Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ hay không?

1. Hóa đơn điện tử có bắt buộc in ra theo quy định mới hay không?

Dựa trên Điều 6 Khoản 2 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ, hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử được bảo quản và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử. Người, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lựa chọn và áp dụng phương thức bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phù hợp với bản chất hoạt động của họ cũng như khả năng sử dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phải có khả năng in ra trên giấy hoặc tra cứu khi có nhu cầu.

Theo Điều 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về chuyển đổi hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử thành hóa đơn và chứng từ giấy, các hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử hợp pháp có thể được chuyển đổi thành hóa đơn và chứng từ giấy khi có nhu cầu trong các giao dịch kinh tế và tài chính hoặc theo yêu cầu từ các cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra và theo quy định của pháp luật về kiểm toán, thanh tra và điều tra.

Việc chuyển đổi này phải đảm bảo tính chính xác của nội dung giữa hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử và hóa đơn và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi. Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử chuyển đổi thành hóa đơn và chứng từ giấy chỉ có tác dụng lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về giao dịch điện tử, và không thể sử dụng để thực hiện giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định trong Nghị định này.

Do đó, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải được in trên giấy mà chỉ cần có khả năng in ra hoặc tra cứu khi cần thiết trong các giao dịch kinh tế, tài chính hoặc theo yêu cầu từ các cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra và điều tra theo quy định của pháp luật.

2. Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ hay không?

Hiện tại, không có bất kỳ quy định pháp luật nào yêu cầu đóng dấu trên hóa đơn điện tử khi được in ra giấy. Hơn nữa, hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ có tác dụng làm văn bản lưu trữ để ghi sổ và theo dõi, không thể sử dụng để thực hiện giao dịch hoặc thanh toán. Do đó, các hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần phải được đóng dấu bởi doanh nghiệp.

Cụ thể, theo Khoản 1 và Khoản 2 của Điều 6 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ và bảo quản thông qua phương tiện điện tử. Doanh nghiệp được quyền lựa chọn và thực hiện hình thức bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với hoạt động cụ thể của họ và khả năng sử dụng công nghệ.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng hóa đơn điện tử phải sẵn sàng để in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu cụ thể. Điều này áp dụng trong trường hợp cần in hóa đơn ra giấy cho mục đích kinh doanh hoặc tài chính hoặc theo yêu cầu từ các cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra, tuân theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm toán và điều tra.

Do đó, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải được in ra giấy, nhưng khi cần in, nội dung của hóa đơn chuyển đổi phải chính xác và đầy đủ, phản ánh đúng nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Điều này đồng nghĩa với việc bản sao của hóa đơn điện tử (file PDF) cũng phải bảo đảm các yếu tố nội dung tương tự như hóa đơn điện tử gốc.

Theo Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải bao gồm các thông tin sau:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

- Số hóa đơn.

- Thông tin về người bán, bao gồm tên, địa chỉ, và mã số thuế.

- Thông tin về bên mua, bao gồm tên, địa chỉ, và mã số thuế (nếu có).

- Chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ, gồm tên, đơn vị tính, số lượng, và đơn giá.

- Chữ ký của người bán và chữ ký của người mua.

- Thời điểm lập hóa đơn.

- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử (nếu có).

- Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có), và các thông tin khác liên quan.

Dựa trên các yếu tố nội dung nêu trên, bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử không cần phải được đóng dấu. Lưu ý rằng thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định là 10 năm.

3. In hóa đơn điện tử ra giấy có cần thiết không?

Mặc dù hóa đơn điện tử bản giấy không có giá trị pháp lý, nhưng nó mang lại nhiều ưu điểm quan trọng cho người dùng. Bản in của hóa đơn này được sử dụng để chứng minh nguồn gốc và xuất xứ của hàng hóa trong quá trình vận chuyển, đồng thời hỗ trợ công tác kiểm tra nếu cần thiết.

Hóa đơn điện tử bản in giúp kế toán dễ dàng quản lý chi phí đầu ra và đầu vào, đồng thời hỗ trợ công việc hạch toán, bảng kê và nhập liệu vào sổ kế toán. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử bản in còn đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm tra và kiểm toán, đặc biệt là khi có các hoạt động thanh tra hoặc kiểm tra thuế. Việc giữ lại bản in của hóa đơn này giúp đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ các quy định về thuế và quản lý tài chính.

Trong trường hợp mất hoặc thất lạc hóa đơn chuyển đổi, người dùng có thể sử dụng hóa đơn điện tử dưới dạng file PDF và in ra bản giấy nếu cần thiết. Hành động này không chỉ giúp cung cấp thông tin cho các cơ quan chức năng mà còn giữ cho người dùng không bị phạt trong tình huống mất mát hóa đơn chuyển đổi.

Hiện nay, không có quy định bắt buộc về việc in hóa đơn điện tử bản giấy, tuy nhiên, vẫn tồn tại nhiều lợi ích khiến việc in hóa đơn điện tử bản giấy trở nên cần thiết.

Đối với người dùng, đặc biệt là các nhân viên kế toán, hóa đơn bản giấy đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán, sổ sách, và báo cáo cần thiết. Việc in hóa đơn điện tử bản giấy cũng giúp họ duy trì sự thuận tiện khi lưu trữ và kiểm tra sổ sách, chứng từ mỗi khi cần.

Hóa đơn điện tử bản giấy còn phục vụ cho công tác vận chuyển hàng hóa, nơi mà việc in hóa đơn điện tử bản giấy thường được thực hiện để đi kèm với hàng hóa trong quá trình di chuyển hoặc khi giao nhận cho khách hàng. Điều này giúp chứng minh nguồn gốc và đồng thời thuận lợi cho việc kiểm soát số lượng và giá trị của hàng hóa.

Cũng không kém phần quan trọng, hóa đơn điện tử bản giấy phục vụ cho các cơ quan chức năng như thuế và công an trong quá trình kiểm tra, kiểm toán. Việc sử dụng hóa đơn bản giấy giúp cơ quan này dễ dàng theo dõi và kiểm soát thông tin hạch toán và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đánh giá và đối chiếu.

4. Trên hoá đơn điện tử có nhất thiết phải có chữ ký của người mua hay không?

Theo quy định tại Khoản 14 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có những trường hợp khiến cho hóa đơn điện tử không cần phải chứa đựng đầy đủ các thông tin nhất thiết. Cụ thể:

- Trong trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua, kể cả khi hóa đơn được lập trong quá trình bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài. Nếu người mua là một cơ sở kinh doanh và có sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về việc người mua thực hiện các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán tạo ra, thì hóa đơn điện tử sẽ chứa đựng chữ ký số và ký điện tử của cả người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

- Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, cấp theo từng lần phát sinh, không nhất thiết phải kèm theo chữ ký số của cả người bán và người mua.

Tóm lại, theo quy định này, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải chứa đựng chữ ký điện tử của người mua. Trong trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và đã có thỏa thuận về các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử, hóa đơn điện tử sẽ bao gồm cả chữ ký số và ký điện tử của cả người bán và người mua, dựa trên thoả thuận giữa hai bên.

Bài viết liên quan: Hóa đơn điện tử khi nào phải hủy, thủ tục hủy như thế nào?

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về vấn đề hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ hay không? Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!