1. Thế nào là hóa đơn điện tử?
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo ra dưới dạng dữ liệu điện tử, có hoặc không có mã của cơ quan thuế, được sử dụng để ghi nhận thông tin về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Dưới đây là chi tiết nội dung quy định:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
+ Đây là loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
+ Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch, là một dãy số duy nhất được tạo ra bởi hệ thống của cơ quan thuế.
+ Chuỗi ký tự được mã hóa bởi cơ quan thuế, dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn, giúp xác định và định danh người bán.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
+ Đây là loại hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế.
+ Không có sự can thiệp hoặc cấp mã từ cơ quan thuế trong quá trình tạo hóa đơn này.
+ Dữ liệu trên hóa đơn điện tử này được lập và truyền đi dưới dạng điện tử từ tổ chức hoặc cá nhân bán hàng đến người mua.
Như vậy, quy định này nhấn mạnh sự linh hoạt trong việc sử dụng hóa đơn điện tử, cho phép có cả loại hóa đơn có và không có mã của cơ quan thuế để đáp ứng đa dạng nhu cầu của các tổ chức và cá nhân trong quá trình ghi nhận giao dịch thương mại.
2. Hóa đơn điện tử hợp pháp là gì theo quy định?
Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại cùng Nghị định. Các nội dung của hóa đơn điện tử được chi tiết và quy định rõ trong Điều 10 của Nghị định trên, bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn: Mỗi hóa đơn điện tử cần có tên riêng biệt để phân biệt và xác định.
- Tên liên hóa đơn áp dụng: Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, cần có tên liên hóa đơn được áp dụng theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
- Số hóa đơn: Mỗi hóa đơn cần có số hóa đơn duy nhất để xác định và tra cứu thông tin.
- Thông tin về người bán và người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
- Thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế, thuế suất và các thông tin liên quan khác.
- Chữ ký của người bán và người mua: Để xác nhận sự đồng thuận và chấp nhận thông tin trên hóa đơn.
- Thời điểm lập và ký số trên hóa đơn điện tử: Thể hiện thời gian chính xác khi hóa đơn được tạo và ký số.
- Mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế, cần mô tả mã đó.
- Phí, lệ phí, chiết khấu, khuyến mại và các chi tiết khác: Bao gồm các khoản phí, lệ phí, chiết khấu, khuyến mại nếu có.
- Thông tin về tổ chức nhận in hóa đơn: Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với các trường hợp hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền: Thể hiện số tiền cụ thể và đồng tiền sử dụng trên hóa đơn.
- Nội dung khác trên hóa đơn: Các thông tin khác liên quan và yêu cầu của bên liên quan.
Tất cả những nội dung trên cần được thực hiện đúng và đầy đủ để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.
3. Hóa đơn điện tử sai mã số thuế người mua thì phải làm thế nào?
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót, bao gồm sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc thông tin về hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, người bán và người mua có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh:
+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót nếu có sự thỏa thuận trước đó giữa người bán và người mua trong một văn bản thỏa thuận.
+ Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải chứa dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” và được ký số bởi người bán.
+ Trường hợp không có thỏa thuận trước, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận về sai sót trên hóa đơn và sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế:
+ Người bán có thể lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
+ Hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” và được ký số bởi người bán.
+ Trong trường hợp có thỏa thuận trước, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận về sai sót trên hóa đơn và sau đó người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế.
Sau khi người bán đã ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế, người bán phải gửi hóa đơn mới này cho người mua (đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới (đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
Trong trường hợp sai sót chỉ liên quan đến tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai số thuế và các nội dung khác không có sai sót, người bán cần thông báo cho người mua về sai sót và không cần phải lập lại hóa đơn. Người bán cũng cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế về sai sót trên hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
4. Trường hợp phát hiện sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử khi người bán đã đã gửi cho người mua
Với trường hợp bên bán phát hiện lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử sau khi đã gửi cho người mua, quá trình xử lý cần tuân theo các bước sau:
- Lập văn bản thỏa thuận: Bên bán và bên mua cần lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ về sai sót trong thông tin mã số thuế trên hóa đơn điện tử.
- Lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử:
+ Bên bán phải lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử.
+ Thông báo hủy này phải được gửi cho bên mua và cơ quan thuế.
- Lập hóa đơn điện tử thay thế mới:
+ Bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế mới, đảm bảo đã ký số hoặc ký điện tử.
+ Hóa đơn điện tử thay thế bắt buộc phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/tháng/năm”.
- Gửi hóa đơn thay thế cho bên mua: Hóa đơn điện tử thay thế mới cần được gửi tới bên mua để thay thế cho hóa đơn đã có sai sót.
Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, cần lập và gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trước để được cấp lại mã số mới cho hóa đơn mới lập. Nếu hóa đơn đã được gửi cho bên mua và bên mua đã tiến hành kê khai, bên mua cần điều chỉnh lại hóa đơn sai sót đã kê khai theo quy định của pháp luật để đảm bảo sự chính xác và tuân thủ quy định.
Quý khách có nhu cầu xem thêm bài viết sau: Hóa đơn điện tử khi nào phải hủy, thủ tục hủy như thế nào?
Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.
