1. Cấu trúc chung của văn bản quyết định
(1) Phần Mở Đầu
- Quốc hiệu và tiêu ngữ: Câu khẩu hiệu của quốc gia.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành: Cơ quan có thẩm quyền ra quyết định.
- Số, ký hiệu của văn bản: Mã số và ký hiệu để phân biệt văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành: Nơi và thời điểm ban hành quyết định.
(2) Phần Thân
- Tên loại và trích yếu nội dung: Chỉ rõ đây là "Quyết định" và tóm tắt ngắn gọn nội dung chính.
- Căn cứ: Các văn bản pháp luật, quy định có liên quan làm cơ sở để ban hành quyết định.
- Nội dung: Phần quan trọng nhất, trình bày rõ ràng, chi tiết các nội dung quyết định, bao gồm:
+ Mục tiêu: Mục đích của quyết định.
+ Nội dung cụ thể: Các điều khoản, quy định chi tiết.
+ Đối tượng áp dụng: Những cá nhân, tổ chức chịu sự ràng buộc của quyết định.
+ Trách nhiệm thi hành: Giao nhiệm vụ cho các đơn vị, cá nhân thực hiện quyết định.
- Điều khoản thi hành: Quy định về thời gian có hiệu lực, cách thức thi hành và các vấn đề liên quan.
(3) Phần Kết Thúc
- Nơi nhận: Các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận bản quyết định.
- Người ký: Người có thẩm quyền ký ban hành quyết định.
2. Quy định về trình bày từng phần văn bản quyết định
Tại Phụ lục I ban hành theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP có nêu rõ cách trình bày nội dung văn bản trong văn bản hành chính như sau:
- Căn cứ ban hành văn bản
+ Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
+ Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
- Bố cục của nội dung văn bản: Tùy theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
- Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
- Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm
+ Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.
- Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
- Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
3. Các quy định chung về trình bày văn bản
Tại Mục 5 Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có hướng dẫn chi tiết về cách trình bày thể thức văn bản hành chính như sau:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Quốc hiệu được viết in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu đứng và đậm; Tiêu ngữ viết in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng và đậm. Dòng kẻ bên dưới là bắt buộc.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Tên cơ quan hoặc tổ chức chủ quản được viết in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu đứng; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được viết in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu đứng và đậm. Dòng kẻ bên dưới là bắt buộc.
- Số, ký hiệu của văn bản: Được viết in thường, cỡ chữ 13, kiểu đứng.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản: Viết in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu nghiêng.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
+ Đối với văn bản có tên loại: Tên loại văn bản được viết in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng và đậm; Trích yếu nội dung viết in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng và đậm. Dòng kẻ bên dưới là bắt buộc.
+ Đối với công văn: Trích yếu nội dung viết in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu đứng.
- Nội dung văn bản:
+ Nếu văn bản có các phần như phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm: Từ “Phần” và “Chương” cùng số thứ tự được viết in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng và đậm; Tiêu đề của phần và chương viết in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng và đậm; Từ “Mục” và số thứ tự, tiêu đề của mục, tiểu mục đều được viết in thường hoặc in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng và đậm; Điều, khoản, điểm viết in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng hoặc đứng và đậm, tùy theo nội dung cụ thể.
+ Nếu văn bản chỉ có phần, mục, khoản, điểm: Từ “Phần” và số thứ tự được viết in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng và đậm; Tiêu đề của phần viết in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng và đậm; Số thứ tự và tiêu đề của mục viết in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng và đậm; Khoản và điểm viết in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng hoặc đứng và đậm, tùy thuộc vào việc có tiêu đề hay không.
- Chức vụ, họ tên của người có thẩm quyền: Quyền hạn và chức vụ của người ký được viết in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng và đậm; Họ tên của người ký viết in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng và đậm.
- Nơi nhận:
+ Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được viết in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng; Đối với gửi nhiều nơi, cách trình bày tương tự.
+ Từ “Nơi nhận” được viết in thường, cỡ chữ 12, kiểu nghiêng và đậm; Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản viết in thường, cỡ chữ 11, kiểu đứng.
- Phụ lục văn bản: Từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được viết in thường, cỡ chữ 14, kiểu đứng và đậm; Tiêu đề của phụ lục viết in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng và đậm.
- Dấu chỉ mức độ khẩn: Viết in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng và đậm.
- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành: Viết in thường, cỡ chữ 11, kiểu đứng.
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax: Viết in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu đứng.
- Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành: Viết in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng và đậm.
- Số trang: Viết in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu đứng.
Bạn đọc có thể tham khảo bài viết sau: Cách ghi số hiệu văn bản hành chính
Bạn đọc có thắc mắc pháp lý có thể liên hệ qua số tổng đài 19006162 hoặc thông qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn
