Căn cứ pháp lý: 

- Luật cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài năm 2009;

- Nghị định số 120/2016/NĐ-CP;

- Thông tư 07/2020/TT-BTC.

1. Về nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài

Nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đại diện được quy định từ Điều 5 đến Điều 11 Luật cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài năm 2009

Lần đầu tiên Luật quy định đầy đủ các nhiệm vụ cơ bản của cơ quan đại diện phù hợp với yêu cầu chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà nước trong giai đoạn hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng của nước ta. Đó là các nhiệm vụ:

- Thúc đẩy quan hệ chính trị - xã hội, quốc phòng - an ninh.

- Phục vụ phát triển kinh tế, thúc đẩy quan hệ văn hóa.

- Thực hiện nhiệm vụ lãnh sự.

- Hỗ trợ và bảo vệ cộng đồng Việt Nam ở nước ngoài.

- Thống nhất quản lý hoạt động đối ngoại.

- Quản lý cán bộ, cơ sở vật chất của cơ quan đại diện.

Việc sắp xếp theo thứ tự nêu trên cho thấy mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ của cơ quan đại diện, thể hiện rõ quan điểm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước trong việc phát triển ngành ngoại giao phù hợp với tiến trình hội nhập của Việt Nam. Theo đó, ngoại giao Việt Nam phải thực hiện nhiệm vụ ngoại giao toàn diện, ngoại giao hiện đại trên cơ sở nền tảng của 3 trụ cột: Ngoại giao chính trị, Ngoại giao kinh tế và Ngoại giao văn hóa; phát huy mọi nguồn lực của cơ quan để hoàn thành nhiệm vụ theo quy định của Luật.

Lần đầu tiên, nhiệm vụ phục vụ phát triển kinh tế, nhiệm vụ thúc đẩy phát triển quan hệ văn hóa và bảo vệ cộng động người Việt Nam ở nước ngoài đã được tổng hợp quy định chi tiết trong Luật, tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan và phối hợp giữa cơ quan đại diện với các bộ, ngành; tránh sự chồng chéo, xung đột giữa đại diện của các bộ ở nước ngoài với nhiệm vụ của cơ quan đại diện.

2. Về thẩm quyền, trình tự, thủ tục thành lập, đình chỉ, chấm dứt hoạt động của cơ quan đại diện 

Về thẩm quyền, trình tự, thủ tục thành lập, đình chỉ, chấm dứt hoạt động của cơ quan đại diện quy định tại Điều 13 Luật cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài năm 2009

Theo quy định của Luật, Chính phủ có thẩm quyền quyết định thành lập, tạm đình chỉ và chấm dứt hoạt động cơ quan đại diện theo đề nghị của Bộ Ngoại giao sau khi Bộ Ngoại giao đã trao đổi ý kiến với các các cơ quan hữu quan.

Theo quy định này, Bộ Ngoại giao là cơ quan chủ trì trình Chính phủ vể việc thành lập, tạm đình chỉ và chấm dứt hoạt động của cơ quan đại diện trên cơ sở đánh giá về nhu cầu hoạt động và quan hệ đối ngoại. Cac cơ quan hữu quan cần phải trao đổi ở đây được hiểu là Bộ Nội vụ với vai trò là cơ quan chủ quản về các vấn đề tổ chức bộ mày của các cơ quan nhà nước thuộc Chính phủ, là Bộ Tài chính phụ trách về vấn đề ngân sách nhà nước, là một số bộ, ngành liên quan nếu cần có cán bộ biệt phái của bộ, ngành làm việc tại cơ quan đại diện.

3. Về thẩm quyền quyết định, trình tự xây dựng bộ máy, tổ chức và biên chế của cơ quan đại diện 

Theo quy định của Khoản 1 Điều 14 Luật cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài năm 2009, Thủ tướng Chính phủ có thẩm quyền phê duyệt đề án do Bộ Ngoại giao trình liên quan đến tổ chức bộ máy và chỉ tiêu biên chế của cơ quan đại diện.

Như vậy về mặt thủ tục, mọi đề án liên quan đến tổ chức bộ máy và biên chế của cơ quan đại diện đều do Bộ Ngoại giao với tư cách là Bộ được giao quản lý cơ quan đại diện, trực tiếp trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, phê duyệt và phối hợp với các bộ, ngành trong trường hợp liên quan.

Việc quy định rõ về thẩm quyền, trình tự xây dựng tổ chức bộ máy của cơ quan đại diện nhằm khắc phục tình trạng các bộ, ngành, xuất phát từ nhận thức chưa đúng về tổ chức bộ máy của cơ quan đại diện là các bộ có quyền có đại diện của mình tại cơ quan đại diện để thực hiện nhiệm vụ của bộ, ngành mình ở nước ngoài, nên có quyền trình thẳng lên Thủ tướng Chính phủ cho phép cử đại diện của mình làm việc tại cơ quan đại diện, không phù hợp với nguyên tắc quản lý nhà nước về tổ chức bộ máy của các cơ quan chấp hành, điều hành.

4. Về biên chế cán bộ cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài

Khoản 2 Điều 14 Luật cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài năm 2009 quy định các cán bộ của cơ quan đại diện gồm cán bộ của Bộ Ngoại giao và theo yêu cầu của công việc, có cán bộ của các bộ, ngành khác. Cán bộ của các bộ, ngành làm việc tại cơ quan đại diện theo chế độ biệt phái được quy định tại Luật cán bộ, công chức.

Đây là lần đầu tiên chế định cán bộ biệt phái được đưa vào trong Luật, Từ trước đến nay, cán bộ của các bộ, ngành làm việc tại cơ quan đại diện chưa được xác đĩnh rõ theo chế định nào, nên việc quản các cán bộ này rất khó khăn cho người đứng đầu cơ quan đại diện. Các bộ, ngành cho rằng đó là cán bộ của Bộ, ngành mình, do bộ, ngành mình cử sang làm việc cho bộ của mình tại cơ quan đại diện, nên bộ, ngành liên quan trực tiếp chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ không cần thông qua người đứng đầu cơ quan đại diện; có một vài bộ, ngành thoát ly khỏi sự quản lý về hành chính cũng như về cơ sở vật chất, phương tiện làm việc để thành bộ phận độc lập so với cơ quan đại diện. Tức là một mặt, bộ phận này được các bộ thành lập với tư cách là đại diện của bộ của mình ở nước ngoài (giống như Thông tấn xã Việt Nam ở nước ngoài), nhưng mặt khác vừa được hưởng các quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao, lãnh sự và các chế độ (giống như cán bộ của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài).

Việc sử dụng chế định "cán bộ biệt phái" để áp dụng cho các cán bộ của các bộ, ngành được cử sang công tác tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài là nhằm làm rõ hơn địa vị pháp lý của số cán bộ đó; tạo điều kiện cho người đứng đầu cơ quan đại diện trong việc quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, bảo đảm phát huy hết sức mạnh của nguồn nhân lực để thực hiện nhiệm vụ được giao tránh sự chồng chéo về mặt tổ chức và quản lý cán bộ này của cơ quan có cán bộ biệt phái. Từ nay, cán bộ của các bộ được cử sang làm việc tại cơ quan đại diện với vai trò là giúp cơ quan đại diện hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn (về thương mại, đầu tư, du lịch, lao động, khoa học công nghệ, giáo dục và đào tạo…) và không phải là đại diện của các bộ, ngành tại cơ quan đại diện.

5. Về thẩm quyền quyết định cụ thể cơ cấu tổ chức và nhân sự của từng cơ quan đại diện 

Khoản 3 Điều 14 Luật cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài năm 2009 quy định về mặt thẩm quyền, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao có quyền quyết định về cơ cấu tổ chức và nhân sự của từng cơ quan đại diện trên cơ sở đề án về tổ chức bộ máy và biên chế do Bộ Ngoại giao trình Thủ tướng Chính phủ được phê duyệt. Quy định này thể hiện rõ nguyên tắc tập trung dân chủ trong việc tổ chức bộ máy của cơ quan đại diện; phân định rõ thẩm quyền của từng cấp quản lý đối với cơ quan đại diện; tránh được sự chồng chéo trong việc quyết định về tổ chức của cơ quan đại diện. Đối với trường hợp trong cơ quan đại diện có biên chế dành cho cán bộ biệt phái thì Luật cũng quy định: Bộ trưởng quyết định sau khi trao đổi thống nhất với cơ quan có cán bộ biệt phái đó. Quy định như vậy là bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa Bộ Ngoại giao là cơ quan quản lý trực tiếp cơ quan đại diện và bộ, ngành là cơ quan cử cán bộ biệt phái sang công tác tại cơ quan đại diện.

Luật cũng xác định rõ các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan đại diện gồm:

- Chính trị.

- Quốc phòng – an ninh.

- Kinh tế, thương mại, đầu tư, du lịch, lao động, khoa học – công nghệ.

- Văn hóa, thông tin, báo chí và giáo dục - đào tạo.

- Lãnh sự và công tác cộng đồng người Việt Nam ở nước ngoài.

- Hành chính, lễ tân, quản trị.

Tùy theo loại hình tổ chức và điều kiện cụ thể tại nước sở tại, cơ quan đại diện triển khai thực hiện các hoạt động trong các lĩnh vực một cách phù hợp.

6. Về kinh phí của cơ quan đại diện 

Điều 15 Luật cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài năm 2009 quy định về kinh phí hoat động cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài như sau:

Xuất phát từ việc quy định rõ về tổ chức bộ máy và biên chế của cơ quan đại diện theo cơ chế quản lý thống nhất và chế độ thủ trưởng là người đứng đầu cơ quan đại diện thì kinh phí của cơ quan đại diện cũng được quy định theo hướng thống nhất, không chia cắt. Việc quy định rõ cách phân bổ và quản lý nguồn kinh phí của cơ quan đại diện là nhằm khắc phục tình trạng cát cứ, phân tán kinh phí theo cơ chế hiện nay đành cho cán bộ biệt phái của một số bộ ngành, nhằm bảo đảm phát huy hết nguồn lực tài chính, khắc phục tình trạng lãng phí và sử dụng kém hiệu quả.

Kính phí của cơ quan đại diện bao gồm kinh phí xây dựng cơ bản và kinh phí hoạt động thường xuyên. Kinh phí này được cấp cho Bộ Ngoại giao để phân bổ cho cơ quan đại diện.

Còn kính phí dành cho hoạt động chuyên môn đặc thù tại nước ngoài của các bộ, ngành (nếu có) sẽ được cấp cho cơ quan chủ quản để cơ quan đó có thể giao cho cán bộ biệt phái tổ chức thực hiện. Kính phí này không thuộc kinh phí của cơ quan đại diện.

Bộ Tài chính vừa ban hành Thông tư 07/2020/TT-BTC quy định việc lập dự toán, phân bổ dự toán, chế độ quản lý tài chính, chi NSNN, định mức chi tiêu và quản lý tài sản… đối với Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 20/3/2020.

Theo Thông tư 07/2020/TT-BTC, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện thu, nộp, quản lý và sử dụng các nguồn thu theo quy định tại Thông tư số 264/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao áp dụng tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và quy định tại Thông tư này.

Việc khai phí, lệ phí do Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện thu thực hiện theo quy định tại Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý thuế.

Việc quản lý, sử dụng số thu phí được để lại thực hiện theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 117/2017/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2017 của Chính phủ quy định về quản lý, sử dụng ngân sách nhà nước đối với một số hoạt động đối ngoại, thời gian áp dụng theo quy định của Nghị định số 117/2017/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2017 của Chính phủ quy định về quản lý, sử dụng ngân sách nhà nước đối với một số hoạt động đối ngoại. Thông tư 07/2020/TT-BTC hướng dẫn cụ thể như sau:

Bộ Ngoại giao được sử dụng số thu phí được để lại chi theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 120/2016/NĐ-CP ngày 23 tháng 8 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành một số điều của Luật phí và lệ phí, Thông tư số 264/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính và các quy định của pháp luật. Số thu phí được để lại không phản ánh vào ngân sách nhà nước.

Số tiền thu phí được để lại sau khi trừ đi số đã chi theo quy định nói trên, số còn lại được phân phối sử dụng như sau: Trích tối thiểu 1/3 (một phần ba) để chi sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn tài sản; đổi mới thiết bị; hiện đại hóa công nghệ thông tin; đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, ngoại ngữ và các khoản chi phục vụ hoạt động của ngành ngoại giao. Trích tối đa 2/3 (hai phần ba) để chi bổ sung tăng thu nhập cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo quy định tại khoản 3 Điều này.

Căn cứ số thu được để lại và tình hình thực tế tại từng địa bàn, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định mức hỗ trợ cụ thể đối với thành viên Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài theo quy định tại Khoản 5 Điều 4 Luật Cơ quan đại diện; cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong nước thuộc Bộ Ngoại giao và cán bộ, nhân viên của các Cơ quan Việt Nam khác ở nước ngoài, đảm bảo tổng mức hỗ trợ theo nguyên tắc sau: Đối với thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, tổng mức hỗ trợ không vượt quá 0,8 (không phẩy tám) lần tổng mức sinh hoạt phí được hưởng theo quy định của các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong nước thuộc Bộ Ngoại giao: Mức hỗ trợ tối đa không vượt quá 0,8 (không phẩy tám) lần tổng mức lương theo ngạch, bậc, chức vụ theo quy định.

Trường hợp sau khi đã giải quyết hỗ trợ cho các đối tượng theo quy định nói trên mà vẫn còn đủ nguồn để hỗ trợ thêm cho đời sống của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Bộ Ngoại giao, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao xem xét quyết định hỗ trợ thêm tối đa 0,2 (không phẩy hai) lần tổng mức lương theo ngạch, bậc, chức vụ hoặc sinh hoạt phí thực hiện.

Mức chi hỗ trợ cho các đối tượng theo quy định tại Khoản 3 và khoản 4 Điều này và khoản chi bổ sung thu nhập của từ nguồn kinh phí tiết kiệm của cơ quan thực hiện chế độ tự chủ của các cơ quan trong nước thuộc Bộ Ngoại giao, tổng hợp lại tối đa không quá 01 (một) lần sinh hoạt phí thực hiện trong năm đối với thành viên Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và tổng mức lương theo ngạch, bậc, chức vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc Bộ Ngoại giao làm việc trong nước.

Trường hợp số tiền thu phí trong lĩnh vực ngoại giao giảm thì mức hỗ trợ cho thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong nước thuộc Bộ Ngoại giao cũng giảm tương ứng, ngân sách nhà nước không cấp bù.

Bộ Ngoại giao ban hành Quy chế quản lý và sử dụng số tiền thu phí trong lĩnh vực ngoại giao được để lại cho Bộ Ngoại giao phù hợp với quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý, sử dụng phí được để lại trong lĩnh vực ngoại giao và quy định tại Thông tư này.

Ngoài các nội dung trên, Thông tư cũng quy định chết độ chi đầu tư xây dựng, mua sắm trụ sở, nhà ở của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài; Cơ chế quản lý kinh phí hoạt động của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài; Chế độ, định mức chi và quản lý đối với các khoản chi từ kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ; Chế độ, định mức chi và quản lý đối với các khoản chi không thực hiện chế độ tự chủ…