Quyền và nghĩa vụ trong việc tiếp cận và sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ

Trong tiến trình xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, quyền tiếp cận thông tin không chỉ là một quyền cơ bản của công dân được Hiến định mà còn là động lực thúc đẩy sự minh bạch và trách nhiệm giải trình của bộ máy hành chính. Tài liệu lưu trữ, với tư cách là nguồn sử liệu xác thực và là căn cứ pháp lý không thể thay thế, chính là đối tượng trọng tâm của quyền tiếp cận này. Tuy nhiên, việc khai thác giá trị di sản tư liệu không phải là một hoạt động tự do vô hạn định; nó vận hành trong một hành lang pháp lý chặt chẽ, nơi quyền và nghĩa vụ trong việc tiếp cận, sử dụng thông tin được định hình như hai mặt của một chỉnh thể thống nhất.

Dưới ánh sáng của Luật Lưu trữ 2024, việc tiếp cận tài liệu lưu trữ đã bước sang một giai đoạn mới, chuyển dịch từ tư duy "quản lý khép kín" sang "phục vụ công khai". Hành lang pháp lý này một mặt bảo đảm tối đa quyền lợi của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc tìm kiếm, tra cứu và sử dụng tư liệu phục vụ mục đích chính đáng; mặt khác, nó thiết lập những nghĩa vụ pháp lý nghiêm ngặt nhằm bảo vệ an ninh quốc gia, bí mật kinh doanh và quyền đời tư cá nhân. 

1. Cơ sở pháp lý về quyền tiếp cận tài liệu lưu trữ hiện nay

Quyền tiếp cận thông tin là một trong những quyền cơ bản của con người, được ghi nhận trong Hiến pháp 2013 và cụ thể hóa thông qua Luật Tiếp cận thông tin 2016. Luật Lưu trữ 2024 đóng vai trò là luật chuyên ngành, quy định chi tiết cách thức thực hiện quyền này đối với một loại hình thông tin đặc thù: tài liệu lưu trữ.

Điều 26 nằm trong Chương VI, tiêu đề "Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ", thể hiện rõ tư duy lập pháp mới: lưu trữ không chỉ là "giữ" mà quan trọng hơn là "phát huy giá trị". Điều khoản này thiết lập mối liên hệ hữu cơ giữa cơ quan quản lý lưu trữ và người sử dụng, xác định rằng việc tiếp cận tài liệu không còn là sự "ban ơn" từ phía nhà nước mà là một quyền hợp pháp của công dân được pháp luật bảo vệ.

Sự khác biệt căn bản giữa Luật Lưu trữ 2024 và Luật Lưu trữ 2011 nằm ở việc mở rộng phạm vi và đơn giản hóa thủ tục. Luật mới khẳng định việc bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với tài liệu lưu trữ là một nguyên tắc cốt lõi.

2. Các quyền của cơ quan, tổ chức, cá nhân 

Khoản 1 Điều 26 của Luật Lưu trữ 2024 quy định ba nhóm quyền chính, tạo thành một kiềng ba chân vững chắc bảo vệ lợi ích của người khai thác tài liệu.

2.1. Quyền được tiếp cận thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời

Đây là nội dung mang tính đột phá, đặt ra tiêu chuẩn chất lượng cho dịch vụ công trong lĩnh vực lưu trữ.

Chính xác: Người sử dụng có quyền yêu cầu được tiếp cận bản gốc hoặc bản sao có xác thực. Luật 2024 quy định bản sao có xác thực bởi người đứng đầu cơ quan lưu trữ có giá trị pháp lý tương đương tài liệu gốc, giúp người dân sử dụng làm bằng chứng pháp lý mà không cần mang theo bản chính quý giá.

Đầy đủ: Cơ quan lưu trữ không được phép cắt xén thông tin hoặc cung cấp thiếu hồ sơ khi không có lý do chính đáng về mật quốc gia. Việc cung cấp đầy đủ bối cảnh của tài liệu giúp hoạt động nghiên cứu khoa học và lịch sử đạt được độ tin cậy cao nhất.

Kịp thời: Mặc dù các snippets không trích dẫn một thời hạn cứng nhắc cho mọi yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ, nhưng trong các lĩnh vực bổ trợ như đất đai, thời hạn "03 ngày làm việc" thường được áp dụng để phản hồi tính hợp lệ của hồ sơ. Luật Lưu trữ 2024 thúc đẩy việc sử dụng tài liệu số để việc cung cấp thông tin có thể diễn ra "tức thì" qua môi trường mạng.

2.2. Quyền sử dụng thông tin cho các mục đích hợp pháp

Luật cho phép cá nhân, tổ chức sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu hợp pháp khác. Điều này bao gồm cả việc sử dụng thông tin để giải quyết tranh chấp dân sự, chứng minh quyền sở hữu tài sản (như đất đai, nhà ở) hoặc phục vụ việc lập gia phả, tìm kiếm cội nguồn. Việc sử dụng thông tin được khuyến khích phát triển dưới nhiều hình thức như xuất bản sách, làm phim tư liệu, hoặc trưng bày triển lãm nhằm lan tỏa các giá trị văn hóa - lịch sử của dân tộc.

2.3. Quyền khiếu nại và tố cáo

Để đảm bảo các quyền trên không bị xâm phạm bởi các hành vi quan liêu, nhũng nhiễu, Luật quy định rõ quyền khiếu nại và tố cáo. Nếu cơ quan lưu trữ từ chối cho tiếp cận tài liệu mà không nêu được căn cứ pháp lý (như tài liệu đó không nằm trong danh mục mật hay hạn chế sử dụng), người dân có quyền khiếu nại lên cấp trên hoặc khởi kiện hành chính. Điều này tạo ra một cơ chế giám sát từ phía xã hội đối với hoạt động của các kho lưu trữ.

3. Nghĩa vụ bắt buộc khi sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ 

Song hành với các quyền năng rộng mở, người sử dụng tài liệu lưu trữ phải gánh vác những nghĩa vụ quan trọng để bảo đảm sự tôn nghiêm và bền vững của di sản tư liệu quốc gia.

3.1. Nghĩa vụ chỉ dẫn nguồn và tôn trọng tính nguyên bản

Khi sử dụng thông tin từ tài liệu lưu trữ để công bố, trích dẫn, người sử dụng phải chỉ rõ nguồn gốc tài liệu, bao gồm tên cơ quan lưu trữ, số phông, số mục lục và số hồ sơ. Đây không chỉ là đạo đức nghiên cứu mà còn là quy định pháp lý nhằm bảo vệ tính xác thực của thông tin. Người sử dụng tuyệt đối không được làm giả, làm sai lệch nội dung tài liệu hoặc lợi dụng thông tin để gây hại cho lợi ích quốc gia, dân tộc.

3.2. Nghĩa vụ tài chính phí sử dụng tài liệu lưu trữ

Việc khai thác tài liệu lưu trữ là một dịch vụ công có thu phí nhằm bù đắp chi phí bảo quản và phục hồi tài liệu. Luật Lưu trữ 2024 đã được sửa đổi đồng bộ với Luật Phí và Lệ phí.

3.3. Tuân thủ nội quy cơ quan lưu trữ

Người sử dụng tài liệu tại phòng đọc phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ an toàn vật lý cho tài liệu. Đặc biệt, với các tài liệu quý hiếm hoặc có tình trạng vật lý yếu, độc giả chỉ được phép sử dụng bản sao hoặc bản số hóa để tránh tác động trực tiếp lên bản gốc.

4. Quy trình thực hiện quyền tiếp cận và sử dụng thực tế

Luật Lưu trữ 2024 hướng đến việc chuẩn hóa quy trình để người dân có thể tiếp cận tài liệu một cách thuận lợi nhất, đặc biệt là thông qua các nền tảng số.

Bước 1: Tra cứu và xác định tài liệu

Người dân có thể tra cứu thông tin thông qua các công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ tại phòng đọc hoặc các cơ sở dữ liệu lưu trữ trực tuyến. Luật mới khuyến khích các cơ quan lưu trữ xây dựng hệ thống tra cứu thông tin từ xa, giúp người dân xác định đúng hồ sơ mình cần trước khi đến đăng ký trực tiếp.

Bước 2: Đăng ký sử dụng tài liệu

Quy trình đăng ký bao gồm:

• Cung cấp giấy tờ định danh: Thẻ căn cước hoặc các giấy tờ tương đương (có thể thực hiện qua tài khoản định danh điện tử VNeID).
• Điền phiếu đăng ký: Ghi rõ mục đích sử dụng và danh mục tài liệu cần khai thác.
• Xét duyệt: Đối với tài liệu thông thường, viên chức lưu trữ sẽ giải quyết ngay. Đối với tài liệu tiếp cận có điều kiện, cần sự phê duyệt của người đứng đầu cơ quan hoặc cơ quan quản lý cấp trên.

Bước 3: Khai thác và thanh toán

Sau khi được phê duyệt, người sử dụng có thể chọn hình thức đọc tại chỗ hoặc yêu cầu cấp bản sao (giấy hoặc điện tử). Việc thanh toán phí sử dụng được thực hiện theo biểu phí quy định, thường có thể thanh toán trực tuyến qua các cổng dịch vụ công.

5. Lưu ý về bảo mật và giới hạn quyền tiếp cận

Không phải mọi tài liệu lưu trữ đều có thể tiếp cận rộng rãi ngay lập tức. Luật Lưu trữ 2024 thiết lập một hệ thống phân loại tinh vi để bảo vệ các lợi ích tối cao của quốc gia và quyền riêng tư của cá nhân.

Tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước: Tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật chỉ được nộp vào lưu trữ lịch sử sau khi đã được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Trong trường hợp chưa được giải mật nhưng đã hết thời hạn bảo mật theo quy định (thường là 30 năm đối với tài liệu Mật, 40 năm đối với Tối mật/Tuyệt mật), các cơ quan có thẩm quyền sẽ phải thực hiện quy trình giải mật trước khi đưa ra phục vụ công chúng.

Tài liệu tiếp cận có điều kiện: Đây là một khái niệm mới được quy định rất chi tiết tại Luật 2024, bao gồm các tài liệu chưa đến mức mật nhưng việc công bố có thể ảnh hưởng đến an ninh quốc gia, trật tự xã hội hoặc đạo đức cộng đồng.

Tài liệu lưu trữ tư: Một điểm mới quan trọng của Luật 2024 là việc đưa "tài liệu lưu trữ tư" (của cá nhân, gia đình, dòng họ, tổ chức không thuộc nhà nước) vào thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Việc tiếp cận các tài liệu này hoàn toàn phụ thuộc vào ý chí của chủ sở hữu. Tuy nhiên, Nhà nước có chính sách hỗ trợ bảo quản và khuyến khích chủ sở hữu hiến tặng hoặc ký gửi tài liệu cho kho lưu trữ lịch sử để chia sẻ giá trị với cộng đồng.

Kết luận

Việc xác định rõ ràng quyền và nghĩa vụ trong tiếp cận, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ không chỉ là giải pháp quản lý hành chính mà còn là biểu hiện của một nền quản trị quốc gia văn minh, hiện đại. Quyền được biết, được tra cứu và được cấp bản sao tài liệu là minh chứng cho sự tôn trọng đối với giá trị tri thức và sự công bằng xã hội. Ngược lại, việc thực thi các nghĩa vụ về bảo mật, bảo vệ tính nguyên vẹn của tài liệu và sử dụng thông tin đúng mục đích chính là thước đo đạo đức nghề nghiệp và ý thức công dân trước những giá trị lịch sử của dân tộc.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang làm mờ đi các ranh giới vật lý của kho lưu trữ, các quy định về quyền và nghĩa vụ lại càng trở nên thiết yếu hơn bao giờ hết để ngăn chặn các rủi ro về xuyên tạc thông tin hoặc xâm phạm bản quyền số. Việc thực thi đồng bộ và nghiêm túc các chế định này sẽ tạo ra một môi trường khai thác thông tin lành mạnh, nơi di sản của quá khứ trở thành nguồn lực thúc đẩy sự phát triển của hiện tại. Suy cho cùng, mỗi trang tài liệu được mở ra là một cánh cửa kết nối tri thức, và việc sử dụng cánh cửa đó một cách trách nhiệm, đúng pháp luật chính là cách tốt nhất để chúng ta bảo tồn và phát huy giá trị trường tồn của quốc gia cho các thế hệ mai sau.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!