Khách hàng: Chào Công ty Luật Minh Khuê. Mong luật sư giúp tôi phân tích về lý thuyết hệ thống và nội dung thuyết quản lý hệ thống.
Cảm ơn rất nhiều!
Quản lý là một trong những hoạt động cơ bản nhất của con người, xét từ những phạm vi cá nhân, tập đoàn, quốc gia hoặc nhóm quốc gia. Đây cũng là một hoạt động có ý nghĩa rất quyết định, mang tính ssống còn của các chủ thể tham gia vào các hoạt động kinh tế. Quản lý đúng dẫn tới sự thành công, tồn tại vững chắc và phát triển, còn quản lý sai, dẫn đến sự thất bại, suy thoái, biến chất và đổ vỡ. Với tầm quan trọng như vậy, khoa học quản lý đã trở thành một đề tài được nhiều người quan tâm, suy ngẫm, phân tích, nghiên cứu và luôn luôn là một vấn đề mang tính thời sự. Trong quản lý , con người thường có các giới hạn nhất định và chính điều này đã buộc con người phải biết lựa chon giải pháp khôn khéo, xử lý đúng đắn thông tin và ra quyết định đúng. Để làm được việc này, các nhà quản lý phải có đầy đủ các kiến thức về khoa học quản lý. Trong lĩnh vực quản lý để đạt được thành công thì hiểu biết và nắm vững các nội dung của hệ thống và lý thuyết hệ thống sẽ là tiền đề cơ bản để người quản lý đạt được thành công.
1. Khái quát về lý thuyết hệ thống
Lý thuyết hệ thống ra đời từ cuối những năm 70 của thế kỷ XX và đã nhanh chóng trở thành một công cụ quý giá cho các nhà nghiên cứu và quản lý. Lý thuyết hệ thống có nhiều cách tiếp cận như cách tiếp cận sinh học, cách tiếp cận sinh học, cách tiếp cận toán học, cách tiếp cận ngôn ngữ học ... ở đây trong quản lý kinh tế chúng ta tập trung nghiên cứu dựa trên cách tiếp cận triết học để giải quyết vấn đề.
2. Những khái niệm cơ bản trong lý thuyết hệ thống
- Quan điểm toàn thể là quan điểm nghiên cứu giải quyết vấn đề một cách có căn cứ khoa học, hiệu quả và hiện thực. Quan điểm này đã được các nhà lý luận kinh điển của chủ nghĩa Mac - Lenin đề cập một phần trong phương pháp luậnduy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Quan điểm này đòi hỏi khi xem xét, nghiên cứu sự vật phải thấy vật chất là cái có trước, tinh thần là cái có sau. Sự vật luôn luôn tồn tại trong mối liên hệ qua lại lẫn nhau, có tác động chi phối, khống chế lẫn nhau và luôn biến động và thay đổi. Động lực chủ yếu của sự phát triển ở bên trong sự vật là chính (tất nhiên có sự tận dụng các lợi thế của môi trường). Sự tác động giữa các sự vật bao giờ cũng mang tính đối ngẫu, tính nhân quả.
- Lý thuyết hệ thống là tập hợp các bộ môn khoa học (sử học, kinh tế học, sinh học, logic học, toán học, tin học ...) nhằm nghiên cứu và giải quyết các vấn đề theo quan điểm toàn thể. Lý thuyết hệ thống bao gồm hàng loạt các phạm trù và khái niệm như phần tử, hệ thống, môi trường...
- Hệ thống là các phần tử có mối liên hệ và quan hệ với nhau, có sự tác động chi phối lên nhau theo các quy luật nhất định để trở thành một chỉnh thể, từ đó làm xuất hiện những thuộc tính mới gọi là tính trồi của hệ thống mà từng phần tử riêng lẻ không có hoặc có nhưng không đáng kể.
- Mục tiêu của hệ thống là trạng thái mong đợi, cần có của hệ thống trong một thời gian nhất định. Không phải hệ thống nào cũng có mục tiêu, chẳng hạn hệ thống thời tiết, hệ thống giới vô sinh ... là những hệ thống không có mục tiêu (theo nghĩa tự thân nó không có mục đích nào đặt ra). Xét mối quan hệ của hệ thống với môi trường thì mục tiêu có hai phần : các phần đầu ra cần có (gọi là mục tiêu ngoài) và các đầu vào có thể sử dụng và cấu trúc bên trong của hệ thống (gọi là mục tiêu trong của hệ thống) Xét cấu trúc bên trong, hệ thống có mục tiêu chung là mục tiêu định hướng của cả hệ thống, và các mục tiêu riêng là mục tiêu cụ thể của từng phần tử, từng phân hệ trong hệ thống. Giữa các mục tiêu chung và mục tiêu riêng có thể có sự thống nhất hoặc không thống nhất.
- Chức năng của hệ thống là tập hợp các nhiệm vụ của hệ thống, là khả năng của hệ thống trong việc biến đầu vào thành đầu ra. Như vậy, chức năng của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống, là khả năng tự biến đổi trạng thái của hệ thống. Cho nên trong quản lý kinh tế, một cơ quan, một cá nhân nếu được đặt ra, nhưng không có chức năng thì họ tồn tại chỉ tạo thêm khó khăn không đáng có cho các bộ phận và cá nhân khác trong hệ thống.
- Cơ cấu của hệ thống là khái niệm có ý nghĩa quan trọng bậc nhất của lý thuyết hệ thống. Nhưng ở đây cũng còn có nhiều tranh luận chưa thống nhất. Hiểu biết cơ cấu của hệ thống tức là hiểu biết quy luật sinh ra của các phần tử của hệ thống và các mối quan hệ giữa chúng, xét trong một không gian và thời gian nhất định. hệ giữa chungs, mà các quan hệ đó thường tạo thành một kết cấu phân cấp, bậc thang. Từ những ý kiến trên, có thể kết luận cơ cấu của hệ thống là hình thức cấu tạo bên trong của hệ thống, bao gồm sự sắp xếp trật tự của các phần tử và các quan hệ giữa chúng theo cùng một dấu hiệu nào đấy.
3. Một số thuyết quản lý
Phương pháp hệ thống được các nhà nghiên cứu về khoa học quản lý đề cao giá trị qua đề xuất của L.P.Bertalafly (nhà sinh vật học người Áo) từ thập kỷ 40 thế kỷ XX, hình thành một trường phái mới. Theo đó, tổ chức quản lý được xem xét, phân tích thông qua phương pháp tiếp cận hệ thống thay vì nghiên cứu riêng lẻ từng bộ phận cấu thành; sự vật được xem xét trong mối liên hệ bên trong giữa các bộ phận với cả chỉnh thể hệ thống. Chính C.Mác đã sử dụng phương pháp hệ thống để nghiên cứu các quan hệ kinh tế trong tác phẩm Tư bản luận.
4. Thuyết quản lý hệ thống
Hệ thống là một tập hợp các thành phần tương thuộc và tương quan để tạo thành một chỉnh thể thống nhất. Toàn bộ tổ chức được đặt trong một bối cảnh rộng lớn với các nhân tố bên ngoài tác động lên tổ chức gồm các yếu tố cấu thành cơ bản: đầu vào, quá trình hoạt động và đầu ra. Bản thân mỗi tổ chức là một hệ thống con (subsystem); tiếp đó các tổ chức hợp lại thành hệ thống lớn hơn như một hợp lực phối sinh (synergy) mà giá trị tổng thể lớn hơn tổng giá trị các thành phần hợp thành (2+2>4) và mỗi thành phần sẽ tạo ra giá trị riêng gấp bội khi tương tác với cả hệ thống mở (Open system). Với hệ thống đóng (Closed System), ranh giới hệ thống là cứng ngắc, còn hệ thống mở có ranh giới tương đối co giãn, linh động. Mỗi hệ thống có những đầu vào (inputs) bao gồm các luồng thông tin, nguyên liệu, vật tư, năng lượng và nhân lực; từ môi trường bên ngoài đi vào hệ thống và qua những quá trình biến đổi bên trong hệ thống chuyển thành sản phẩm và dịch vụ ở các đầu ra (outputs) của hệ thống. Khi hệ thống hoạt động, các thông tin được phản hồi (Feedback), và đó là chìa khóa để kiểm soát hệ thống phục vụ việc đánh giá và điều chỉnh khi cần thiết.
Thuyết quản lý hệ thống chú trọng tính năng động và tương tác giữa các tổ chức và nhiệm vụ quản lý. Nó cung cấp cho nhà quản lý một bộ khung để vạch chương trình hành động và dự liệu trước kết quả và hậu quả trong tương lai gần và xa. Nó cũng giúp duy trì sự cân đối giữa nhu cầu của các bộ phận chức năng trong tổ chức với nhu cầu và mục tiêu của toàn bộ tổ chức.
5. Thuyết quản lý tổ chức
Thuyết quản lý tổ chức được khởi xướng bởi nhà xã hội học và luật học Max Weber (người Đức, 1864-1920), sau đó được Chester Irving Barnard (ngưòi Mỹ, 1886-1961) phát triển hoàn chỉnh.
M.Weber đưa ra phương pháp nghiên cứu quản lý, theo đó coi toàn bộ tổ chức như một trung tâm để phân tích, đề ra mô hình quản lý những doanh nghiệp quy mô lớn dựa trên các nguyên tắc sau:
- Phân công lao động rõ ràng theo hướng chuyên môn hóa cao, tinh thông nghề nghiệp.
- Bố trí các vị trí trong tổ chức theo một hệ thống quyền lực, có tuyến điều khiển rõ ràng.
- Có một hệ thống nội quy, thủ tục chính thức chi phối quyết định và hành động, đảm bảo sự phối hợp tốt và định hướng phát triển cho mọi người với sự đề bạt theo thành tích và thâm niên.
C.I.Barnard nghiên cứu quá trình ra quyết định, các mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu tổ chức không chính thức cùng với vai trò, chức năng của những người quản lý.
Ông đưa ra định nghĩa về tổ chức được coi là nổi tiếng nhất: “Tổ chức là một hệ thống các hoạt động hay tác động có ý thức của hai hay nhiều người”, trong đó tổ chức chính thức là kiểu hợp tác giữa những người có ý thức, có mục đích và có sự cân nhắc. Tổ chức phải được xem xét như một tổng thể và tính trội của hệ thống tổ chức là ở chỗ nó tạo ra sức mạnh tổng hợp lớn hơn tổng số sức mạnh của các bộ phận hợp thành. Quản lý bao giờ cũng là việc quản lý một hệ thống tổ chức nhất định với các mối quan hệ hữu cơ, và đó là công việc chuyên môn duy trì hoạt động của tổ chức.
6. Các yếu tố phổ biến của một tổ chức
Ba yếu tố phổ biến của một tổ chức là:
- Sự sẵn sàng hợp tác giữa các cá nhân, trong đó chú ý mối quan hệ giữa cống hiến (góp công sức) và hưởng thụ (nhận đãi ngộ). Sự thỏa mãn khi “nhận lại” tạo ra động cơ thúc đẩy làm việc tốt, phổ biến là 4 kiểu động cơ: sự hấp dẫn của công việc (gây hứng thú), sự thích ứng của các phương pháp và điều kiện lao động (hợp lý), cơ hội để thăng tiến (có ưu đãi và danh tiếng), sự đồng thuận trong tổ chức.
- Có mục đích rõ ràng của tổ chức để thể hiện được sự hợp tác và lợi ích chung. Mục đích đó chỉ đồng nhất với động cơ cá nhân khi mục đích chung trở thành nguồn gốc của sự thỏa mãn cá nhân.
- Được thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời để mọi người biết rõ mục đích chung, đảm bảo thống nhất hành động. Các thông tin đó cần công khai (với những người cần biết), rõ ràng (không thể hiểu khác), trực tiếp và ngắn gọn (qua nói và viết), thường xuyên (không bị ngắt quãng), tin cậy (chuẩn xác, trung thực, đúng quyền hạn, có trách nhiệm).
Thuyết này còn đề cập các kiểu quyết định quản lý theo trật tự thứ bậc của tổ chức (cấp cao, cấp giữa, cấp thấp); nghệ thuật ra quyết định và một số vấn đề quan trọng khác (hệ thống chức vị, yếu tố quyền hành, thuyết phục và khuyến khích, đạo đức của người quản lý). Tư duy của Barnard đã có ảnh hưởng sâu sắc đến tư tưởng quản lý của H.A.Simon qua thuyết hành vi trong quản lý.
Tư tưởng quản lý của Barnard hoàn toàn khác với lý thuyết quản lý truyền thống. Trong đó ông coi lý luận về tổ chức là nền tảng, đi sâu vào bản chất của tổ chức, dùng lý luận đó làm cơ sở để phân tích chức năng quản lý, kết hợp vai trò của nhà quản lý với những yếu tố cấu thành tổ chức, kết hợp vai trò đó với sự sinh tồn và phát triển của tổ chức. Với những quan điểm mới mẻ đó, Barnard đã giành được vị trí rất quan trọng trong lịch sử tư tưởng quản lý ở phương Tây, đặt nền móng cho lý luận quản lý hiện đại
