Mẫu công văn giải trình với cơ quan thuế mới nhất

1. Công văn giải trình thuế là gì?

Sau khi kê khai thuế gặp phải sai sót trong nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn, tờ khai thuế, báo cáo tài chính, quyết toán thuế… hoặc khi có yêu cầu của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải lập biên bản giải trình thuế để giải thích lý do. Công văn giải trình thuế có thể hiểu đơn giản là các văn bản hành chính được các doanh nghiệp, hoặc cơ quan, tổ chức soạn thảo để giải thích, làm rõ các vấn đề vướng mắc liên quan đến thuế khi làm việc với cơ quan quản lý thuế.

Mẫu công văn giải trình thuế được áp dụng để giải trình các vấn đề liên quan đến thuế, như giải trình sai sót khi kê khai thuế, viết sai hóa đơn giá trị gia tăng… Do đó, khi các tổ chức, cá nhân mắc phải những sai sót trên, thì cần lập văn bản giải trình, gửi lên cơ quan chức năng sớm nhất có thể, tránh bị xử phạt theo quy định.

Hiện nay, chưa có quy định cụ thể về mẫu công văn giải trình thuế trong các văn bản pháp luật. Do đó, các cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào tình hình cụ thể của vấn đề phát sinh mà lập công văn sao cho phù hợp. Thông thường, công văn giải trình thuế sẽ không quá dài, mà chủ yếu bám sát vào nội dung giải trình.

>> Xem thêm: Mẫu Công văn giải trình báo sai, bị treo tiền bảo hiểm xã hội

2. Các trường hợp phải gửi công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn 

Căn cứ Khoản 1 Điều 37 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các trường hợp doanh nghiệp phải giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, bao gồm:

- Hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được phát hiện thông qua công tác thanh tra thuế, kiểm tra thuế hoặc các trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính điện tử;

- Hành vi vi phạm hành chính quy định tại Điều 16, 17, 18; khoản 3 Điều 20; khoản 7 Điều 21; Điều 22 và Điều 28 Nghị định này, cụ thể:Hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn; Hành vi trốn thuế; Vi phạm hành chính về thuế đối với ngân hàng thương mại, người bảo lãnh nộp tiền thuế; Hành vi in/đặt in hóa đơn theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc đặt in trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn. Hành vi cho, bán hóa đơn; Hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn.

3. Mẫu công văn giải trình với cơ quan thuế mới nhất 

>>Tải ngay: Mẫu công văn giải trình với cơ quan thuế mới nhất 

• [1] Trích yếu nội dung công văn: xác định và ghi vắn tắt về vấn đề cần giải trình với cơ quan thuế. Ví dụ: V/v chậm nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng quý III
• [2] Tên cơ quan thuế mà doanh nghiệp dự định gửi công văn giải trình đến. Ví dụ: Chi cục Thuế Quận 3 – TP. Hồ Chí Minh.
• [3] Điền tên doanh nghiệp lập công văn giải trình.
• [4] Điền tên người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Trường hợp là người đại diện theo ủy quyền thì ghi thông tin về: Họ tên, số giấy ủy quyền (văn bản ủy quyền), số CMND/CCCD/Hộ chiếu cùng với ngày cấp và nơi cấp.
• [5] Điền tên chức vụ mà người đại diện theo pháp luật đảm nhận tại doanh nghiệp.
• [6] Áp dụng cho trường hợp có Công văn của cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp giải trình về vấn đề cụ thể.
• [7] Điền ngắn gọn vấn đề cần giải trình.
• [8] Điền chi tiết và chính xác nội dung cần giải trình để cơ quan thuế có thể hiểu rõ. Đồng thời, doanh nghiệp có thể cung cấp thêm các tài liệu, giấy tờ chứng minh nội dung giải trình (nếu có), trong trường hợp này, ghi thêm dòng “Đính kèm theo Công văn này những tài liệu, giấy tờ sau: ………”
• [9] Cơ quan thuế nơi tiếp nhận công văn giải trình.
• [10] Tên chức vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Mẫu công văn giải trình bảo hiểm chênh lệch thuế

4. Lưu ý khi làm công văn giải trình thuế

Nội dung công văn giải trình thuế phải được thể hiện rõ ràng, ngắn gọn, bám sát vào việc giải trình, không được dài dòng, lan man. Nội dung chính trong một mẫu công văn giải trình thuế bao gồm những nội dung sau

• Quốc hiệu và tiêu ngữ.
• Thời gian và địa điểm gửi công văn giải trình.
• Cơ quan nhận công văn.
• Thông tin của cơ quan, doanh nghiệp giải trình.
• Người đại diện của cơ quan, doanh nghiệp thực hiện giải trình.
• Nội dung giải trình thuế.
• Xác nhận của người đại diện pháp luật hoặc người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp giải trình.

Nội dung công văn phải đảm bảo tính trung thực, chính xác, không được khai gian. Trường hợp làm giả nội dung hoặc gian dối trong công văn giải trình, các cơ quan hoặc tổ chức doanh nghiệp sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

Ngôn ngữ: Công văn phải sử dụng văn phong lịch sự, nghiêm túc, có tính thuyết phục, hợp lý. Về hình thức: Công văn phải được trình bày rõ ràng, khoảng cách giữa các dòng, cỡ chữ vừa phải, đúng chính tả, in đậm, in nghiêng hợp lý.

Đối tượng gửi đơn giải trình: Cơ quan thuế nhận công văn là chi cục thuế quản lý của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại khu vực xảy ra sai sót về thuế. Do đó, các doanh nghiệp cần lưu ý gửi đúng đến đối tượng nhận, tránh sai sót khiến việc giải trình chậm trễ.Thông tin của doanh nghiệp, tổ chức bao gồm: Tên, Mã số thuế, Địa chỉ, Phương thức liên hệ (Điện thoại, email, fax)Thông tin của người đại diện bao gồm: Chức vụ, CMND/CCCD, nơi cư trú.Nội dung bao gồm: Nguyên nhân tại sao phải giải trình thuế, lý do xảy ra sai sót, biện pháp khắc phục, kiến nghị, yêu cầu với cơ quan thuế, xác nhận của người đại diện đứng đầu.

5. Mức xử phạt khi vi phạm về công văn giải trình thuế

Trong trường hợp tổ chức, doanh nghiệp thực hiện nộp công văn giải trình thuế trễ sẽ bị xử phạt theo quy định thuộc Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:

- Đối với hành vi khai thuế bị sai, dẫn đến số thuế phải nộp bị thiếu hoặc tăng số thuế phải đóng để được hoàn thuế sẽ xử phạt % số tiền thuế phải nộp theo Luật Quản lý thuế 2019, hành vi trốn thuế sẽ xử phạt theo số lần trốn thuế tại nội dung Điều 108 đã quy định.

- Các tổ chức, doanh nghiệp phải nộp tờ khai giải trình trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính thuế, đối với trường hợp có nhiều tình tiết cần điều tra thì có thời gian nộp giải trình lớn hơn 05 ngày được thể hiện bằng văn bản.

- Trường hợp giải trình trực tiếp thì doanh nghiệp, tổ chức cần nộp tờ khai giải trình trong 02 ngày kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính thuế.

>> Xem thêm: Mẫu công văn giải trình chậm đăng ký, chậm nộp tiền BHXH mới nhất

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Luật Minh Khuê về vấn đề trên. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào xin vui lòng liên hệ tới Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại 1900.6162 để được hỗ trợ. Xin trân trọng cảm ơn!