1. Hồ sơ mời thầu bao gồm những giấy tờ gì?
"Mời thầu" là một quy trình trong quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà thầu để tham gia vào một dự án xây dựng hoặc gói thầu cụ thể. Quá trình mời thầu thường được thực hiện bởi chủ đầu tư, tổ chức hoặc cơ quan quản lý dự án, với mục đích tìm kiếm các nhà thầu có khả năng và đáp ứng yêu cầu của dự án. Quá trình mời thầu bao gồm việc công bố thông tin về dự án hoặc gói thầu, gửi lời mời thầu cho các nhà thầu tiềm năng, cung cấp tài liệu liên quan và yêu cầu nhà thầu nộp hồ sơ thầu. Các nhà thầu quan tâm sẽ nộp hồ sơ thầu, bao gồm thông tin về khả năng kỹ thuật, kinh nghiệm và giá đề xuất. Sau đó, các hồ sơ thầu sẽ được xem xét, đánh giá và so sánh để chọn ra nhà thầu phù hợp nhất dựa trên các tiêu chí như chất lượng, kinh nghiệm, giá cả và điều kiện hợp đồng. Quá trình này có thể bao gồm đàm phán giá cả và điều kiện hợp đồng với các nhà thầu đáp ứng yêu cầu. Mời thầu là một quy trình quan trọng trong quản lý dự án và mục tiêu của nó là tìm ra nhà thầu có khả năng thực hiện dự án một cách tốt nhất và đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư.
Hồ sơ mời thầu được hiểu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.
Hồ sơ mời thầu là một trong những yếu tố cơ bản để xem xét quyết định chất lượng và hiệu quả của gói thầu. Do vậy, việc lập hồ sơ mời thầu cần được chú trọng, đặc biệt là đối với những bên mời thầu chưa đủ kinh nghiệm. Ví dụ, đối với doanh nghiệp chế biến thủy hải sản thuê xây dựng nhà xưởng của mình thì bên mời thầu có thể lập tổ chuyên gia hoặc thuê tư vấn đề giúp lập hồ sơ mời thầu.
Căn cứ vào Điều 218 Luật Thương mại năm 2005, sửa đổi bổ sung năm 2019 thì hồ sơ mời thầu bao gồm các văn bản, tài liệu sau:
- Thông báo mời thầu
Hoạt động mời thầu được thực hiện khi tìm kiếm nhà thầu tốt nhất, phù hợp nhất, không dựa vào cảm tính lựa chọn nên cần sự công bằng, đảm bảo hiệu quả cạnh tranh dự thầu trong đấu thầu. Tất cả các gói thầu phải được tổ chức theo hình thức thông báo công khai, phạm vi thông báo công khai căn cứ trên hình thức đấu thầu rộng rãi hay hạn chế. Điều này đảm bảo để các nhà đầu tư có nhu cầu, đủ tiêu chuẩn được tiếp cận thông tin về gói thầu.
Thông báo mời thầu phải cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến gói thầu, cụ thể bao gồm các nội dung chủ yếu sau: tên, địa chỉ của bên mời thầu; tóm tắt nội dung đấu thầu; thời hạn, địa điểm và thủ tục nhận hồ sơ mời thầu; thời hạn, địa điểm, thủ tục nộp hồ sơ dự thầu; những chỉ dẫn để tìm hiểu hồ sơ mời thầu.
- Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu
Các yêu cầu lên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu là các thông tin về đối tượng, hoạt động cần thực hiện hay tác động trên đối tượng. Các thông này sẽ là căn cứ để các nhà thầu đánh giá trên chuyên môn, khả năng của mình nhằm tính toán những lợi ích có thể đạt được.
Các thông tin đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu càng chi tiết thì sẽ càng thuận lợi cho nhà thầu, Khi họ có được thông tin để đánh giá, phân tích, chuẩn bị hồ sơ dự thầu cũng như tính toàn hợp lý.
- Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu
Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng sẽ xác định các tiêu chí để lựa chọn nhà thầu phù hợp. Các nhu cầu tìm đối tượng hợp tác phù hợp nhất có thể đáp ứng trong hồ sơ dự thầu được nhà đầu tư lập ra. Các phương pháp này sẽ đem đến sự bình đẳng trong lựa chọn nhà thầu hợp lý cho dự án.
Đánh giá, so sánh, xếp loại hồ sơ dự thầu có thể do phía mời thầu tự xác định, nhưng thông thường sẽ có sự trợ giúp của các tổ chức, chuyên gia dựa trên tiêu chuẩn phù hợp để tìm kiếm nhà thầu chất lượng.
- Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu
Chỉ dẫn các nội dung, thông tin khác có liên quan đến hoạt động mời thầu, tổ chức đấu thầu. Chỉ dẫn này cho bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu. Và các chỉ dẫn này sẽ nhằm mục đích giải đáp các câu hỏi liên quan của bên dự thầu.
Chi phí về việc cung cấp hồ sơ cho bên dự thầu do bên mời thầu quy định.
2. Phát hành hồ sơ mời thầu cần thỏa mãn những điều kiện gì?
Hồ sơ mời thầu của gói thầu được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ điều kiện được quy định tại Điều 7 Luật Đấu thầu năm 2013 sau đây:
- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt;
- Hồ sơ mời thầu được phê duyệt bao gồm:
+ Các nội dung yêu cầu về thủ tục đấu thầu, bảng dữ liệu đấu thầu, tiêu chuẩn đánh giá, biểu mẫu dự thầu, bảng khối lượng mời thầu;
+ Yêu cầu về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng; điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng, mẫu văn bản hợp đồng và các nội dung cần thiết khác;
- Thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định Luật Đấu thầu 2013;
- Nguồn vốn cho gói thầu được thu xếp theo tiến độ thực hiện gói thầu;
- Nội dung, danh mục hàng hóa, dịch vụ và dự toán được người có thẩm quyền phê duyệt trong trường hợp mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung;
- Bảo đảm bàn giao mặt bằng thi công theo tiến độ thực hiện gói thầu.
Bên cạnh đó, căn cứ vào khoản 2 Điều 7 Luật Đấu thầu năm 2013 thì hồ sơ mời thầu của dự án chỉ được phát hành để lựa chọn nhà đầu tư khi có đủ các điều kiện sau đây:
- Dự án thuộc danh mục dự án do bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương công bố theo quy định của pháp luật hoặc dự án do nhà đầu tư đề xuất;
- Kế hoạch lựa chọn nhà đầu tư được phê duyệt;
- Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt;
- Thông báo mời thầu hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định của Luật Đấu thầu năm 2013.
Ngoài ra, theo Điều 14 Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT và điểm b khoản 1 Điều 12 Luật Đấu thầu năm 2013 thì thời điểm phát hành hồ sơ mời thầu được hướng dẫn như sau:
Đối với hồ sơ đấu thầu qua mạng thì hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành trên hệ thống ngay sau khi đăng tải thành công thông báo mời thầu, thông báo chào hàng.
Còn đối với hồ sơ mời thầu trực tiếp thì hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng, gửi thư mời thầu đến trước thời điểm đóng thầu.
3. Các bước lập hồ sơ mời thầu
Khi lập hồ sơ mời thầu, chủ đầu tư phải lập hồ sơ trên căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu, dự án và thị trường. Thông thường, hồ sơ mời thầu sẽ bao gồm các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Soạn thảo hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công
Hồ sơ mời thầu bao gồm:
- Thông báo mời thầu
Những chỉ dẫn để tìm hiểu hồ sơ mời thầu: Bên mời thầu có trách nhiệm thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế. Ngoài ra, bên mời thầu có trách nhiệm chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu và giải đáp các câu hỏi của bên dự thầu.
- Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;
- Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;
- Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.
Bước 2: Thông báo rộng rãi việc đấu thầu đến các đơn vị nhà thầu. Qúa trình này sẽ góp phần tìm kiếm nhà thầu phù hợp, giúp hoàn thành gói thầu, dự án một cách hiệu quả.
Bước 3: Tổ chức đấu thầu. Tổ chức một buổi đấu thầu cho nhưng đơn vị tham gia đấu thầu nhằm xét duyệt hồ sơ đấu thầu, chọn đơn vị, nhà thầu phù hợp với dự án nhất
Bước 4: Bàn giao cho nhà thầu thi công
Tham khảo thêm: Chi phí lập hồ sơ mời thầu, thẩm định hồ sơ mời thầu mới nhất?
Để liên hệ với Luật Minh Khuê, vui lòng gọi ngay tới số: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tại: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nhanh chóng.
