1. Hủy hóa đơn điện tử là gì?

Hủy hóa đơn được giải thích tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, theo đó, hủy hóa đơn là việc làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Như vậy, có thể hiểu hủy hóa đơn điện tử là việc làm cho hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng.

 

2. Khi nào thì hủy hóa đơn điện tử?

Khoản 1 Điều 19 ghi nhận:

"Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bàn thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HDĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế"

Theo đó, hủy hóa đơn điện tử sẽ áp dụng đối với hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế. Và chỉ trong trường hợp hóa đơn điện tử này có sai sót mà chưa gửi cho người mua.

Bên cạnh đó, tại điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về xử lý hóa đơn có sai sót quy định:

"Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HDĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP"

Theo quy định này thì việc hủy hóa đơn điện tử được thực hiện đối với hóa đơn điện tử đã gửi cho cơ quan thuế trong trường hợp hóa đơn được lập khi người bán cung cấp dịch vụ nhưng sau đó việc cung cấp dịch vụ bị hủy hoặc chấm dứt.

So với quy định trước đây về hủy hóa đơn giấy có thể thấy các trường hợp hủy hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành ít hơn.

 

3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì trình tự hủy hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

- Người bán thông báo về việc hủy hóa đơn có mã đã lập có sai sót với cơ quan thuế và lập hóa đơn điện tử mới (ký số) theo Mẫu số 04/SS-HDĐT Phụ lục IA;

- Cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua;

- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Đối với trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ  theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì không có bước cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi người mua.

 

4. Thời điểm thông báo hủy hóa đơn điện tử là khi nào?

Căn cứ quy định tại điểm a khoản 1 Điều 7 thì trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế thì người bán sử dụng mẫu số 04/SS-HDĐT để thông báo đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Tuy nhiên, người bán nên thực hiện việc thông báo ngay khi phát hiện hóa đơn có sai sót trong trường hợp phải hủy để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn.

 

5. Hủy hóa đơn quá thời hạn bị phạt thế nào?

Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định biện pháp xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn. Theo đó, hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn tùy vào số ngày quá hạn mà mức xử phạt sẽ khác nhau. Cụ thể:

- Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn phải hủy theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ;

- Phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng đối với hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc kể từ ngàu hết thời hạn phải hủy hóa đơn theo quy định;

- Phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng đối với:

+ Hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên kể từ ngày hết thời hạn phải hủy hóa đơn theo quy định;

+ Không hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;

+ Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót.

Bên cạnh đó, việc hủy hóa đơn không đúng trình tự thủ tục theo quy định pháp luật cũng sẽ bị phạt tiền với mức là 4 triệu đến 8 triệu đồng.

 

6. Phân biệt hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn

Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn theo quy định pháp luật là hai thủ tục khác nhau và được thực hiện trong các trường hợp khác nhau. Song trên thực tế nhiều người vẫn còn hiểu chưa đúng và thường đồng nhất chúng. Dưới đây Luật Minh Khuê sẽ phân biệt cụ thể về hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn để bạn đọc hiểu đúng.

Tiêu chí Hủy hóa đơn Tiêu hủy hóa đơn
Khái niệm Hủy hoá đơn là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.

Tiêu hủy hóa đơn là:

+ Làm cho hóa đơn điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử;

+ Đốt cháy, xe, cắt nhỏ hoặc hình thức khác làm cho hóa đơn do cơ quan thuế đặt in đảm bảo hóa đơn đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Điều kiện hủy/tiêu hủy

- Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót;

- Trường hợp hóa đơn điện tử xuất trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó việc cung cấp dịch vụ bị hủy hoặc chấm dứt.

(Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC)

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân được cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng.

(Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Hệ quả Hóa đơn bị hủy vẫn còn tồn tại, vẫn có thể tra cứu thông tin trên hóa đơn bị hủy

Hóa đơn điện tử bị tiêu hủy không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không tra cứu, tham chiếu thông tin trong hóa đơn đó.

Hóa đơn cơ quan thuế đặt in bị tiêu hủy không còn xem được các thông tin trong hóa đơn đó.

Quy trình tiến hành

* Trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót:

+ Người bán thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót với cơ quan thuế;

+ Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua;

+ Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

* Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó việc cung cấp dịch vụ bị hủy hoặc chấm dứt:

+ Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập;

+ Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.

* Tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh

- Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy;

- Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (trừ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh)

Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.

- Các thành viên Hội đồng tiêu hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (trừ hộ, cá nhân kinh doanh)

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn tiêu hủy (từ số .... đến số.... hoặc kê chi tiết từng số hóa hóa đơn nếu số hóa đơn cần tiêu hủy không liên tục;

+ Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn (Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

* Tiêu hủy hóa đơn của cơ quan thuế

- Cơ quan thuế thực hiện tiêu hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.

- Thực hiện theo quy trình do Tổng cục Thuế ban hành.

Thời hạn thực hiện Bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử bị hủy.

- Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng: Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

- Trường hợp cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng: chậm nhất 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từu ngày tìm lại được hóa đơn đã mất

Với những tiêu chí căn bản trên đây sẽ giúp bạn đọc phân định được sự khác biệt giữa thủ tục hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn để không còn nhầm lẫn trên thực tế thực hiện nghiệp vụ kế toán của mình.

Mọi vướng mắc pháp lý về thuế, hóa đơn cần tham vấn ý kiến luật sự vui lòng liên hệ: 1900.6162 để được tư vấn hỗ trợ trực tuyến bởi Luật sư của Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác!