Mẫu công văn chốt sổ bảo hiểm xã hội cập nhật mới nhất

1. Sổ bảo hiểm xã hội được hiểu như thế nào?

Theo quy định tại Điều 96 trong Luật Bảo hiểm Xã hội năm 2014. Cụ thể:

- Mỗi người lao động được cấp một sổ bảo hiểm xã hội để theo dõi việc đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội. Sổ bảo hiểm xã hội được coi là cơ sở để xác định quyền lợi và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động, theo quy định của Luật Bảo hiểm Xã hội. Việc cấp phát sổ bảo hiểm xã hội cho mỗi người lao động. Sổ bảo hiểm xã hội được sử dụng để ghi nhận thông tin về việc đóng tiền bảo hiểm và quyền lợi của người lao động trong các chế độ bảo hiểm xã hội. Qua sổ bảo hiểm xã hội, các quyền lợi và chế độ bảo hiểm xã hội có thể được xác định và giải quyết theo quy định của Luật Bảo hiểm Xã hội.

- Đến năm 2020, sổ bảo hiểm xã hội sẽ được thay thế bằng thẻ bảo hiểm xã hội. Kế hoạch thay thế sổ bảo hiểm xã hội bằng thẻ bảo hiểm xã hội vào năm 2020. Thẻ bảo hiểm xã hội có thể là hình thức mới để thay thế sổ bảo hiểm xã hội và sẽ có vai trò tương tự trong việc ghi nhận thông tin và quản lý các quyền lợi bảo hiểm xã hội của người lao động.

Sổ bảo hiểm xã hội có vai trò quan trọng trong việc ghi chép thông tin về quá trình làm việc, đóng và hưởng bảo hiểm xã hội, và là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội cho người tham gia theo quy định của pháp luật.

Ban đầu, sổ bảo hiểm xã hội được đề cập trong Bộ luật lao động năm 1994. Sổ bảo hiểm xã hội được phát hành bởi Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo mẫu quy định. Trong trường hợp người lao động làm việc dưới hợp đồng có thời hạn từ ba tháng trở lên hoặc hợp đồng không xác định thời hạn nhưng chưa có sổ, người sử dụng lao động phải tiến hành các thủ tục để cấp sổ bảo hiểm xã hội cho họ. Trong suốt quá trình làm việc, sổ bảo hiểm xã hội được quản lý bởi đơn vị sử dụng lao động và ghi chính xác thông tin về quá trình đóng và hưởng bảo hiểm. Khi hợp đồng lao động chấm dứt, người lao động nghỉ hưu hoặc thôi việc, sổ bảo hiểm xã hội sẽ được trả lại cho họ.

Qua việc sử dụng sổ bảo hiểm xã hội, việc ghi nhận thông tin và quản lý quyền lợi bảo hiểm xã hội của người lao động trở nên dễ dàng và có tính chính xác cao. Điều này giúp đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong việc thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết các quyền lợi bảo hiểm xã hội cho người tham gia

2. Mẫu công văn chốt sổ bảo hiểm xã hội mới nhất  

Tải về mẫu công văn chốt sổ bảo hiểm xã hội mới nhất 

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội Quận/ Huyện/ Thị xã quản lý bảo hiểm xã hội của Công ty

– Tên đơn vị: Tên Công ty có nhu cầu chốt sổ bảo hiểm xã hội cho Người lao động

– Mã số quản lý: Mã số bảo hiểm của Công ty (mã sử dụng để đóng bảo hiểm xã hội hàng tháng của công ty)

– Địa chỉ: Ghi rõ địa chỉ trụ sở chính của Công ty theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Tháng 5 năm 2023, nhân sự làm việc cho Tên Công ty có sự thay đổi. Tên Công ty và (một số) Người lao động tiến hành thanh lý Hợp đồng lao động, cụ thể:

1. Thanh lý Hợp đồng lao động với Ông/Bà: Nguyễn Văn A

2. Thanh lý Hợp đồng lao động với Ông/Bà: Nguyễn Thị B

Để hoàn tất các trách nhiệm của Công ty theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, Công ty gửi công văn này đến Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện/Thị xã quản lý bảo hiểm xã hội của Công ty đề nghị chốt sổ bảo hiểm xã hội đối với các cá nhân có tên trên.

Hồ sơ gửi kèm bao gồm:

1. Biên bản thanh lý Hợp đồng lao động số 123 giữa Công ty M và Ông/Bà Nguyễn Văn A;

2. Biên bản thanh lý Hợp đồng lao động số 234 giữa Công ty M và Ông/Bà NguyễnThị B;

3. Bản photo giấy tờ pháp lý của Ông/Bà Nguyễn Văn A;

4. Bản photo giấy tờ pháp lý của Ông/Bà Nguyễn Văn B

Đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội xem xét, giải quyết theo quy định.

                                                                                                                                                                                NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY

                                                                                                                                                                                                                 Chức danh

                                                                                                                                                                                                   (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

3. Một số lưu ý về chốt sổ bảo hiểm xã hội

* Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội là bắt buộc khi thay đổi chỗ làm:

Theo quy định, khi hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động chấm dứt, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành các thủ tục để chốt sổ bảo hiểm xã hội và trả lại sổ cùng các giấy tờ liên quan cho người lao động.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, người sử dụng lao động không thực hiện việc chốt sổ cho người lao động, hoặc đang nợ tiền bảo hiểm xã hội và không thể thực hiện việc chốt sổ. Trong những trường hợp này, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để được hỗ trợ và can thiệp.

Ngoài ra, nếu người lao động chuyển sang công ty mới, họ có thể cung cấp mã số bảo hiểm xã hội (số sổ bảo hiểm xã hội) để tham gia bảo hiểm xã hội tại công ty mới, ngay cả khi việc chốt sổ chưa được hoàn thành. Điều này cho phép người lao động tiếp tục quá trình đóng bảo hiểm xã hội trong công ty mới mà không gặp trở ngại.

* Việc chốt sổ bảo hiểm cho người lao động do người sử dụng lao động thực hiện:

Theo các thông tin đã nêu, khi người sử dụng lao động không thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội, người lao động không có quyền tự chốt sổ cho mình. Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động, như được quy định trong Khoản 5, Điều 21 của Luật Bảo hiểm Xã hội năm 2014, đòi hỏi người sử dụng lao động phải: Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Do đó, người lao động không có thẩm quyền tự mình chốt sổ bảo hiểm xã hội. Trách nhiệm này thuộc về người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật

* Về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội:

Các giấy tờ cần chuẩn bị để thực hiện việc chốt sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH). Cụ thể, các giấy tờ bao gồm:

- Tờ bìa sổ BHXH: Đây là trang bìa của sổ BHXH, chứa thông tin cơ bản về người lao động và đơn vị sử dụng lao động.

- Các tờ rời của sổ BHXH (nếu có): Nếu sổ BHXH có các tờ rời đi kèm, chẳng hạn như tờ rời ghi lại các khoản đóng BHXH hàng tháng, thì cần chuẩn bị và nộp cả những tờ rời này.

- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS): Đây là mẫu tờ khai dùng để cung cấp thông tin về đơn vị sử dụng lao động và điều chỉnh thông tin liên quan đến BHXH, BHYT.

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp: Đây là danh sách ghi lại thông tin chi tiết về các lao động tham gia các chế độ bảo hiểm, bao gồm BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS): Đây là mẫu bảng kê được sử dụng để ghi lại thông tin chi tiết về việc đóng BHXH, bao gồm các khoản đóng của người lao động và đơn vị sử dụng lao động.

- Công văn chốt sổ của đơn vị (Mẫu D01b-TS): Đây là công văn mẫu từ đơn vị sử dụng lao động, xác nhận việc chốt sổ BHXH và cung cấp thông tin liên quan.

Tóm lại, các giấy tờ này cần được chuẩn bị và nộp để thực hiện việc chốt sổ BHXH, đảm bảo quyền lợi và nắm bắt thông tin liên quan đến Bảo hiểm xã hội của người lao động. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ như đã đề cập, người sử dụng lao động cần nộp hồ sơ đến cơ quan Bảo hiểm xã hội. Thời gian giải quyết hồ sơ không vượt quá 05 ngày tính từ ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Ngoài những điểm trên, dưới đây là 6 lưu ý quan trọng về sổ Bảo hiểm xã hội mà người lao động cần nắm vững. Sổ Bảo hiểm xã hội đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi quá trình đóng Bảo hiểm xã hội và hưởng các quyền lợi tương ứng. Điều này giúp người lao động có thể tham khảo thông tin và tiến hành các thủ tục giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội một cách dễ dàng và thuận tiện.

Trên đây là toàn bộ nội dung thông tin mà Luật Minh Khuê cung cấp tới quý khách hàng. Ngoài ra quý khách hàng có thể tham khảo thêm bài viết về chủ đề Mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ, yêu cầu trả nợ, trả tiền của Luật Minh Khuê. Còn điều gì vướng mắc, quy khách vui lòng liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Trân trọng./.