Hợp đồng lao động là gì? Hợp đồng lao động có những loại nào?

Trên thực tế, không ít người vẫn còn nhầm lẫn về bản chất của hợp đồng lao động, cũng như chưa phân biệt được các loại hợp đồng đang tồn tại theo quy định pháp luật hiện hành. Việc hiểu đúng “hợp đồng lao động là gì” và “có những loại nào” không chỉ giúp người lao động bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình, mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng lao động. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan, rõ ràng và dễ hiểu về vấn đề này.

1. Hợp đồng lao động là gì? 

Khoản 1 Điều 13 của Bộ luật Lao động 2019, Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, trong đó hai bên thống nhất với nhau về việc người lao động thực hiện một công việc cụ thể cho người sử dụng lao động và được trả công hoặc tiền lương tương ứng. Đồng thời, hợp đồng còn xác định rõ các điều kiện làm việc như thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, môi trường lao động, an toàn lao động, cũng như quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong suốt quá trình tham gia quan hệ lao động, nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp và trách nhiệm của cả hai bên theo quy định của pháp luật.

Về bản chất pháp lý, hợp đồng lao động là một dạng giao dịch dân sự đặc thù nhưng chịu sự điều chỉnh trực tiếp của pháp luật lao động – lĩnh vực pháp luật mang tính bảo vệ người lao động. Do đó, dù các bên có quyền tự do thỏa thuận, nhưng nội dung hợp đồng không được trái với các quy định tối thiểu của pháp luật, như mức lương tối thiểu, thời giờ làm việc, điều kiện an toàn lao động… Đây là điểm khác biệt cơ bản so với các loại hợp đồng dân sự thông thường được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự 2015.

Trong thực tiễn nhiều năm qua, rất nhiều doanh nghiệp đã lạm dụng các hình thức như "Hợp đồng cộng tác viên", "Hợp đồng dịch vụ", "Hợp đồng tư vấn" hay "Hợp đồng khoán việc" nhằm mục đích né tránh các nghĩa vụ pháp lý nặng nề về Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), cũng như các chế độ phúc lợi, trợ cấp thôi việc và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN). Theo Điều 13  Bộ luật Lao động 2019, pháp luật không phụ thuộc vào tên gọi của hợp đồng để xác định đó có phải là hợp đồng lao động hay không. Nghĩa là, dù các bên đặt tên là “hợp đồng cộng tác viên”, “hợp đồng dịch vụ” hay “thỏa thuận hợp tác”, nhưng nếu nội dung thể hiện đầy đủ các dấu hiệu của quan hệ lao động sau, thì vẫn bị coi là hợp đồng lao động về mặt pháp lý, cụ thể:

• Thứ nhất, có sự thỏa thuận về việc làm, trong đó một bên cung ứng sức lao động định kỳ.
• Thứ hai, có sự thỏa thuận về việc trả công, trả lương một cách thường xuyên, không phụ thuộc hoàn toàn vào rủi ro thương mại của kết quả cuối cùng.
• Thứ ba, có sự quản lý, điều hành và giám sát của một bên đối với bên còn lại.

Dấu hiệu thứ ba là yếu tố quyết định. Khi xảy ra tranh chấp lao động, nếu người lao động cung cấp được bằng chứng cho thấy họ phải tuân thủ nội quy lao động của công ty, phải mặc đồng phục theo quy định, chịu sự chấm công qua hệ thống phần mềm, phải xin phép khi nghỉ ốm, hoặc nhận chỉ đạo trực tiếp hàng ngày từ người quản lý của công ty,... thì hợp đồng dịch vụ đó sẽ ngay lập tức bị Tòa án tuyên vô hiệu về mặt hình thức và được chuyển hóa bản chất thành hợp đồng lao động.

Nếu doanh nghiệp thua kiện trong một tranh chấp xác định lại quan hệ lao động, họ buộc phải nhận người lao động trở lại làm việc, bồi thường toàn bộ tiền lương cho những ngày người lao động không được làm việc (khoảng thời gian tranh tụng có thể kéo dài hàng năm), truy thu và nộp phạt các khoản chậm nộp BHXH, BHYT, BHTN, đồng thời thanh toán đầy đủ các chế độ trợ cấp thôi việc, mất việc làm theo quy định của pháp luật lao động. Sự khác biệt mang tính sống còn này đòi hỏi bộ phận pháp chế doanh nghiệp phải cực kỳ thận trọng khi thiết kế các mô hình hợp tác.

Để làm rõ sự khác biệt các tiêu chí phân định giữa hợp đồng lao động và hợp đồng dịch vụ được hệ thống hóa qua bảng sau:

2. Hợp đồng lao động có những loại nào? 

 Bộ luật Lao động 2019 đã chính thức loại bỏ loại hình "hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng". Thay vào đó, hợp đồng lao động chỉ còn duy trì hai hình thức cơ bản được xác định dựa trên thời hạn của hợp đồng như sau:

2.1. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn

Theo điểm a khoản 1 điều 20 Bộ luật lao động 2019, Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là loại hình mà trong đó, hai bên không ấn định thời hạn, không xác định thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng. Đây được xem là loại hợp đồng có tính ổn định cao nhất, bảo đảm quyền lợi lâu dài cho người lao động. Khi giao kết loại hợp đồng này, người lao động sẽ có mức độ bảo vệ pháp lý cao hơn, đặc biệt trong các trường hợp chấm dứt hợp đồng, bởi người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt trong những trường hợp luật định và phải tuân thủ chặt chẽ về thời hạn báo trước theo quy định tại Điều 36 và Điều 37 của Bộ luật này.

Đối với doanh nghiệp, đây là một cam kết pháp lý mang tính bền vững và chứa đựng rủi ro quản trị cao. Một khi đã thiết lập hợp đồng không xác định thời hạn, quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng của người sử dụng lao động bị thu hẹp đáng kể. Việc muốn sa thải hoặc cho nghỉ việc một nhân sự thuộc diện này đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành quy trình xử lý kỷ luật cực kỳ phức tạp, hoặc phải chứng minh được các căn cứ pháp lý ngặt nghèo (như thay đổi cơ cấu, công nghệ, hoặc người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc), đồng thời phải tuân thủ tuyệt đối trình tự báo trước lên tới 45 ngày. Mọi sai sót nhỏ trong thủ tục đều có thể dẫn đến việc bị Tòa án phán quyết là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

2.2. Hợp đồng lao động xác định thời hạn

Theo điểm a khoản 1 điều 20 Bộ luật lao động 2019, Hợp đồng xác định thời hạn là loại hợp đồng mà các bên xác định rõ thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực trong khoảng thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực. Đây là loại hợp đồng phổ biến trong thực tiễn, đặc biệt đối với các công việc có tính chất thời vụ, dự án hoặc khi doanh nghiệp cần đánh giá năng lực người lao động trong một khoảng thời gian nhất định.

Theo nguyên tắc chung được quy định tại khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc, thì trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng hết hạn, hai bên phải tiến hành ký kết hợp đồng lao động mới. Trong thời gian 30 ngày chưa ký mới, quyền và lợi ích của các bên vẫn được bảo đảm theo hợp đồng cũ. Điểm rủi ro đối với các bộ phận nhân sự là nếu qua mốc 30 ngày này mà không có hợp đồng mới được giao kết, hợp đồng xác định thời hạn đã ký trước đó sẽ mặc nhiên chuyển hóa thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Nhằm ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp lạm dụng việc ký hợp đồng ngắn hạn liên tục để lách luật, trốn tránh trách nhiệm chi trả trợ cấp mất việc làm hoặc dễ dàng sa thải nhân sự, pháp luật thiết lập quy tắc "giới hạn 2 lần". Theo đó, nếu hai bên ký kết hợp đồng mới là hợp đồng xác định thời hạn thì chỉ được phép ký thêm 01 lần duy nhất. Điều này có nghĩa là, trong một chu kỳ quan hệ lao động thông thường, doanh nghiệp chỉ được phép ký tối đa 02 bản hợp đồng xác định thời hạn với một người lao động. Sau lần ký thứ hai, nếu người lao động vẫn tiếp tục cống hiến, hợp đồng thứ ba bắt buộc phải là hợp đồng không xác định thời hạn.

Mặc dù quy tắc này mang tính bao trùm, nhà làm luật vẫn mở ra những không gian ngoại lệ để giải quyết các nhu cầu đặc thù của thị trường lao động. Doanh nghiệp được quyền thỏa thuận ký hợp đồng lao động xác định thời hạn nhiều lần (vượt quá giới hạn 02 lần) đối với các nhóm đối tượng đặc thù sau:

• Người lao động cao tuổi: Quy định tại khoản 1 Điều 149 Bộ luật Lao động cho phép các bên giao kết nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn đối với lao động đã đến tuổi nghỉ hưu. Sự nới lỏng này mang ý nghĩa nhân văn và kinh tế, khuyến khích doanh nghiệp tiếp tục tận dụng chất xám, kinh nghiệm của người cao tuổi mà không bị gánh nặng bởi các cam kết hợp đồng không xác định thời hạn. Hơn nữa, với sự ra đời của Nghị định 85/2026/NĐ-CP về bảo hiểm hưu trí bổ sung, người lao động cao tuổi vẫn có cơ hội gia tăng quỹ hưu trí của mình thông qua các thỏa thuận tự nguyện mà không làm ảnh hưởng đến thời hạn hợp đồng.
• Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam: Đối với nhóm này, quan hệ lao động bị chi phối trực tiếp bởi quyền cư trú và làm việc hợp pháp. Do đó, thời hạn của hợp đồng lao động không được vượt quá thời hạn của Giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp. Khi Giấy phép lao động được gia hạn, hợp đồng cũng có thể được ký mới nhiều lần dưới dạng xác định thời hạn.
• Thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở: Để bảo vệ cán bộ công đoàn khỏi nguy cơ bị trù dập hoặc chấm dứt hợp đồng vì lý do hoạt động phong trào, pháp luật cho phép hợp đồng của họ (nếu hết hạn trong nhiệm kỳ) được gia hạn nhiều lần cho đến khi kết thúc nhiệm kỳ công đoàn.

2.2. Trường hợp đặc biệt

Ngoài hai loại cơ bản nêu trên, pháp luật còn quy định một số hình thức và trường hợp đặc biệt của hợp đồng lao động như: hợp đồng lao động giao kết bằng lời nói (áp dụng đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ một số trường hợp bắt buộc phải lập thành văn bản), hợp đồng lao động giao kết thông qua phương tiện điện tử (có giá trị như hợp đồng bằng văn bản), hoặc các hợp đồng đặc thù đối với người lao động là người giúp việc gia đình, người chưa thành niên, lao động nước ngoài… Tuy nhiên, về bản chất pháp lý, các trường hợp này không làm phát sinh thêm loại hợp đồng mới, mà chỉ là cách thức hoặc đối tượng áp dụng đặc biệt của hai loại hợp đồng chính nêu trên.

Tóm lại, theo quy định hiện hành, hợp đồng lao động được chia thành 02 loại duy nhất là hợp đồng không xác định thời hạn và hợp đồng xác định thời hạn (không quá 36 tháng). Việc phân loại này có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định quyền và nghĩa vụ của các bên, đặc biệt là cơ chế chấm dứt hợp đồng, trách nhiệm pháp lý và mức độ bảo vệ người lao động trong quan hệ lao động.

3. Điều kiện có hiệu lực của Hợp đồng lao động

 Điều kiện có hiệu lực của hợp đồng lao động được xác định trên cơ sở các quy định của Bộ luật Lao động 2019, đặc biệt là các nguyên tắc về giao kết hợp đồng tại Điều 15, Điều 17 và Điều 49, kết hợp với các quy định có liên quan của Bộ luật Dân sự 2015 về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự (Điều 117). Theo đó, một hợp đồng lao động được coi là có hiệu lực pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản về chủ thể, ý chí, nội dung và hình thức, đồng thời không vi phạm các điều cấm của pháp luật lao động.

3.1. Chủ thể giao kết và năng lực pháp luật

Chủ thể tham gia giao kết hợp đồng phải đáp ứng các yêu cầu về năng lực hành vi dân sự. Đối với người sử dụng lao động, họ phải có tư cách pháp nhân hợp lệ (nếu là tổ chức) hoặc có đủ năng lực hành vi (nếu là cá nhân có thuê mướn lao động). Đối với người lao động, độ tuổi là tiêu chí phân loại quan trọng nhất.

Nguyên tắc chung của Bộ luật Lao động khuyến khích sử dụng lao động từ đủ 15 tuổi trở lên. Tuy nhiên, trong những điều kiện nhất định, pháp luật vẫn cho phép sử dụng lao động chưa đủ 15 tuổi (thậm chí dưới 13 tuổi đối với một số ngành nghệ thuật, thể thao). Việc sử dụng nhóm lao động yếu thế này đặt ra những điều kiện giao kết vô cùng nghiêm ngặt:

• Doanh nghiệp bắt buộc phải có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người chưa đủ 15 tuổi;
• Việc ký kết hợp đồng phải có sự tham gia trực tiếp của cả người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện của họ;
• Công việc phải nằm trong danh mục công việc nhẹ do Bộ trưởng Bộ LĐ-TB&XH ban hành;
• Doanh nghiệp phải báo cáo với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh, đồng thời phải bố trí thời giờ làm việc không làm ảnh hưởng đến thời gian học tập của các em.

Mọi vi phạm trong việc sử dụng lao động dưới tuổi đều dẫn đến việc hợp đồng bị vô hiệu và doanh nghiệp đối mặt với các án phạt hành chính rất nặng, hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự trong trường hợp bóc lột sức lao động.

3.2 Thẩm quyền của người sử dụng lao động 

Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền ký hợp đồng lao động là người đại diện theo pháp luật của đơn vị đó (ví dụ: Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch công ty…). Đây là chủ thể được ghi nhận trong điều lệ doanh nghiệp hoặc đăng ký kinh doanh, có quyền nhân danh tổ chức để xác lập, thực hiện giao dịch lao động với người lao động. Trong trường hợp này, việc ký kết hợp đồng lao động là một phần của quyền quản lý và sử dụng lao động hợp pháp.

Nếu hợp đồng lao động được ký bởi người không có thẩm quyền hoặc không được ủy quyền hợp pháp, thì hợp đồng đó có nguy cơ bị coi là vô hiệu toàn bộ hoặc vô hiệu từng phần theo quy định tại Điều 49 Bộ luật Lao động 2019. Tuy nhiên, trong thực tiễn, để bảo vệ người lao động, cơ quan có thẩm quyền thường xem xét công nhận quan hệ lao động thực tế nếu người lao động đã làm việc và nhận lương, từ đó buộc người sử dụng lao động phải thực hiện các nghĩa vụ liên quan.

Một trong những lỗi sai phổ biến của một số công ty là sự thiếu am hiểu về tư cách đại diện và thẩm quyền giao kết. Rất nhiều trường hợp Giám đốc (hoặc Tổng Giám đốc), người đồng thời là người đại diện theo pháp luật duy nhất của công ty, đã tự lấy tư cách "Người sử dụng lao động" để ký hợp đồng lao động với chính bản thân mình dưới tư cách "Người lao động". Mục đích của hành vi này thường là để hợp thức hóa hồ sơ hưởng lương, tạo cơ sở đóng BHXH, và đưa quỹ lương của Giám đốc vào chi phí hợp lý hợp lệ nhằm quyết toán giảm trừ thuế Thu nhập doanh nghiệp.

 Khoản 3 Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về phạm vi đại diện: "Một cá nhân, pháp nhân có thể đại diện cho nhiều cá nhân hoặc pháp nhân khác nhau nhưng không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó".

Như vậy, khi một Giám đốc cầm bút ký tên vào cả hai bên của bản hợp đồng (một bên đại diện công ty đi thuê, một bên là cá nhân được thuê), giao dịch này đã vi phạm trực tiếp điều cấm của pháp luật dân sự. Về bản chất, pháp luật không cho phép một cá nhân cùng lúc đóng hai vai trò có lợi ích đối kháng trong cùng một giao kết (Công ty muốn trả lương thấp nhất có thể, trong khi cá nhân muốn nhận lương cao nhất có thể).

Hệ quả pháp lý khi Giám đốc tự ký hợp đồng với chính mình là toàn bộ hợp đồng lao động đó sẽ bị tuyên vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền. Mặc dù Nghị định 145/2020/NĐ-CP có quy định nếu người lao động đã làm việc thì quyền lợi vẫn được thanh toán , nhưng dưới góc độ quản trị rủi ro thuế, khi bị cơ quan Thuế thanh tra, toàn bộ chi phí tiền lương và BHXH phát sinh từ một hợp đồng vô hiệu có nguy cơ cực cao bị xuất toán khỏi chi phí được trừ của doanh nghiệp.

Để giải quyết bài toán này một cách hợp pháp, các chủ doanh nghiệp phải vận dụng Luật Doanh nghiệp 2020: Chủ sở hữu công ty (nếu là người khác) phải là người ký hợp đồng với Giám đốc; nếu Giám đốc đồng thời là Chủ sở hữu duy nhất, họ phải sử dụng cơ chế ủy quyền hợp lệ cho một chức danh quản lý khác, hoặc điều hành công ty với tư cách chủ sở hữu mà không cần hợp đồng lao động, hưởng thù lao thông qua cơ chế phân phối lợi nhuận sau thuế.

3.3 Hình thức giao kết và nội dung không vi phạm điều cấm

Hình thức của hợp đồng lao động ngày nay được chấp nhận dưới ba dạng thức chính: văn bản giấy truyền thống, hợp đồng điện tử có chữ ký số hợp lệ và thông qua lời nói. Việc sử dụng hình thức lời nói chỉ được pháp luật thừa nhận đối với các giao kết có thời hạn dưới 01 tháng, áp dụng cho các công việc mang tính chất dịch vụ cực kỳ ngắn hạn hoặc công nhật. Mọi hợp đồng từ 01 tháng trở lên bắt buộc phải được lập thành văn bản giấy hoặc thông điệp dữ liệu điện tử. Nếu vi phạm hình thức bắt buộc này, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính ngay lập tức theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Ngoài ra, hợp đồng giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu cũng có giá trị như hợp đồng bằng văn bản. Việc không tuân thủ đúng hình thức trong một số trường hợp có thể dẫn đến rủi ro pháp lý hoặc bị coi là vi phạm quy định về lao động. 

4. Nội dung của Hợp đồng lao động 

Về nội dung của hợp đồng, các điều khoản thỏa thuận phải không trái pháp luật, không trái đạo đức xã hội và không được thấp hơn mức bảo vệ tối thiểu của pháp luật lao động. Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng phải có các nội dung chủ yếu như: công việc, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, mức lương, thời giờ làm việc – nghỉ ngơi, bảo hiểm xã hội…

Nếu nội dung thỏa thuận vi phạm điều cấm của luật (ví dụ: trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, thỏa thuận làm việc trái quy định về thời giờ làm việc…), thì toàn bộ hoặc một phần hợp đồng có thể bị vô hiệu theo Điều 49 Bộ luật Lao động 2019.

Một ví dụ điển hình là các điều khoản "cấm kết hôn" hoặc "cấm mang thai". Một số doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ, may mặc hoặc điện tử thường áp đặt các quy định yêu cầu lao động nữ không được kết hôn hoặc sinh con trong vòng 1 đến 2 năm đầu kể từ khi ký hợp đồng. Pháp luật lao động Việt Nam bảo vệ tuyệt đối chức năng sinh sản và thai sản của phụ nữ, do đó mọi thỏa thuận hạn chế quyền này đều hoàn toàn vô hiệu.

Không những thế, lao động nữ mang thai còn được trao quyền đơn phương tạm hoãn hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nếu có xác nhận y tế về việc tiếp tục làm việc sẽ gây ảnh hưởng xấu đến thai nhi. Hơn nữa, luật cấm người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng vì lý do kết hôn, mang thai, nghỉ thai sản, hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Nếu hợp đồng lao động xác định thời hạn vô tình hết hạn trong thời kỳ thai sản hoặc nuôi con nhỏ, doanh nghiệp không được quyền "sa thải", mà chỉ có quyền ban hành thông báo chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy trình với lý do "hết hạn hợp đồng" và phải hoàn tất các thủ tục chốt sổ BHXH minh bạch.

4.1. Thông tin định danh, công việc và địa điểm

Hợp đồng phải thể hiện rõ thông tin nhân thân của người lao động (Họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, địa chỉ cư trú) và tư cách pháp lý của người sử dụng lao động (Tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, họ tên và chức danh của người đại diện).

Khía cạnh rủi ro lớn nhất trong việc phác thảo hợp đồng thường nằm ở cách thức doanh nghiệp mô tả công việc và địa điểm làm việc. Rất nhiều bản hợp đồng sử dụng những cụm từ mang tính bao biện, chung chung như "thực hiện các công việc theo sự phân công của Giám đốc" hoặc "làm việc tại bất kỳ chi nhánh nào của công ty". Sự mập mờ này tạo ra lỗ hổng lớn về mặt pháp lý. Khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu điều chuyển người lao động sang làm một công việc khác so với thỏa thuận ban đầu, hoặc luân chuyển nhân sự sang tỉnh thành khác, sự không rõ ràng trong mô tả gốc sẽ cản trở quyền quản lý của người sử dụng lao động.

Theo luật định, việc điều chuyển công việc khác chỉ được thực hiện trong thời gian giới hạn (không quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong một năm) và phải có lý do chính đáng. Nếu công việc và địa điểm được ghi quá chung chung, người lao động có đủ cơ sở khởi kiện doanh nghiệp vì lạm quyền hoặc thay đổi điều kiện lao động không đúng thỏa thuận.

4.2. Tiền lương và phụ cấp 

Tiền lương luôn là tâm điểm của mọi quan hệ lao động. Ghi nhận tiền lương trong hợp đồng không chỉ ảnh hưởng đến thu nhập thực tế của người lao động mà còn quyết định trực tiếp đến tài chính của doanh nghiệp thông qua các khoản trích nộp BHXH, BHYT, BHTN, phí công đoàn và thuế TNCN.

Để ưu hóa chi phí hợp pháp, các doanh nghiệp thường quy định thu nhập tách bạch thành nhiều khoản khác nhau như: Tiền lương cơ bản, các khoản phụ cấp lương, và các khoản hỗ trợ/phúc lợi khác. Điều 31 Luật bảo hiểm xã hội năm 2024 và hướng dẫn chi tiết tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ- CP quy định về căn cứ đóng bảo hiểm và các khoản không phải đóng bảo hiểm. Bằng việc sắp xếp thu nhập một cách khéo léo vào các khoản mục không đóng bảo hiểm này này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí một cách hợp pháp mà không làm giảm thu nhập thực nhận của người lao động.

Một số khoản lương phải đóng và không phải đóng BHXH, Thuế TNCN thể hiện trong bảng sau:

4.3. Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và phép tính làm thêm giờ (OT)

Hợp đồng lao động phải quy định rõ thời gian làm việc bình thường, theo luật định là không quá 08 giờ/ngày và 48 giờ/tuần. Theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 107 Bộ luật Lao động và khoản 1 Điều 59 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc tổ chức làm thêm giờ (đặc biệt là vào ngày nghỉ cuối tuần, ngày lễ, Tết) bắt buộc phải có sự đồng ý tự nguyện của người lao động, trừ những tình huống khẩn cấp liên quan đến an ninh quốc gia hoặc thiên tai.

Đối với trường hợp người lao động hưởng lương ngày đi làm thêm vào ban ngày trong những ngày nghỉ lễ, Tết, mức thù lao được quy định vô cùng cao: ít nhất bằng 300% (mức này chưa bao gồm tiền lương của chính ngày lễ, Tết đó đối với người hưởng lương ngày). Công thức toán học biểu diễn mức lương này như sau:

Sự phức tạp gia tăng khi người lao động làm thêm giờ vào ban đêm (thường tính từ 22h00 đến 06h00 sáng hôm sau). Trong trường hợp này, pháp luật quy định một cơ chế cộng dồn bảo vệ kép: người lao động không chỉ nhận thêm ít nhất 30% lương cho việc làm đêm, mà còn được cộng thêm 20% mức tiền lương tính theo đơn giá ban ngày của ngày làm việc đó (ngày thường, ngày nghỉ, hoặc ngày lễ).

Doanh nghiệp cần xây dựng điều khoản OT hết sức rõ ràng trong hợp đồng và quy chế nội bộ để bộ phận Nhân sự (C&B) có cơ sở pháp lý tính lương tự động hóa chính xác, qua đó loại bỏ nguy cơ đình công, tranh chấp khiếu kiện liên quan đến việc tính sai lương OT.

4.4. Trang bị bảo hộ lao động

Nội dung về trang bị bảo hộ lao động không chỉ là một điều khoản hình thức mà là trách nhiệm pháp lý gắn liền với sức khỏe và tính mạng con người. Đối với các ngành nghề đặc thù, nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm (như khai khoáng, hóa chất, xây dựng, y tế), hợp đồng lao động phải ghi rõ các loại phương tiện bảo vệ cá nhân mà doanh nghiệp có nghĩa vụ cấp phát định kỳ.

Sự hiện diện của điều khoản này thể hiện cam kết của người sử dụng lao động trong việc đảm bảo an toàn vệ sinh lao động (OHS). Nếu doanh nghiệp bỏ qua hoặc không cung cấp đủ trang bị như đã cam kết, trong trường hợp xảy ra tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, người sử dụng lao động sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm bồi thường thiệt hại dân sự, chi trả toàn bộ chi phí y tế, và nghiêm trọng hơn là có thể bị khởi tố hình sự vì vi phạm quy định về an toàn lao động.

5. Chấm dứt Hợp đồng lao động và nghĩa vụ liên quan

 Việc chấm dứt hợp đồng lao động và các nghĩa vụ liên quan được điều chỉnh toàn diện bởi Bộ luật Lao động 2019, đặc biệt tại Điều 34 đến Điều 48, quy định rõ các trường hợp chấm dứt, quyền – nghĩa vụ của các bên và trách nhiệm phát sinh sau khi quan hệ lao động kết thúc. Đây là nội dung có ý nghĩa quan trọng nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động cũng như trách nhiệm của người sử dụng lao động trong quá trình chấm dứt quan hệ lao động.

Theo Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thể chấm dứt trong nhiều tình huống như:  hết hạn hợp đồng; đã hoàn thành công việc theo hợp đồng; hai bên thỏa thuận chấm dứt; người lao động hoặc người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng hợp pháp; người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải; người lao động chết, mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người sử dụng lao động là cá nhân chết hoặc doanh nghiệp chấm dứt hoạt động; hoặc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế… Mỗi trường hợp sẽ kéo theo hệ quả pháp lý khác nhau, đặc biệt liên quan đến nghĩa vụ tài chính và bồi thường.

5.1 Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng 

Về quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng, pháp luật quy định khá chi tiết tại Điều 35 và Điều 36. Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần lý do đối với hợp đồng xác định thời hạn, nhưng phải báo trước theo thời hạn luật định (thông thường từ 03 đến 45 ngày tùy loại hợp đồng).  

Trong khi đó, người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt trong các trường hợp cụ thể như: người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, bị ốm đau kéo dài, do thay đổi cơ cấu… và cũng phải tuân thủ chặt chẽ nghĩa vụ báo trước. Nếu vi phạm quy định về đơn phương chấm dứt, bên vi phạm có thể phải bồi thường thiệt hại theo quy định tại Điều 40 và Điều 41. 

Ngược lại, để đơn phương chấm dứt hợp đồng hợp pháp, doanh nghiệp bắt buộc phải dựa vào các căn cứ pháp lý quy định tại Điều 36 Bộ luật Lao động 2019. Các lý do này bao gồm:

• Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo các tiêu chí đo lường đã được xây dựng trong quy chế đánh giá nội bộ,
• Người lao động ốm đau dài ngày không thể phục hồi, thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh,
• Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu công nghệ/lý do kinh tế dẫn đến mất chỗ làm việc.

Việc chấm dứt hợp đồng lao động mà không chứng minh được các căn cứ này một cách rõ ràng, hoặc vi phạm thời hạn báo trước, sẽ đẩy doanh nghiệp vào tình thế vi phạm pháp luật (đơn phương chấm dứt trái pháp luật), đối diện với những án lệ về việc bồi thường thiệt hại hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng cho mỗi trường hợp.

5.2 Trách nhiệm liên đới sau khi chấm dứt

Các trường hợp chấm dứt hợp pháp phổ biến nhất bao gồm: hai bên thỏa thuận chấm dứt, hợp đồng hết hạn, hoặc người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải (phải trải qua quy trình lập biên bản, họp hội đồng kỷ luật có sự tham gia của công đoàn).

Dù chấm dứt với bất kỳ lý do gì, trách nhiệm của người sử dụng lao động chưa dừng lại tại thời điểm người lao động bước ra khỏi cửa công ty. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt (có thể kéo dài không quá 30 ngày trong một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp thay đổi cơ cấu hoặc chấm dứt hoạt động), hai bên phải hoàn thành việc thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của mỗi bên.

Người sử dụng lao động phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính và thủ tục hành chính theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể:

• Trả hồ sơ và tài liệu: Phải trả lại toàn bộ bản chính giấy tờ (nếu có giữ) và cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu (chi phí sao lưu do doanh nghiệp chịu hoàn toàn).
• Chốt và trả sổ BHXH: Doanh nghiệp phải thực hiện nghiệp vụ báo giảm lao động, hoàn tất việc đóng các khoản nợ đọng BHXH, BHYT, BHTN, phối hợp với cơ quan bảo hiểm để chốt thời gian đóng và trả sổ BHXH cho người lao động. Sự chậm trễ trong việc trả sổ sẽ cản trở người lao động làm thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp, dẫn đến việc doanh nghiệp phải bồi thường thiệt hại tương đương số tiền thất nghiệp bị mất.
• Cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu.

Bên cạnh đó, tùy từng trường hợp chấm dứt, người lao động có thể được hưởng các chế độ trợ cấp:

• Trợ cấp thôi việc theo Điều 46, nếu làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên và không thuộc trường hợp hưởng trợ cấp thất nghiệp;
• Trợ cấp mất việc làm theo Điều 47, nếu bị mất việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế;
•  

Người lao động cũng có nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo (nếu có cam kết) hoặc bồi thường khi đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật. Đồng thời, người lao động phải bàn giao công việc, tài sản và tài liệu liên quan theo thỏa thuận hoặc nội quy của doanh nghiệp.

6. Những lưu ý quan trọng khi ký hợp đồng lao động 

Khi ký kết hợp đồng lao động, cả người lao động và người sử dụng lao động cần đặc biệt lưu ý các vấn đề pháp lý theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 nhằm bảo đảm hợp đồng có hiệu lực và hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp.

Trước hết, cần kiểm tra tư cách chủ thể và thẩm quyền ký kết theo Điều 18, bảo đảm người ký phía doanh nghiệp là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ; nếu ký sai thẩm quyền, hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu theo Điều 49. Đồng thời, người lao động phải có đủ năng lực hành vi lao động phù hợp (đặc biệt với lao động chưa thành niên phải có sự đồng ý của người đại diện).

Một lưu ý quan trọng khác là phải xác định đúng loại hợp đồng lao động theo Điều 20, gồm hợp đồng không xác định thời hạn và hợp đồng xác định thời hạn (không quá 36 tháng). Việc lựa chọn sai loại hợp đồng hoặc cố tình ký lặp lại nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn để né nghĩa vụ có thể dẫn đến hệ quả pháp lý là chuyển hóa thành hợp đồng không xác định thời hạn. Bên cạnh đó, cần đặc biệt chú ý đến nội dung bắt buộc của hợp đồng theo Điều 21, bao gồm: công việc, địa điểm làm việc, mức lương, thời giờ làm việc, chế độ bảo hiểm… Các thỏa thuận không được thấp hơn tiêu chuẩn tối thiểu do pháp luật quy định (ví dụ: lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, điều kiện làm việc phải đảm bảo an toàn).

Về hình thức hợp đồng, theo Điều 14, hợp đồng lao động phải được lập bằng văn bản hoặc thông điệp dữ liệu (trừ một số trường hợp dưới 01 tháng có thể giao kết bằng lời nói). Tuy nhiên, trong thực tiễn, để đảm bảo chứng cứ pháp lý, các bên vẫn nên ký bằng văn bản đầy đủ. Ngoài ra, cần lưu ý về thời điểm có hiệu lực của hợp đồng và các điều khoản liên quan đến thử việc theo Điều 24, tránh tình trạng thỏa thuận thử việc kéo dài hoặc không ký hợp đồng chính thức sau thời gian thử việc.

Một vấn đề quan trọng khác là các bên cần hiểu rõ quyền và nghĩa vụ khi thực hiện và chấm dứt hợp đồng, đặc biệt là quy định về đơn phương chấm dứt hợp đồng tại Điều 35 và Điều 36. Việc chấm dứt trái pháp luật có thể dẫn đến nghĩa vụ bồi thường, trả lương, thậm chí nhận người lao động trở lại làm việc. Đồng thời, cần chú ý đến các thỏa thuận về đào tạo nghề, bảo mật thông tin, không cạnh tranh (nếu có), vì đây là những nội dung dễ phát sinh tranh chấp nhưng thường bị xem nhẹ khi ký kết.

Ngoài ra, một lưu ý mang tính thực tiễn là người lao động cần đọc kỹ toàn bộ hợp đồng trước khi ký, tránh ký “cho có” hoặc tin tưởng hoàn toàn vào lời nói của người sử dụng lao động. Các điều khoản về lương, thưởng, thời gian làm việc, điều kiện chấm dứt… phải được thể hiện rõ ràng bằng văn bản. Đối với người sử dụng lao động, cần đảm bảo hợp đồng phù hợp với nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) và các quy định pháp luật liên quan.

Tóm lại, việc ký kết hợp đồng lao động không chỉ là thủ tục hành chính mà là cơ sở pháp lý quan trọng điều chỉnh toàn bộ quan hệ lao động. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định của Bộ luật Lao động 2019 về chủ thể, nội dung, hình thức và quyền – nghĩa vụ sẽ giúp các bên phòng ngừa rủi ro, bảo vệ quyền lợi và hạn chế tranh chấp phát sinh trong quá trình làm việc.

7. Rủi ro khi không ký hoặc ký sai hợp đồng

Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động về nguyên tắc phải được giao kết bằng văn bản (trừ trường hợp dưới 01 tháng có thể bằng lời nói). Nếu doanh nghiệp không ký hợp đồng lao động bằng văn bản khi pháp luật yêu cầu, thì dù quan hệ lao động thực tế vẫn được công nhận (căn cứ vào việc có trả lương, có quản lý, điều hành), người sử dụng lao động vẫn bị coi là vi phạm pháp luật lao động và có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, với mức phạt tùy theo số lượng người lao động bị vi phạm.

Khi không có hợp đồng rõ ràng, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ như: trả lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, đảm bảo điều kiện làm việc… theo quy định pháp luật. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, gánh nặng chứng minh thường bất lợi cho người sử dụng lao động, bởi cơ quan có thẩm quyền sẽ ưu tiên bảo vệ người lao động – bên yếu thế trong quan hệ lao động. Điều này có thể dẫn đến việc doanh nghiệp phải truy đóng bảo hiểm, trả lương, bồi thường thiệt hại trong thời gian dài.

Đối với trường hợp ký sai hợp đồng lao động (ví dụ: ký sai loại hợp đồng, nội dung trái luật, người ký không đúng thẩm quyền), hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu toàn bộ hoặc vô hiệu từng phần theo Điều 49 Bộ luật Lao động 2019. Hệ quả của hợp đồng vô hiệu là các bên phải khôi phục quyền lợi hợp pháp theo quy định pháp luật, đồng thời bên có lỗi phải bồi thường thiệt hại. Ví dụ, nếu thỏa thuận mức lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, thì phần thỏa thuận đó bị vô hiệu và người sử dụng lao động phải trả phần chênh lệch cho người lao động.

Ngoài ra, việc ký sai loại hợp đồng (chẳng hạn lạm dụng hợp đồng xác định thời hạn để tránh nghĩa vụ) có thể dẫn đến hệ quả pháp lý chuyển đổi hợp đồng theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, tức là hợp đồng có thể bị coi là không xác định thời hạn. Điều này làm gia tăng nghĩa vụ của người sử dụng lao động, đặc biệt khi muốn chấm dứt hợp đồng, bởi điều kiện và thủ tục sẽ chặt chẽ hơn.

Nếu không có hợp đồng rõ ràng hoặc hợp đồng vô hiệu, việc xác định quyền đơn phương chấm dứt, thời hạn báo trước, trợ cấp thôi việc… sẽ trở nên phức tạp và dễ phát sinh tranh chấp. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể bị buộc nhận người lao động trở lại làm việc hoặc bồi thường tiền lương cho thời gian không làm việc theo quy định tại Điều 41.

Từ góc độ người lao động, việc không có hợp đồng hoặc ký hợp đồng không rõ ràng cũng làm giảm khả năng bảo vệ quyền lợi, đặc biệt trong việc chứng minh mức lương, thời gian làm việc, quyền lợi bảo hiểm… Tuy nhiên, pháp luật hiện hành vẫn có xu hướng bảo vệ người lao động bằng cách công nhận quan hệ lao động thực tế nếu có đủ căn cứ.

Nói chung, việc không ký hoặc ký sai hợp đồng lao động không chỉ là vi phạm thủ tục mà còn dẫn đến hàng loạt rủi ro pháp lý về hiệu lực hợp đồng, nghĩa vụ tài chính, xử phạt hành chính và tranh chấp lao động. Do đó, các bên cần tuân thủ nghiêm túc quy định của Bộ luật Lao động 2019 về hình thức, nội dung và thẩm quyền giao kết, nhằm đảm bảo an toàn pháp lý và ổn định quan hệ lao động trong thực tiễn.

8. Các câu hỏi thường gặp về hợp đồng lao động

Để tổng kết lý luận và làm rõ những khúc mắc thực tiễn mang tính điển hình, các câu hỏi ngữ nghĩa sau đây sẽ giải mã những điểm mù pháp lý mà cả người lao động và giới nhân sự thường xuyên đối mặt:

Câu hỏi 1: Hợp đồng lao động xác định thời hạn đã hết hạn mà doanh nghiệp không ký mới, trong khi người lao động vẫn tiếp tục đi làm bình thường thì sẽ như thế nào?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, nếu hợp đồng hết hạn và người lao động vẫn tiếp tục làm việc vượt quá thời gian 30 ngày (kể từ ngày hết hạn) mà không có bất kỳ văn bản hợp đồng mới nào được giao kết, bản hợp đồng xác định thời hạn trước đó sẽ mặc nhiên chuyển hóa thành Hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Từ thời điểm sự chuyển hóa này xảy ra, mọi hệ quả pháp lý về quyền lợi dài hạn, và đặc biệt là rào cản khi đơn phương sa thải, đều sẽ tuân thủ theo cơ chế của một hợp đồng không thời hạn. Do đó, việc thiết lập hệ thống cảnh báo trước ngày hết hạn hợp đồng (thông qua các phần mềm quản trị eContract) là yêu cầu sống còn của bộ phận hành chính nhân sự.

Câu hỏi 2: Lãnh đạo doanh nghiệp có được tự mình ký Hợp đồng lao động với chính mình không? 

Tuyệt đối không được phép. Dựa trên quy định tại khoản 3 Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015, người đại diện không được phép nhân danh pháp nhân (công ty) để xác lập các giao dịch dân sự/lao động với chính bản thân cá nhân mình. Việc Giám đốc tự ký tên vào cả hai bên của bản hợp đồng lao động sẽ đẩy hợp đồng này vào diện bị vô hiệu toàn bộ do vi phạm nghiêm trọng điều kiện về thẩm quyền đại diện. Cách giải quyết hợp pháp là: Chủ sở hữu công ty (nếu là người khác) phải ký hợp đồng với Giám đốc; hoặc nếu Giám đốc đồng thời là Chủ sở hữu, họ có thể phân quyền ủy quyền hợp lệ cho phó giám đốc ký, hoặc lựa chọn không nhận lương qua hợp đồng lao động mà rút thù lao quản trị dưới dạng phân phối lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp.

Câu hỏi 3: Không ký hợp đồng có bị phạt không?

Có. Việc không ký hợp đồng lao động trong những trường hợp pháp luật yêu cầu có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và kéo theo nhiều rủi ro pháp lý cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Tuy nhiên, mức xử lý cụ thể sẽ phụ thuộc vào từng tình huống.

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt từ 2 triệu đến 25 triệu đồng tùy theo:

• Số lượng người lao động vi phạm
• Mức độ vi phạm

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể bị:

• Buộc ký hợp đồng lao động đúng quy định
• Truy đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
• Thanh toán đầy đủ quyền lợi cho người lao động

Kết luận

Có thể thấy, hợp đồng lao động không chỉ đơn thuần là một thỏa thuận về công việc và tiền lương, mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng điều chỉnh toàn bộ quan hệ lao động giữa các bên. Việc phân loại hợp đồng lao động theo quy định hiện hành giúp xác định rõ quyền lợi, nghĩa vụ cũng như mức độ ổn định trong công việc của người lao động. Do đó, trước khi giao kết, mỗi cá nhân và doanh nghiệp cần nắm vững các quy định liên quan để lựa chọn loại hợp đồng phù hợp, đồng thời đảm bảo thực hiện đúng quy định pháp luật, góp phần xây dựng quan hệ lao động minh bạch, bền vững và hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh trong thực tiễn.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.