Hiện tại, luật pháp không chỉ định rõ về mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro, bỏ trốn thuế. Công văn giải trình thuế thường được doanh nghiệp sử dụng để gửi đến cơ quan thuế, nhằm giải thích và làm rõ một hoặc một số vấn đề cụ thể liên quan đến thuế. Một số thông tin có trong đơn bao gồm:
1. Thông tin chung
- Tiêu đề: Công văn cần thể hiện rõ ràng nội dung chính bao gồm " Công văn giải trình về việc sử dụng hóa đơn rủi ro, bỏ trốn thuế". Thông qua tiêu đề này, mục đích và nội dung chính của công văn được phản ánh một cách rõ ràng: giải trình về việc sử dụng hóa đơn rủi ro và tình trạng bỏ trốn thuế.
- Số hiệu: Số hiệu của công văn cần phải tuân theo quy định của cơ quan ban hành. Đây thường là một chuỗi số hoặc mã đặc biệt được gán cho mỗi công văn để xác định và theo dõi nó trong hệ thống quản lý tài liệu của cơ quan hoặc doanh nghiệp.
- Ngày tháng năm: Ngày tháng năm lập công văn cần được ghi rõ để xác định thời điểm công văn được soạn thảo. Điều này giúp trong việc theo dõi và xác định thời gian xảy ra sự kiện hoặc thông tin trong công văn.
- Ký hiệu: Ký hiệu của công văn cũng cần tuân theo quy định của cơ quan ban hành. Đây thường là một mã số hoặc mã văn bản đặc biệt được gán để phân biệt công văn này với các văn bản khác và theo dõi trong hệ thống quản lý văn bản của cơ quan.
- Cơ quan gửi: Thông tin về cơ quan gửi cần được ghi rõ và đầy đủ, bao gồm: Tên đầy đủ của cơ quan hoặc doanh nghiệp lập công văn; Địa chỉ của cơ quan hoặc doanh nghiệp; Thông tin liên hệ như số điện thoại, email (nếu có) để cơ quan nhận có thể liên hệ khi cần. Thông tin này giúp cơ quan nhận xác định nguồn gốc của công văn và liên lạc khi cần thiết.
- Cơ quan nhận: ghi rõ và đầy đủ để đảm bảo công văn được gửi đến đúng địa chỉ và phòng ban phụ trách. Thông tin này giúp xác định cơ quan nhận và đảm bảo rằng công văn được gửi đến đúng nơi xử lý.
2. Nội dung giải trình
- Phần mở đầu: Giới thiệu bản thân, chức vụ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nêu rõ lý do, mục đích lập công văn giải trình. Trình bày tóm tắt nội dung giải trình.
Ví dụ: Tôi là [Tên], đại diện cho [Tên công ty/ tổ chức], giữ chức vụ [Chức vụ] theo quy định của pháp luật. Thông qua công văn này, chúng tôi xin được giải trình về việc sử dụng hóa đơn rủi ro và bỏ trốn thuế. Chúng tôi lập công văn này nhằm giải thích và làm rõ những vấn đề liên quan đến hóa đơn rủi ro và hành vi bỏ trốn thuế của công ty.
- Phần thân:
+ Giải trình về hóa đơn rủi ro: Cung cấp thông tin chi tiết về hóa đơn rủi ro (số hóa đơn, ngày lập, tên người bán, người mua, số tiền, nội dung hàng hóa, dịch vụ…). Giải thích lý do phát sinh hóa đơn rủi ro. Nêu rõ cam kết của doanh nghiệp về việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với hóa đơn rủi ro.
Ví dụ: Chúng tôi cung cấp thông tin chi tiết về hóa đơn rủi ro như sau: Số hóa đơn, ngày lập, tên người bán, người mua; Số tiền, nội dung hàng hóa, dịch vụ. Lý do phát sinh hóa đơn rủi ro được giải thích là [giải thích chi tiết]. Chúng tôi cam kết thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với hóa đơn rủi ro này.
+ Giải trình về hành vi bỏ trốn thuế (nếu có): Nêu rõ hành vi bỏ trốn thuế cụ thể của doanh nghiệp (thời gian, số tiền…). Giải thích lý do dẫn đến hành vi bỏ trốn thuế. Thể hiện thái độ hối lỗi và cam kết khắc phục hành vi vi phạm.
Ví dụ: Chúng tôi nhận thức và giải trình về hành vi bỏ trốn thuế cụ thể, bao gồm [thời gian, số tiền...]. Lý do dẫn đến hành vi bỏ trốn thuế là [giải thích chi tiết]. Chúng tôi thể hiện thái độ hối lỗi và cam kết khắc phục hành vi vi phạm.
- Phần kết luận: Khẳng định lại nội dung giải trình. Xin lỗi vì những sai sót đã xảy ra. Kính mong cơ quan thuế xem xét, giải quyết. Cảm ơn cơ quan thuế đã quan tâm.
Ví dụ: Trên cơ sở trình bày ở trên, chúng tôi xin khẳng định lại nội dung giải trình và xin được đơn vị của quý cơ quan xem xét, giải quyết. Chúng tôi xin lỗi vì những sai sót đã xảy ra và mong nhận được sự thông cảm và hỗ trợ từ phía cơ quan thuế.
3. Kèm theo
- Danh sách hóa đơn rủi ro: Cung cấp đầy đủ thông tin về các hóa đơn rủi ro được giải trình.
Ví dụ: Thông tin về các hóa đơn rủi ro đã được giải trình, bao gồm: Số hóa đơn, Ngày phát hành, Người nhận, Số tiền và mô tả chi tiết về nội dung của mỗi hóa đơn, Bằng chứng và lý do về sự cần thiết của mỗi khoản thanh toán.
- Các tài liệu chứng minh khác: Cung cấp các tài liệu liên quan để hỗ trợ cho nội dung giải trình (nếu có).
Ví dụ: Các tài liệu chứng minh khác để hỗ trợ cho nội dung giải trình, bao gồm: Bản sao hợp đồng hoặc thỏa thuận liên quan; Báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán (nếu có); Các biên bản cuộc họp hoặc quyết định liên quan đến vấn đề được giải trình; Bất kỳ tài liệu nào khác có liên quan và cần thiết để làm rõ vấn đề.
4. Một số lưu ý khi viết mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro, bỏ trốn thuế
Việc soạn thảo công văn cần tuân thủ những nguyên tắc và lưu ý cụ thể để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong giao tiếp văn bản. Một số lưu ý khi soạn thảo công văn:
- Nội dung rõ ràng, súc tích: Bắt đầu với một đoạn mở đầu ngắn gọn, nêu rõ mục đích và nội dung chính của công văn. Phân chia nội dung thành các đoạn văn nhỏ tương ứng với các ý chính. Sắp xếp các ý theo trình tự logic từ quan trọng nhất đến ít quan trọng. Tóm tắt ngắn gọn các thông tin quan trọng nhất mà người đọc cần biết. Tránh lặp lại thông tin đã được đề cập trong công văn. Loại bỏ thông tin không liên quan hoặc không cần thiết. Sử dụng từ ngữ rõ ràng, dễ hiểu, tránh sử dụng các cụm từ phức tạp khi không cần thiết. Tránh việc sử dụng từ ngữ chuyên ngành mà người đọc không hiểu được. Sử dụng các từ ngữ thông thường và tránh từ ngữ lóng, khẩu ngữ.
- Đầy đủ thông tin và có căn cứ chứng minh: Cung cấp đủ thông tin liên quan đến vấn đề được giải trình. Đính kèm các tài liệu, số liệu, chứng cứ cần thiết để minh chứng. Tránh thông tin không chính xác hoặc không có căn cứ.
- Tuân thủ quy định về trình bày công văn: Sử dụng đúng định dạng, font chữ, cỡ chữ theo quy định của công ty, cơ quan. Chú ý đến cách thức đánh số trang, đánh số các mục, tiêu đề. Sắp xếp các phần nội dung một cách logic và có trình tự.
- Thể hiện thái độ hợp tác, cầu thị và trách nhiệm: Sử dụng ngôn từ lịch sự, cởi mở và tích cực, tránh sử dụng ngôn từ cứng nhắc, chỉ trích hoặc phê phán. Diễn đạt ý định hợp tác và sẵn sàng cung cấp thông tin hoặc hỗ trợ khi cần thiết. Chịu trách nhiệm với những gì được trình bày trong công văn, đồng nghĩa với việc sẵn sàng giải quyết vấn đề nếu có.
- Kiểm tra và chỉnh sửa: Đảm bảo công văn không có lỗi chính tả, ngữ pháp. Kiểm tra lại các thông tin để đảm bảo tính chính xác trước khi gửi đi.
- Kết luận và hành động đề xuất (nếu cần): Tóm tắt lại các điểm quan trọng và đề xuất hành động cụ thể nếu cần. Tổng kết lại các biện pháp đề xuất và mong muốn nhận được sự hỗ trợ và phản hồi tích cực từ người nhận công văn.
=> Quý bạn đọc có thể tham khảo mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro, bỏ trốn thuế tại đây.
Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Mua phải hóa đơn của công ty có dấu hiệu bỏ trốn - Xử lý như thế nào? Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu trực tiếp tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!
