Mục lục bài viết

1. Giới thiệu về công văn giải trình về thuế, hóa đơn

Công văn giải trình vi phạm thuế, hóa đơn là văn bản do doanh nghiệp, tổ chức, hoặc cá nhân lập và gửi đến cơ quan thuế để giải thích lý do về hành vi vi phạm thuế, hóa đơn đã được cơ quan thuế phát hiện. Nhăm cung cấp thông tin, tài liệu để làm rõ hành vi vi phạm. Thể hiện thái độ hợp tác với cơ quan thuế. Đề xuất biện pháp khắc phục vi phạm.

Tầm quan trọng của việc gửi công văn giải trình đúng hạn

- Thể hiện thái độ hợp tác: Việc nộp công văn giải trình đúng hạn thể hiện thái độ hợp tác, tôn trọng pháp luật của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân vi phạm với cơ quan thuế.

- Giảm nhẹ hành vi vi phạm: Trong một số trường hợp, việc nộp công văn giải trình đầy đủ, đúng thời hạn có thể được xem xét là tình tiết giảm nhẹ hành vi vi phạm, giúp doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân vi phạm được giảm mức xử phạt.

- Tránh bị xử phạt nặng hơn: Nếu không nộp công văn giải trình đúng hạn, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân vi phạm có thể bị cơ quan thuế xử phạt bổ sung theo quy định của pháp luật.

- Lưu ý:

+ Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân vi phạm cần nộp công văn giải trình đầy đủ, chính xác, đúng thời hạn để được cơ quan thuế xem xét, giải quyết.

+ Nếu có khó khăn trong việc lập công văn giải trình, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân vi phạm có thể tham khảo ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia thuế.

 

2. Các trường hợp cần gửi công văn giải trình vi phạm về thuế, hóa đơn

Theo quy định tại khoản 1 Điều 37 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ nộp công văn giải trình cho cơ quan thuế trong 10 ngày kể từ ngày nhận được Thông báo vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn do cơ quan thuế ban hành trong các trường hợp sau:

* Vi phạm về thuế:

- Nộp thuế thiếu, chậm:

+ Nộp thiếu số tiền thuế phải nộp theo quy định.

+ Nộp chậm số tiền thuế phải nộp theo quy định.

- Khai thuế sai, sót:

+ Khai sai số tiền thuế phải nộp.

+ Khai sót số tiền thuế phải nộp.

+ Khai sai nội dung tờ khai thuế.

+ Khai sót nội dung tờ khai thuế.

- Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:

+ Sử dụng hóa đơn do tổ chức, cá nhân khác in.

+ Sử dụng hóa đơn đã bị hủy.

+ Sử dụng hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung theo quy định.

+ Sử dụng hóa đơn để ghi nhận các khoản thu, chi không đúng sự thật.

- Vi phạm các quy định khác về thuế:

+ Không đăng ký thuế theo quy định.

+ Không kê khai thuế theo quy định.

+ Không nộp thuế theo quy định.

+ Không lập, lưu giữ sổ sách kế toán theo quy định.

+ Không hợp tác với cơ quan thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.

* Vi phạm về hóa đơn:

- Sử dụng hóa đơn sai quy định:

+ Sử dụng hóa đơn không đúng với mục đích sử dụng.

+ Sử dụng hóa đơn không đúng với đối tượng sử dụng.

+ Sử dụng hóa đơn không đúng với thời gian sử dụng.

- In, xuất hóa đơn không đúng quy định:

+ In hóa đơn không đúng mẫu.

+ In hóa đơn không đúng số lượng.

+ In hóa đơn không đúng nội dung.

+ Xuất hóa đơn không đúng đối tượng.

+ Xuất hóa đơn không đúng thời điểm.

- Quản lý hóa đơn không đúng quy định:

+ Không lập, lưu giữ sổ sách quản lý hóa đơn theo quy định.

+ Không kiểm tra, giám sát việc sử dụng hóa đơn theo quy định.

+ Không kê khai, báo cáo về việc sử dụng hóa đơn theo quy định.

- Vi phạm các quy định khác về hóa đơn:

+ Mua, bán hóa đơn.

+ Cho, tặng hóa đơn.

+ Sử dụng hóa đơn giả.

+ Sử dụng hóa đơn đã bị thu hồi.

- Lưu ý:

+ Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần căn cứ vào nội dung Thông báo vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn do cơ quan thuế ban hành để xác định cụ thể hành vi vi phạm và lập công văn giải trình cho phù hợp.

+ Công văn giải trình cần được lập đầy đủ, chính xác, đúng thời hạn và có đầy đủ chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân vi phạm.

 

3. Thời hạn gửi công văn giải trình vi phạm về thuế, hóa đơn

Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về xử lý vi phạm hành chính, thời hạn gửi công văn giải trình vi phạm về thuế, hóa đơn được quy định như sau:

- Thời hạn chung: Tổ chức, cá nhân vi phạm hành chính thuế phải gửi công văn giải trình cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính thuế trong thời hạn không quá 05 ngày, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính.

- Trường hợp đặc biệt:

+ Trường hợp có nhiều tình tiết cần điều tra: Thời hạn nộp giải trình có thể kéo dài hơn nhưng không quá 15 ngày.

+ Cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính thuế yêu cầu được giải trình trực tiếp: Phải gửi văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp đến người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính thuế trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính thuế.

- Lưu ý:

+ Ngày lập biên bản vi phạm hành chính là ngày được ghi trên biên bản vi phạm hành chính do cơ quan thuế lập.

+ Công văn giải trình phải được lập thành 02 bản, có đầy đủ chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân vi phạm.

+ Bản gốc công văn giải trình được gửi cho cơ quan thuế có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính thuế.

+ Bản sao công văn giải trình được lưu giữ tại tổ chức, cá nhân vi phạm.

 

4. Hướng dẫn soạn thảo công văn giải trình vi phạm về thuế, hóa đơn

Hướng dẫn soạn thảo công văn giải trình vi phạm về thuế, hóa đơn cụ thể như sau:

- Mẫu công văn giải trình: Hiện nay, theo quy định của pháp luật Việt Nam, không có mẫu công văn giải trình vi phạm về thuế, hóa đơn thống nhất do cơ quan thuế quy định. Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân vi phạm có thể tự do soạn thảo công văn giải trình theo hướng dẫn chung dưới đây, đảm bảo đầy đủ nội dung và tuân thủ quy định của pháp luật.

- Công văn giải trình cần thể hiện đầy đủ các nội dung sau:

+ Tiêu đề: Ghi rõ "Công văn giải trình vi phạm về thuế/hóa đơn".

+ Số, ngày lập: Ghi số và ngày lập công văn giải trình.

+ Kính gửi: Ghi rõ tên và địa chỉ cơ quan thuế có thẩm quyền xử lý vi phạm.

+ Nội dung:

-> Họ, tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân vi phạm: Ghi đầy đủ thông tin của tổ chức, cá nhân vi phạm.

-> Nội dung vi phạm: Nêu rõ hành vi vi phạm cụ thể của tổ chức, cá nhân (ví dụ: nộp thuế thiếu, khai thuế sai, sử dụng hóa đơn không hợp pháp, v.v.).

-> Lý do vi phạm: Giải thích rõ ràng lý do dẫn đến hành vi vi phạm (ví dụ: do nhầm lẫn, do sơ suất, do chưa hiểu rõ quy định, v.v.).

-> Biện pháp khắc phục vi phạm: Trình bày cụ thể các biện pháp tổ chức, cá nhân đã và sẽ thực hiện để khắc phục hậu quả của hành vi vi phạm (ví dụ: đã nộp đủ số tiền thuế thiếu, đã điều chỉnh tờ khai thuế sai, đã thu hồi và hủy hóa đơn không hợp pháp, v.v.).

-> Cam kết không vi phạm lại: Cam kết thực hiện đúng các quy định về thuế, hóa đơn và không vi phạm hành vi tương tự trong tương lai.

+ Ký tên, đóng dấu: Công văn giải trình phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của tổ chức hoặc cá nhân vi phạm và đóng dấu của tổ chức.

- Lưu ý:

+ Công văn giải trình cần được lập thành 2 bản, 1 bản nộp cho cơ quan thuế và 1 bản lưu giữ tại đơn vị.

+ Nội dung công văn giải trình cần được trình bày rõ ràng, súc tích, dễ hiểu và đúng sự thật.

+ Cần cung cấp đầy đủ chứng cứ (nếu có) để chứng minh cho nội dung giải trình.

+ Nên tham khảo ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia thuế trước khi lập công văn giải trình để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

 

5. Hậu quả khi không gửi công văn giải trình vi phạm về thuế, hóa đơn đúng hạn

Điều Điều 3 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định việc không nộp công văn giải trình vi phạm về thuế, hóa đơn đúng hạn có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức, cá nhân vi phạm như sau:

- Bị xử phạt vi phạm hành chính:

+ Cơ quan thuế có thẩm quyền sẽ ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với tổ chức, cá nhân vi phạm. Mức phạt cụ thể sẽ phụ thuộc vào từng hành vi vi phạm và quy định của pháp luật.

+ Việc không nộp giải trình có thể khiến cơ quan thuế xem xét đây là tình tiết tăng nặng hành vi vi phạm, dẫn đến mức phạt cao hơn.

- Ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức, cá nhân vi phạm:

+ Việc không nộp giải trình đúng hạn thể hiện sự thiếu tôn trọng pháp luật và thái độ hợp tác không tốt với cơ quan thuế. Điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức, cá nhân vi phạm trong mắt cơ quan quản lý nhà nước và các đối tác kinh doanh.

+ Trong một số trường hợp, việc không nộp giải trình có thể dẫn đến việc tổ chức, cá nhân vi phạm bị đưa vào danh sách "doanh nghiệp/cá nhân vi phạm thuế", gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh của tổ chức, cá nhân vi phạm.

- Gây khó khăn cho việc giải quyết vụ việc:

+ Việc không nộp giải trình có thể khiến cơ quan thuế gặp khó khăn trong việc xác định nguyên nhân, làm rõ hành vi vi phạm và đưa ra biện pháp xử lý phù hợp.

+ Điều này có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian giải quyết vụ việc, gây ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của tổ chức, cá nhân vi phạm.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Mẫu công văn giải trình chậm đăng ký, chậm nộp tiền BHXH mới nhất. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.