1. Phúc đáp là gì?

Phúc đáp là việc trả lời bằng thư từ, công văn một số câu hỏi mà chủ thể có thẩm quyền đưa ra/đặt ra cho cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp trong thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. 

 

2. Công văn phúc đáp là gì?

- Công văn phúc đáp là văn bản được cá nhân, tổ chức sử dụng để trả lời một/một số câu hỏi mà chủ thể có thẩm quyền đưa ra/đặt ra cho chủ thể làm công văn; hoặc cũng có thể là văn bản trả lời khi nhận được một văn bản khác từ phía cá nhân, tổ chức khác.

- Công văn phúc đáp không bắt buộc do đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ban hành mà có thể do các cá nhân nếu văn bản pháp luật, điều lệ tổ chức, doanh nghiệp có quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của người đó.

- Công văn phúc đáp có thể được dùng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Với mỗi lĩnh vực, Công văn phúc đáp sẽ được soạn thảo nội dung sao cho phù hợp với những mục đích khác nhau.

- Với cơ quan nhà nước, công văn phúc đáp được coi là một trong những loại phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. 

Công văn phúc đáp có những đặc điểm sau:

- Công văn phúc đáp thực chất không phải là văn bản quy phạm pháp luật. Do đó, trình tự, thủ tục ban hành đối với công văn phúc đáp khá đơn giản, nhanh chóng, phù hợp với những trường hợp cần giải quyết các công việc khẩn cấp.

- Công văn phúc đáp được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Cụ thể như kinh tế, văn hóa, chính trị, pháp luật,... Vì vậy, công văn phúc đáp cũng có nhiều mẫu khác nhau nhằm phù hợp với mục đích của các chủ thể ban hành.

- Công văn phúc đáp không bắt buộc là đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ban hành mà có thể do các chủ thể là những cá nhân ban hành nếu văn bản pháp luật, điều lệ tổ chức, doanh nghiệp có đưa ra quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của người đó.

- Trong công văn phúc đáp không có hiệu lực thi hành nên công văn phúc đáp sẽ chấm dứt hiệu lực khi các chủ thể thực hiện xong, giải quyết xong các công việc trên thực tế được nêu trong công văn phúc đáp.

- Công văn phúc đáp không được áp dụng rộng rãi mà chỉ được áp dụng cho chủ thể đó, công việc đó. Đặc biệt là đối với công văn phúc đáp có nội dung hướng dẫn. Nếu có sự việc tương tự muốn được giải quyết thì các chủ thể có trách nhiệm xin hướng dẫn từ đầu.

Phạm vi của công văn phúc đáp:

- Công văn phúc đáp  không phải là một văn bản quy phạm pháp luật nên công văn phúc đáp không có hiệu lực đối với tất mọi người, tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn phúc đáp chỉ có giá trị hiệu lực, giá trị áp dụng đối với cá nhân, đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhận công văn phúc đáp.

- Các chủ thể đó có trách nhiệm thực hiện theo yêu cầu, nội dung của công văn phúc đáp và trả lời cho chủ thể ban hành công văn phúc đáp về việc đã nhận được công văn phúc đáp hoặc nội dung yêu cầu của công văn phúc đáp nếu là công văn yêu cầu, đề nghị, xin ý kiến hoặc kết quả của việc thực hiện công văn đó.

- Công văn phúc đáp là loại văn bản không có ghi rõ thời hạn hiệu lực, thời điểm hết hiệu lực của văn bản giống như văn bản hành chính thông thường. Thời điểm hết hiệu lực của công văn là khi nội dung công việc, sự kiện trong công văn đã kết thúc hoặc có công văn mới thay thế.

 

3. Hướng dẫn soạn thảo Công văn phúc đáp

3.1. Các yêu cầu chung khi soạn thảo Công văn phúc đáp

- Câu chữ ngắn gọn, súc tích, bám sát vấn đề chính.

- Văn phong nghiêm túc, lịch sự, có tính thuyết phục cao

- Mỗi Công văn chứa một chủ đề duy nhất, rõ ràng.

- Tuân thủ đúng thể thức theo quy định của pháp luật.

 

3.2. Hình thức của Công văn

Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức của Công văn như sau:

-  Quốc hiệu, Tiêu ngữ;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành Công văn;

- Số, ký hiệu Công văn;

- Địa danh, thời gian ban hành Công văn;

- Tên loại, trích yếu nội dung Công văn;

- Nội dung Công văn;

- Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận.

Lưu ý: Công văn phúc đáp có hình thức tương đối đơn giản, tùy thuộc vào vấn đề cần phúc đáp, nội dung Công văn có thể ngắn hoặc dài tuy nhiên cần đảm bảo về nội dung như sau:

- Phần mở đầu: Ở phần này chỉ cần viết ngắn gọn bằng cách đưa vào một câu thông tin dẫn dắt nêu ra mục đích của việc làm Công văn. Ví dụ, có thể sử dụng mẫu Công văn trả lời cho Công văn số ... ngày ... tháng ... năm ... về việc ...

- Phần nội dung: Trong phần này cần nêu ra được câu trả lời rõ ràng cho câu hỏi, yêu cầu từ đơn vị, tổ chức hay cá nhân. Cần lưu ý, chỉ phúc đáp để trả lời cho duy nhất một vấn đề. Câu trả lời đưa ra phải dứt khoát, rõ ràng, không trả lời nước đôi với đối phương. Cần dùng ngôn từ súc tích, ngắn gọn, có sự bám sát vào chủ đề và luôn đảm bảo toàn bộ nội dung phúc đáp được trình bày súc tích để người tiếp nhận có thể hiểu được ngay vấn đề và không còn thắc mắc gì thêm.

- Ở phần kết: Kết thúc Công văn một cách lịch sự, trong đó cần thể hiện các nội dung: Lời đề nghị bên nhận phúc đáp còn điều gì chưa sáng tỏ sẽ tiếp tục phản hồi lại cho cơ quan, lời cảm ơn và chữ ký, dấu xác nhận của cơ quan.

 

4. Mẫu Công văn phúc đáp

4.1. Công văn phúc đáp của Ủy ban nhân dân

ỦY BAN NHÂN DÂN ……….

PHÒNG …………….

Số:…../CV-……..

V/v phúc đáp ………………

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

                                         …….., ngày…. tháng….. năm……..

 

 
Kính gửi:  …………………………………………………
Ngày… tháng … năm …, Uỷ ban Nhân dân …………… đã nhận được Văn bản …………………… yêu cầu chúng tôi trả lời về việc ……………………………………………
Do vậy, Ủy ban nhân dân ............... làm Công văn này để phúc đáp lại ………………….. của Quý cơ quan.
Về yêu cầu……………….. của Quý cơ quan, (chúng) tôi trả lời như sau:………….
Chúng tôi trả lời để Quý cơ quan được biết.
Chúng tôi xin cam đoan những thông tin mà (chúng) tôi đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật khách quan. Nếu sai, (chúng) tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Trân trọng cảm ơn./.
Nơi nhận:

- Như trên;

- Lưu VT.

ỦY BAN NHÂN DÂN ...

CHỦ TỊCH…….

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

 

4.2. Mẫu Công văn phúc đáp của Doanh nghiệp

TÊN DOANH NGHIỆP  

Số: …../CV-……  

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

 Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

……, ngày….. tháng….năm……

                                       

Kính gửi: ………………………………

Căn cứ công văn số … ngày … / … / … của cơ quan/ tổ chức/ cá nhân/ doanh nghiệp … về vấn đề…………

Chúng tôi xin trả lời như sau: ……………………………………….

…………………………………………………………………………… 

…………………………………………………………………………… 

Nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị ………(tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận công văn) …………..cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.

Trân trọng cảm ơn!

Nơi nhận:
– Như trên ………..;
– …………………….;
– Lưu: VT, ………..

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/TỔ CHỨC

(Ký, đóng dấu)

Trên đây là bài viết của Luật Minh Khuê về chủ đề Phúc đáp là gì? Công văn phúc đáp là gì? Hy vọng những nội dung trên đây đã đem đến cho Quý khách hàng nhiều thông tin bổ ích. 

Nếu quý khách hàng còn bất kỳ vướng mắc, không hiểu về vấn đề này hay bất kỳ vấn đề pháp lý liên quan nào khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí của công ty chúng tôi: 1900.6162 để nhận được sự giải đáp thắc mắc nhanh chóng, kịp thời đến từ đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm chuyên môn. Xin cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng. Trân trọng!