Mẫu hợp đồng vay tiền giữa cá nhân với công ty không lãi suất

1. Quy định pháp luật về hợp đồng vay tiền giữa cá nhân và công ty

Hợp đồng vay tiền giữa cá nhân và công ty là một dạng hợp đồng vay tài sản, được điều chỉnh chủ yếu bởi Bộ luật Dân sự năm 2015. Theo Điều 463 Bộ luật Dân sự, bên cho vay giao tiền cho bên vay; khi đến hạn, bên vay phải hoàn trả số tiền đã nhận và chỉ trả lãi nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.

Cá nhân có thể cho công ty vay tiền, kể cả vay không lãi suất, nếu giao dịch được xác lập tự nguyện, chủ thể có năng lực phù hợp, mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Công ty phải được người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp ký kết hợp đồng.

Hợp đồng vay tiền không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc khoản vay gắn với biện pháp bảo đảm mà pháp luật yêu cầu công chứng, đăng ký. Tuy vậy, với khoản vay có giá trị lớn, các bên nên lập hợp đồng bằng văn bản và chuẩn bị đầy đủ chứng từ giao nhận tiền để bảo đảm khả năng chứng minh khi có tranh chấp hoặc kiểm tra thuế.

Pháp luật không bắt buộc giao dịch vay giữa cá nhân và công ty phải chuyển khoản. Các bên có thể giao nhận, hoàn trả bằng tiền mặt nếu đáp ứng quy định về quản lý tiền mặt và chứng từ kế toán. Tuy nhiên, chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của bên cho vay sang tài khoản công ty, rồi từ tài khoản công ty hoàn trả về tài khoản cá nhân, là phương thức an toàn và minh bạch hơn.

Nếu có thỏa thuận lãi suất, mức lãi suất cần tuân thủ giới hạn của Bộ luật Dân sự. Nếu không tính lãi, hợp đồng nên ghi rõ “lãi suất 0%/năm” hoặc “không tính lãi trong toàn bộ thời hạn vay” để tránh tranh chấp về sau.

2. Các trường hợp phổ biến khi cá nhân cho công ty vay tiền

Trường hợp phổ biến nhất là chủ sở hữu, thành viên góp vốn, cổ đông hoặc giám đốc cho công ty vay để bổ sung vốn lưu động. Khoản tiền này thường dùng để thanh toán nhà cung cấp, trả lương, chi phí vận hành, thực hiện hợp đồng hoặc khắc phục thiếu hụt dòng tiền tạm thời.

Ví dụ, công ty trách nhiệm hữu hạn cần tiền nhập hàng nhưng chưa thu được công nợ từ khách hàng. Thành viên công ty có thể cho công ty vay một khoản tiền trong 6 tháng và không tính lãi. Giao dịch này cần được ghi nhận là khoản vay, không nên ghi nhận nhầm là doanh thu hoặc vốn góp.

Trường hợp thứ hai là người lao động cho công ty vay tiền. Việc vay từ nhân viên có thể được thực hiện nếu hoàn toàn tự nguyện, có hợp đồng rõ ràng và không tạo áp lực buộc người lao động phải cho vay. Doanh nghiệp nên có văn bản phê duyệt nội bộ phù hợp với điều lệ và thẩm quyền quản trị của công ty.

Trường hợp thứ ba là cá nhân độc lập bên ngoài cho công ty vay. Đây có thể là đối tác, người thân của thành viên góp vốn hoặc cá nhân có nguồn tiền nhàn rỗi. Do các bên không có quan hệ nội bộ rõ ràng, hợp đồng cần mô tả kỹ mục đích vay, thời hạn, phương thức giao nhận và trả nợ để chứng minh đây là giao dịch có thật.

Trường hợp thứ tư là khoản tiền chủ sở hữu chuyển cho doanh nghiệp nhưng chưa xác định rõ là góp vốn hay cho vay. Đây là tình huống dễ phát sinh tranh chấp. Nếu các bên muốn khoản tiền được hoàn trả theo thời hạn nhất định thì cần lập hợp đồng vay. Nếu muốn bổ sung vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư lâu dài thì phải thực hiện thủ tục góp vốn, tăng vốn điều lệ hoặc điều chỉnh vốn đầu tư theo quy định.

3. Nội dung cần có trong mẫu hợp đồng vay tiền không lãi suất

Một hợp đồng vay tiền không lãi suất giữa cá nhân và công ty nên có các nội dung cơ bản sau:

• Thông tin bên cho vay: họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân hoặc hộ chiếu, địa chỉ, số điện thoại và số tài khoản ngân hàng.
• Thông tin bên vay: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện ký hợp đồng, chức vụ, căn cứ đại diện và số tài khoản nhận tiền.
• Số tiền vay: ghi bằng số, bằng chữ, đơn vị tiền tệ và xác định rõ đây là tiền gốc.
• Mục đích sử dụng vốn: có thể ghi “bổ sung vốn lưu động” hoặc nêu cụ thể hơn nếu các bên cần kiểm soát mục đích sử dụng.
• Thời hạn vay: ngày giải ngân, ngày đến hạn trả nợ và phương thức trả một lần hoặc trả theo từng đợt.
• Phương thức giải ngân: chuyển khoản hoặc tiền mặt; kèm yêu cầu lập chứng từ giao nhận tiền.
• Lãi suất: ghi rõ lãi suất 0% và không có khoản phí nào thay thế lãi vay.
• Nghĩa vụ trả nợ: thời hạn, tài khoản nhận tiền của bên cho vay, trách nhiệm trả tiền gốc đúng hạn.
• Xử lý chậm trả: các bên có thể thỏa thuận lãi chậm trả đối với số tiền gốc quá hạn phù hợp với Bộ luật Dân sự.
• Biện pháp bảo đảm: nếu có, cần ghi rõ tài sản bảo đảm, giá trị, phương thức xử lý và thủ tục công chứng, đăng ký biện pháp bảo đảm khi pháp luật yêu cầu.
• Giải quyết tranh chấp, hiệu lực hợp đồng và số bản hợp đồng.

Điều khoản về lãi suất có thể viết như sau: “Khoản vay theo Hợp đồng này không tính lãi. Bên A không thu lãi, phí vay hoặc bất kỳ khoản thu nào có bản chất là lãi trong thời hạn vay. Trường hợp Bên B chậm trả tiền gốc, việc trả lãi đối với số tiền chậm trả được thực hiện theo thỏa thuận tại Hợp đồng và quy định pháp luật.”

4. Hướng dẫn soạn thảo và mẫu hợp đồng vay tiền cá nhân và công ty đúng quy định

Khi soạn thảo hợp đồng, cần kiểm tra trước tiên người ký thay mặt công ty có đúng thẩm quyền hay không. Nếu người đại diện theo pháp luật đồng thời là cá nhân cho công ty vay, doanh nghiệp nên có nghị quyết, quyết định hoặc biên bản chấp thuận của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị theo điều lệ công ty và quy định pháp luật có liên quan.

Có thể tham khảo mẫu khung sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG VAY TIỀN KHÔNG LÃI SUẤT
Số: …/HĐV/…

Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại …, các bên gồm:

Bên cho vay: Ông/Bà …, sinh ngày …; số định danh cá nhân …; địa chỉ …; số tài khoản … tại ngân hàng …

Bên vay: Công ty …; mã số doanh nghiệp …; trụ sở …; đại diện bởi Ông/Bà …, chức vụ …, theo …; số tài khoản … tại ngân hàng …

Điều 1. Số tiền vay

Bên A đồng ý cho Bên B vay số tiền: … đồng.

Bằng chữ: … đồng.

Điều 2. Giải ngân và mục đích vay

Bên A giải ngân cho Bên B bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản số … của Bên B vào ngày … hoặc bằng tiền mặt theo biên bản giao nhận tiền kèm theo Hợp đồng này.

Bên B sử dụng khoản vay để bổ sung vốn phục vụ hoạt động kinh doanh hợp pháp.

Điều 3. Thời hạn vay và trả nợ

Thời hạn vay từ ngày … đến hết ngày …

Bên B hoàn trả toàn bộ tiền gốc cho Bên A bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản … hoặc bằng phương thức khác do hai bên thỏa thuận bằng văn bản.

Điều 4. Lãi suất và chậm trả

Khoản vay không tính lãi, với lãi suất 0%/năm.

Nếu Bên B chậm trả tiền gốc, Bên B phải thanh toán lãi chậm trả trên số tiền chậm trả theo mức …%/năm, nhưng không vượt quá giới hạn pháp luật cho phép.

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của các bên

Bên A có quyền yêu cầu Bên B trả nợ đúng hạn; có nghĩa vụ giải ngân đúng cam kết.

Bên B có nghĩa vụ sử dụng vốn đúng mục đích, hoàn trả đầy đủ tiền gốc đúng hạn và cung cấp chứng từ xác nhận việc trả nợ khi Bên A yêu cầu hợp lý.

Điều 6. Giải quyết tranh chấp

Tranh chấp được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng. Nếu thương lượng không thành, một trong hai bên có quyền khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền.

Điều 7. Hiệu lực hợp đồng

Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký hoặc từ ngày các bên thỏa thuận. Hợp đồng được lập thành … bản có giá trị như nhau; mỗi bên giữ … bản.

Ngoài hợp đồng, cần lập chứng từ giải ngân và chứng từ trả nợ. Nếu chuyển khoản, nên ghi rõ nội dung như “Cho Công ty … vay theo Hợp đồng số …” và “Công ty … hoàn trả tiền vay theo Hợp đồng số …”.

Quý khách có thể tải Mẫu hợp đồng vay tiền giữa cá nhân và công ty

5. Những lưu ý pháp lý quan trọng khi lập hợp đồng vay vốn

Cần phân biệt rõ khoản vay với khoản góp vốn. Nếu công ty nhận tiền từ chủ sở hữu nhưng không có hợp đồng, không có chứng từ hoặc không xác định thời hạn trả, cơ quan quản lý và các bên liên quan có thể khó xác định bản chất giao dịch. Điều này ảnh hưởng đến hạch toán, thuế và quyền đòi nợ.

Doanh nghiệp nên ưu tiên chuyển khoản và lưu giữ đầy đủ hồ sơ gồm hợp đồng vay, nghị quyết hoặc quyết định phê duyệt nội bộ nếu có, sao kê ngân hàng, chứng từ kế toán, biên bản đối chiếu công nợ và chứng từ hoàn trả nợ.

Hợp đồng không lãi suất không làm phát sinh thu nhập từ lãi vay thực tế cho cá nhân, nên về nguyên tắc không có khoản thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lãi chưa phát sinh. Tuy nhiên, cơ quan thuế có thể xem xét lại giao dịch nếu hồ sơ không chứng minh được khoản vay có thật, dòng tiền không rõ ràng hoặc giao dịch có dấu hiệu giả tạo nhằm che giấu doanh thu, chi phí hoặc việc chuyển lợi ích.

Nếu khoản vay có lãi, công ty cần thực hiện nghĩa vụ khấu trừ, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đối với khoản lãi trả cho cá nhân theo quy định thuế hiện hành. Khoản chi lãi vay chỉ được xem xét tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng điều kiện về hồ sơ, chứng từ, mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và các giới hạn áp dụng trong trường hợp có giao dịch liên kết.

Khoản vay giữa công ty với chủ sở hữu, thành viên góp vốn, cổ đông có quyền chi phối hoặc người điều hành có thể thuộc trường hợp giao dịch liên kết. Doanh nghiệp cần rà soát quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết để xác định nghĩa vụ kê khai, lập hồ sơ và giới hạn chi phí lãi vay, nếu có.

Không nên ký hợp đồng khống, ghi lùi ngày, tạo chứng từ tiền mặt không có giao nhận thực tế hoặc dùng khoản vay để che giấu việc rút vốn, chia lợi nhuận trái quy định. Những hành vi này có thể dẫn đến rủi ro về thuế, kế toán, quản trị doanh nghiệp và trách nhiệm pháp lý khác.

6. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về hợp đồng vay tiền không lãi suất

Hợp đồng vay tiền giữa cá nhân và công ty có bắt buộc công chứng không?

Không bắt buộc trong trường hợp vay tiền thông thường. Hợp đồng bằng văn bản có chữ ký của các bên vẫn có giá trị nếu đáp ứng điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự. Tuy nhiên, công chứng có thể được cân nhắc khi khoản vay lớn hoặc có tài sản bảo đảm.

Công ty có được vay tiền mặt từ cá nhân không?

Có thể. Quy định bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch vay, cho vay và trả nợ vay chủ yếu áp dụng cho quan hệ giữa các doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng. Dù vậy, công ty nên ưu tiên chuyển khoản để chứng minh rõ nguồn tiền, thời điểm nhận tiền và việc hoàn trả.

Cá nhân cho công ty vay không lãi có phải nộp thuế thu nhập cá nhân không?

Nếu không phát sinh tiền lãi hoặc khoản thu có bản chất là lãi, cá nhân không có thu nhập từ lãi vay để tính thuế thu nhập cá nhân. Trường hợp có trả lãi, công ty cần xem xét nghĩa vụ khấu trừ thuế đối với khoản lãi trả cho cá nhân.

Công ty trả nợ trước hạn có được không?

Được nếu hợp đồng cho phép hoặc bên cho vay đồng ý. Để tránh tranh chấp, hợp đồng nên quy định rõ quyền trả nợ trước hạn, thời hạn thông báo và việc có hay không áp dụng phí trả nợ trước hạn.

Giám đốc có thể vừa là bên cho vay vừa ký hợp đồng thay mặt công ty không?

Có thể phát sinh trong thực tế, nhưng cần đặc biệt thận trọng về thẩm quyền và xung đột lợi ích. Công ty nên có nghị quyết hoặc quyết định chấp thuận giao dịch của cơ quan quản trị có thẩm quyền; người ký thay mặt công ty phải đúng thẩm quyền theo điều lệ và pháp luật.

Khi công ty không trả nợ đúng hạn, cá nhân cho vay cần làm gì?

Bên cho vay nên gửi văn bản yêu cầu thanh toán, đối chiếu công nợ và lưu chứng cứ về việc vi phạm. Nếu công ty không tự nguyện trả nợ, bên cho vay có thể khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền để yêu cầu thanh toán tiền gốc, lãi chậm trả nếu có thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật, cùng các thiệt hại hợp lý phát sinh.

Ngoài ra, quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm:

• Mẫu giấy vay tiền, giấy mượn tiền (vay nợ)
• Mẫu đơn tố cáo lừa vay tiền không trả gửi công an
• Mẫu giấy nhận nợ, vay nợ, vay tiền viết tay đơn giản