1. Hoá đơn điện tử được hiểu thế nào?
Hóa đơn điện tử là dạng dữ liệu điện tử: Hóa đơn điện tử không phải là tài liệu giấy thông thường mà thay vào đó được tạo và lưu trữ ở dạng dữ liệu điện tử.
Có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế: Hóa đơn điện tử có thể chứa mã của cơ quan thuế hoặc không, tùy theo quy định của cơ quan thuế.
Do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử: Hóa đơn điện tử được tạo ra bởi tổ chức hoặc cá nhân mà bạn mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ họ. Phương tiện điện tử, như máy tính, được sử dụng để tạo hóa đơn này.
Ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế: Hóa đơn điện tử phải tuân theo quy định về kế toán và thuế theo pháp luật hiện hành. Nó phải chứa đủ thông tin liên quan đến giao dịch tài chính để đảm bảo tuân thủ quy định thuế và kế toán.
Bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế: Hóa đơn điện tử có thể được tạo ra từ máy tính tiền và sau đó truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế để ghi nhận giao dịch. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin về giao dịch được cập nhật và thống kê một cách chính xác.
2. Hóa đơn điện tử có ký hiệu nào không bắt buộc có chữ ký số?
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ Việt Nam quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó khoản 14 của Điều 10 và Khoản 2 của Điều 11 chỉ định một số trường hợp mà hóa đơn điện tử không cần phải có chữ ký số. Các trường hợp này bao gồm:
- Đối với hóa đơn mua bán hàng hóa thì hóa đơn điện tử không nhất thiết cần phải có chữ ký điện tử của người mua Điều này áp dụng cho trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.
- Theo quy định đối với hóa đơn điện tử được cấp bởi cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh thì không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua.
- Đối với các hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân mà không kinh doanh, không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của người bán.
- Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã). Việc không yêu cầu chữ ký số hoặc chữ ký điện tử trong trường hợp này là để tạo sự tiện lợi và giảm bớt sự phức tạp cho các giao dịch với khách hàng cá nhân không kinh doanh.
- Đối với những chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải chữ ký số của người bán khi xuất qua website và hệ thống thương mai điện tử .
Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không và xuất hóa đơn phải trong trường hợp này, hoá đơn điện tử cần phải có chữ ký số.
- Trong trường hợp thanh toán hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không, Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thường đặt các quy đinh riêng cho việc xuất hoá đơn cho ngành hàng không. Tuỳ theo quy định và thoả thuận giữa các hãng hàng không, thì trên hóa đơn có thể không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.
- Hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền mà có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Máy tính tiền tạo và gửi thông tin về các giao dịch tài chính trực tiếp đến cơ quan thuế dưới dạng dữ liệu điện tử. Việc kết nối máy tính tiền với cơ quan thuế giúp tự động hoá quy trình gửi thông tin về giao dịch đến cơ quan thuế, giúp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ sai sót trong quá trình báo cáo thuế.
3. Các loại hoá đơn điện tử nào cần có ký hiệu?
Quy định pháp luật tại điểm b khoản 1 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ, được hướng dẫn tại Điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế năm 2019 và Nghị định số 123 quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Hóa đơn điện tử có ký hiệu gồm một số hoá đơn như sau:
+ Hóa đơn VAT - hoá đơn điện tử giá trị gia tăng; là một loại hóa đơn được sử dụng trong quá trình giao dịch hàng hóa hoặc dịch vụ có giá trị gia tăng (VAT) và được sử dụng để chứng minh quá trình thanh toán thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn điện tử VAT thường bao gồm các thông tin sau:
Thông tin về người bán: Bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế (MST) của người bán.
Thông tin về người mua: Bao gồm tên khách hàng hoặc doanh nghiệp mua hàng, địa chỉ, MST của khách hàng (nếu có).
Mã số hóa đơn: Số hóa đơn để định danh mỗi giao dịch cụ thể.
Ngày phát hành hóa đơn: Ngày mà hóa đơn được tạo ra hoặc phát hành.
Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ: Chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ được mua bao gồm số lượng, đơn giá, và tổng giá trị.
Thuế giá trị gia tăng (VAT): Số tiền thuế VAT tính theo giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ.
Tổng cộng: Tổng số tiền phải thanh toán, bao gồm cả VAT.
+ Hóa đơn bán hàng; là giấy tờ tài chính hoặc giao dịch bán hàng được sử dụng chứng minh việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Hóa đơn bán hàng thường bao gồm các thông tin sau:
Thông tin về người bán: Bao gồm tên doanh nghiệp hoặc cá nhân bán hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (MST) của người bán.
Thông tin về người mua: Bao gồm tên khách hàng hoặc doanh nghiệp mua hàng, địa chỉ, số điện thoại, MST của khách hàng (nếu có).
Mã số hóa đơn: Số hóa đơn để định danh mỗi giao dịch cụ thể.
Ngày phát hành hóa đơn: Ngày mà hóa đơn được tạo ra hoặc phát hành.
Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ: Chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ được mua bao gồm số lượng, đơn giá, và tổng giá trị.
Tổng giá trị: Tổng số tiền phải thanh toán cho tất cả các mặt hàng hoặc dịch vụ được cung cấp.
Phương thức thanh toán: Thông tin về phương thức thanh toán được sử dụng trong giao dịch.
+ Hóa đơn điện tử bán tài sản công: là hóa đơn sử dụng trong quá trình bán hoặc chuyển nhượng tài sản công của một cơ quan hoặc tổ chức công. Loại hóa đơn này thường chứng nhận việc bán tài sản công, bao gồm tài sản cố định, tài sản không cố định, hoặc bất kỳ loại tài sản công nào mà một tổ chức công quyết định bán hoặc chuyển nhượng.
Thông tin trên hóa đơn điện tử bán tài sản công có thể bao gồm:
Thông tin về cơ quan hoặc tổ chức bán tài sản công: Bao gồm tên cơ quan hoặc tổ chức, địa chỉ, mã số thuế (MST).
Thông tin về người mua tài sản công (nếu có): Bao gồm tên người mua hoặc tổ chức mua, địa chỉ, MST của người mua.
Mô tả tài sản công: Chi tiết về tài sản công bán, bao gồm tên tài sản, mô tả, giá trị, và bất kỳ thông tin kỹ thuật hoặc khác nào liên quan đến tài sản.
Ngày bán: Ngày mà giao dịch bán tài sản công được thực hiện.
Giá bán: Giá bán tài sản công.
Tổng giá trị: Tổng số tiền mà người mua phải thanh toán cho tài sản công.
+ Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia là hoá đơn được sử dụng trong quá trình các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia cho cá nhân hoặc đối tác công theo quy định của pháp luật:
Thông tin trên hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia thường bao gồm:
Thông tin về cơ quan quản lý dự trữ quốc gia: Bao gồm tên cơ quan, địa chỉ, mã số thuế (MST).
Thông tin về người mua (nếu có): Bao gồm tên người mua hoặc tổ chức mua, địa chỉ, MST của người mua.
Mô tả tài sản dự trữ quốc gia: Chi tiết về tài sản hoặc hàng hóa được bán từ dự trữ quốc gia, bao gồm tên tài sản, mô tả, giá trị, và bất kỳ thông tin kỹ thuật hoặc khác nào liên quan đến tài sản.
Ngày bán: Ngày mà giao dịch bán tài sản từ dự trữ quốc gia được thực hiện.
Giá bán: Giá bán tài sản từ dự trữ quốc gia.
Tổng giá trị: Tổng số tiền mà người mua phải thanh toán cho tài sản từ dự trữ quốc gia.
+ Hóa đơn bán hàng điện tử khác là thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu thu điện tử, vé điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác;
Tem điện tử (Electronic Stamps): Tem điện tử là phiên bản số hóa của tem vật lý. Chúng thường được sử dụng để chứng minh sự thanh toán thuế hoặc phí các loại.
Vé điện tử (Electronic Tickets): Vé điện tử là phiên bản số hóa của vé thường được sử dụng trong ngành vận tải, giải trí hoặc thể thao. Chúng có thể được lưu trữ trên thiết bị di động hoặc máy tính và không cần in ra.
Thẻ điện tử (Electronic Cards): Thẻ điện tử thường là phiên bản số hóa của thẻ vật lý, chẳng hạn thẻ ngân hàng hoặc thẻ thành viên của các tổ chức. Chúng có thể được sử dụng để thực hiện thanh toán hoặc xác thực thông tin cá nhân.
Phiếu thu điện tử (Electronic Receipts): Phiếu thu điện tử là phiên bản số hóa của phiếu thu vật lý. Chúng được sử dụng để chứng minh việc thanh toán cho các sản phẩm hoặc dịch vụ.
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử là loại chứng từ điện tử được sử dụng trong quá trình quản lý và ghi nhận các loại giao dịch liên quan đến việc xuất kho và vận chuyển hàng hoá.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử: là một loại chứng từ điện tử được sử dụng để ghi nhận và quản lý việc xuất kho và vận chuyển hàng hóa từ một vị trí đến vị trí khác trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp nội bộ. Phiếu này có thể chứa các thông tin như số lượng hàng hóa, tên sản phẩm, nguồn gốc và đích đến của hàng hóa, ngày thực hiện, thông tin về người giao và người nhận, và bất kỳ thông tin liên quan nào. Đây là một công cụ quan trọng trong việc quản lý tồn kho và vận chuyển hàng hóa trong tổ chức.
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đai lý điện tử: Loại phiếu này được sử dụng khi một doanh nghiệp gửi hàng hóa cho các đại lý hoặc đối tác để bán hoặc phân phối cho họ. Chứng từ này thường chứa thông tin về loại hàng hóa, số lượng, giá trị, tên đại lý hoặc đối tác, ngày giao dịch, và thông tin liên quan khác. Phiếu này có thể được tạo ra để theo dõi và kiểm soát việc gửi hàng hóa cho các đối tác thứ cấp.
Xem thêm : Hoá đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ hay không?
Khách hàng có nhu cầu biết thêm thông tin chi tiết cần liên hệ qua: 1900.6162 hoặc lienhe.@luatminhkhue.vn
