1. Hồ sơ lưu trữ khi thực hiện xong tự đánh giá trường mầm non gồm những gì ?

Sau khi hoàn thành quá trình tự đánh giá trường mầm non, hồ sơ lưu trữ sẽ bao gồm một loạt các tài liệu quan trọng và cần thiết để bảo đảm tính toàn vẹn và minh bạch của quá trình đánh giá này. Cụ thể, theo hướng dẫn của Công văn 5942/BGDĐT-QLCL năm 2018, một hồ sơ lưu trữ đầy đủ và chi tiết bao gồm các mục sau: Quyết định thành lập hội đồng tự đánh giá: Đây là văn bản quyết định việc thành lập hội đồng tự đánh giá, bao gồm thông tin về thành viên trong hội đồng, nhiệm kỳ hoạt động và mục tiêu của việc tự đánh giá.

Kế hoạch tự đánh giá: Bản kế hoạch này sẽ chi tiết các hoạt động và giai đoạn của quá trình tự đánh giá, bao gồm các tiêu chí và phương pháp đánh giá, lịch trình thực hiện, phân công nhiệm vụ và nguồn lực cần thiết. Các Phiếu đánh giá tiêu chí: Đây là các biểu mẫu chứa các tiêu chí được đánh giá trong quá trình tự đánh giá, thông thường được điền thông tin và đánh giá bởi các thành viên của hội đồng tự đánh giá. Báo cáo tự đánh giá: Báo cáo này sẽ tổng hợp kết quả đánh giá từ các phiếu đánh giá tiêu chí, phân tích và đánh giá tổng thể về tình hình hoạt động và chất lượng giáo dục của trường mầm non. Các minh chứng: Đây là các bằng chứng, tài liệu, hồ sơ hoặc thông tin cụ thể để minh chứng cho các kết quả đánh giá và nhận định trong báo cáo tự đánh giá. Các minh chứng có thể được lưu trữ riêng hoặc kết hợp với hồ sơ lưu trữ chính thức của nhà trường, nhưng phải đảm bảo thuận tiện trong việc tra cứu và sử dụng.

Các văn bản liên quan: Nếu có, các văn bản khác có liên quan đến quá trình tự đánh giá hoặc về hoạt động và quản lý của trường mầm non cũng được bao gồm trong hồ sơ lưu trữ. Việc đảm bảo rằng hồ sơ lưu trữ này được tổ chức, bảo quản và sử dụng một cách hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và chất lượng trong quá trình tự đánh giá và quản lý của trường mầm non.

 

2. Quy định về việc lưu trữ và bảo quản minh chứng khi tự đánh giá trường mầm non  ?

Việc lưu trữ và bảo quản minh chứng trong quá trình tự đánh giá chất lượng của các trường mầm non không chỉ là một nhiệm vụ cơ bản mà còn đòi hỏi sự chú trọng và cẩn trọng từ phía các nhà quản lý giáo dục. Điều này không chỉ đảm bảo tính minh bạch và khách quan trong quá trình đánh giá mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, đánh giá lại và sử dụng minh chứng trong tương lai. Theo hướng dẫn của Công văn số 5942/BGDĐT-QLCL năm 2018, quy trình tự đánh giá trường mầm non gồm 7 bước cụ thể. Trong đó, bước thu thập, xử lý và phân tích các minh chứng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu minh chứng hợp lý và hiệu quả. Để đảm bảo tính toàn vẹn và dễ dàng tra cứu, các minh chứng có thể được tập hợp và sắp xếp trong các hộp (cặp) theo thứ tự mã hóa. Việc này giúp dễ dàng quản lý và tìm kiếm minh chứng khi cần thiết. Trong trường hợp minh chứng đã không còn giá trị hoặc không còn phù hợp, chúng sẽ được thay thế bằng các minh chứng mới, được ghi ký hiệu của minh chứng cũ và ngày thay thế.

Đặc biệt, các minh chứng phục vụ cho việc quản lý các hoạt động nuôi dưỡng, chăm sóc và giáo dục trẻ em cần được lưu trữ và bảo quản tại hồ sơ của nhà trường. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải ghi rõ vị trí cụ thể (đường dẫn) của minh chứng trong Bảng danh mục mã minh chứng để dễ dàng tra cứu và tìm kiếm. Đối với những minh chứng phức tạp và cồng kềnh như các hiện vật, hệ thống hồ sơ, sổ sách hoặc các văn bản, tài liệu có số lượng lớn và số trang nhiều, nhà trường có thể lập các biểu, bảng tổng hợp và thống kê dữ liệu để thuận tiện cho việc sử dụng. Nếu có điều kiện, việc chụp ảnh minh chứng (kỹ thuật số) và lưu trữ trong các phương tiện như đĩa CD, USB hoặc máy tính cũng là một giải pháp hiệu quả. Nhằm đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho các minh chứng, chúng cần được lưu trữ và bảo quản theo quy định của Luật lưu trữ và các quy định hiện hành. Điều này đồng nghĩa với việc các nhà trường phải tuân thủ các quy định về bảo quản tài liệu và dữ liệu để tránh mất mát hoặc rủi ro về việc sử dụng không đúng cách.

Tóm lại, việc lưu trữ và bảo quản minh chứng trong quá trình tự đánh giá chất lượng của các trường mầm non là một quy trình quan trọng và phức tạp. Sự chú ý và cẩn trọng trong việc thực hiện quy trình này sẽ giúp đảm bảo tính minh bạch, khách quan và hiệu quả của quá trình đánh giá, từ đó nâng cao chất lượng giáo dục mầm non trong cộng đồng.

 

3. Quy định về thời hạn bảo quản, lưu trữ hồ sơ tự đánh giá trường mầm non ?

Thời hạn bảo quản, lưu trữ và sử dụng hồ sơ tự đánh giá trường mầm non là một phần quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành các cơ sở giáo dục mầm non. Điều này không chỉ đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc đánh giá chất lượng giáo dục mầm non mà còn là cơ sở để các cơ quan quản lý có thể thực hiện các biện pháp điều chỉnh, cải thiện chất lượng, và giám sát hoạt động của các trường mầm non một cách hiệu quả.

Theo hướng dẫn cụ thể của Tiểu mục 2, Mục II, Phần I trong Công văn 5942/BGDĐT-QLCL năm 2018, quy định về thời hạn bảo quản, lưu trữ và sử dụng hồ sơ tự đánh giá trường mầm non được thực hiện theo hai nguồn pháp luật chính. Đó là Luật Lưu trữ năm 2011Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục.

Luật Lưu trữ năm 2011 cùng với các văn bản hướng dẫn và quy định liên quan đã thiết lập cơ sở pháp lý vững chắc cho việc quản lý, bảo quản, và sử dụng hồ sơ của các cơ quan, tổ chức, và cá nhân trong xã hội. Luật này quy định rõ về các nguyên tắc, quy trình, và trách nhiệm của các bên liên quan đối với việc bảo quản và sử dụng hồ sơ, từ việc lập, thu thập, xử lý, đến việc lưu trữ và tiêu hủy. Trong trường hợp của hồ sơ tự đánh giá trường mầm non, việc áp dụng Luật Lưu trữ năm 2011 đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thời hạn bảo quản và lưu trữ.

Ngoài ra, Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn cụ thể về thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục, bao gồm cả các hồ sơ tự đánh giá của trường mầm non. Thông tư này cung cấp các quy định chi tiết và hợp lý về thời gian lưu trữ, từ các loại tài liệu, mức độ quan trọng của chúng đối với hoạt động giáo dục, đến cách thức tiêu hủy khi cần thiết. Việc tuân thủ các quy định của Thông tư này không chỉ đảm bảo sự gắn kết với quy định pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm trong quản lý hồ sơ của các cơ sở giáo dục mầm non.

Theo đó, thời hạn bảo quản, lưu trữ và sử dụng hồ sơ tự đánh giá trường mầm non không chỉ phụ thuộc vào quy định cụ thể của từng văn bản pháp luật mà còn phản ánh tinh thần và cam kết của các bên liên quan đối với việc duy trì và nâng cao chất lượng giáo dục mầm non. Điều này đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa các cơ quan quản lý, trường học, và cộng đồng, đồng thời cần có các biện pháp hỗ trợ, đào tạo và tư vấn để đảm bảo việc thực hiện các quy định này một cách hiệu quả và bền vững. Chỉ khi có sự đồng thuận và hành động chung từ mọi phía, việc bảo quản, lưu trữ và sử dụng hồ sơ tự đánh giá trường mầm non mới thực sự có ý nghĩa và giá trị trong việc nâng cao chất lượng giáo dục mầm non, góp phần vào sự phát triển toàn diện của trẻ em và xã hội.

Xem thêm >>> Quy định về Điều lệ Trường Mầm non cập nhật mới nhất năm 2023

Quý khách có thể gọi vào tổng đài 1900.6162 để được tư vấn trực tiếp. Đội ngũ chuyên gia luật sẵn sàng lắng nghe và giải đáp mọi câu hỏi của quý khách. Chúng tôi cam kết cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy để giúp quý khách hiểu rõ hơn về vấn đề đang quan tâm.

Ngoài ra, quý khách cũng có thể liên hệ qua email tại địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn. Với phương thức này, quý khách có thể gửi chi tiết về vấn đề mà quý khách đang gặp phải. Chúng tôi sẽ phản hồi và cung cấp hỗ trợ một cách chi tiết và kịp thời.