- 1. Mẫu bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (Mẫu số: 08 - LĐTL)
- 2. Nguyên tắc và Kết cấu Bảng phân bổ tiền lương
- 2.1. Căn cứ lập bảng
- 2.2. Tỷ lệ trích nộp theo quy định mới
- 3. Phương pháp ghi chép chi tiết (Quy trình Semantic)
- Bước 1: Ghi nhận cột "Tiền lương" (Ghi Có TK 334)
- Bước 2: Ghi nhận các khoản trích theo lương (Ghi Có TK 338)
- Bước 3: Tổng hợp (Cross-check)
- 4. Hạch toán kế toán và Ví dụ minh họa
- 5. Lưu ý về tuân thủ và các rủi ro pháp lý
Trong hệ thống chứng từ kế toán, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương là chứng từ bắt buộc nhằm tập hợp và phân bổ chi phí nhân công vào các đối tượng tập hợp chi phí (sản phẩm, dịch vụ, phòng ban, bộ phận). Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để:
- Ghi sổ kế toán các tài khoản chi phí (622, 627, 641, 642) và các tài khoản công nợ (334, 338).
- Chứng minh tính hợp lý, hợp lệ của chi phí tiền lương khi quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
- Phục vụ công tác tính giá thành sản phẩm và phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách lập bảng dựa trên nguyên tắc kế toán hiện hành và các cập nhật mới nhất tại Thông tư 99/2025/TT-BTC (quy định về chế độ kế toán hoặc hướng dẫn đặc thù áp dụng cho năm tài chính hiện tại).
1. Mẫu bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (Mẫu số: 08 - LĐTL)
Mẫu số: 08 - LĐTL được ban hành theo Phụ lục I danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán của Thông tư số 99/2025/TT-BTC.
>> Tải về: Mẫu bảng phân bổ tienè lương và các khoản trích theo lương (Mẫu số: 08 - LĐTL)
| Đơn vị: ................ | Mẫu số: 08 - LĐTL |
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Tháng... năm...
Số: …………..
| Số TT | Ghi Có Tài khoản
Đối tượng | TK 334 - Phải trả người lao động | TK 338 - Phải trả, phải nộp khác | TK 335 Chi phí phải trả | Tổng cộng | ||||||
| Lương | Các khoản khác | Cộng Có TK334 | Kinh phí công đoàn | Bảo hiểm xã hội | Bảo hiểm y tế | Bảo hiểm thất nghiệp | Cộng Có TK 338 (3382, 3383, 3384, 3386) | ||||
| A | B | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| 1 | TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp - Phân xưởng (sản phẩm) - ………………. - Phân xưởng (sản phẩm) - ………………. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 2 | TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công - ………………. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 3 | TK 627- Chi phí sản xuất chung - Phân xưởng (sản phẩm) - ………………. - Phân xưởng (sản phẩm) - ………………. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 4 | TK 641 - Chi phí bán hàng |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 5 | TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 6 | TK 242 - Chi phí chờ phân bổ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 7 | TK 335 - Chi phí phải trả |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 8 | TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 9 | TK 334 - Phải trả người lao động |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 10 | TK 338 - Phải trả, phải nộp khác |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 11 | …………….. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Cộng: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Ngày....tháng....năm.... |
Ghi chú: Tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị mình, doanh nghiệp được xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán.
Hướng dẫn kế toán lập bảng phân bổ tiền lương đúng luật - Ảnh minh họa
2. Nguyên tắc và Kết cấu Bảng phân bổ tiền lương
Bảng phân bổ tiền lương thường được lập định kỳ hàng tháng. Cấu trúc chuẩn bao gồm các cột dọc phản ánh các khoản mục chi phí (Lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) và các dòng ngang phản ánh bộ phận sử dụng lao động.
2.1. Căn cứ lập bảng
Để lập bảng chính xác, kế toán cần tập hợp dữ liệu từ:
- Bảng chấm công (thực tế làm việc, làm thêm giờ).
- Bảng thanh toán tiền lương và thu nhập.
- Hợp đồng lao động và các quyết định lương, thưởng.
- Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn hiện hành (áp dụng năm 2025-2026).
2.2. Tỷ lệ trích nộp theo quy định mới
Giả định mức trích đóng bảo hiểm không thay đổi đột biến so với lộ trình cải cách tiền lương, tỷ lệ trích tính vào chi phí doanh nghiệp và trừ vào lương người lao động như sau:
| Khoản trích | Tính vào Chi phí DN (Nợ TK Chi phí / Có 338) | Trừ vào Lương NLĐ (Nợ 334 / Có 338) | Tổng cộng |
| BHXH | 17.5% | 8% | 25.5% |
| BHYT | 3% | 1.5% | 4.5% |
| BHTN | 1% | 1% | 2% |
| KPCĐ | 2% | 0% | 2% |
| Tổng | 23.5% | 10.5% | 34% |
Lưu ý: Tỷ lệ này áp dụng trên quỹ lương đóng bảo hiểm (lương cơ bản + phụ cấp đóng bảo hiểm), không áp dụng trên toàn bộ thu nhập thực tế nếu có các khoản không đóng bảo hiểm.
3. Phương pháp ghi chép chi tiết (Quy trình Semantic)
Kế toán thực hiện ghi chép theo các cột và dòng tương ứng trên mẫu biểu ban hành kèm theo Thông tư.
Bước 1: Ghi nhận cột "Tiền lương" (Ghi Có TK 334)
Cột này phản ánh tổng số tiền lương phải trả cho người lao động trong kỳ (bao gồm lương chính, lương phụ, phụ cấp...).
- Dòng "Phân xưởng sản xuất" (TK 622): Ghi lương của công nhân trực tiếp sản xuất.
- Dòng "Bộ phận quản lý phân xưởng" (TK 627): Ghi lương của quản đốc, nhân viên kho, thống kê xưởng.
- Dòng "Bộ phận bán hàng" (TK 641): Ghi lương nhân viên kinh doanh, marketing, showroom.
- Dòng "Bộ phận quản lý doanh nghiệp" (TK 642): Ghi lương Ban giám đốc, kế toán, hành chính nhân sự.
Bước 2: Ghi nhận các khoản trích theo lương (Ghi Có TK 338)
Tại các cột BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ:
- Tính toán số tiền trích tính vào chi phí doanh nghiệp: Số tiền = (Lương đóng BH) x 23.5%
- Số liệu này được điền vào các dòng tương ứng với bộ phận chịu chi phí (Ví dụ: Bảo hiểm của công nhân sản xuất thì điền vào dòng Phân xưởng - cột BHXH/BHYT...).
Bước 3: Tổng hợp (Cross-check)
- Cột Tổng cộng: Là tổng số tiền tính vào chi phí (Lương + Các khoản trích tính vào chi phí).
Số liệu dòng "Tổng cộng" cuối bảng phải khớp với Tổng phát sinh Có TK 334 (phần lương) và Có TK 338 (phần trích theo lương tính vào chi phí) trên Sổ Cái.
4. Hạch toán kế toán và Ví dụ minh họa
Dựa trên số liệu từ Bảng phân bổ, kế toán thực hiện các bút toán định khoản sau:
1. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp (Bộ phận sản xuất):
- Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp (Chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí).
- Có TK 334 – Phải trả người lao động (Tiền lương).
- Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (Các khoản trích theo lương 23.5%).
2. Hạch toán chi phí sản xuất chung (Bộ phận quản lý xưởng):
- Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6271).
- Có TK 334, 338.
3. Hạch toán chi phí bán hàng và quản lý:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6411).
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421).
- Có TK 334, 338.
Ví dụ thực tế:
Công ty A có bảng lương tháng 01/2026 như sau:
- Bộ phận SX: Lương 100 triệu.
- Bộ phận VP: Lương 50 triệu.
(Giả sử toàn bộ lương đều đóng bảo hiểm).
Trên Bảng phân bổ tiền lương sẽ thể hiện:
- Dòng SX (Cột Lương): 100.000.000 đ.
- Dòng SX (Cột BHXH 17.5%): 17.500.000 đ.
- Dòng VP (Cột Lương): 50.000.000 đ.
- Dòng VP (Cột BHXH 17.5%): 8.750.000 đ.
Ví dụ về cách điền mẫu bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương:
MẪU BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
(Dùng cho mục đích hạch toán và phân tích chi phí)
- Đơn vị: Công ty Cổ phần ABC
- Tháng/Năm: Tháng 01 năm 2026
- Đơn vị tính: Việt Nam Đồng (VNĐ)
| STT | Đối tượng tập hợp chi phí | TK Nợ (Ghi nhận CP) | Tổng quỹ lương (Có TK 334) | CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TÍNH VÀO CHI PHÍ (Có TK 338) | Tổng các khoản trích | TỔNG CỘNG (Vào Chi phí) | |||
| (1) | BHXH (17.5%) | BHYT (3%) | BHTN (1%) | KPCĐ (2%) | (2) | (3) = (1) + (2) | |||
| I | Bộ phận Sản xuất | ||||||||
| 1 | Công nhân trực tiếp SX | 622 | 600,000,000 | 105,000,000 | 18,000,000 | 6,000,000 | 12,000,000 | 141,000,000 | 741,000,000 |
| 2 | Quản lý phân xưởng | 627 | 100,000,000 | 17,500,000 | 3,000,000 | 1,000,000 | 2,000,000 | 23,500,000 | 123,500,000 |
| II | Bộ phận Bán hàng | 641 | 150,000,000 | 26,250,000 | 4,500,000 | 1,500,000 | 3,000,000 | 35,250,000 | 185,250,000 |
| III | Bộ phận QLDN | 642 | 150,000,000 | 26,250,000 | 4,500,000 | 1,500,000 | 3,000,000 | 35,250,000 | 185,250,000 |
| TỔNG CỘNG | 1,000,000,000 | 175,000,000 | 30,000,000 | 10,000,000 | 20,000,000 | 235,000,000 | 1,235,000,000 |
Diễn giải chi tiết số liệu & Hướng dẫn hạch toán
Để giúp bạn hiểu rõ cách vận hành bảng trên vào sổ sách kế toán, Công ty Luật Minh Khuê phân tích chi tiết các cột mục như sau:
1. Cột "Tổng quỹ lương" (Cột 1)
Đây là số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động trong kỳ (Lương cơ bản + Phụ cấp lương + Các khoản bổ sung khác thuộc quỹ lương).
- Hạch toán: Ghi Có TK 334 (Phải trả người lao động).
- Kiểm soát: Tổng số tiền tại cột này (1 tỷ đồng) phải khớp với dòng "Tổng cộng" trên Bảng thanh toán tiền lương.
2. Các cột "Trích theo lương" (Cột BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ)
Đây là phần chi phí doanh nghiệp phải chịu thay cho người lao động (tính ngoài lương) để nộp cho cơ quan bảo hiểm và công đoàn.
Tỷ lệ áp dụng (Giả định 2025): 23.5% trên quỹ lương đóng bảo hiểm.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp có các khoản phụ cấp không đóng bảo hiểm (như phụ cấp ăn trưa, điện thoại...), bạn cần tách riêng dòng hoặc cột để tính toán chính xác phần lương làm căn cứ đóng BHXH.
Hạch toán: Ghi Có TK 338 (Chi tiết 3383, 3384, 3386, 3382).
3. Cột "Tổng cộng vào chi phí" (Cột 3)
Đây là tổng chi phí nhân sự mà doanh nghiệp được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Đối với Bộ phận Sản xuất (TK 622, 627): Số liệu này sẽ được kết chuyển vào TK 154 (Chi phí SXKD dở dang) để tính giá thành sản phẩm.
- Đối với Bộ phận Bán hàng/QLDN (TK 641, 642): Số liệu này được kết chuyển vào TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh) cuối kỳ.
Ghi chú pháp lý quan trọng:
Tính hợp lệ của chi phí: Để con số 1.235.000.000 VNĐ nêu trên được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo:
- Người lao động đã ký Hợp đồng lao động hợp pháp.
- Đã đăng ký thang bảng lương và nộp hồ sơ bảo hiểm đầy đủ.
- Chứng từ thanh toán lương có chữ ký đầy đủ hoặc chứng từ ngân hàng hợp lệ.
Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Lưu ý phần KPCĐ (2%) doanh nghiệp phải đóng dù có thành lập công đoàn cơ sở hay không.
5. Lưu ý về tuân thủ và các rủi ro pháp lý
- Tính nhất quán: Số liệu trên Bảng phân bổ tiền lương phải khớp đúng với Tờ khai Quyết toán thuế TNCN và Tờ khai quyết toán Thuế TNDN. Sai lệch giữa các báo cáo này là "red flag" (cờ đỏ) đối với cơ quan thuế khi thanh tra.
- Ký duyệt: Bảng phân bổ phải có đầy đủ chữ ký của: Người lập, Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt.
- Hồ sơ đi kèm: Để chi phí lương được coi là chi phí được trừ hợp lệ (Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và các văn bản sửa đổi), doanh nghiệp cần lưu trữ kèm: Hợp đồng lao động, Quy chế lương thưởng, Bảng chấm công.
- Đối với Thông tư 99/2025/TT-BTC: Doanh nghiệp cần lưu ý cập nhật các biểu mẫu mới nhất nếu Thông tư này có quy định thay đổi về mã số tài khoản hoặc phương thức hạch toán đặc thù cho lĩnh vực công hoặc doanh nghiệp đặc thù. Nếu không có thay đổi về tài khoản, bản chất phương pháp phân bổ vẫn tuân thủ nguyên tắc "Phát sinh ở đâu, hạch toán vào đó".
Tóm lại, việc lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ là thủ tục hạch toán đơn thuần mà là bước kiểm soát chi phí nhân sự trọng yếu. Kế toán cần nắm vững bản chất các khoản trích theo lương (tỷ lệ 2026) và phân loại đúng bộ phận để đảm bảo giá thành sản phẩm chính xác và an toàn về thuế.
Công ty Luật Minh Khuê sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hệ thống kế toán, tư vấn pháp luật lao động và giải quyết các tranh chấp liên quan đến tiền lương, bảo hiểm. Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ: 1900.6162 hoặc đặt lịch tư vấn trực tiếp tại trụ sở của Chúng tôi tại Hà Nội và TPHCM.
