Đầu tiên, để gửi hồ sơ khai thuế, bạn phải có tờ khai XML, để tạo tờ khai XML bạn có thể kê khai trực tuyến hoặc làm trên phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK 3.8.2.

Sau  đây xin hướng dẫn người nộp thuế gửi tờ khai XML sau khi đã kết xuất trên phần mềm HTKK 3.8.2 và kết nối chữ ký số với máy tính.

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống và đăng ký tờ khai

- Bạn đăng nhập vào trang: nhantokhai.gdt.gov.vn 

Tên đăng nhập là mã số thuế của công ty bạn

Mật khẩu: Mật khẩu đã đăng ký sử dụng hệ thống.

- Sau khi đăng nhập, bạn chọn , bấm vào <đăng ký="" thêm="" tờ="" khai="">.

Màn hình hệ thống hiện ra danh sách các tờ khai để bạn lựa chọn tờ khai cần đăng ký. Bạn bấm chọn tờ khai cần đăng ký và chọn thời điểm bắt đầu sử dụng tờ khai.

Sau đó bạn bấm vào để hệ thống chuyển sang danh sách tờ khai bạn muốn đăng ký trong lần này, bấm để hoàn tất đăng ký.

Bước 2: Nộp tờ khai

>> Xem thêm:  Xử lý khai sai chỉ tiêu [21]- Tổng số lao động trên tờ khai 05/QTT-TNCN ?

- Bạn bấm vào mục rồi chọn , màn hình hệ thống sẽ chuyển sang phần chọn tờ khai, khi hệ thống thông báo "Sẵn sàng thực hiện các chức năng" bạn kích chuột vào phần .

- Bạn chọn tờ khai XML đã kết xuất

- Bấm vào mục , hệ thống yêu cầu bạn , bạn nhập mã pin đã được cấp và đợi ký điện tử.

Hệ thống thông báo

- Bấm chọn , đợi truyền tờ khai đến hệ thống của cơ quan thuế, sau khi thành công hệ thống sẽ thông báo

Bước 3: Tra cứu tờ khai

- Bạn bấm vào mục chọn , hệ thống hiện ra bảng chức năng chọn các loại tờ khai muốn tra cứu và thời gian nộp, sau khi chọn xong các tiêu chí cần tra cứu, bạn bấm vào , hệ thống sẽ hiện ra danh sách các tờ khai bạn đã nộp theo điều kiện tra cứu của bạn.

- Tại đó bạn sẽ thấy thông báo "Hồ sơ đã được gửi đến cơ quan thuế", bạn có thể kích vào dấu mũi tên ở bên cạnh để xem chi tiết.

Các lưu ý khi nộp tờ khai:

- Trong quá trình nộp tờ khai thuế, người nộp thuế sẽ gặp phải một số lỗi, để giảm thiểu lỗi khi nộp tờ khai và tránh mất thời gian của người nộp thuế, người nộp thuế cần lưu ý một số ý sau:

- Thứ nhất, Sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK phiên bản nâng cấp mới nhất, tải phần mềm hỗ trợ kê khai thuế hiện tại là HTKK 3.8.2

- Thứ hai, Kiểm tra file XML trước khi nộp để tránh có chỉ tiêu sau

- Thứ ba, chữ ký số phải còn hạn sử dụng, nếu đã hết hạn bạn liên hệ với nhà cung cấp để gia hạn chữ ký số.

- Thứ tư, cài bản java tương thích với máy tính của bạn, không nâng cấp java nếu không cần thiết.

- Thứ năm, sử dụng trình duyệt Internet Explore phiên bản 7.0 trở lên

Hướng dẫn xử lý một số lỗi trong quá trình nộp tờ khai:

- Lỗi 1: "Tờ khai không đúng định dạng XSD, dữ liệu sai tại dòng.... Chi tiết:......"

Để xử lý lỗi này có 2 cách: 

Cách 1: Bạn gỡ bỏ phần mềm HTKK cũ và cài phần mềm HTKK mới nhất, làm lại tờ khai hoặc phục hồi dữ liệu, làm lại tờ khai để nộp lại tờ khai

Cách 2: Nếu như sau khi làm tại cách 1 vẫn báo lỗi, bạn xem chi tiết lỗi và sửa trực tiếp tại dòng có lỗi bằng ứng dụng Notepad++ trên máy tính (Hoặc chuột phải vào tờ khai, chọn edit để sửa) sửa trực tiếp vào dòng bị lỗi.

- Lỗi 2: Khi nộp tờ khai, hệ thống thông báo "Đang tải thư viện, xin chờ trong giây lát", nhưng mãi không cho chọn tờ khai tải lên

Lỗi này có 2 nguyên nhân: 

Thứ nhất, Bản java không tương thích

Để xử lý lỗi này bạn gỡ bản java cũ và cài bản java tương ứng, có thể cài java trực tiếp trên trang nhantokhai (Hiện tại là java 7u79)

Thứ hai, Khi cắm chữ ký số, vào màn hình chọn tờ khai, hệ thống hiện ra câu hỏi bạn có đồng ý sử dụng không, bạn không accept hệ thống. 

Để xử lý lỗi này, bạn đăng xuất khỏi hệ thống, vào lại phần nộp tờ khai, tích vào accept và bấm ok.

- Lỗi 3: Mã pin sai  khi ký kiện tử

Với lỗi này là do bạn nhập sai mã pin đã được cấp, để xử lý bạn liên hệ với tổ chức cung cấp mã số thuế cho công ty bạn để được hướng dẫn nhập lại hoặc cấp lại mã pin.

- Lỗi 4: Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng

Với lỗi này có 3 trường hợp: 

Thứ nhất, bạn cắm chữ ký số nhưng máy tính chưa nhận hoặc cắm nhầm chữ ký số của 1 đơn vị khác. Với lỗi này, bạn rút chữ ký số ra cắm lại hoặc tìm đúng chữ ký số của  đơn vị mà bạn cần kê khai.

Thứ hai, series của chữ ký số không khớp với series đã đăng ký trước đây, với lỗi này bạn tiến hành cập nhật lại số series mới trong phần thay đổi thông tin.

Thứ ba, chữ ký số của bạn đã hết hạn và cần phải gia hạn.Bạn liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để tiến hành gia hạn.

Bạn đang theo dõi bài viết được biên tập trên trang web của Luật Minh Khuê. Nếu có thắc mắc hay cần hỗ trợ tư vấn pháp luật từ các Luật sư, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900.6162 để được hỗ trợ hiệu quả và tối ưu nhất.

Trân trọng./.

Chuyên viên tư vấn: Nguyễn Quỳnh - Bộ phận tư vấn luật thuế - Công ty luật MInh Khuê