Mất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân ?

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được hiểu là gì?

Để hiểu rõ hơn về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), cần hiểu rõ khái niệm chứng từ. Theo quy định tại Khoản 4, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 về chứng từ, ta có định nghĩa như sau: Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Hiện tại, chưa có định nghĩa cụ thể về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong các văn bản pháp luật. Tuy nhiên, thông qua định nghĩa chứng từ và các quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập, ta có thể hiểu như sau:

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN, nhằm ghi nhận thông tin về thuế TNCN đã được khấu trừ.

Chứng từ này là tài liệu quan trọng để chứng minh rằng công ty hoặc cá nhân đã khấu trừ một số tiền từ thu nhập của mình để đóng thuế TNCN. Do đó, chứng từ này cần được bảo quản cẩn thận để sử dụng trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra hoặc kê khai thuế.

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 32 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cần bao gồm những thông tin sau đây:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, mã mẫu chứng từ khấu trừ thuế, mã ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.

- Thông tin về người nộp thuế bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).

- Thông tin về người nộp thuế (nếu có mã số thuế) bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế.

- Quốc tịch (đối với người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam).

- Thông tin về khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, số thu nhập còn được nhận.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.

- Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập (trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, chữ ký được thể hiện dưới dạng chữ ký số).

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có thể được lập dưới dạng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử. Trong trường hợp là chứng từ điện tử, cần đảm bảo rằng tất cả các thông tin đã được nêu trên đều được ghi lại chính xác.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, như được ghi nhận trong pháp luật thuế:

- Là một phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân tự quyết toán với cơ quan thuế (ghi nhận tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP).

- Chứng minh số thuế cá nhân được khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế. Từ đó, cá nhân có thể biết liệu mình có phải đóng thuế thu nhập cá nhân hay không, và mức khấu trừ đã được tính toán chính xác hay chưa.

- Chứng minh tính minh bạch và rõ ràng về các khoản tiền mà cá nhân đã được khấu trừ.

2. Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, có quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) như sau: Tổ chức và cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại Khoản 1 của Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế khi có yêu cầu từ cá nhân bị khấu trừ. Tuy nhiên, nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, thì không cần cấp chứng từ khấu trừ.

Theo đó, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một yêu cầu bắt buộc đối với tổ chức và cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp từ thu nhập của cá nhân trước khi trả thu nhập đó cho cá nhân bị khấu trừ, nếu cá nhân bị khấu trừ thuế yêu cầu chứng từ.

Cá nhân được quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong các trường hợp sau:

(1) Khấu trừ thuế đối với thu nhập của cá nhân không cư trú.

(2) Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.

(3) Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.

(4) Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ đầu tư vốn.

(5) Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.

(6) Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.

(7) Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ trúng thưởng.

(8) Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.

(9) Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).

Trong các trường hợp cụ thể, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định như sau:

- Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, thì có thể thực hiện như sau: Cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp một chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế, hoặc cấp một chứng từ khấu trừ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2021 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 1 đến tháng 4/2022.

Ví dụ: Ông A ký hợp đồng dịch vụ với công ty H để cắt tỉa cây cảnh trong khuôn viên của công ty (1 lần/tháng) trong thời gian từ tháng 9/2021 đến tháng 4/2022. Thu nhập của ông A được công ty trả theo từng tháng với số tiền là 3 triệu đồng.

Do đó, ông A có thể yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2021 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 1 đến tháng 4/2022.

- Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, thì thực hiện như sau: Tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập chỉ cấp một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ: Ông B ký hợp đồng lao động (từ tháng 9/2021 đến hết tháng 8/2022) với công ty C. Nếu ông B thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và yêu cầu công ty C cấp chứng từ khấu trừ, thì công ty C sẽ thực hiện cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2021 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 1 đến hết tháng 8/2022.

Lưu ý: Trong trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập không cần cấp chứng từ khấu trừ.

3. Mất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bị xử lý thế nào?

Theo quy định tại Điều 15 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán độc lập, các hành vi vi phạm quy định về bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán sẽ bị xử phạt như sau:

- Phạt cảnh cáo cho một trong những hành vi sau đây:

• Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định.
• Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng cho một trong những hành vi sau đây:

• Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định.
• Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, dẫn đến hư hỏng hoặc mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ.
• Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định.
• Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng cho một trong những hành vi sau đây:

• Hủy bỏ tài liệu kế toán trước khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán, nhưng chưa đạt mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

Do đó, theo quy định trên, nếu doanh nghiệp chị làm mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN (được coi là tài liệu kế toán), sẽ bị xử phạt với mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Bài viết liên quan: Không có chứng từ khấu trừ thuế liệu có được hoàn thuế thu nhập cá nhân không?

Quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 1900.6162 hoặc qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời những thắc mắc. Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!