1. Thông tin cơ bản về hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Tại nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, các loại hóa đơn được liệt kê gồm có hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa, hoạt động vận tải quốc tế; xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán các tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước), tài sản kết cấu hạ tầng, tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp, tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước, tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân, tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền, vật tư, vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.

Bên cạnh các loại hóa đơn nêu trên, các loại tài liệu sau cũng được coi là một loại hóa đơn. Tem, vé thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thi phí dịch vụ ngân hàng; các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

2. Thời điểm lập hóa đơn

Ngoài những trường hợp cụ thể được quy định tại khoản 4 điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng). Trường hợp bàn giao nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

3. Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ

Đối với công chức thuế, nghiêm cấm hành vi gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ; có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; nhận hối lộ thanh tra, kiểm tra về hóa đơn. Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan thì nghiêm cấm thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp; cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ; truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ; đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.

4. Phương án xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập

Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn đã lập chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập hóa đơn mới theo quy định. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, đã cung cấp dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó, phát hiện sai sót thì người bán lập giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

5. Lập hóa đơn và một số lưu ý

Theo quy định tại thông tư 26/2015/TT-BTC, trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính. Trường hợp khi bán hàng, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ "người mua không lấy hóa đơn" hoặc "người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế".

Do đó, trong trường hợp cá nhân, tổ chức cung cấp hàng hóa, dịch vụ lập hóa đơn nhưng người mua hàng không có nhu cầu thì người bán hàng vẫn lập hóa đơn như thông thương nhưng ghi rõ "người mua không lấy hóa đơn" và vẫn thực hiện thủ tục kê khai như thông thường.

Trước đây đối với hóa đơn giấy (hóa đơn đặt in hoặc mua của cơ quan thuế) căn cứ điểm b Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC về hóa đơn quy định như sau:

"...Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”..."

Theo quy định pháp luật trên thì trong trường hợp này bạn vẫn lập hóa đơn như thông thường nhưng ghi rõ "người mua không lấy hóa đơn" và vẫn thực hiện thủ tục kê khai như thông thường. Bài viết tham khảo thêm: Xuất hàng, xuất hóa đơn nhưng khách hàng không nhận hàng hóa do không đúng yêu cầu đề nghị vậy cần giải quyết hóa đơn như thế nào?

Trên đây là bài viết tư vấn về nội dung hóa đơn của Luật Minh Khuê. Mọi vướng mắc Quý bạn đọc vui lòng liên hệ qua số điện thoại 1900.6162 để được chúng tôi tiếp nhận yêu cầu và hỗ trợ. Trân trọng.