1. Hóa đơn lãnh sự là gì?

Hóa đơn lãnh sự (CONSULAR INVOICE) là chứng thực bởi lãnh sự hay viên chức chính phủ bảo đảm việc vận chuyển hàng hóa quốc tế. Hóa đơn lãnh sự, được cấp bởi lãnh sự quán nước nhập khẩu tại điểm vận chuyển, bảo đảm các giấy tờ mậu dịch của nhà xuất khẩu có trong danh mục, và hàng hóa được vận chuyển không phạm luật hay các ràng buộc thương mại. Thuế tính theo giá trị hay thuế quan nhập khẩu khác được xác định theo hóa đơn lãnh sự.

Mục đích của nó là nhằm:Làm chứng từ để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu Làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ (nếu có), xin giấy phép xuất khẩuLàm chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một nước để trưng bày triển lãm, hội chợLàm chứng từ gửi kèm với hàng hóa bán theo phương thức đại lý, gửi bán ở nước ngoàiThay cho một đơn chào hàng

2. Các loại hóa đơn trong thương mại quốc tế

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Trong hoạt động mua bán quốc tế, Commercial Invoice được coi là loại hóa đơn quan trọng nhất, và cũng phổ biết nhất. Nó có rất nhiều chức năng mà tiêu biểu nhất là làm chứng từ thanh toán, là công cụ chính thức để người bán dựa yêu cầu người mua thanh toán đúng hạn, đúng số tiền.

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Về hình thức, hóa đơn chiếu lệ tương đối giống với hóa đơn thương mại, cũng có đầy đủ số hóa đơn, ngày phát hành, tên hàng, số lượng, giá từng loại hàng, v.v… Nhưng về chức năng thì không được dùng vào mục đích thanh toán.

Hóa đơn chiếu lệ thực chất giống như một bản nháp của hóa đơn thương mại. Nó được soạn ra để cho bên bán và bên mua có thể bàn bạc, thêm bớt trước khi đi đến thống nhất cuối cùng là hóa đơn thương mại.

Với tính chất như trên, hóa đơn chiếu lệ thường được dùng để đại diện cho hàng hóa gửi đi triển lãm; làm đơn chào hàng; làm thủ tục xin nhập khẩu.

Về việc phát hành: Không có quy định chính xác về thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ, và cũng không có giới hạn về số lần phát hành.

Người mua và người bán có thể tiến hành đàm phán qua lại nhiều lần bằng hóa đơn chiếu lệ cho đến khi thỏa thuận được mức giá chung mà hai bên đều đồng ý. Thông thường, người ta sẽ phát hành hóa đơn chiếu lệ trước khi ký hợp đồng mua bán hoặc trước khi hàng xếp lên tàu.

Proforma Invoice phát hành khi nào?

Về trình tự thời gian thì không có quy định chính xác thời điểm nào có PI, và cũng không nhất thiết phải có phát hành PI khi mua bán 1 lô hàng. Tuy nhiên, để thuận tiện cho giao dịch, thì các bên có thể đưa ra chứng từ này trong quá trình thương thảo đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán.

Cụ thể, chứng từ này thường được phát hành khi:

Người bán cần phát hành cho người mua một chứng từ về lô hàng, mà vào thời điểm đó thì hàng chưa được giao (hoặc chưa sẵn sàng).
Người bán cần có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)
Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng đã gửi (hoặc đã đóng container), thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng đó.

Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Về thời điểm phát hành: Proforma Invoice phát hành trước khi gửi hàng, còn Commercial Invoice (CI) phát hành sau khi lô hàng đã được gửi, hoặc đã đóng xong vào container.
Về nội dung: nhiều nội dung tương tự nhau, nhưng Commercial Invoice thường đầy đủ và chính xác hơn về lượng hàng và số tiền thanh toán. Với PI, 2 bên có thể sẽ vẫn tiếp tục thảo luận để thay đổi điều khoản nếu cần.
Về tính cam kết: CI là chứng từ rất quan trọng xác nhận giao dịch mua bán, trong khi PI chỉ như sự cam kết ban đầu của người bán gửi tới người mua (như tôi đề cập phía trên)
Về hạch toán: CI được dùng để hạch toán kế toán của cả phía người mua và người bán, trong khi PI không có chức năng này.

Ghi chú: Invoice (hóa đơn) và Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) có ý nghĩa giống nhau, và có thể dùng thay thế lẫn nhau.

Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice)

Hóa đơn tạm tính, còn gọi là hóa đơn tạm thời là hóa đơn dùng để thanh toán bước đầu giữa người bán và người mua trong thời gian chờ thanh toán chính thức.

Hóa đơn tạm tính được dùng khi hai bên chấp nhận thanh toán theo kiểu hàng giao trước, chốt giá sau.

Các trường hợp cụ thể:

Khi lô hàng giao làm nhiều lần: Đây là hình thức mua bán hết sức bình thường trong thương mại quốc tế. Thường thì với những hàng hóa nhập khẩu với số lượng lớn hoặc hàng có tính chất theo mùa, 2 bên chỉ đàm phán và ký kết một hợp đồng duy nhất, kèm theo là điều khoản giao hàng thành nhiều lần.

Như vậy, việc thanh toán 1 lần thường không được ưu tiên vì nó sẽ ảnh hưởng 2 mặt đến các bên tham gia mua bán. Hơn nữa, việc thanh toán nhiều chặng giúp bên mua không phải chuẩn bị ngay một khoản tiền lớn, còn giúp bên bán có tiền để xoay vòng cũng như tránh rủi ro sẽ là phương án ưu tiên đối với hợp đồng giao hàng nhiều lần.
Khi hợp đồng quy định thanh toán dựa vào lượng hàng/sự biến đổi phẩm chất tại cảng đến: Trong nhiều hợp đồng có quy định, việc thanh toán dựa vào khối lượng, trọng lượng hàng tại cảng đến; hoặc thanh toán dựa vào phẩm chất hàng hóa tại cảng đến.
Tuy nhiên người bán muốn tạm thu tiền hàng ngay, và đương nhiên, trong trường hợp này, hóa đơn phát hành phải là hóa đơn tạm tính.
Giá trị hàng hóa được tính tại thời điểm sau giao hàng: Giống như trường hợp ở trên, bên bán muốn thu tiền ngay trước khi 2 bên có giá chính thức.

Thông thường sẽ là khi ký kết hợp đồng, hai bên quy định giá của hàng được thống nhất sau khi giao hàng; hoặc được tính theo giá thị trường tại một thời điểm mà hai bên đã thống nhất trong hợp đồng.

Theo quy định tại khoản 3, điều 18 của thông tư 64/2013/TT-BTC thì sau khi giao hàng theo giá hóa đơn tạm tính và đã chốt được giá bán chính thức, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điều chỉnh.

Hóa đơn trung lập (Neutral Invoice)

Trong phương thức buôn bán thông qua trung gian; tạm nhập tái xuất; hoặc chuyển khẩu, người bán hàng thực tế không muốn đứng tên trên hóa đơn, do đó họ sử dụng hóa đơn do một người khác ký phát chứ không phải là người bán hàng thực tế.

Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)

Hóa đơn lãnh sự là loại hóa đơn có xác nhận của lãnh sự tại nước xuất khẩu. Nhằm mục đích đánh thuế hàng nhập khẩu.

Xác nhận của lãnh sự được dùng để:

Chắc chắn người bán không bán phá giá loại hàng hóa đó.
Cung cấp thông tin về nhóm hàng phải chịu thuế là như thế nào.
Có thể thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin).

Tóm lại

Trong giao dịch thương mại quốc tế, hoạt động xuất nhập khẩu, sẽ có rất nhiều loại hóa đơn liên quan. Nó thể hiện từng chức năng khác nhau trong từng giai đoạn của một giao dịch.

Tuy nhiên, bạn sẽ gặp nhiều nhất là hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice).

Hóa đơn thương mại không chỉ thể hiện chức năng nguyên thủy của một hóa đơn là thanh toán, mà còn là cơ sở dùng để tính các loại thuế phí khác cũng như lưu sổ sách hay để đối chiếu kiểm tra với các loại chứng từ khác như vận đơn, phiếu đóng gói.

Còn hóa đơn chiếu lệ, đây bản chất là hóa đơn nháp, có thể được phát hành nhiều lần xuyên suốt quá trình từ đàm phán cho đến ký kết cũng như thanh toán hợp đồng. Đơn giản hơn, đây là những bước cơ sở để tiến đến cái thống nhất là hóa đơn thương mại.

6. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
3. Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự:
a. Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
b. Giấy tờ, tài liệu có thể đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy tờ, tài liệu được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận bởi:
- Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Toà án, Viện Kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương.
- Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;
- Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;
- Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm:
+ Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo;
+ Chứng nhận y tế;
+ Phiếu lý lịch tư pháp;
+ Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.
c. Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.