Cách hiểu về hồ sơ khai thuế như thế nào?

Hồ sơ khai thuế tờ khai thuế và các chứng từ, tài liệu liên quan làm căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế của người nộp thuế với ngân sách nhà nước do người nộp thuế lập và gửi đến cơ quan quản lý thuế bằng phương thức điện tử hoặc giấy. Người nộp thuế phải khai tờ khai thuế, bảng kê, phụ lục (nếu có) theo đúng mẫu quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ các nội dung trong tờ khai thuế, bảng kê, phụ lục; nộp đầy đủ các chứng từ, tài liệu quy định trong hồ sơ khai thuế với cơ quan quản lý thuế. Đối với một số loại giấy tờ trong hồ sơ khai thuế mà Bộ Tài chính không ban hành mẫu nhưng pháp luật có liên quan có quy định mẫu thì thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan. Chẳng hạn như hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng theo tháng, theo quý, hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng, theo quý.....

Ý nghĩa của việc quy định về hồ sơ khai thuế.

Hồ sơ khai thuế và hồ sơ khai bổ sung là căn cứ để người nộp thuế tự tính số tiền thuế phải nộp, số tiền thuế phải nộp bổ sung, tiền chậm nộp (nếu có) và nộp tiền vào ngân sách nhà nước theo quy định . Cơ quan quản lý thuế thực hiện ấn định thuế theo quy định trong trường hợp phát hiện người nộp thuế khai không đầy đủ, không chính xác về căn cứ tính thuế, số tiền thuế phải nộp trong hồ sơ khai thuế.
Cơ quan quản lý thuế căn cứ hồ sơ khai thuế của người nộp thuế, thông tin của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các thông tin quản lý thuế để tính số tiền thuế phải nộp và thông báo số tiền thuế phải nộp cho người nộp thuế theo quy định.
Cơ quan thuế căn cứ hồ sơ khai thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán và các thông tin quản lý thuế để xác định mức thuế khoán theo quy định.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hồ sơ và thời hạn khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới thành lập ?

Các loại hồ sơ khai thuế

Hồ sơ khai thuế tương ứng với từng loại thuế, người nộp thuế, phù hợp vơi phương pháp tính thuế, kỳ tính thuế (tháng, quý, năm, từng lần phát sinh hoặc quyết toán). Trường hợp cùng một loại thuế mà người nộp thuế có nhiều hoạt động kinh doanh thì thực hiện khai chung trên một hồ sơ khai thuế, trừ các trường hợp sau:

a) Người nộp thuế có nhiều hoạt động kinh doanh trong đó có hoạt động xổ số kiến thiết, xổ số điện toán thì phải lập hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt, lợi nhuận sau thuế riêng cho hoạt động xổ số kiến thiết, xổ số điện toán.

b) Người nộp thuế có nhiều hoạt động kinh doanh trong đó có hoạt động mua bán, chế tác vàng, bạc, đá quý thì phải lập hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng riêng cho hoạt động mua bán, chế tác vàng, bạc, đá quý.

c) Người nộp thuế có khoản thu hộ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao thì phải lập hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng riêng cho hoạt động thu hộ.

d) Người nộp thuế đang hoạt động có dự án đầu tư thuộc diện được hoàn thuế giá trị gia tăng thì phải lập hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng riêng cho từng dự án đầu tư; đồng thời phải bù trừ số thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào sử dụng cho từng dự án đầu tư với số thuế giá trị gia tăng phải nộp (nếu có) của hoạt động, kinh doanh đang thực hiện cùng kỳ tính thuế.

đ) Người nộp thuế được giao quản lý hợp đồng hợp tác kinh doanh với tổ chức nhưng không thành lập pháp nhân riêng thì thực hiện khai thuế riêng đối với hợp đồng hợp tác kinh doanh theo thỏa thuận tại hợp đồng hợp tác kinh doanh.
Các loại hồ sơ khai thuế cơ bản theo một số tiêu chí nhất định ( theo kỳ kê khai)
1. Hồ sơ khai thuế đôi với loại thuế khai và nộp theo tháng là tờ khai thuế tháng.
2. Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo quý là tờ khai thuế quý.
3. Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo nám bao gồm:
a) Hồ sơ khai thuế năm gồm tờ khai thuế nám và các tài liệu khác có liên quan đến xác định số tiền thuế phải nộp;
b) Hồ sơ khai quyết toán thuế khi kết thúc năm gồm tờ khai quyết toán thuế năm, báo cáo tài chính năm, tờ khai giao dịch liên kết; các tài liệu khác có liên quan đến quyết toán thuế.
4. Hồ sơ khai thuế đốì với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế bao gồm:
a) Tờ khai thuế;
b) Hóa đơn, hợp đồng và chứng từ khác có liên quan đến nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.
5. Đốì với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thì hồ sơ hải quan theo quy định của Luật Hải quan được sử dụng làm hồ sơ khai thuế.
6. Hồ sơ khai thuế đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, tổ chức lại doanh nghiệp bao gồm:
a) Tờ khai quyết toán thuế;
b) Báo cáo tài chính đến thời điểm chấm dứt hoạt động hoặc chấm dứt hợp đồng hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức lại doanh nghiệp;
c) Tài liệu khác có liên quan đến quyết toán thuế.
7. Báo cáo lợi nhuận liên quốc gia trong trường hợp người nộp thuế là công ty mẹ tốì cao của tập đoàn tại Việt Nam có phát sinh giao dịch liên kết xuyên biên giới và có mức doanh thu hợp nhất toàn cầu vượt mức quy định hoặc người nộp thuế có công ty mẹ tôi cao tại nước ngoài mà công ty mẹ tối cao có nghĩa vụ lập báo cáo lợi nhuận liên quốc gia theo quy định của nước sở tại.
Đây là một cách tổng quát nhất để phân loại về hồ sơ khai thuế, các loại hồ sơ khai thuế trên sẽ đượcquy định chi tiết và sẽ được chúng tôi hướng dẫn ở một số bài liên quan trên web của Luật Minh Khuê bạn có thể tìm hiểu thêm về quy định loại thuế khai theo tháng, khai theo quý, khai theo nám, khai theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế, khai quyết toán thuế; khai các khoản phải nộp về phí, lệ phí do cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài thực hiện thu; kê khai, cung cấp, trao đổi, sử dụng thông tin đối với báo cáo lợi nhuận liên quốc gia; tiêu chí xác định người nộp thuế để khai thuế theo quý.

Cách nộp hồ sơ khai thuế qua mạng

Đầu tiên, để gửi hồ sơ khai thuế, bạn phải có tờ khai XML, để tạo tờ khai XML bạn có thể kê khai trực tuyến hoặc làm trên phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK 3.8.2.

Sau đây xin hướng dẫn người nộp thuế gửi tờ khai XML sau khi đã kết xuất trên phần mềm HTKK 3.8.2 và kết nối chữ ký số với máy tính.

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống và đăng ký tờ khai

- Bạn đăng nhập vào trang: nhantokhai.gdt.gov.vn

Tên đăng nhập là mã số thuế của công ty bạn

Mật khẩu: Mật khẩu đã đăng ký sử dụng hệ thống.

- Sau khi đăng nhập, bạn chọn , bấm vào .

Màn hình hệ thống hiện ra danh sách các tờ khai để bạn lựa chọn tờ khai cần đăng ký. Bạn bấm chọn tờ khai cần đăng ký và chọn thời điểm bắt đầu sử dụng tờ khai.

Sau đó bạn bấm vào để hệ thống chuyển sang danh sách tờ khai bạn muốn đăng ký trong lần này, bấm để hoàn tất đăng ký.

Bước 2: Nộp tờ khai

- Bạn bấm vào mục rồi chọn , màn hình hệ thống sẽ chuyển sang phần chọn tờ khai, khi hệ thống thông báo "Sẵn sàng thực hiện các chức năng" bạn kích chuột vào phần .

- Bạn chọn tờ khai XML đã kết xuất

- Bấm vào mục, hệ thống yêu cầu bạn , bạn nhập mã pin đã được cấp và đợi ký điện tử.

Hệ thống thông báo

- Bấm chọn, đợi truyền tờ khai đến hệ thống của cơ quan thuế, sau khi thành công hệ thống sẽ thông báo

Bước 3: Tra cứu tờ khai

- Bạn bấm vào mục chọn , hệ thống hiện ra bảng chức năng chọn các loại tờ khai muốn tra cứu và thời gian nộp, sau khi chọn xong các tiêu chí cần tra cứu, bạn bấm vào , hệ thống sẽ hiện ra danh sách các tờ khai bạn đã nộp theo điều kiện tra cứu của bạn.

- Tại đó bạn sẽ thấy thông báo "Hồ sơ đã được gửi đến cơ quan thuế", bạn có thể kích vào dấu mũi tên ở bên cạnh để xem chi tiết.

Các lưu ý khi nộp tờ khai:

- Trong quá trình nộp tờ khai thuế, người nộp thuế sẽ gặp phải một số lỗi, để giảm thiểu lỗi khi nộp tờ khai và tránh mất thời gian của người nộp thuế, người nộp thuế cần lưu ý một số ý sau:

- Thứ nhất, Sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK phiên bản nâng cấp mới nhất, tải phần mềm hỗ trợ kê khai thuế hiện tại là HTKK 3.8.2

- Thứ hai, Kiểm tra file XML trước khi nộp để tránh có chỉ tiêu sau

- Thứ ba, chữ ký số phải còn hạn sử dụng, nếu đã hết hạn bạn liên hệ với nhà cung cấp để gia hạn chữ ký số.

- Thứ tư, cài bản java tương thích với máy tính của bạn, không nâng cấp java nếu không cần thiết.

- Thứ năm, sử dụng trình duyệt Internet Explore phiên bản 7.0 trở lên

Hướng dẫn xử lý một số lỗi trong quá trình nộp tờ khai:

- Lỗi 1: "Tờ khai không đúng định dạng XSD, dữ liệu sai tại dòng.... Chi tiết:......"

Để xử lý lỗi này có 2 cách:

Cách 1: Bạn gỡ bỏ phần mềm HTKK cũ và cài phần mềm HTKK mới nhất, làm lại tờ khai hoặc phục hồi dữ liệu, làm lại tờ khai để nộp lại tờ khai

Cách 2: Nếu như sau khi làm tại cách 1 vẫn báo lỗi, bạn xem chi tiết lỗi và sửa trực tiếp tại dòng có lỗi bằng ứng dụng Notepad++ trên máy tính (Hoặc chuột phải vào tờ khai, chọn edit để sửa) sửa trực tiếp vào dòng bị lỗi.

- Lỗi 2: Khi nộp tờ khai, hệ thống thông báo "Đang tải thư viện, xin chờ trong giây lát", nhưng mãi không cho chọn tờ khai tải lên

Lỗi này có 2 nguyên nhân:

Thứ nhất, Bản java không tương thích

Để xử lý lỗi này bạn gỡ bản java cũ và cài bản java tương ứng, có thể cài java trực tiếp trên trang nhantokhai (Hiện tại là java 7u79)

Thứ hai, Khi cắm chữ ký số, vào màn hình chọn tờ khai, hệ thống hiện ra câu hỏi bạn có đồng ý sử dụng không, bạn không accept hệ thống.

Để xử lý lỗi này, bạn đăng xuất khỏi hệ thống, vào lại phần nộp tờ khai, tích vào accept và bấm ok.

- Lỗi 3: Mã pin sai khi ký kiện tử

Với lỗi này là do bạn nhập sai mã pin đã được cấp, để xử lý bạn liên hệ với tổ chức cung cấp mã số thuế cho công ty bạn để được hướng dẫn nhập lại hoặc cấp lại mã pin.

- Lỗi 4: Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng

Với lỗi này có 3 trường hợp:

Thứ nhất, bạn cắm chữ ký số nhưng máy tính chưa nhận hoặc cắm nhầm chữ ký số của 1 đơn vị khác. Với lỗi này, bạn rút chữ ký số ra cắm lại hoặc tìm đúng chữ ký số của đơn vị mà bạn cần kê khai.

Thứ hai, series của chữ ký số không khớp với series đã đăng ký trước đây, với lỗi này bạn tiến hành cập nhật lại số series mới trong phần thay đổi thông tin.

Thứ ba, chữ ký số của bạn đã hết hạn và cần phải gia hạn.Bạn liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để tiến hành gia hạn.

Bạn đang theo dõi bài viết được biên tập trên trang web của Luật Minh Khuê. Nếu có thắc mắc hay cần hỗ trợ tư vấn pháp luật từ các Luật sư, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900.6162 để được hỗ trợ hiệu quả và tối ưu nhất.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn luật thuế - Công ty luật MInh Khuê