1. Phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm
Văn phòng phẩm là những vật phẩm đơn giản phục vụ cho các hoạt động của văn phòng, học tập thậm chí trong cả các nhà máy sản xuất, xí nghiệp như: giấy in, sổ, bút (chì, bi), ghim, kẹp, túi đựng hồ, ... Văn phòng phẩm được chia làm nhiều loại khác nhau, cơ bản từ bút giấy đến các thiết bị cần thiết như đen, quạt bàn, máy tính,... những thiết bị cần thiết cho hoạt động cảu doanh nghiệp.
Việc đề xuất mua văn phòng phẩm là một nhu cầu phổ biến của nhân viên văn phòng bởi mỗi nhân viên đảm nhiệm một vị trí công việc khác nhau. Nhu cầu sử dụng những vật dụng cơ bản phục vụ cho mục đích công việc diễn ra thường xuyên. Khi đề xuất yêu cầu về văn phòng phẩm, nhân viên cần lập văn bản phù hợp để người phụ trách phê duyệt và ký xác nhận.
Phiếu đề nghị cung cấp văn phòng là mẫu văn bản được các phong ban lập ra với mục đích đề nghị, yêu cầu với công ty cung cấp văn phòng phẩm cho phong ban đó, hỗ trợ nhân viên công ty trong quá trình làm việc. Phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm sẽ không có mẫu riêng theo luật định nhưng khi lập văn bản vẫn cần nêu rõ những nội dung cơ bản cần thiết để quyệt yêu cầu. Phiếu đề nghị sẽ ghi rõ thông tin cá nhân người viết, yêu cầu về số lượng, đơn vị, đặc tính, ... của đồ vật để đề nghị công ty phê duyết. Nếu đơn yêu cầu không đề cập đến mục đích hoặc nguyên nhân yêu cầu đề xuất thì có thể yêu cầu của bạn sẽ bị loại bỏ và không được phê duyệt.
>> Tham khảo: Thuế giá trị gia tăng của văn phòng phẩm là bao nhiêu %?
2. Mẫu phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm
2.1. Phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm (mẫu số 1)
>> Tải ngay: Phiếu đề xuất văn phòng phẩm
| CÔNG TY LUẬT TNHH MINH KHUÊ | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Hà Nội, ngày 24 tháng 01 năm 2023 |
PHIẾU ĐỀ XUẤT VĂN PHÒNG PHẨM
| STT | LOẠI VĂN PHÒNG PHẨM | ĐƠN VỊ TÍNH | SỐ LƯỢNG | MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG | THỜI GIAN SỬ DỤNG |
| 1 | Máy tính | Chiếc | 5 | Chăm sóc khách hàng | |
| 2 | May hút bụi | Chiếc | 3 | Vệ sinh phòng | |
| 3 | Kệ đựng hồ sơ | Chiếc | 5 | Đựng tài liệu | |
| 4 | Điện thoại bàn | Chiếc | 5 | Chăm sóc khách hàng | |
| 5 | |||||
| 6 | |||||
| 7 | |||||
| 8 | |||||
| 9 | |||||
| 10 |
| Giám đốc (Ký và ghi rõ họ tên) | Phòng HCNS (Ký và ghi rõ họ tên) | Trưởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên) | Người đề nghị (Ký và ghi rõ họ tên) |
2.2. Phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm mẫu số 2
>>Tải ngay: Phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm
| CÔNG TY LUẬT TNHH MINH KHUÊ | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Hà Nội, ngày 24 tháng 01 năm 2023 |
PHIẾU ĐỀ NGHỊ
CUNG CẤP VĂN PHÒNG PHẨM
Họ và tên người đề nghị: Nguyễn Văn B
Đơn vị công tác: Phòng chăm sóc khách hàng - Công ty Luật TNHH Minh Khuê
Đề nghị Phòng hành chính nhân sự cung cấp cho Nguyễn Văn B các văn phòng phẩm sau đây:
| STT | Tên văn phòng phẩm | Quy cách, đặc tính | Đơn vị tính | Số lượng đề nghị | Số lượng được duyệt (Do Phòng QTTB ghi) |
| 1 | Giấy in | Giấy A4 | Thùng | 1 |
|
| 2 | Bìa hồ sơ | Màu nâu | Tệp | 1 |
|
| 3 | Máy tính |
| Chiếc | 1 |
|
| 4 | Bút bi | Mực đen | Hộp | 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Giám đốc (Ký và ghi rõ họ tên) | Phòng HCNS (Ký và ghi rõ họ tên) | Trưởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên) | Người đề nghị (Ký và ghi rõ họ tên) |
2.3. Phiếu đề xuất văn phòng phẩm số 3
>> Tải ngay: Đơn đề xuất mua văn phòng phẩm
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 24 tháng 01 năm 2023
ĐƠN ĐỀ XUẤT MUA VĂN PHÒNG PHẨM
Kính gửi: – Công ty Luật TNHH Minh Khuê
(Địa chỉ: Phòng 2007, Tòa nhà C2, D' Capitale (Vincom Trần Duy Hưng), Số 119, Đường Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy, Tp. Hà Nội)
(Hoặc các chủ thể có thẩm quyền khác tùy thuộc vào chủ thể mà bạn muốn đề xuất mua văn phòng phẩm là chủ thể nào)
– Căn cứ Quyết định số 02 của Giám đốc về mua sắm vật tư;
– Căn cứ tình hình thực tế.
Tên tôi là: Lăng Thị K Sinh năm: 1999
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân số: 0203199900xx
Nơi cấp: Cục cảnh sát về trật tự xã hội Cấp ngày: 31/01/2023
Địa chỉ thường trú: số nhà 5xx, ngõ 23x Chùa Láng, Láng Thượng, Hoàng Mai, Hà Nội.
Hiện tại cư trú tại: số nhà 3x, ngõ 6x Nguyễn Khang, Lạng Hạ, Cầu Giấy, Hà Nội.
Số điện thoại liên hệ: 09337788xxx
Tôi xin trình bày với Quý công ty sự việc sau:
(Phần này bạn trình bày về nguyên nhân, hoàn cảnh, lý do dẫn tới việc bạn làm đơn đề xuất mua văn phòng phẩm, ví dụ:
Tôi là người lao động của Công ty Luật TNHH Minh Khuê theo Hợp đồng lao động số 100 ký kết ngày 01/01/2023 và hiện đang làm việc tại Phòng Chăm sóc khách hàng Công ty Luật TNHH Minh Khuê.
Chức vụ: Nhân viên
Theo quyết định 02 mỗi tháng Phòng chăm sóc khách hàng được cung cấp số lượng văn phòng phẩm như sau: 02 thùng giấy A4; 02 hộp bút bi đen; 02 hộp ghim giấy.
Tuy nhiên, từ ngày 01/03/2023, Phòng/ban tôi có thực hiện dự án của khách hàng số 09x dẫn tới số lượng văn phòng phẩm không đáp ứng được nhu cầu sử dụng của Phòng/Ban.)
Do đó, tôi làm đơn này để trình bày với Quý công ty sự việc trên và đề xuất vấn đề mua văn phòng phẩm với Quý công ty. Cụ thể như sau:
- Tăng thêm gấp 2 lần thùng giấy A4, hộp bút bi, hộp ghim giấy/Tháng;
- Mua thêm 02 máy in, 03 máy tính.
...
(Phần này bạn nêu ra các đề xuất về việc mua văn phòng phẩm của bạn)
Tôi xin cam đoan những thông tin mà tôi đã nêu trên đây là đúng sự thật và xin chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của những thông tin này. Kính mong Quý công ty xem xét đề xuất trên và tổ chức thực hiện việc mua văn phòng phẩm theo nội dung trên.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
>> Tham khảo: Mẫu bảng báo giá văn phòng phẩm mới nhất file word, Excel
3. Hướng dẫn viết Phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm
Phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm không có quy định rõ ràng tại văn bản nào theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, một văn bản đề nghị cũng cần có đủ những thông tin cơ bản chung để người nhận đơn có thể hình dung một cách rõ ràng yêu cầu của bạn là gì? Vậy, phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm cần có nội cung cơ bản sau:
- Tên đơn vị: Ghi ở góc trên bên trái của phiếu đề nghị, ghi rõ tên công ty/cơ quan/đơn vị
- Quốc hiệu, tiêu ngữ: Nằm ở góc phải của phiếu yêu cầu
- Người viết đơn cần ghi rõ địa danh, ngày tháng năm làm đơn như những ví dụ trong mấu tham khảo trên.
- Tên mẫu phiếu được viết dưới quốc hiệu, tiêu ngữ, được chỉnh căn giữa và viết rõ tên phiếu. Ví dụ: PHIẾU ĐỀ NGHỊ CUNG CẤP VĂN PHONG PHẨM; ĐƠN ĐỀ XUẤT VĂN PHÒNG PHẨM; GIẤY ĐỀ NGHỊ VĂN PHÒNG PHẨM;...
- Dưới tên đơn sẽ ghi đầy đủ về thông tin người yêu cầu/đề nghị (Họ tên, số CCCD, Phòng ban làm việc,...) và thông tin về người/đơn vị có thẩm quyền cấp văn phòng phẩm (Phòng hành chính nhân sự, Trường phòng,...)
- Ghi cụ thể thông tin về văn phong phẩm cần (tên vật phẩm cần, số lượng, đặc tính,...). Thông tin càng rõ ràng, khả năng phê duyệt/chấp thuận càng cao, bởi nguyên tắc hoạt động của một doanh nghiệp là phải chính xác, rõ ràng. Đặc biệt là liên quan đến thu chi mua vật phẩm, để tránh sử dụng lãng phí mà công ty không có lợi ích gì. Tùy vào nhu cầu sử dụng của bộ phận hay công việc cụ thể mà mỗi người sẽ có những đề xuất riêng biệt, tất cả phải dựa trên mục đích chung của công ty.
- Cuối cùng là chữ ký của những người có thẩm quyền cấp và người đề nghị.
Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và giải đáp mọi vướng mắc của Bạn trong các lĩnh vực pháp luật. Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại, gọi số: 1900.6162 để được hỗ trợ nhanh và kịp thời nhất.
