Kính chào luật sư! tôi có vấn đề cần tư vấn như sau: Công ty tôi ký hợp đồng mua bán hàng hóa với khách hàng khi xuất hàng đồng thời xuất hóa đơn, khi công ty tôi giao hàng thì bên mua hàng nói hàng hóa không đúng yêu cầu nên không nhận hàng, công ty tôi đã nhập kho số hàng hóa đó vậy hóa đơn đã xuất xử lý như thế nào? Mong luật sư tư vấn giúp tôi, Tôi xin cảm ơn!

Người gửi: Chị X

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn pháp luật thuế công ty luật Minh Khuê.

Luật sư tư vấn pháp luật thuế gọi: 1900.6162

Trả lời:

Chào chị! cảm ơn chị đã gửi thắc mắc của mình tới công ty luật Minh Khuê. Căn cứ những thông tin mà chị cung cấp xin tư vấn cho chị như sau.

1. Cơ sở pháp lý

 

Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính : Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Nội dung phân tích

Như thông tin mà chị đã cung cấp công ty chị đã xuất hóa đơn cho lô hàng xuất kho cho khách hàng tuy nhiên lô hàng bị trả lại do không đúng với yêu cầu của khách hàng, từ phía công ty chị cũng đồng ý nhập lại đơn hàng đó và hủy hợp đồng mua bán với khách hàng trên vậy hóa đơn của cơ quan chị xuất ra cũng cần phải làm thủ tục thu hồi và hủy hóa đơn. Vậy vấn đề của chị đang được quy định tại điều 29 thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

"Điều 29. Hủy hóa đơn
1. Hóa đơn được xác định đã hủy
- Hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hóa đơn nào hoặc không còn chữ trên tờ hóa đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.
- Hóa đơn tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo hóa đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hóa đơn.
2. Các trường hợp hủy hóa đơn
a) Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
c) Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
d) Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh
a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.
c) Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
d) Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
- Biên bản hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
4. Hủy hóa đơn của cơ quan thuế
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.
Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in."

Vậy đối với việc hủy hóa đơn trong trường hợp này chị cần chuẩn bị những chứng từ như sau:

- Biên bản thu hồi hóa đơn có chữ ký xác nhận của cả hai bên, có lý do thu hồi hóa đơn và chữ ký đại diện hợp pháp của hai công ty.

- Biên bản hủy hóa đơn.

- Thông báo hủy hóa đơn, trên thông báo phải có thông tin sau loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC)

3. Các trường hợp hợp lập biên bản hủy hóa đơn

Tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC nêu rõ:
 
Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
Hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp CQT đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày CQT thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Thông tư này cũng quy định, các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

4. Thủ tục tiến hành hủy hóa đơn

Thủ tục tiến hành với các trường hợp hủy hóa đơn đã được quy định rất rõ trong Khoản 3, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Cụ thể, đối tượng áp dụng với các trường hợp hủy hóa đơn sẽ  bao gồm các tổ chức (doanh nghiệp, hợp tác xã…), hộ và cá nhân kinh doanh.
Trình tự thực việc hủy hóa đơn như sau:
Bước 1: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Trước tiên, các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh cần phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Bước 2: Lập Hội đồng hủy hóa đơn
Các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh cần phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Yêu cầu với hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo của tổ chức kinh doanh, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.
Riêng các trường hợp là hộ và cá nhân kinh doanh không phải thành lập hội đồng khi hủy hóa đơn.
Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn.
Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn cần phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót xảy ra.
Theo đó, hồ sơ hủy hóa đơn đối với các trường hợp hủy hóa đơn bao gồm:
- Văn bản quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy. Yêu cầu chi tiết với nội dung cần hủy bao gồm: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
- Biên bản hủy hóa đơn.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số; lý do hủy; ngày giờ hủy; phương pháp hủy.
Theo quy định, các hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.
Riêng với thông báo kết quả hủy hóa đơn sẽ được lập thành 02 bản, 01 bản lưu, 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
- Biên bản hủy hóa đơn.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

5. Mẫu thông báo huỷ hoá đơn

 

Mẫu Thông báo kết quả hủy hóa đơn Mẫu TB03/AC Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính
 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------------------------
 
THÔNG BÁO KẾT QUẢ HỦY HÓA ĐƠN
 
   Kính gửi:……………………………………………..
Tên tổ chức, cá nhân: .................................
Mã số thuế: ................................
Địa chỉ: .......................................................
Phương pháp hủy hóa đơn: ..........................................................................................
Hồi ...... giờ……ngày……tháng……năm…, (tổ chức, cá nhân) thông báo hủy hóa đơn như sau:
STT............................................
Tên loại hóa đơn..................................................
Mẫu số Ký hiệu hóa đơn.......................................................
Từ số...........................................................................................
Đến số ............................................................................................
Số lượng.............................................
 
   Ngày……… tháng………năm………
Người lập biểu        NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
( Ký, ghi rõ họ tên)             (Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu) 
 

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về câu hỏi của quý khách hàng. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật về việc thành lập quản lý dự án và thông tin do quý khách hàng cung cấp. Mục đích đưa ra nội dung tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo.

Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.

Trân trọng!

Bộ phận tư vấn pháp luật thuế