Bộ Luật lao động 2019 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021 đã quy định nhiều điểm mới trong đó đặc biệt là điểm thay đổi quan trọng về hợp đồng lao động. Việc bổ sung nhiều điểm mới nhằm góp phần hoàn thiện thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo đảm tốt hơn quyền và lợi ích chính đáng của người lao động và người sử dụng lao động; đáp ứng các yêu cầu thể chế hóa Hiến pháp năm 2013 về các quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân trong lĩnh vực lao động; đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế.

Luật Giao dịch điện tử 2005 đã có những quy định về hợp đồng điện tử, tuy nhiên thì đến Bộ Luật lao động 2019 mới bổ sung thêm những quy định về hợp đồng lao động điện tử. Như vậy, hợp đồng lao động điện tử là gì? Cần phải có những hiểu biết như thế nào để người lao động có thể được bảo đảm về quyền lợi khi giao kết hợp đồng lao động điện tử? Trong phạm vi bài viết này sẽ giúp người lao động có cái nhìn khái quát nhất về loại hợp đồng lao động này.

1, Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Từ ngày 01/01/2021, Bộ Luật lao động 2019 chính thức có hiệu lực thi hành. Trong đó, khái niệm về hợp đồng lao động và các quy định khác cũng có nhiều thay đổi.

Hợp đồng lao động là văn bản thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, trong đó quy định điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Hợp đồng lao động được ký kết theo nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, phù hợp với các quy định của pháp luật lao động.

Căn cứ theo Điều 14 Bộ Luật lao động 2019 hình thức hợp đồng điện tử được chính thức công nhận tương đương giá trị với hợp đồng văn bản.

“1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

2. Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật này.”

Theo quy định tại Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 2005, Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Trong đó, phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

Giao kết hợp đồng điện tử là sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. Lúc này, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng hợp đồng truyền thống.

Như vây, hợp đồng lao động điện tử là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, trong đó quy định điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động

2, Tại sao nên lựa chọn giao kết hợp đồng lao động điện tử?

Xét về khách quan việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng giấy mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tổ chức:

- Luôn đảm bảo về thời điểm giao kết hợp đồng lao động được thực hiện trước khi nhận người lao động vào làm việc theo quy định mới, không còn phụ thuộc vào người ký, người cầm dấu của doanh nghiệp;

- Là bước tiến hợp lý trong thực tiễn chữ ký số cá nhân đang ngày càng ứng dụng rộng rãi, thuận tiện.

- Tiết kiệm chi phí về con người, kho lưu trữ, thời gian và sức lực.

- Hệ thống quản lý, báo cáo nhân sự nhanh, chính xác, dễ quản lý.

- Việc giao kết hợp đồng điện tử tạo điều kiện thuận lợi cho các chủ thể ký kết hợp đồng lao động linh hoạt hơn. Trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, sự bùng nổ của công nghệ thông tin và dịch chuyển lao động toàn cầu, hình thức hợp đồng lao động điện tử có thể giải quyết được các vấn đề về khoảng cách địa lý, thời gian ký kết.

3, Điều kiện của hợp đồng lao động điện tử hợp pháp?

Người sử dụng lao động vào người lao động cần lưu ý khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử phải đáp ứng đầy đủ điều kiện của văn bản điện tử và chữ ký số sử dụng theo Luật giao dịch điện tử 2015. Cụ thể bao gồm:

- Nội dung của hợp đồng điện tử được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh và được hai hoặc nhiều bên ký số.

Nội dung của hợp đồng điện tử được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu;

- Nội dung của hợp đồng điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Theo đó, chữ ký số có vai trò rất quan trọng trong việc giao kết hợp đồng lao động điện tử. Người sử dụng lao động khi dùng chưc ký số để giao kết hợp đồng với người lao động cần lưu ý về giá trị pháp lý của chữ ký số, có các biện pháp để tránh việc sử dụng không hợp pháp dữ liệu tạo chữ ký điện tử của mình; Khi phát hiện chữ ký điện tử có thể không còn thuộc sự kiểm soát của mình, phải kịp thời sử dụng các phương tiện thích hợp để thông báo cho các bên chấp nhận chữ ký điện tử và cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp chữ ký điện tử đó có chứng thực; Áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo đảm tính chính xác và toàn vẹn của mọi thông tin trong chứng thư điện tử trong trường hợp chứng thư điện tử được dùng để chứng thực chữ ký điện tử.

4, Người lao động kiểm tra tính xác thực của chữ ký điện tử trên hợp đồng lao động như thế nào?

Hiện nay, chữ ký điện tử được biết đến với ba loại thông dụng: chữ ký số, chữ ký scan và chữ ký hình ảnh. Thực tế, pháp luật Việt Nam chỉ mới công nhận hiệu lực của các hợp đồng được lập bằng hình thức điện tử và được ký bằng chữ ký số. Hiệu lực của các hợp đồng được ký bằng chữ ký scan và chữ ký hình ảnh chưa được quy định cụ thể.

Đây là một hình thức hợp đồng lao động mới, vì vậy, để hạn chế những rủi ro đáng tiếc ảnh hưởng đến quyền lợi của mình, người lao động cần phải tiến hành các biện pháp cần thiết để kiểm chứng mức độ tin cậy của một chữ ký điện tử trước khi chấp nhận chữ ký điện tử đó; Tiến hành các biện pháp cần thiết để xác minh giá trị pháp lý của chứng thư điện tử và các hạn chế liên quan tới chứng thư điện tử trong trường hợp sử dụng chứng thư điện tử để chứng thực chữ ký điện tử.

Quy trình kiểm tra chữ ký số cần tuân thủ quy định tại các khoản 1 và 2 Điều 79 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Theo đó, trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký, người nhận phải kiểm tra các thông tin sau:

- Trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký;

- Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký;

- Đối với chữ ký số được tạo ra bởi chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam, người nhận phải kiểm tra hiệu lực chứng thư số trên cả hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia và hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài cấp chứng thư số đó.

5, Tổ chức chứng thực chữ ký điện tử

Căn cứ Điều 30 Luật Giao dịch điện tử 2005 tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử bao gồm tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử công cộng và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử chuyên dùng được phép thực hiện các hoạt động chứng thực chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

a) Thực hiện các hoạt động dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử

b) Tuân thủ quy định của pháp luật về tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử;

c) Sử dụng hệ thống thiết bị kỹ thuật, quy trình và nguồn lực tin cậy để thực hiện công việc của mình;

d) Bảo đảm tính chính xác và sự toàn vẹn của các nội dung cơ bản trong chứng thư điện tử do mình cấp;

đ) Công khai thông tin về chứng thư điện tử đã cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, phục hồi hoặc bị thu hồi;

e) Cung cấp phương tiện thích hợp cho phép các bên chấp nhận chữ ký điện tử và các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có thể dựa vào chứng thư điện tử để xác định chính xác nguồn gốc của thông điệp dữ liệu và chữ ký điện tử;

g) Thông báo cho các bên liên quan trong trường hợp xảy ra sự cố ảnh hưởng đến việc chứng thực chữ ký điện tử;

h) Thông báo công khai và thông báo cho những người được cấp chứng thư điện tử, cho cơ quan quản lý có liên quan trong thời hạn chín mươi ngày trước khi tạm dừng hoặc chấm dứt hoạt động;

i) Lưu trữ các thông tin có liên quan đến chứng thư điện tử do mình cấp trong thời hạn ít nhất là năm năm, kể từ khi chứng thư điện tử hết hiệu lực;

k) Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Khác với hợp đồng bằng văn bản trên giấy tờ, trên thực tế, ngoài chữ ký điện tử, chữ ký số chưa có một hình thức công chứng, chứng thực một hợp đồng lao động điện tử. Chính vì thế, còn rất nhiều lo ngại về độ tin cậy của hình thức hợp đồng lao động này, đặc biệt là khi xảy ra những tranh chấp ngoài ý muốn.

Để có thể giảm bớt những rủi ro trong giao kết hợp đồng lao động điện tử, người sử dụng lao động cần phải tuân thủ những nguyên tắc về chứng thực chữ ký điện tử, xây dựng một hệ thống thông tin dữ liệu nội bộ vững chắc, an toàn và nghiêm ngặt. Người lao động cũng có trách nhiệm bảo vệ hệ thống thông tin một cách nghiêm túc để đảm bảo quyền lợi của mình.