Trường hợp nào được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài ?

Tài liệu lưu trữ, với tư cách là "vật chứng của lịch sử" và căn cứ pháp lý cốt lõi, thường được quy định phải bảo quản nghiêm ngặt tại các kho lưu trữ chuyên dụng nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối trước các nguy cơ hư hại hoặc thất thoát. Tuy nhiên, trong dòng chảy vận hành của bộ máy hành chính và nhu cầu khách quan của đời sống xã hội, có những thời điểm tài liệu cần phải được "rời kho" để phục vụ các mục đích chính trị, pháp lý hoặc văn hóa đặc thù. Việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài không đơn thuần là một hành vi di chuyển vật lý, mà là một quy trình pháp lý đặc biệt, đòi hỏi sự phê chuẩn khắt khe và hệ thống giám sát chặt chẽ.

Theo tinh thần của Luật Lưu trữ 2024, ranh giới giữa việc sử dụng tài liệu tại chỗ và việc mang tài liệu ra khỏi khuôn viên lưu trữ được thiết lập bằng những điều kiện tiên quyết và danh mục các trường hợp giới hạn. Điều này nhằm ngăn chặn mọi kịch bản xâm phạm đến tính toàn vẹn của hồ sơ, đồng thời vẫn đảm bảo tính linh hoạt cho các hoạt động như triển lãm quốc tế, phục vụ xét xử hoặc tu bổ chuyên sâu. 

1. Trường hợp nào được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài ?

Căn cứ quy định tại Điều 24 Luật Lưu trữ năm 2024, việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử không phải là quyền tự do mà chỉ được thực hiện trong những trường hợp nhất định, khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp luật đặt ra.

1.1. Trường hợp có quyết định của người có thẩm quyền và bảo đảm hoàn trả tài liệu

Căn cứ khoản 1 Điều 24 Luật Lưu trữ năm 2024, tài liệu lưu trữ chỉ được phép mang ra ngoài khi có quyết định của người có thẩm quyền theo quy định tại các khoản 2, 3 và 4 của Điều này, đồng thời phải bảo đảm “được hoàn trả đầy đủ, nguyên vẹn”.

Quy định này mang tính nguyên tắc chung, áp dụng cho mọi trường hợp. Điều đó có nghĩa, dù thuộc bất kỳ loại tài liệu hay chủ thể quản lý nào, việc mang tài liệu ra ngoài đều phải được kiểm soát thông qua quyết định hợp pháp và đi kèm nghĩa vụ bảo quản, hoàn trả. Đây là cơ chế nhằm bảo vệ an toàn tài liệu, tránh thất lạc hoặc bị khai thác trái phép.

1.2. Trường hợp đối với tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

Theo khoản 2 Điều 24 Luật Lưu trữ năm 2024, việc mang tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ra ngoài không áp dụng cơ chế chung của cơ quan nhà nước mà do cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định.

Điều này xuất phát từ tính chất đặc biệt của tài liệu lưu trữ Đảng, thường gắn với yếu tố chính trị, bảo mật và định hướng chiến lược. Do đó, thẩm quyền quyết định được trao cho hệ thống cơ quan của Đảng nhằm bảo đảm kiểm soát chặt chẽ và phù hợp với quy định nội bộ của Đảng, thay vì áp dụng thống nhất theo cơ chế hành chính nhà nước.

1.3. Trường hợp theo thẩm quyền cụ thể đối với từng loại tài liệu và phạm vi sử dụng

Khoản 3 Điều 24 Luật Lưu trữ năm 2024 quy định chi tiết các trường hợp được phép mang tài liệu ra ngoài dựa trên thẩm quyền của từng chủ thể quản lý, tương ứng với phạm vi sử dụng trong nước hoặc nước ngoài.

Đối với tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương và có nhu cầu mang ra nước ngoài, thẩm quyền quyết định thuộc về Bộ trưởng Bộ Nội vụ theo điểm a khoản 3 Điều 24. Điều này phản ánh vai trò quản lý thống nhất của cơ quan trung ương đối với tài liệu có giá trị quốc gia. Trong khi đó, đối với tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, việc mang ra nước ngoài phải do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định, theo điểm b khoản 3 Điều 24. Quy định này bảo đảm sự phân cấp quản lý phù hợp với phạm vi địa phương.

Trường hợp tài liệu được mang ra ngoài để sử dụng trong nước, thẩm quyền thuộc về người đứng đầu lưu trữ lịch sử, theo điểm c khoản 3 Điều 24. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác tài liệu phục vụ nghiên cứu, công tác mà vẫn bảo đảm kiểm soát. Đối với tài liệu thuộc lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có quyền quyết định việc mang tài liệu ra ngoài để sử dụng trong nước hoặc nước ngoài, theo điểm d khoản 3 Điều 24. Quy định này gắn trách nhiệm trực tiếp với chủ thể đang quản lý tài liệu.

1.4. Trường hợp đối với tài liệu thuộc lĩnh vực quốc phòng, công an và ngoại giao

Theo khoản 4 Điều 24 Luật Lưu trữ năm 2024, đối với tài liệu thuộc các lĩnh vực đặc thù như quốc phòng, an ninh và ngoại giao, việc mang tài liệu ra ngoài được thực hiện theo quy định riêng do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an và Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành.

Quy định này xuất phát từ tính chất nhạy cảm, liên quan trực tiếp đến bí mật nhà nước và an ninh quốc gia. Do đó, pháp luật không quy định cứng mà trao quyền cho các bộ quản lý chuyên ngành xây dựng cơ chế kiểm soát riêng, phù hợp với yêu cầu bảo mật và đặc thù hoạt động của từng lĩnh vực.

2. Nguyên tắc chung về di chuyển tài liệu 

Điều 24 Luật Lưu trữ năm 2024 quy định tài liệu lưu trữ chỉ được phép mang ra ngoài lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử trong các trường hợp đặc biệt và phải tuân thủ hai điều kiện tiên quyết: phải có quyết định của người có thẩm quyền bằng văn bản và phải được hoàn trả đầy đủ, nguyên vẹn.

Việc di chuyển tài liệu không thể được thực hiện thông qua các thỏa thuận miệng hay các thủ tục nội bộ không chính thức. Quyết định phê duyệt mang tài liệu ra ngoài phải là một văn bản hành chính có đầy đủ giá trị pháp lý, trong đó nêu rõ:

• Danh mục tài liệu cụ thể (số ký hiệu, tên hồ sơ, số lượng trang).
• Mục đích của việc mang tài liệu ra ngoài (trưng bày, triển lãm, tu bổ, phục vụ điều tra, v.v.).
• Thời hạn mượn và địa điểm sử dụng tài liệu.
• Trách nhiệm của bên mượn tài liệu trong việc bảo đảm an toàn.

Sự chặt chẽ này nhằm ngăn chặn các hành vi tùy tiện mang tài liệu ra ngoài để phục vụ lợi ích cá nhân hoặc sử dụng sai mục đích, gây nguy cơ thất thoát bí mật nhà nước hoặc hư hỏng tài sản quốc gia.

Tài liệu lưu trữ là những bản gốc hoặc bản chính duy nhất, do đó khả năng phục hồi khi bị hư hỏng là rất thấp hoặc không thể. Luật quy định nghĩa vụ hoàn trả nguyên vẹn không chỉ bó hẹp ở việc trả lại đúng số lượng mà còn bao gồm việc bảo đảm trạng thái vật lý ban đầu của vật mang tin. Để thực hiện điều này, quá trình bàn giao phải đi kèm với việc lập biên bản mô tả chi tiết hiện trạng tài liệu, thậm chí có thể kèm theo ảnh chụp hoặc các bản quét kỹ thuật số để đối chiếu khi hoàn trả.

3. Thẩm quyền cho phép di chuyển tài liệu sử dụng trong nước

Việc phân cấp thẩm quyền trong sử dụng tài liệu lưu trữ nội địa được thiết kế theo hướng gắn trách nhiệm trực tiếp với người quản lý kho lưu trữ.

Thẩm quyền đối với lưu trữ hiện hành: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức là người có thẩm quyền cao nhất quyết định việc mang tài liệu tại lưu trữ hiện hành ra ngoài cơ quan. Quyền hạn này xuất phát từ thực tế là tài liệu lưu trữ hiện hành chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành hằng ngày của chính cơ quan đó. Người đứng đầu cơ quan phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu quyết định của mình dẫn đến việc tài liệu bị thất lạc hoặc hư hại.

Thẩm quyền đối với lưu trữ lịch sử: Khi tài liệu đã được nộp vào lưu trữ lịch sử, nó không còn thuộc quyền quản lý riêng của cơ quan tạo lập mà trở thành tài sản thuộc sự quản lý chuyên môn của ngành lưu trữ. Theo đó, Người đứng đầu lưu trữ lịch sử là người quyết định việc cho phép mang tài liệu ra ngoài để sử dụng trong nước. Lưu trữ lịch sử ở đây bao gồm các Trung tâm Lưu trữ quốc gia ở trung ương (thuộc Bộ Nội vụ) và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh (thuộc Sở Nội vụ). Quy định này bảo đảm tính chuyên nghiệp trong việc đánh giá khả năng bảo quản của bên mượn và mức độ an toàn của tài liệu khi rời khỏi kho chuyên dụng.

4. Quy định đối với việc mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài

Đây là hoạt động có mức độ kiểm soát cao nhất do liên quan đến an ninh quốc gia và chủ quyền thông tin của đất nước. Luật Lưu trữ 2024 thiết lập một quy trình phê duyệt ở cấp cao nhất. Thẩm quyền mang tài liệu ra nước ngoài được phân định theo cấp quản lý tài liệu:

Việc Bộ trưởng Bộ Nội vụ hoặc Chủ tịch UBND cấp tỉnh trực tiếp phê duyệt bảo đảm rằng việc mang tài liệu ra ngoài biên giới phải phục vụ các mục đích chính đáng như hợp tác quốc tế, triển lãm văn hóa tầm cỡ quốc gia hoặc các dự án nghiên cứu khoa học được Nhà nước công nhận.

Một trong những điểm quan trọng nhất tại Điều 3 của Luật là quy định về Bảo vật quốc gia. Nếu tài liệu lưu trữ đã được công nhận là Bảo vật quốc gia, thẩm quyền quyết định việc mang ra nước ngoài thuộc về Thủ tướng Chính phủ. Đây là rào cản pháp lý cao nhất nhằm bảo vệ những tài liệu có giá trị đặc biệt về nội dung, hình thức và ý nghĩa lịch sử mà không gì có thể thay thế được. Mọi thủ tục di chuyển Bảo vật quốc gia còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Di sản văn hóa.

5. Quy định đối với các ngành đặc thù và Phông lưu trữ Đảng

Luật Lưu trữ 2024 thừa nhận tính đặc thù của một số lĩnh vực quan trọng đối với an ninh quốc gia bằng cách dành quyền quy định riêng cho các cơ quan chủ quản.

Khoản 4 Điều 24 quy định Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an và Bộ trưởng Bộ Ngoại giao có thẩm quyền quy định cụ thể việc mang tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của mình ra ngoài để sử dụng ở trong nước và nước ngoài. Sự đặc thù này là cần thiết bởi tài liệu của các ngành này thường chứa đựng các thông tin mật, tối mật hoặc tuyệt mật liên quan đến thế trận quốc phòng, an ninh và các hoạt động đối ngoại của Nhà nước. Việc quản lý tài liệu này do các Bộ trực tiếp thực hiện mà không cần nộp lưu vào các lưu trữ lịch sử thông thường của Nhà nước nếu có quy định riêng.

Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được quản lý theo một hệ thống riêng biệt, thống nhất và bảo mật cao. Tài liệu này bao gồm các văn bản của cơ quan Đảng từ trung ương đến cấp cơ sở, các tổ chức chính trị - xã hội và tài liệu của các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng.

• Thẩm quyền ban hành quy định: Bộ Chính trị, Ban Bí thư hoặc cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định chi tiết về các nghiệp vụ lưu trữ, bao gồm cả việc di chuyển tài liệu.
• Quản lý tập trung: Tài liệu Đảng được lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng và Kho Lưu trữ của các Tỉnh ủy, Thành ủy. Người đứng đầu các cơ quan lưu trữ này có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng và di chuyển tài liệu thuộc phạm vi quản lý theo đúng quy định của Đảng.
• Phối hợp Nhà nước: Dù có cơ chế quản lý riêng, Nhà nước vẫn hỗ trợ ngân sách cho việc bảo vệ các tài liệu Đảng có giá trị đặc biệt nhằm phục vụ lợi ích chung của quốc gia.

Kết luận

Quy định về các trường hợp được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài chính là "chốt chặn" cuối cùng bảo vệ sự tồn tại của di sản tư liệu trước những rủi ro khách quan và chủ quan. Việc cho phép tài liệu rời khỏi kho lưu trữ không phải là sự nới lỏng quản lý, mà là một bước đi có tính toán, dựa trên sự thẩm định kỹ lưỡng về giá trị, tình trạng vật lý và mục đích sử dụng. Mỗi trang tài liệu khi ra ngoài đều mang theo trách nhiệm nặng nề của người quản lý và người sử dụng trong việc duy trì tính nguyên trạng và bảo mật thông tin.

Trong bối cảnh hội nhập và giao lưu văn hóa toàn cầu, các hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ xuyên quốc gia ngày càng phát triển, đòi hỏi một hành lang pháp lý minh bạch và các tiêu chuẩn bảo hiểm, vận chuyển chuyên biệt. Việc thực hiện đúng trình tự, thẩm quyền và thời hạn trả lại tài liệu không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của cơ quan lưu trữ mà còn là thước đo ý thức pháp luật của mỗi cá nhân, tổ chức. Suy cho cùng, việc giữ gìn tài liệu tại kho hay mang ra ngoài sử dụng đều chung một sứ mệnh cao cả: Để giá trị của quá khứ luôn tỏa sáng và phục vụ đắc lực cho sự phát triển bền vững, minh bạch của quốc gia trong tương lai.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!