xét các chính sách chống hối lộ là một phần quan trọng của nhiệm vụ của lãnh đạo cao nhất để đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả của hệ thống quản lý chống hối lộ trong tổ chức
Bài viết liên quan: Một số quan điểm về công tác phòng chống hối lộ hiện nay
Liên hệ đến hotline 19006162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn
